Relatórios de gestão: como fazer e por que são importantes? 

A administração de processos, tarefas e pessoas exige que o gestor esteja atento a uma série de variáveis. É preciso entender um pouco de tudo: desde o processo de seleção de profissionais até o cálculo de produtividade, incluindo os indicadores de ganhos financeiros. Mas, como analisar tudo isso sem se perder em meio a tantos dados? A melhor alternativa é usar os relatórios de gestão.

Esse é o tipo de ferramenta que fornece uma visão completa do desempenho de cada setor e da empresa como um todo. Com os dados organizados em documentos bem estruturados, o gestor tem condições de fazer uma gestão muito mais planejada, orientada para as demandas e desafios com os quais o time precisa lidar.

Quer entender o potencial dos relatórios de gestão nas tomadas de decisão e ainda aprender como elaborar? Continue lendo esse artigo!  

#1 Por que elaborar e usar relatórios de gestão?

Fazer e analisar relatórios é a melhor maneira de acompanhar a performance da empresa e planejar novas estratégias. Isso porque esse tipo de documento fornece informações fundamentais, como o número de vendas realizadas, o percentual de lucratividade e o total de gastos fixos mensais.

Com isso, o gestor tem uma visão muito mais abrangente de todo o trabalho desenvolvido. Os relatórios de gestão são fundamentais para:

  • Registrar eventos, realizações e movimentações importantes;
  • Interpretar e avaliar o significado de tudo o que o consta nos relatórios;
  • Buscar possíveis caminhos e soluções para gargalos e dificuldades;
  • Apresentar recomendações a respeito de dado assunto de gestão, otimizando recursos e resultados.

Até aqui, já vimos o quanto os relatórios podem contribuir para uma gestão de excelência. Agora, a questão é que tipo de informação eles podem trazer?

#2 Quais os principais tipos de relatórios de gestão?

Diante do universo de dados que a dinâmica de uma empresa gera, é fundamental “saber colocar ordem nesse caos”, registrando e organizando tudo de modo sistemático e padronizado. Portanto, para ter bons relatórios de gestão, as informações precisam ser:

  • Atualizadas
  • Confiáveis
  • Claras
  • Objetivas
  • Relevantes

Esse conjunto de atributos é indispensável para uma gestão transparente e altamente assertiva, comprometida em fazer sempre melhor. Quais tipos de relatórios, então, o gestor precisa gerar? Veja, a seguir, alguns dos mais usados:

1. Relatório Financeiro

Como retrata a lucratividade da empresa ou do setor, este é o tipo mais comum de relatório gerencial no meio empresarial. Um relatório financeiro pode descrever fatores como contas a pagar e receber, investimentos, fluxo de caixa e orçamentos, em suma, todos os aspectos que dizem respeito à saúde financeira da empresa.

2. Relatório de Vendas

Tão importante quanto o primeiro, o relatório gerencial de vendas também é indispensável para orientar a gestão de qualquer empresa.  É com base nele que você pode analisar se o processo de vendas está amadurecendo ou, então, se registra queda.

Um relatório de vendas deve reportar, essencialmente, algumas informações centrais, como:

  • a quantidade de vendas;
  • o tempo médio do contato do cliente com a empresa até o fechamento da venda;
  • a quantidade de conversões de leads em vendas;
  • o desempenho do vendedor.

3. Relatório de Produtividade

Conhecer e acompanhar de perto a performance do time e da empresa ou área é uma das principais atribuições do gestor. Afinal, ele precisa saber o quanto a equipe está sendo produtiva, para eliminar possíveis gargalos no fluxo de processos, se necessário, e garantir um ritmo constante de crescimento.

Comumente, um relatório de produtividade apresenta outros reports relacionados, por exemplo, ao cadastro de clientes e às vendas e conversões. É a ferramenta ideal para identificar profissionais que se destacam nas entregas e incentivar o aprimoramento deles.

4. Relatório de Cadastros

Esse é um dos relatórios de gestão que pode parecer simples, mas, na verdade, tem um potencial estratégico. Isso porque ele indica as relações e variações em banco de dados como de clientes, fornecedoras e distribuidoras. Dessa maneira, o gestor tem condições de compreender como cada contato se comporta, identificando a melhor forma de negociar e se comunicar com cada stakeholder.

#3 Passo a passo: como criar um modelo de relatórios de gestão?

Sabendo que os relatório têm todo esse potencial, o próximo passo é entender como é possível construir esse tipo de documento usá-lo de maneira inteligente e estratégica como uma ferramenta de gestão. Conheça, a seguir, o passo a passo ideal para criar um modelo de relatório sob-medida para a realidade da sua área ou ou empresa.

1. Quais os objetivos do relatório?

Ter essa resposta em mente é o primeiro passo para começar. Além dos objetivos, você precisa saber com precisão quais setores da empresa ele vai abranger e quem irá usá-lo como documento para consulta e tomada de decisão.

Liste os principais objetivos com calma, avaliando as demandas e necessidades de gestão. Somente assim você conseguirá construir um modelo de relatório gerencial realmente eficaz.

2. Quais informações serão incluídas?

Para responder essa pergunta, lembre-se dos objetivos que você elencou inicialmente. Muito mais do que quantidade, o que importa mesmo em um relatório gerencial é a qualidade e a relevância das informações. Elas precisam constar no documento para atender aos objetivos. Por isso, vale a revisar cada meta e observar se os dados constantes no relatório são mesmo necessários. Lembre-se: o documento deve ser claro e objetivo!

3. Qual será a fonte dos dados dos relatórios?

Se você tiver um modelo de relatório poderoso precisará fomentá-lo. Então, é fundamental definir qual será a fonte dos dados.

As planilhas costumam ser muito usadas para gestão de tarefas operacionais e, muitas vezes, para o desenvolvimento de relatórios também. Contudo, elas são mais suscetíveis a erros e consomem muito tempo e energia dos profissionais. Ou seja, não são nem de longe a melhor fonte de dados.

Para construir relatórios completos, com informações relevantes, o ideal mesmo é contar com uma ferramenta de gestão completa e robusta, que integre os dados de todos os setores da empresa em um único lugar.

Portanto, busque uma plataforma que permita a centralização das informações relevantes e faça dela a sua fonte oficial de dados para os relatórios.

4. Combine texto e elementos visuais na linguagem dos relatórios

Certamente, você irá manter algumas expressões técnicas nos relatórios. De todo modo, vale simplificar o máximo possível.  Certifique-se de que é possível compreender a proposta dos relatório e, principalmente, identificar as informações solicitadas em cada campo, sem dificuldade. Essencial mesmo é se fazer entender!

Além de usar elementos visuais como gráficos e tabelas, lembre-se de incluir espaços para conteúdos textuais. Assim, é possível garantir a compreensão do material e, com isso, análises e tomadas de decisões mais assertivas.

5. Modelo de relatório pronto? Faça a revisão dele!

Depois de construir o modelo de relatório gerencial, vale a pena revisá-lo e torná-lo o mais objetivo possível. Esse é o momento de fazer uma leitura minuciosa e uma varredura, eliminando todas as informações que não são indispensáveis para a sua análise.

Lembre-se: esse modelo deve ser objetivo, claro e prático, levando à construção de relatórios completos, que orientem não só a análise de situações como também o processo de tomada de decisões.

#4 Plataforma de gestão simplifica geração de relatórios

Se você quer contar com relatórios detalhados e combinações de dados inteligentes, o ideal mesmo é buscar ajuda da tecnologia. Com um software de gestão, você tem à disposição uma série de recursos que devem simplificar muito o gerenciamento de vários processos, incluindo a emissão de relatórios.

Neste caso, a elaboração deixa de ser manual e se torna automatizada, ofertando ao gestor mais rapidez, agilidade e eficácia na geração de um documento completo, que retrata a realidade do setor ou da empresa com fidelidade.

Como o sistema é integrado, os relatórios podem, inclusive, abranger dados de todas as áreas, tornando a análise das informações mais fácil e gestão muito mais assertiva, focada na melhoria de desempenho dos times, das áreas e da empresa. Os documentos gerenciais indicam exatamente o que todos os envolvidos precisam fazer para crescer.

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