9 coisas que você pode fazer com uma conta teste do Operand

Dias sem fim e uma rotina bem atarefada são duas características bastante comuns em agências de publicidade. De acordo com o Censo Agências, entre as principais dificuldades da gestão estão: definição e organização dos processos, acompanhamento da produtividade da equipe e cumprir entregas e prazos.

Desse modo, adotar um software de gestão de projetos é uma excelente forma de ordenar as demandas e colocar tudo em dia, dando maior foco aos resultados.

O sistema Operand foi construído por especialistas e visa auxiliar o trabalho de equipes criativas. Com diferentes funcionalidades, ele permite:

• Maximizar a produtividade e auxiliar no gerenciamento de atividades da equipe;
• Garantir o cumprimento de prazos e a qualidade de entrega dos jobs;
• Centralizar a informação em apenas um lugar;
• Armazenar arquivos em diferentes formatos;
• E muito mais!

E o melhor de tudo é que você pode aproveitar as vantagens do sistema e conhecer as funcionalidades, na prática, e gratuitamente, usando a conta teste do Operand. Saiba mais no artigo a seguir!

O que é a conta teste Operand?

Com uma ampla gama de softwares disponíveis no mercado, escolher o melhor para a sua agência é uma tarefa desafiadora. É possível que você já utilize algum sistema ou mesmo já tenha tentado se adaptar a uma solução, sem sucesso. 

Se você está buscando um sistema que se adapte à sua rotina, mas tem receio de fechar um pacote antes de verificar a forma como a plataforma funciona, a conta teste da Operand é a solução!

A conta teste do Operand permite que o usuário teste a plataforma por até 7 dias de forma 100% gratuita e sem compromisso nenhum. Além disso, o sistema disponibiliza todas as funcionalidades para teste. É isso mesmo, diferente de outras plataformas, o software Operand não tem restrição de uso na conta teste. Ou seja, você tem acesso a todos os módulos da ferramenta.

Funcionalidades disponíveis na conta teste Operand

O Operand dispõe de dez módulos integrados, que reúnem tudo o que você precisa para gerenciar a agência de ponta a ponta. Das tarefas ao financeiro, das propostas ao módulo de mídia: durante os 7 dias de conta teste, você tem acesso a todas as soluções que o Operand oferece. Conheça cada uma delas a seguir!

Projetos

Crie e organize cada um dos seus projetos da agência separadamente, reunindo todos os pontos a serem considerados: prazos, orçamentos, horas direcionadas a eles, lançamento de notas, número de pessoas envolvidas, entre outras informações. 

Com tudo armazenado em um único lugar, fica mais fácil acompanhar as ações e campanhas produzidas pela agência, bem como mensurar a produtividade da equipe em cada projeto.

Jobs

Organize seu fluxo de trabalho por meio da metodologia Kanban, Pauta Timeline ou por uma das outras 5 disponíveis na plataforma.

Neste módulo, o gestor pode listar as tarefas direcionadas aos integrantes da equipe, indicando os responsáveis. Com isso, a pauta fica muito mais organizada e limpa, fácil de ser administrada.

Propostas

Crie propostas comerciais de forma rápida e em um documento timbrado com a sua marca diretamente na plataforma. Quer enviar a proposta para o cliente? Pode compartilhar pelo sistema também. Uma vez aprovada, a proposta segue para o departamento financeiro da agência,

Outro ponto importante é a possibilidade de atrelar esse orçamento ao projeto, lançado-o diretamente na pauta de jobs. 

Produção

Controle os serviços realizados por terceiros, mas intermediados pela agência, como a produção audiovisual, ensaios fotográficos e impressões, entre outros.

A partir do módulo produção, você consegue cotar materiais com diferentes fornecedores e registrar toda a negociação no sistema. Após esse processo, basta montar as estimativas dos custos da campanha e apresentar ao cliente. Aprovação recebida, é só gerar o pedido de produção e autorizar o faturamento.

Mídia

Por meio do módulo de mídia, você pode criar autorizações e gerar pedidos para inserções de mídia em veículos de comunicação. O módulo gera planilhas de veiculação na mídia a partir dos dados que constam no sistema. Com isso, é muito mais fácil realizar o acompanhamento de divulgação da campanha. 

Financeiro

Crie um fluxo financeiro organizado. Com este módulo é possível gerar boletos, recibos, e ainda efetuar conciliações bancárias de forma ágil e fácil. Ah, além disso, ele facilita no controle e despesas de cada um dos seus projetos. 

Pessoas

Com este módulo você mantém o cadastro dos seus colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores e clientes organizados. Além disso, com ele é possível analisar o desempenho de cada integrante da equipe.

Conversas

Por meio do módulo de conversas, é possível interagir e conversar com os stakeholders dentro do sistema, sejam eles a própria equipe da agência, clientes ou freelancers. Este módulo pode ser usado para agendar reuniões, discutir processos e aprovações, ou mesmo para combinar happy hours. É o recurso de comunicação do Operand.

Agenda

O módulo de agenda, como o seu próprio nome indica, permite agendar reuniões e eventos com agilidade e também acompanhar as agendas dos demais usuários. É um recurso que facilita a organização das demandas do dia a dia de toda a equipe.

Relatórios

O módulo de relatórios oferece uma série de opções disponíveis para auxiliar na gestão da empresa, com mais de 100 opções disponíveis de cruzamento de dados. Há opções de gráficos na visão resumida, que mostram informações mais diretas e também a visão detalhada, que oferece todas as informações em formato de planilha e que podem ser exportadas em PDF ou Excel.

Confira 9 coisas que você pode fazer com a conta teste do Operand!

Com a pauta lotada de campanhas, ações e jobs, muitas vezes é difícil controlar a entrada de demandas e evitar os atrasos. Mas como fazer a gestão de forma mais eficiente?

Com a conta teste do Operand, você tem a chance de experimentar todos os módulos descritos acima e entender se o software atende as necessidades da sua empresa. Vamos usar como exemplo a criação de uma campanha de natal para mostrar como alguns recursos disponíveis na conta teste podem ajudar, confira!

#1 Organização

Antes de tudo, nada de se desesperar com o alto volume de jobs. Com o módulo de projetos, você organiza todas as pautas e campanhas da agência e ganha uma visão ampla de tudo o que está em andamento. 

No entanto, se você deseja verificar o status de uma campanha específica, basta selecioná-las na plataforma e analisar como anda o job.

#2 Definição de orçamento

A campanha de Natal não pode sair do papel antes de passar pela aprovação do orçamento com o cliente. Mas, como fazer isso de forma rápida para agilizar a produção?

No módulo Proposta é possível criar um orçamento direto no software da Operand, incluir a sua marca no documento e exportar em PDF para o envio ao cliente. 

#3 Contratação de prestadores de serviço

Digamos que a campanha seja uma ação no shopping. Então, será preciso colher muito material in-loco, fotografar o ambiente, fazer vídeos, entre outros detalhes.

Nesse caso, encontrar um bom prestador de serviço por um preço acessível é essencial. Com o módulo Produção você faz as cotações dos serviços terceirizados da campanha, reúne tudo isso no sistema e verifica o melhor valor. 

#4 Transmissão para o financeiro

Terceirizados contratados e proposta definida? Agora é hora de informar o financeiro, e isso pode ser feito mais rapidamente do que você imagina.

Isso porque o módulo Financeiro é conectado com os outros mencionados acima, ou seja, após a aprovação com o cliente, o orçamento é enviado automaticamente para o fluxo de caixa da agência. O módulo financeiro fornece uma ampla noção sobre entradas e saídas de pagamentos para os fornecedores.

#5 Gestão de tarefas

A campanha de Natal tem diversas atividades planejadas. Então, como garantir que todos se envolvam na produção? 

É simples: com o módulo Jobs você pode delegar cada tarefa da campanha a um integrante da equipe, e mencioná-lo dentro da plataforma para verificar o andamento de sua produção. A cada etapa finalizada, o profissional registra no sistema o avanço e o gestor consegue acompanhar o que falta ou se a campanha já foi entregue.

#6 Acompanhamento da produtividade 

Com a ferramenta timesheet é possível realizar a gestão de tempo de produtividade da equipe. Por meio deste recurso, o gestor consegue visualizar quanto tempo cada colaborador usa para a realização de tarefas. 

Ou seja, após a divisão de tarefas, o gestor pode acompanhar o nível de produtividade de cada etapa de produção do job, como a criação da peça-conceito de Natal, a edição, a confecção por parte dos arte-finalistas e a apresentação ao cliente.

Digamos que a peça trave por mais tempo que o necessário no setor criativo, o gestor percebe esse movimento pelo sistema e verifica o que está atrasando a entrega da peça.

#7 Definição dos prazos

Com a pauta timeline, os projetos mais complexos ficam fáceis de ser gerenciados, o que permite maior foco nos resultados. Ela é inspirada no Gráfico de Gantt e possibilita a verificação dos dias mais lotados dos colaboradores, com base nos outros jobs. 

Isso facilita a definição das datas de entrega e os ajustes necessários no cronograma, para que todos os prazos sejam realistas e viáveis.

#8 Aprovação com o cliente e divulgação

Por meio do módulo de mídia, você pode compartilhar o resultado da campanha. Bom, voltando ao exemplo da ação no shopping. Antes de ela acontecer é preciso divulgá-la. Desse modo, a agência cria as peças e os vídeos da ação e envia ao cliente.

Com a aprovação dele, a agência entra em contato com os veículos de comunicação e gera um pedido de inserção da campanha na grade de programação.

#9 Verificação dos resultados e da entrega

Por meio do dashboard é possível acompanhar toda a produtividade da equipe, tendo uma visão analítica e ampla sobre toda a produção.

No fim, é possível emitir os relatórios de todos os serviços prestados. Os indicadores são importantes e devem ser analisados nas reuniões estratégicas da agência, já que mostram as oportunidades de melhoria.

Como criar uma conta teste Operand: passo a passo

Agora que você já conhece cada um dos módulos e as funcionalidades do software da Operand, que tal testá-las na prática? Confira o passo a passo a seguir e descubra como é fácil e rápido criar uma conta teste!

Passo 1: Acesse https://www.operand.com.br/experimente e insira suas informações.

Passo 2: Preencha os dados da sua empresa/agência

Passo 3 (opcional): adicione os e-mails dos seus colaboradores

Pronto! Sua conta teste já está criada e você vai conseguir aproveitar todos os recursos do sistema.

Como e por que adotar um software de gestão de projetos?

Um software de gestão auxilia a agência no planejamento, alocação de recursos e na programação de atividades. Como ele é possível ter um amplo controle sobre a dinâmica da agência. A solução conecta pessoas, áreas e processos, tornando o fluxo de trabalho mais simples, organizado e produtivo. 

A proposta de um software de gerenciamento de projeto é facilitar a rotina do gestor e da equipe da agência, mas como evitar erros na hora da escolha da ferramenta ideal?

Listamos 8 funcionalidades básicas que uma boa plataforma de gestão deve ter:

• Visão ampla de todo o projeto;
• Gerenciamento fácil e eficiente de todas as tarefas;
• Criação e integração projetos na plataforma;
• Organização do workflow em quadro Kanban;
• Compartilhamento de arquivos;
• Controle sobre orçamentos, datas e marcos por meio de calendários;
• Comunicação eficiente;
• Geração de relatórios.

Agora que você já conhece tudo sobre o sistema da Operand, convidamos você para criar uma conta teste e experimentar todas essas funcionalidades! Se precisar de ajuda, é só nos chamar no chat ao lado 😉