Comunicação interna: como evitar conflitos e integrar equipe

A comunicação estratégica, atualmente, se destaca como uma das principais ferramentas das empresas para engajar seu público.  Porém, na ânsia de se aproximar dos clientes, muitas empresas – agências, inclusive – esquecem de fortalecer e melhorar a comunicação interna, indispensável para o bom andamento dos trabalhos e entregas com qualidade alta. Neste post vamos te dar dicas de como melhorar a comunicação interna dentro da sua agência para atingir resultados ainda melhores!

Quando o diálogo entre os profissionais flui com facilidade e sem ruídos, a agência mantém um ritmo produtivo constante de produtividade, os funcionários trabalham bem juntos, os resultados são positivos e a energia do ambiente também.

Observe as interações na agência! Se você identificar, com dada frequência, tensões, atrasos ou, até mesmo, desentendimentos que poderiam ter sido evitados com uma comunicação mais clara e precisa, avalie o cenário e pense em como melhorar a comunicação interna da agência, porque, queira ou não, ela impacta em todo o processo de criação e produção e no relacionamento com cliente também.

# Boas razões para pensar em comunicação interna

De tempos em tempos, é fundamental fazer uma pausa para avaliar alguns aspectos da gestão e a comunicação, sem dúvida, é um dos fatores chave para um gerenciamento de sucesso. A verdade é que sobram motivos para você avaliar o processo e as interações entre os profissionais e medir a eficiência da comunicação interna, para, se preciso, melhorá-la. Veja boas razões para para melhorar a comunicação interna da sua agência:

#1 A comunicação traz transparência

A comunicação interna permite direcionar atribuições e problemas de modo imediato e aberto. Diante de uma dúvida sobre a execução de uma tarefa ou, mesmo, diante de um conflito entre os membros da sua equipe, a comunicação é esclarecedora e permite que as ações sejam tomadas rapidamente para dar continuidade ao trabalho ou resolver o conflito.

O diálogo aberto, além de garantir uma resolução rápida e maior assertividade, mantém um senso de harmonia no local de trabalho e isso faz toda a diferença. As pessoas ganham a noção de que se comunicar é, realmente, eficiente e não há porque ficar calado ou receoso.

#2 Facilita a definição de expectativas

A comunicação facilita o gerenciamento de expectativas: é possível deixar claro o que você espera dos outros e também ter noção do que esperam de você. Essa, aliás, é um dos fatores mais importantes para manter a equipe mais integrada e produtiva. Tudo o que você precisa dos profissionais e vice-versa deve ser claramente definido e expresso.

# 3 Deixa o ambiente de trabalho mais amigável

Dentre os vários fatores que contribuem para um ambiente e clima organizacional melhor, sem dúvida a comunicação eficaz é um deles. Além disso, ela também é um dos elementos que deixam os profissionais mais satisfeitos e tranquilos. Eles apreciam uma boa comunicação proveniente da administração e também entre os seus colegas.

#4 Incentiva à autonomia dos profissionais e amplia a produtividade

Independência: um terceiro grande benefício da comunicação interna saudável é um maior sentimento de independência dos funcionários. Quando os funcionários são claros sobre o que estão fazendo, eles podem retroceder e trabalhar em projetos sem serem interrompidos. Isso leva a maior produtividade e funcionários mais felizes. ·

“A comunicação efetiva faz com que a produtividade aumente, os erros a diminuir e as operações sejam mais fáceis de funcionar”

# Como melhorar a comunicação interna da sua agência?

Ok! As razões para investir pesado em comunicação interna são altamente convincentes. Mas, e agora: como melhorar, de fato, as interações entre os profissionais para dar mais fluidez ao fluxo de processos e promover a integração da equipe? Pequenas atitudes podem potencializar o poder da comunicação interna. Veja algumas a seguir!

#1 Tenha pequenos diálogos com seus funcionários

Pode parecer besteira, mas não é: conversas despretensiosas fazem com que as pessoas se sintam mais valorizadas e, aos poucos, mais familiarizadas com você. Tire um tempinho para comentar sobre aquela notícia polêmica com um funcionário ou, ainda, perguntar como foi/será seu fim de semana. Pequenas conversas são valiosas porque ajudam a criar confiança, fazendo com que as pessoas sintam-se mais confortáveis e as grandes conversas sejam melhor ouvidas.

#2 Invista em exercícios de construção de equipes

Se você sabe que você tem uma cultura de comunicação deficiente em sua organização, então você pode querer seguir uma abordagem direta e direta. Uma maneira clássica de abrir novos canais de comunicação é realizar exercícios ocasionais de construção de equipes que exigem que colegas individuais colaborem em torno de um objetivo central.

“Não importa o quão bem a sua equipe se comunica, usar atividades em grupo para fortalecer as habilidades existentes pode ser uma maneira agradável de desenvolver boas relações de trabalho”, a Mind Tools assegura às empresas. “Eles são especialmente úteis para construir relacionamentos e melhorar a comunicação em novas equipes e para resolver problemas de comunicação dentro das equipes existentes”.

InnovativeTeamBuilding.com fornece uma série de opções únicas e efetivas. Existem exercícios que duram apenas 10 ou 15 minutos, bem como aqueles que duram uma hora ou mais. O lado bom desses exercícios é que eles podem ser adaptados tanto a pequenos grupos quanto a grandes públicos.

# 3 Implemente bons canais de comunicação

Às vezes, os profissionais têm em se comunicar uns com os outros porque não sabem como se deve comunicar. Ou seja, faltam ferramentas ou canais que dêem suporte e indiquem claramente como a comunicação deve acontecer na agência.

Deixe clara a hierarquia, para que todos saibam para quem eles informam, quem deve informá-los e como essas pessoas se encaixam na estrutura da agência. Quando os profissionais sabem quem é responsável por se comunicar com eles, se sentem muito mais confortáveis para compartilhar ideias e colaborar.

# 4 Estabeleça regras e fluxos de comunicação

Sem padrões e ferramentas de comunicação na agência, você não tem ideia sobre como e quando os funcionários se comunicam. Por isso, vale adotar uma política de comunicação para padronizar os métodos utilizados para se comunicar com colegas e clientes. De preferência, tenha vários canais e não confie somente na comunicação verbal, já que esta dificulta o rastreamento de conversas e informações.

# 5 Crie um ciclo de feedback

Os profissionais de hoje têm uma ansiedade em receber feedback instantâneo e regular em vez de avaliações semestrais ou anuais. A comunicação interna pode simplificar esse processo e permitir a criação de um ciclo de feedback, garantindo que todos obtenham críticas e incentivos construtivos com uma frequência regular.

# 6 Mantenha as portas abertas para a interação

Melhorar a comunicação interna exige, sobretudo, repensar a estrutura da agência e os tipos de interação. Incentivar uma política de portas abertas deixa todos suficientemente confortáveis ​​para se aproximar de qualquer pessoa e conversar com ela em qualquer momento. Pode parecer óbvio, mas isso é realmente verdade na sua empresa? O novo funcionário pode falar com o CEO se ele tiver uma pergunta? A política de porta aberta derruba o medo, a vergonha e facilita a interação.

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Por fim, mantenha-se comprometido com a melhoria da comunicação interna da agência. Você já sabe que a comunicação pobre e ineficaz, normalmente, leva a oportunidades perdidas, prazos estourados e mal-entendidos. Então,
priorize sempre a manutenção do diálogo interno, franco e aberto, e fique atento ao modo como os profissionais do time estão se comunicando. Sempre que necessário, lance novas técnicas e estratégias e aposte alto na comunicação interna saudável como um pilar do crescimento e sustentabilidade da agência. Afinal, é ela que promove uma melhor colaboração, levando a estratégias, tomadas de decisão e execução inteligentes e altamente eficientes.

#7 Adote um software para melhorar os fluxos de trabalho

A implantanção de um software de organização e gestão de tarefas é uma das principais escolhas a se fazer não só para melhorar a comunicação interna, mas também para agilizar as tarefas da rotina da empresa. Ao adotar o uso de software voltado para os trabalhos e para o dia a dia de uma agência de publicidade, você aprimora tanto a gestão da parte financeira — pois pode montar orçamentos, enviar propostas comerciais, acompanhar a produção, organizar clientes e fornecedores —, quanto organiza melhor os afazeres que devem ser cumpridos, uma vez que pode descrever o briefing, distribuir tarefas, estimar prazo para cumprimento, etc.

Desse modo, será possível evitar os retrabalhos, as perdas de tempo e os ruídos mais sérios de comunicação, uma vez que tudo fica registrado e disponível a todos os envolvidos. Assim, você permite à sua equipe uma troca mais rápida e efetiva de informações, acentuando a produtividade e o fluxo de trabalho entre os times e os setores da agência.

Independentemente do tamanho de sua agência, você pode evitar muitos problemas a partir da simples melhora da comunicação entre você e sua equipe e entre os seus colaboradores. Ao esclarecer os papéis de cada um dentro da empresa, bem como quais são suas expectativas no que se refere ao trabalho e adotar as ferramentas mais apropriadas para a troca de mensagens e informações, você vai ajudar a construir mais confiança e aumentar a produtividade. O que você tem feito para resolver os problemas de comunicação em sua agência?