Como utilizar o Operand para gerenciar equipes à distância

Ter um sistema de gestão de projetos, tarefas e equipes como o Operand, é fundamental para consolidar uma boa gestão na agência. Mas, o Operand vai muito além disso, ele proporciona uma flexibilidade e um maior controle sobre a demanda não importando a sua localização. Remoto ou na agência, é fácil manter toda a sua demanda em ordem.

E, neste momento conturbado, várias agências e empresas precisaram agir rapidamente em prol da segurança dos funcionários, adotando a modalidade Home Office para dar continuidade nos seus processos. 

Contudo, nem todas as agências puderam preparar uma metodologia de trabalho para adotar o trabalho remoto, algumas nunca haviam nem o realizado. Dessa forma, é fácil de imaginar como a desordem e bagunça podem se instaurar rapidamente, né?

Por isso, o caso de uso de hoje é para auxiliar você, gestor, a utilizar o Operand para gerenciar equipes à distância de forma coesa, fácil e que garanta a mesma produtividade presencial da agência. Vamos lá?

Gestão de pessoas

Precisamos começar pelo básico, mesmo que você seja usuário do Operand, é importante rever alguns processos importantes. E, como diriam os grandes poetas: “recordar é viver“, e também é reaprender, não é mesmo? Vamos lá.

Colaboradores ativos x inativos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão da sua equipe à distância, é manter as informações sempre atualizadas. Novos colaboradores podem entrar e outros sair. É extremamente importante dedicar um tempo da gestão para atualizar o banco de pessoas dentro do sistema para ter dados mais assertivos.

Além disso, só é possível envolver o colaborador nas demandas da agência se o mesmo possuir cadastro.

Para fazer a manutenção de colaboradores, você precisa ir ao módulo de Pessoas > Colaboradores. Nesta aba, você vai conseguir visualizar todos os seus colaboradores já cadastrados e o seu atual status, inativo ou ativo. 

Nota: Só é possível inativar um colaborador após o cadastro relacionado a este usuário estiver sem acesso ao sistema.

Valor hora dos colaboradores

Um dos primeiros passos para começarmos a gestão de equipes, é registrar o valor/hora dos colaboradores, esse é um passo importante principalmente para os apontamentos que veremos futuramente. Vale ressaltar que esse é um processo crucial para ambas as modalidades de trabalho. Contudo, esse é o momento perfeito para regularizar os processos da agência e ter de modo mais assertivo o controle financeiro da agência. 

Você pode cadastrar o valor/hora do seu colaborador no Operand. Caso tenha o valor, é só cadastrar no módulo de Pessoas> colaboradores> Editar informações após selecionar o colaborador, agora se você ainda não sabe como fazer o cálculo, dá uma olhada:

Separe em dois cenários: a visão do colaborador e a visão da empresa.

• Visão do colaborador (custos diretos)

1. Salário;
2. Férias/
3. Benefícios;
4. 13º salário
   Encargos (FGTS e Previdência)

Somando esses dados você terá o valor do custo direto do colaborador

• Visão da empresa (custos indiretos)

1. Escritório/aluguel
2. Internet/
3. Software;
4. Telefone;
5. Equipamentos;
6. Contabilidade;
7. Luz/água;
8. Seguros;
9. Impostos;
10. Outros;

Para obter o valor da estrutura por colaborador, some os itens acima e divida pelo número de colaboradores.

E, por fim, para saber o valor/hora do colaborador, some os custos diretos + custos indiretos e divida pelo total de horas que o colaborador trabalha por mês. 

Cadastrando o valor/hora

Finalmente é o momento para a sua agência ter de forma fácil o valor/hora de cada colaborador. Para isso, basta ir ao mesmo local onde ativamos e inativamos colaboradores. Pessoas > colaboradores > Editar informações.

Gestão da demanda da equipe

Agora que já passamos pela gestão de pessoas, é hora de aprofundar nos processos da agência. No trabalho remoto, não temos a possibilidade de estar próximo fisicamente da equipe, por isso, é necessário conhecer algumas funcionalidades do Operand.

Vamos te apresentar formas para acompanhar e gerenciar equipes à distância, além de identificar as dificuldades e quem sabe, até uma sobrecarga de trabalho. 

Projetos em andamento

Começamos pelo módulo de projetos. Aqui, você pode visualizar todos os projetos abertos e concluídos. Ao selecionar um projeto, é possível acessar toda a demanda que ainda está em desenvolvimento. 

Em um projeto contém várias informações que você, como gestor, deve estar atento para saber como está o fluxo da equipe, como: 

Prazo desejado: prazo desejado é a data que você deseja concluir este projeto, pode ser considerada também a data de entrega do cliente.

Prazo estimado: o prazo estimado considera a data mais distante de conclusão de um job vinculado ao projeto.

Tempo: aqui, você pode visualizar o tempo estimado e o tempo realizado. O tempo realizado é a soma dos apontamentos em todos os jobs do projeto, já o tempo estimado é a soma do tempo previsto para a execução de todos os jobs do projeto. Você pode visualizar facilmente quantas horas estimadas para o projeto já foram realizadas. 

Jobs: aqui ficam reunidos todos os jobs que foram criados para esse projeto.

Briefing: onde contém todas as informações já levantadas previamente pela equipe de atendimento para a execução do planejamento.

Além desses recursos, você pode se comunicar com a sua equipe dentro do projeto através dos comentários mencionando pessoas específicas, anexar arquivos e visualizar os apontamentos através do timesheet.

Se você ficou confuso aqui, fique tranquilo que vamos falar mais sobre apontamentos depois.

Gestão de jobs da equipe à distância

Na parte de jobs é onde a gestão das equipes à distância começa a pegar mais forma. Onde os processos começam a se encaixar melhor. 

Para isso, é essencial que a sua equipe tenha um conhecimento da ferramenta para facilitar o gerenciamento. Dando uma visão geral, um job possui:

• Responsável do job: como o nome indica, é quem está responsável pelo job.
• Prazo para finalizar: tanto o job quanto a tarefa do job pode ter uma data final.
• Apontamentos através do timesheet: aqui é dedicado para a equipe acionar ao começar uma tarefa. Mais adiante falaremos disso.
• Tarefa e responsável: tarefas correspondem ao checklist das etapas que devem ser cumpridas para a entrega do job. tanto para Job quanto para Tarefa é de extrema importância a definição de um responsável.
• Status:Os status podem ser configurados previamente. Através dos status o gestor poderá identificar facilmente em que etapa a atividade se encontra através da pauta status.
• Briefing do job: aqui são as especificações do job, da mesma forma do projeto.
• Comentários, anexos, timesheet e histórico: onde toda a equipe pode comentar, anexar arquivos, ver histórico de apontamento e todo o histórico de alteração dentro do job.
• Envolvidos: Onde adicionamos os envolvidos desse job.

Agora que você já conhece a anatomia dos projetos e jobs, é hora de entender como visualizar facilmente as demandas de cada colaborador e gerenciar através das pautas do módulo de Jobs. Continua comigo.

Pautas do Operand

Existem várias pautas no Operand que facilitam a gestão das tarefas individuais, como colaborador e também como equipe. Cada uma com suas características, mas todas igualmente importantes para visualizar as tarefas da equipe de forma fácil.

Minha Pauta

Essa pauta é individual para o colaborador, através dela é possível filtrar tarefas concluídas, abertas e futuras. Além disso, é possível visualizar o prazo e a data da de início de cada tarefa.

Essa pauta é de extrema importância para o colaborador visualizar de forma fácil qual a sua responsabilidade diária.

Jobs/Pauta

Parecida com o design da “minha pauta”, essa pauta foi desenvolvida especialmente para o gestor visualizar o volume das tarefas de toda equipe. Nessa pauta, é possível ver todas as tarefas atrasadas, abertas e futuras a partir de filtros personalizados.

Pauta por Status

Essa pauta é favorita de muitas agências, e não poderia ser diferente. A pauta status é perfeita para gerenciar equipes à distância, pois permite que o gestor e o restante da equipe visualize em que etapa (status) todas as tarefas se encontram. Podendo realizar filtros para visualizar apenas algum responsável, jobs e/ou tarefas.

Os status podem ser personalizados de acordo com o que a agência achar mais ágil para as demandas.

Ex: planejando, executando, revisando. Ou até mesmo configurar os status como se fossem setores da agência, como: atendimento, design, revisão.

Além disso, a pauta status funciona como um kanban, podendo arrastar as tarefas para outro coluna (status) quando desenvolvidas. É a pauta perfeita para gerenciar equipes à distância, pois garante uma agilidade para o time e facilita a gestão visual através dos cards.

Pauta por Responsável

Visualmente, esta pauta pode lembrar a pauta status, mas na sua funcionalidade, nem tanto. Ela foi desenvolvida para agrupar todas as tarefas que são de responsabilidade dos colaboradores. Ou seja, todas as tarefas atreladas a um colaborador específico estarão nesta pauta por responsável. 

Essa visualização é extremamente importante para o gestor, pois indica o número de tarefas que cada trabalhador está atuando, podendo redistribuir as demandas em uma espécie de Kanban entre o restante da equipe, evitando assim uma sobrecarga ou a ociosidade do tempo.

Pauta Timeline

A timeline foi inspirada no gráfico de Gantt. A sua visualização é um pouco diferente, é um calendário mensal com colunas horizontais e verticais.

Horizontais: as linhas horizontais separam os responsáveis e mostram todas as tarefas na pauta.

Verticais: a linha vertical representa todos os dias do mês.

Dessa forma, conseguimos ver todas as tarefas que são de responsabilidade de uma determinada pessoa, e quanto tempo essa demanda está exigindo para o colaborador através das datas previamente estabelecidas nos jobs.

Por que ela é importante para gerenciar equipes à distância? Através da visualização de um calendário, fica mais fácil para o gestor entender em que tarefa cada responsável se encontra e o tempo estabelecido para isso. Assim, evitando adicionar novos planejamentos que poderiam acumular e virar uma bola de neve e sobrecarregar o funcionário. 

Você pode entender mais sobre essa pauta e a dinâmica clicando aqui.

Pauta timesheet

Para as agências que fazem o controle de horas da equipe rigorosamente, essa pauta não deixa a desejar em nada. 

Essa pauta permite visualizar todos os apontamentos da equipe e quem está com o timesheet ligado. Como gestor, você vai visualizar exatamente no que cada colaborador está atuando e o tempo já dedicado para isso. (falaremos mais para frente sobre timesheet e apontamentos)

Timesheet e apontamentos

Depois de entender a importância das pautas para a gestão de equipes remotas, é hora de entender porque estimular os colaboradores a utilizarem o timesheet e o apontamento é importante para a saúde da agência no geral, principalmente para o financeiro. 

Timesheet: como já falamos resumidamente, o timesheet é uma ferramenta para controle de horas investidas em determinada tarefa. Sempre ao iniciar uma tarefa, o responsável inicia o timesheet e após a conclusão da tarefa, pausa o timesheet, as horas serão contabilizadas automaticamente.

Apontamento: a lógica do apontamento de horas é a mesma do timesheet, com a diferença que é um processo manual, caso você tenha esquecido de ligar o timesheet ou até mesmo marcou errado, você pode ajustar e/ou incluir através do apontamento de horas.

Agora, você lembra que lá no começo cadastramos o valor/hora homem? É aqui que se torna crucial ter esse valor já definido logo no início de qualquer contratação. Pois, permite calcular o valor investido na tarefa juntamente com a rentabilidade.

De forma resumida, o apontamento permite que o gestor tenha uma visão clara sobre como a equipe organiza a sua demanda e quanto tempo é necessário para determinada tarefa, permitindo uma precificação mais assertiva.

Já temos um artigo onde explicamos mais profundamente o Timesheet de A a Z detalhadamente além de um webinar sobre como utilizar de forma estratégica. 

Relatórios

A esse ponto, você já deve ter percebido as infinitas possibilidades do Operand para fazer a gestão da agência, não é mesmo? Mas, não abordamos nem metade do poder que essa ferramenta proporciona. Mas, agora é hora de conhecer de forma rápida os relatórios importantes para gerenciar equipes à distância. 

Relatório timesheet

Perfeito para avaliar a produtividade da equipe e departamentos. Você pode ter um relatório completo com todas as horas apontadas no mês vigente. 

Você também pode ter uma visão mais detalhada com todos os clientes que mais consomem horas.

Relatório de Jobs/Pauta

Permite que o gestor visualize de forma ampla tudo que é relacionado à gestão de atividades da agência. 

confira alguns dados desse relatório:

Situação: contabiliza em um gráfico todos os jobs abertos e concluídos.

Status: mostra em forma de porcentagem que etapa os jobs contabilizados se encontram. 

Concluídos no prazo: mostra a quantidade de jobs que foram concluídos dentro do prazo estipulado.

consumo de horas: apresenta o total de horas apontadas nos jobs filtrados. Além disso, mostra o consumo de horas vigente comparado ao estimado.

Também é possível ter uma visão mais detalhada desses relatórios, acesse aqui para saber como.

Ufa! foi uma verdadeira jornada, hein? Como você pode ver, o Operand fornece total respaldo para gerenciar equipes à distância. Possui um fácil controle de projetos, jobs e tarefas, além de visualizações da demanda de cada colaborador. 

Com as pautas, facilitam a gestão visual do gestor para a redistribuição das tarefas e maior controle de onde acontece os gargalos. 

Fique de olho no nosso Blog que sempre estamos dando dicas! 🙂