Ter processos nas principais áreas de negócio ajuda no planejamento estratégico da empresa e também nos dá visibilidade das potenciais melhorias. A área de vendas de uma agência de marketing é uma das principais áreas de negócio se a agência deseja crescer. Então, como devo começar essa estruturação de processos da área de vendas? Veja a seguir algumas dicas práticas de como aplicar na sua agência.

Por que devo ter processos em vendas?

O principal benefício de estruturar processos na área de vendas é a visibilidade que ela pode dar ao seu negócio. Como sei se vou bater a meta do meu próximo mês? E como sei o que aconteceu em cada reunião que fiz com clientes?

O primeiro incentivo para que você olhe para os processos de vendas é a necessidade de documentar. Principalmente quando trabalhamos com um certo volume de reuniões comerciais, é difícil saber de memória os detalhes importantes que o prospecto falou naquela reunião. Por isso, antes de montar uma proposta ou ir para uma próxima reunião, tendo processos onde exista documentação das ações ajuda a sermos mais assertivos nas nossas ações e, consequentemente, a fechar mais negócios.

Além disso, quando temos processos definidos, temos a visibilidade também de onde podemos melhorar. Imagine uma empresa que monta carros e o processo de produção envolvido nisso. O primeiro passo é unir pequenas partes do carro, colocando os parafusos certos nos locais indicados. Em seguida, as partes montadas dão forma a parte maiores, na segunda etapa do processo de montagem.

Neste pequeno exemplo, conseguimos extrair dados das etapas do processo. Quanto tempo levo para ajustar um parafuso? Quantos parafusos errados passam a cada 10 carros montados? E o encaixe das peças maiores, quais problemas detecto? Esta é a mesma dinâmica que queremos ter na área de vendas do nosso negócio. Se sei que o que me impede de vender mais é perder muitas oportunidades na fase inicial do processo, posso revisar exatamente esta fase para buscar formas de otimizá-la.

O terceiro fator da importância de processos de vendas na sua agência é a facilidade de replicar. Se pensamos em escalar o nosso negócio, com mais pessoas na área de vendas, tendo processos bem definidos sei exatamente como devo treinar os novos vendedores, tendo assim melhor eficiência em vendas.

E como começo a montar esses processos?

Mesmo que as suas atividades de vendas atuais pareçam simples, elas podem ser processualizadas e medidas. Quando convido para um cafezinho aquele conhecido da área de marketing de uma empresa que quero vender meu serviço, parece ser tão simples ao ponto de não necessitar um processo. 

Mas, e se pudéssemos saber quantos cafés eu preciso tomar para fechar um novo contrato? Isso lhe dará visibilidade para os seus objetivos. Se atualmente a cada 4 cafés fechar uma venda, no futuro se quiser fechar 5 vendas, sei que preciso tomar 20 cafés para que isso aconteça.

Assim, o passo inicial é entender o que fazemos nas nossas vendas atualmente e colocar isso em uma linha de montagem, como no exemplo da fábrica de carros anterior. Entenda quais são as etapas que o seu prospecto percorre até o fechamento de uma venda. Alguns pontos básicos a serem levantados:

• Quantas ligações faço para conseguir agendar uma reunião?
• Quantas reuniões faço, em média, por mês?
• Dessas reuniões, para quantos prospectos realmente apresento uma proposta?
• Dessas propostas, quantas avançaram para uma etapa de negociação e fechamento? 

Isso lhe dará insumos para iniciar a montagem do seu funil de vendas. Na imagem abaixo temos um exemplo de funil inicial para agências de marketing:

Ganhando eficácia nas reuniões de vendas

Cada fase do processo de vendas pode ser dividida em mais processos, dando assim a mesma visibilidade alcançada de forma macro para uma etapa específica. A parte mais importante do processo de vendas é a execução de uma reunião de diagnóstico com o prospecto. 

Ter uma estrutura para a primeira reunião que vamos realizar com o potencial cliente também nos dará a visibilidade necessária para melhorias dessa etapa, além de unificar a metodologia de trabalho de todos os vendedores da empresa, se por acaso tiver mais que um vendedor. 

Além disso, uma reunião de diagnóstico nos ajuda a entender melhor tanto o cenário atual quanto o cenário desejado do potencial cliente. A ideia é que esta reunião possa nos fornecer insumos fundamentais para a montagem de uma proposta muito mais alinhada com as necessidades do prospecto, o que elevará a chance de fechamento. 

Imagine que estou em São Paulo e tenho uma reunião para fazer em Joinville. Inicialmente vou informar o meu chefe da necessidade desta viagem. Existem muitas formas de sair de São Paulo e chegar em Joinville e também existem muitas variáveis que podem afetar qual a melhor forma para que eu possa chegar no destino desejado. 

A primeira pergunta é em relação ao próprio objetivo. Sabemos que meu objetivo é chegar em Joinville, mas ele ainda está muito amplo. Podemos entender exatamente a localidade em Joinville que eu quero chegar e também de porque o meu objetivo é fazer a reunião em Joinville, questões importantes para que meu chefe possa entender a relevância desta reunião e a prioridade que tenho sobre ela.

Depois, sabendo o local exato que quero ir, podemos perguntar qual é o meu planejamento para chegar lá. Com base em ações que já fiz para outras viagens, conseguimos saber o que foi bom e o que não foi das viagens anteriores, e assim sabermos já uma ideia do que pode ser feito para esta nova viagem necessária até o meu objetivo.

Entendendo o tempo e o orçamento

A seguir, precisamos entender o tempo e o orçamento disponíveis para chegar no meu objetivo. Se a minha reunião em Joinville é no dia seguinte, isso obrigatoriamente reduz a minha opção de deslocamento para apenas por via aérea, para que dê tempo de chegar. Por outro lado, se o meu orçamento é limitado, temos que saber se ele é suficiente para chegar ao objetivo no tempo planejado. 

Com essas informações básicas, a chance de meu chefe me ajudar a atingir o meu objetivo com a viagem aumentam consideravelmente. Podemos assim fazer um paralelo com o cenário de vendas de serviços de marketing:

1. Pergunte o objetivo e tente aprofundar para que seja o mais específico possível;
2. Entenda o planejamento já traçado pelo potencial cliente para atingir este objetivo, além de entender o que ele já fez no passado para saber o que deu certo e errado, evitando objeções no futuro; 
3. Mapeie o tempo e orçamento disponível para esse projeto, para termos a visibilidade se conseguiremos entregar resultado com esses parâmetros definidos.

Como comentado anteriormente, temos assim um processo para a nossa etapa de reunião do processo de vendas. Podemos então medir em quantas reuniões conseguimos obter o objetivo específico dos prospectos. O percentual de sucesso para obter os objetivos do cliente está baixo? Ok, então sei que devo aprimorar as minhas perguntas de objetivo. 

O mesmo vale para os outros pontos da reunião.

Veja uma tabela de perguntas para experimentar

Abaixo veja uma tabela com algumas perguntas que você pode experimentar nas suas reuniões de diagnóstico, para cada um dos tópicos:

Objetivos / Meta	Se essa reunião fosse em 6 meses, o que seria sucesso? Qual as suas metas? Como ela foi definida? Ela é prioridade?
Planejamento	O que já fizeram para atingir a meta? O que estão planejando fazer? O que deu certo e errado?
Tempo	Quando você imagina ter tudo isso resolvido? O que pode ser feito para encurtar esse tempo? Se postergar, o que acontece?
Dinheiro / Orçamento	Quanto tem disponível pra resolver esse problema? Há alguma outra forma de conseguir orçamento? Minha solução custa em média entre 2 e 4 ou 4 e 6, em qual patamar você está?

Próximos passos e melhoria contínua

Pronto! Agora que você já tem a base dos seus processos montadas, o segredo é executá-lo por um tempo e sempre estar acompanhando os números para aprimorá-lo. Ainda, lembre-se que não existe receita de bolo para algo tão complexo como vendas: o que dá certo para um negócio não necessariamente dará para outro. Isso torna ainda mais importante que se olhe para os seus processos e os melhore sempre, de acordo com o seu cenário.

Alie isso com ferramentas de gestão como a Operand, CRM de vendas e ferramentas de automação de marketing como a E-goi, para ganhar eficiência em todos os processos descritos acima.

Este guest post foi produzido por Maria Fernanda Ricaurte, Coordenador do Programa de Agências Parceiras da E-goi, empresa portuguesa que

possui um software de automação de marketing. A E-goi ajuda as Agências

de Marketing Digital a otimizar os processos das áreas de vendas e atendimento para escalar o seu negócio através do programa de agências parceiras da E-goi.