Você sabe administrar bem o tempo? O que fazer para diminuir a correria

Hoje, não conseguimos fechar. O prazo é apertado. Entrou um job urgente na pauta. Não podemos estourar o cronograma. Ainda que você tente evitar, volta e meia, precisa pronunciar uma dessas frases? Ou, então, de repente, você ouve aquela ainda mais famosa: “Não tenho tempo!” É claro nem sempre é possível cumprir todas as tarefas da agenda à risca, até mesmo porque o fluxo dos processos da agência depende do engajamento de outras pessoas. Então, como administrar bem o tempo?

Certamente não dá pra deixar a agência consumir todo o seu tempo e energia. Há quem diga que o ritmo frenético é inerente ao mercado publicitário e a correria já é parte do dia a dia das agências, mas a gente acredita que dá pra fazer diferente.

Planejar deixa tudo mais fácil

Um dos segredos é o planejamento. Os profissionais das agências estão sempre envolvidos em várias tarefas: prospectar, buscar referências, criar, fazer orçamentos, provas, organizar reuniões. A lista de atividades é extensa.

Mesmo com o ritmo acelerado, é possível reorganizar as agendas e fazer uma pausa na sexta-feira, por exemplo. Com a equipe reunida, fica mais fácil avaliar tudo o que foi feito, prever o que está por vir e ainda visualizar a dinâmica da agência. Pode ser o momento ideal para pensar em alternativas capazes de melhorar os processos, otimizando o tempo e diminuindo o desgaste da equipe.

Aliás, arriscamos dizer que com planejamento e alinhamento, o trabalho, além de mais produtivo, pode ficar mais divertido, afinal, um time entrosado tem uma energia superpositiva e contagiante que resulta em um clima pra lá de agradável na agência.

Sua equipe aproveita bem o tempo?

O desafio vale também para cada um dos profissionais que integram a equipe. Avaliar o aproveitamento do tempo e o desempenho é o primeiro passo para ver se esse ritmo acelerado, realmente, está sendo produtivo. Talvez, seja hora de adotar uma nova postura, aproveitando melhor o dia. Além disso, com atitudes simples, você não só melhora o seu desempenho, como também contribui para o trabalho da equipe fluir e os resultados serem ainda mais positivos.

Se o redator definir um tempo para produzir o texto, por exemplo, o designer tem condições de se organizar para trabalhar com essa demanda na sequência.

Além disso, quando a equipe busca métodos para administrar a rotina de trabalho e, principalmente, quando todos conversam, o caos não se instaura. O ritmo pode até acelerar mais, em alguns momentos, mas será sempre possível manter a qualidade dos jobs e surpreender os clientes.

Contudo, se você acha que vale tentar administrar bem o tempo em busca de resultados melhores e, principalmente, de um clima melhor para agência e do bem-estar de todos, confira nossas dicas. A ideia é deixar de correr contra o tempo e fazer dele o seu aliado.

1. Use a agenda

Primeiramente, registre suas atividades, pensamentos e conversas por uma semana. Assim, você irá identificar a quantidade de coisas que pode realizar em um dia, e onde seus momentos mais importantes estão concentrados.

Certamente, administrar bem o tempo ficará muito mais fácil. Portanto, poderá mensurar ainda quanto tempo está gastando para produzir resultados, bem como quanto tempo é perdido em ações, conversas e pensamentos não produtivos.

2. Defina um tempo para realizar uma ação

Comece a marcar os horários e o tempo gasto para completar cada tarefa. Desta forma, você separa as tarefas e, quando concluir uma, avança para a seguinte.

3. Meta: resultados em 50% do tempo

Planeje gastar, no mínimo, 50% do seu tempo diário engajado em tarefas, pensamentos ou reuniões que produzam resultados.

4. Conte um tempo extra para interrupções

Esteja preparado para receber um chamado de urgência, fazer um job extra ou lidar com situações imprevistas. É normal e inevitável.

5. Cinco minutos de concentração e avaliação

Antes de uma ligação, conversa ou tarefa, use 5 minutos para decidir quais resultados deseja obter. Posteriormente, depois de concluir a tarefa, use 5 minutos para avaliar se foi capaz de atingir os resultados esperados. Além disso, ver o que faltou para ter sucesso.

6. Limite as distrações

Agende um horário para verificar mensagens pessoais e outras notícias que podem esperar. Além disso, se o Facebook, Twitter ou outras redes socias não fazem parte da geração de negócios da agência, faça pausas pontuais para consultá-los.

7. Bom senso para administrar bem o tempo

Lembre-se de que nem sempre é possível conseguir fazer tudo o que se precisa em um dia. Deve-se ter bom senso e lembrar-se de que muitas vezes conversas, reuniões, telefonemas e e-mails podem gerar até 80% dos negócios. Se estas tarefas consumirem muito do seu tempo, dê atenção àquelas que têm prazo. Priorizar é essencial para garantir trabalhos de qualidade. Lembrando que, se for preciso, sair do planejado também pode trazer bons resultados.

8. Tenha um estilo de vida saudável

Boas horas de sono, dieta saudável, exercícios regulares, horas de lazer e momentos em família são fundamentais. Afinal, uma rotina saudável melhora o foco e a concentração, e, claro, seu desempenho. Ao longo do dia, faça intervalos para diminuir o estresse. Revise a pauta, respire fundo, faça alongamentos e siga em frente. Desta forma, você estará mais apto a administrar bem o tempo.

 

E você tem alguma dica de como fazer uma melhor gestão do tempo?  Compartilhe com a gente, as ferramentas e atitudes que o ajudam a manter sua rotina organizada. Estamos curiosos para saber mais sobre o assunto!