A rotina de uma agência de publicidade é dinâmica, acelerada e, de certo modo, complexa. Isso porque muitas coisas acontecem ao mesmo tempo. São demandas diferentes, projetos em andamento, prospecções, pautas cheias e o desafio de entregar tudo dentro do prazo e provocar o efeito “UAU!” no cliente. 

Para dar conta de tudo isso e de tantas outras tarefas e atividades não mencionadas aqui, é fundamental ter fluxo de trabalho bem definido na agência. Uma vez estruturado, ele irá garantir a organização e a conexão dos procedimentos, de tal modo que todas as atividades sejam executadas para assegurar a entrega ao cliente.

Mas, afinal, como funciona o fluxo de produção de uma agência publicitária? Antes de responder à pergunta central do artigo, é importante destacar o conceito do fluxo de trabalho na agência. 

Definindo fluxo de trabalho em uma agência

Na prática, trata-se de um conjunto de processos, divididos em diferentes etapas.  Essenciais para que as solicitações dos clientes se transformem em entregas concluídas com sucesso.  

Para alcançar resultados mais positivos na agência, é preciso otimizar e aperfeiçoar a gestão do fluxo de trabalho. Desse modo, o gestor e seu time têm condições de mapear possíveis lacunas. Mapeie falhas e obstáculos que estão dificultando a produção e impedindo o crescimento da agência.

Quer entender  como funciona o fluxo de produção de uma agência publicitária? Continue lendo este texto! Esse é um passo importante para levar sua agência a outro patamar. Avance rumo ao crescimento!

5 vantagens de ter um fluxo de produção bem definido

Certamente, você está ansioso para entender como funciona o fluxo de produção de uma agência publicitária. E, finalmente, conferir se está fazendo certo. Mas, calma!

Primeiro, vamos focar nas vantagens de ter um fluxo de produção bem definido na agência. Confira algumas delas:

1. 1. Melhora a qualidade das entregas;

1. 1. Deixa o ambiente de trabalho mais fluído e leve;

1. 1. Facilita a comunicação e interação entre os profissionais de diferentes áreas;

1. 1. Otimiza a gestão de recursos  levando a um aproveitamento inteligente deles;

1. Orienta o time, diminuindo a incidência de falhas e atrasos.

Como podemos ver, você e seu time têm muito a ganhar com um fluxo de produção bem definido. Aliás, os clientes também irão agradecer, porque o relacionamento com eles tendem a melhorar e mais: o valor agregado dos serviços aumenta muito.

Como funciona o fluxo de produção de uma agência?

Não podemos apresentar um padrão ou uma fórmula pronta aqui. Até porque, como acontece em vários segmentos, o fluxo de produção de uma agência de publicidade varia. Ele se ajusta conforme o porte, a estrutura dos setores, o perfil dos clientes, os serviços prestados e, claro, de acordo com a visão e missão da empresa. 

Ainda assim, existe um fluxo completo comumente usado pelas agências de publicidade. O modelo toma como base o job solicitado pelo cliente, desde o briefing até a entrega final. Veja as principais etapas, a seguir!

1) Um novo job chegou

O cliente solicita um novo job que pode variar de uma peça única como um outdoor, um pacote de posts para redes sociais ou uma campanha completa de captação de novos clientes.

Os profissionais do setor de atendimento recebem esta demanda e precisa repassá-la, com detalhes e requisitos, para as equipes de criação e produção/mídia. 

2) Agora é hora da reunião de brainstorm

Com o pedido do job, os profissionais de atendimento, criação e produção/mídia, realizam uma reunião de brainstorm na agência de publicidade. 

Esse é o momento perfeito para compartilhar ideias sobre o projeto. Além de definir estratégias, peças e mídias que serão produzidas/veiculadas.

3) Briefing e orçamento das ideias

Depois da reunião de brainstorm, um briefing completo é construído. A partir dele, a equipe de produção/mídia da agência de publicidade elabora e precifica as propostas, tomando como base as ideias que surgiram.

4) Reunião de pauta: jobs, prazos e prioridades

Enquanto os profissionais de produção/mídia se dedicam ao orçamento, as equipes de criação e tráfego da agência de publicidade realizam a reunião de pauta. É hora de definir o escopo de cada job a ser criado! Os respectivos prazos de entrega e, claro, a prioridade dos materiais.

5) Aprovação das propostas com o cliente

A equipe de atendimento entra novamente em cena para aprovar submeter ao cliente as propostas e orçamentos de produção de peças e veiculação de mídias.

6) A equipe de criação entra em ação

Recebida a aprovação do cliente, a equipe de criação, por sua vez, dá o start na produção. Os redatores e criativos desenvolvem o job seguindo as orientações, referências e critérios do briefing construído pela equipe de atendimento da agência de publicidade, com o total envolvimento do cliente. O briefing deve traduzir exatamente o que ele deseja.

7) Aprovação final com o cliente e ajustes

Jobs criados, revisados e aprovados internamente. Por fim, é preciso submeter a uma avaliação e aprovar os materiais com o cliente. Se necessário, as solicitações de ajustes são apontadas e precisam ser atendidas até a aprovação final. Uma vez aprovado é hora de enviar os materiais para produção ou veiculação.

8)  Avaliação de métricas e dos resultados

Ufa! Jobs produzidos e/ou veiculados. Agora é o momento perfeito para avaliar a eficiência e eficácia de cada uma dessas fases e processos. Busque observar se as ações realizadas contribuíram para o aumento da produtividade do time e a fluidez no fluxo de trabalho.

Para tanto, faça uma análise de indicadores valiosos, como os resultados financeiros, a satisfação do cliente e o sucesso das campanhas lançadas. Se encontrar problemas e entraves nos processos, revise o fluxo de trabalho e busque alternativas para driblar qualquer tipo de dificuldade.

Otimizando o fluxo de trabalho da agência

Afinal, agora você já sabe como funciona o fluxo de produção de uma agência publicitária? Pois bem, como gestor você precisa saber também que a tecnologia pode melhorar e muito o fluxo de trabalho na empresa. 

Isso porque as novas soluções tecnológicas, como os sistemas de gestão baseados em nuvem, oferecem o suporte adequado às atividades executadas na agência, facilitando a gestão de dados e processos.

Com um sistema de gestão como o Operand, é possível, por exemplo, analisar informações relacionadas ao perfil dos clientes, ao registro das atividades, à  distribuição de tarefas e ao controle dos jobs e da agenda. Além disso, a ferramenta facilita a comunicação com o time e com o cliente, garantindo melhores resultados.

O fato é que os softwares especializados na gestão de agências ajudam a gerir as tarefas e otimizam a construção de um fluxo de trabalho mais claro e fluido. Consequentemente, com os processos automatizados e conectados a agência ganha mais velocidade e assertividade nas entregas. 

Fluxo de trabalho flexível, mas não perfeito

Ainda que tenhamos apresentado um fluxo de produção com fases bem definidas, é importante ter em mente que a gestão exige flexibilidade. O gestor e seu time precisam ter clareza que esse fluxo não é perfeito: muitas outras atividades podem ser realizadas entre uma etapa e outra. 

O fluxo de produção varia, por exemplo, de acordo com o porte da agência e o tipo de job. Nem sempre uma agência terá tantas equipes diferentes. Assim como um job não precisa, necessariamente, passar por todas as fases listadas: ele pode chegar com um investimento pré-aprovado pelo cliente, por exemplo, o que otimiza o fluxo de produção.

De todo modo, mesmo sabendo dessas variáveis e da importância dessa flexibilidade, é ter este fluxo bem definido, desenhado e organizado. Afinal, é ele que irá orientar o trabalho desenvolvido pelo time.

Estruture as fases do fluxo e compartilhe boas práticas com o time, como:

• • Organizar a pauta;

• • Produzir um briefing completo com informações claras e detalhadas;

• • Estabelecer um canal ágil de aprovação de peças e alterações;

• Fazer uma distribuição adequada e coerente de tarefas.

São elas que irão garantir mais clareza, velocidade e garantir mais assertividade em cada fase desenhada.

Já sabe como funciona o fluxo de produção de uma agência publicitária? Então, comece hoje mesmo a fazer esse desenho de processos com o seu time e surpreenda-se com os impactos dos resultados. 

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