10 coisas que você (provavelmente) não sabia que pode fazer com Operand

É, com o Operand você faz muita coisa! Muita coisa mesmo! Como ele é um sistema para vários tipos de equipes, as possibilidades são muitas. Mas calma, aqui vamos focar em funcionalidades de uma forma geral, não necessariamente em cases específicos de gestão de tarefas ou projetos. Decidimos fazer este post para reunir em uma lista algumas coisas que as pessoas comentam que não sabiam ser possível realizar. Será que você conhece todas elas? Não deixe de continuar a leitura para descobrir! 🙂

1. Cadastrar mais de um CNPJ e alternar facilmente entre as empresas dentro de um documento

Você atua com mais de um CNPJ dentro da sua empresa? Sabia que o Operand permite cadastrar mais de um CNPJ e abrir documentos, vinculados ao mesmo projeto, mas com empresas diferentes?

Isso acaba se aplicando a agências que trabalham, também, com a parte gráfica ou para aquelas que separam receitas de jobs de marketing digital (on) das de mídias tradicionais (off).

Assim, como é permitido alterar a empresa dentro de cada documento, o usuário pode gerar relatórios ou usar filtros para identificar demandas ou recebimentos de uma empresa/CNPJ específico. Isso facilita muito na hora de analisar o que está dando mais resultado e em que tipo de atividade sua empresa está tendo mais produtividade. Veja aqui como cadastrar diferentes empresas. 

2. Criar documentos modelos (template) e poder duplicá-los

Pode parecer algo muito simples, mas vários dos nossos clientes não sabem dessa possibilidade. Descobrimos isso a partir de uma dúvida constante: “como eu faço para criar templates dentro do sistema?” A função Duplicar pode resolver essa necessidade. E o que talvez seja novidade para você é que essa função é válida para todos os módulos.

Essa funcionalidade é mais utilizada no módulo de Jobs, em decorrência de existirem as subtarefas. Em uma agência, por exemplo, o formato das peças acabam sendo – quase sempre – o mesmo para clientes e projetos diferentes. Em uma equipe de marketing, há casos em que muitas atividades são recorrentes e mantém a mesma estrutura, mas precisam ser atualizadas para os meses seguintes. Então surge a necessidade de criar documentos-padrão ou templates, que sirvam de base para atividades e ações futuras dentro do sistema.

Esses modelos de documentos podem ser criados para os outros módulos também e duplicados. Vamos dar o exemplo para uma empresa que faz uso do módulo de Propostas. Suponhamos que ela trabalhe com planos de serviços – do Básico ao Premium. Neste caso, sugerimos que seja cadastrada uma única Proposta, listando todos os serviços como itens. E, a cada nova negociação, basta duplicar o modelo e fazer os devidos ajustes de preços ou, até mesmo, cláusulas de contratos (no campo de Considerações Finais).

Para esses modelos, o ideal é que seja criado um Projeto chamado Templates, vinculado à empresa como cliente (no nosso caso a Operand) e de status com o mesmo nome para que esses documentos não contabilizem atraso. Veja exemplo abaixo:

Saiba mais sobre como duplicar documentos no Operand

3. Repetição de jobs – válida para data de início e prazo de subtarefas

Mesmo sendo uma função já usada por vários clientes, alguns não sabem que é possível abrir jobs repetidos para demandas recorrentes. Como Posts de Redes Sociais, por exemplo. Geralmente esse tipo de atividade tem que ser feita todo mês. Ou, até mesmo, no caso de reuniões semanais que você tem com a equipe.

E um outro fator muito importante, relacionado à essa funcionalidade, é que a data de início e o prazo também se repetem. Então, você não precisa se preocupar em ficar alterando, manualmente, as datas das subtarefas quando repetir um job. Ou seja, elas serão alteradas, automaticamente, de acordo com a quantidade de dias em relação ao prazo do job e da subtarefa. Esse recurso é uma mão na roda para te trazer mais agilidade para a gestão de tarefas e jobs! Veja um exemplo abaixo.

Veja aqui como criar a repetição de jobs.

4. Tag de retrabalho

Essa é uma funcionalidade bem nova do nosso sistema, mas que vem contribuindo muito para todos os usuários. Foi pensada para que as empresas consigam ter um controle mensurável e mais assertivo do tempo investido em alterações de materiais, principalmente no caso das agências de comunicação, com ela é possível ter um controle maior do custo financeiro relacionado a esses pedidos de alterações. É muito importante que o número de alterações/refações seja acompanhado, pois, é aí que sua equipe pode estar perdendo produtividade e, seu negócio, lucratividade.

A partir deste controle mais efetivo, muitas empresas mudam as suas negociações incluindo uma quantidade limite de refações por projeto/mês e, também, por job. E, caso o limite seja excedido, é possível cobrar um valor por cada hora excedente aplicada pela sua equipe para refazer um trabalho. Afinal, os recursos estão sendo aplicados, não é? E todo recurso tem um custo. Veja abaixo como é simples usar a tag de retrabalho. 

Após os apontamentos  de horas terem sido devidamente incluídos no sistema, você poderá começar a analisar. Posteriormente, entender mais sobre a produtividade e gestão do tempo da equipe. Nos relatórios Timesheet, Apontamentos por Usuário e Apontamentos por Cliente você pode usar o filtro para identificar quanto tempo a sua empresa investiu em retrabalho.

Veja aqui como realizar o controle de retrabalho 

5. Filtro de visualização nas pautas

Usar os filtros é essencial para o gerenciamento e a organização das atividades, principalmente, para o Gestor. Eles facilitam muito no dia a dia, quando é preciso ter uma visualização prévia de um grupo de atividades, jobs ou projetos e você precisa aplicar alguma ação em massa neste grupo específico. Além disso, eles podem ser aplicados em algumas situações:

  • Quando é lançada uma recorrência de jobs para até o final do ano. Como a pauta apresentará todos os jobs juntos, sugere-se que o filtro de “prazo” seja mantido na pauta, principalmente o da semana;
  • Aqui se aplica aquela opção de ter mais de uma empresa cadastrada no Operand, pois é possível visualizar e gerenciar as atividades de uma empresa específica, apenas;
  • Visualizar atividades que já foram concluídas ou canceladas e, reativá-los, se necessário.
  • Identificação da pauta de uma equipe específica da empresa ou visualizar rapidamente determinados responsáveis. Apesar de que, para isso, o Operand conta com uma pauta completa e exclusiva, a Pauta por Responsável.

Veja como fazer ajustes de filtros e preferências

6. Despesa recorrente

Assim como é possível abrir jobs recorrentes, o sistema permite, também, programar as receitas e despesas que são mensais. Por exemplo: pagamentos de FEE Mensal, salário dos colaboradores, aluguel do espaço, entre outros. Isso para que nenhum valor se perca e, principalmente, a empresa não fique sem dados financeiros. 

O lançamento de custos recorrentes auxilia no planejamento orçamentário e com o Relatório Fluxo de Caixa, podemos identificar as principais despesas de uma empresa. Para mais detalhes, clique aqui. Além disso, veja aqui  como lançar um fee mensal. 

7. Assinatura digital

Essa funcionalidade foi implementada com o intuito de “profissionalizar” e “agilizar” um pouco mais o processo de criação dos documentos no sistema. Ou seja, com ela não há mais a necessidade de ficar imprimindo eles para, então, assiná-los e depois encaminhar ao cliente. Afinal, o tempo é precioso, e quanto mais rápido você enviar um documento, melhor, não é?

Veja aqui como criar a sua assinatura. 

8. Lançar PIs de Mídia sem dias específicos, ou quantidade de inserções já definida, para veiculação

Essa funcionalidade geralmente é mais utilizada por agências de comunicação, em alguns casos, por equipes de marketing. Existe um tipo de Mídia chamado “Outras Mídias” que, além de ser usado para mídias alternativas, como escada rolante, carros, etc., pode ser usada, também, para aqueles casos de agências que só recebem a verba e precisam entregar uma “comprovação”, ao cliente, de que o valor recebido será usado em um determinado período sem já ter definido qual será o meio, veículo, semanas, entre outras. Verifique aqui todos os tipos de mídias e suas siglas no Operand.

9. Exportar projeto

Essa funcionalidade é indicada para apresentar, ao cliente ou a o supervisor de um projeto, um resumo dos custos contemplados para a execução dele. No caso das agências de comunicação, o ideal, claro, é usar os documentos individuais (Propostas, Mídias) para apresentar o detalhamento de cada item/serviço que será prestado. Contudo, o Projeto exportado possibilita ter uma “folha de rosto” e facilitar a aprovação do cliente ou supervisor. Veja abaixo como é simples!

Saiba mais sobre como exportar um projeto no Operand. 

10 . Acompanhamento de OKRs

Você sabia que é possível utilizar o Operand para gestão de OKRs? Nós criamos um conteúdo recentemente que explica o passo a passo completo para a estruturação de um planejamento de marketing com OKRs e o Operand. Além disso, a nossa coordenadora de marketing fez um webinar bem explicativo sobre isso, veja aqui.

Viu quanta coisa dá para fazer com o Operand e muita gente desconhece? É claro que não reunimos tudo aqui. Temos a percepção de que a maior parte de quem entra em contato conosco não fazia ideia que as ações desta lista são possíveis.

Enfim, lembre-se, caso tenha alguma dúvida sobre a melhor forma de usar o sistema entre em contato com a nossa equipe de Sucesso do Cliente. Além disso, a nossa Equipe de Suporte está sempre pronta para ajudar, veja aqui quais os canais de contato disponíveis.