Indicadores e táticas para avaliar o desempenho da equipe na agência

Algumas das perguntas mais frequentes que recebemos é: “Como consigo enxergar a produtividade de minha equipe?” ou “Entendo a filosofia de produtividade na teoria, mas como posso aplicá-la na prática e medir minha eficiência?”. Estas dúvidas são frequentes para os líderes e gestores. Sabemos que o conceito de produtividade é difícil de enxergar na prática. Para facilitar a sua avaliação sobre ela em você ou sua equipe, separamos alguns indicadores chave para que a medição seja prática e acessível. Afinal, como avaliar o desempenho da equipe da agência?

Como começar?

Primeiramente defina o que é eficiência de trabalho para você, neste momento tente manter as coisas simples e diretas. Uma boa forma de definir eficiência para uma agência de publicidade ou para trabalhos criativos é a entrega com menos alterações.

Todo job que sofre com alguma alteração, principalmente aquelas não previstas, tende a demandar muito mais tempo para ser finalizado. Sendo assim, o número de alterações pode ser um bom termômetro para a produtividade.

Analise a sua situação

Com o seu conceito de eficiência em mãos, você poderá aplicá-lo em alguns passos para determinar a produtividade da equipe. Mas lembre-se, o conceito precisa estar alinhado com as suas necessidades. De nada adianta pensar em um aspecto que sua equipe não possui problemas. Pense sempre em algo que pareça ser uma dificuldade.

Se sua empresa sofre muito com o prazo, talvez um bom parâmetro seja o número de jobs entregues por um determinado período. Analise sempre a sua situação, assim você pode encontrar a melhor forma de medir e aplicá-la ao seu contexto.

Vamos levar em consideração o caso que citamos, no qual o número de alterações é o principal aspecto para determinar a eficiência do trabalho. Agora, o próximo passo é utilizar esta definição para analisar a equipe e o processo.

Jobs x Tempo

A situação mais óbvia para aplicar nossa análise é no dilema, Jobs vs. Tempo. Qual dos dois mais importa para a nossa definição de eficiência? Como buscamos diminuir o número de alterações, é melhor investirmos na qualidade de cada trabalho. Portanto, o tempo se torna um elemento secundário (não devemos ignorá-lo, mas precisamos focar no mais importante, qualidade).

Colocar a qualidade do job em primeiro plano, à frente do tempo, faz com que menos tarefas possam ser executadas em um determinado período. Mas as chances de alterações diminuem, assim como o retrabalho. Para a realidade que escolhemos, este resultado é ideal. Menos trabalhos são entregues, porém assim podemos reduzir o número de alterações. Logo, para quem busca velocidade e não sofre com alterações, adotar o tempo como aspecto mais importante é mais apropriado para avaliar o desempenho da equipe na agência.

Analise os trabalhos simultâneos

Outro lugar importante para aplicar a análise é no número de trabalhos simultâneos, tanto pela agência como um todo, quanto por pessoa da equipe. Para quem busca entregas rápidas e o volume é muito importante, ter muitos jobs ativos ao mesmo tempo pode ser vantajoso. Pois, há muita execução em todo o processo da agência e muita entrega.

Já para quem busca diminuir alterações e aumentar qualidade, ter trabalhos demais simultaneamente é um tanto quanto perigoso. Portanto, no nosso caso, precisamos focar em jobs entregues e em um número reduzido de trabalhos simultâneos. Assim, permitindo mais atenção a cada tarefa e evitando erros desnecessários e futuras alterações.

Determine os valores ideais para avaliar o desempenho da equipe na agência

Criar uma definição de eficiência e aplicá-la nestas duas situações que toda agência possui já é uma forma precisa de quantificar a sua produtividade. Determine valores ideais para cada uma das ocasiões em que analisamos. Como por exemplo, 3 entregas por semana e 6 trabalhos simultâneos, para quem possui uma equipe reduzida e quer aumentar a qualidade dos trabalhos, diminuindo alterações. Já para quem quer mais volume de entregas, podemos utilizar 10 jobs por semana e 20 trabalhos simultâneos.

Considere a qualidade de vida da equipe

Mas lembre-se de levar em consideração a sua realidade e também a qualidade de vida dos seus colegas de trabalho, como já exemplificamos em outro texto. Além disso, para melhor medir a produtividade em geral, conte com a sua equipe. Peça o feedback de cada um e tente incluí-los na hora de determinar o seu parâmetro de eficiência. E também quando aplicá-lo nas ocasiões que citamos ou naquelas que fazem mais sentido para o seu contexto.

Trabalhe com os ganhos e perdas

Avaliar o desempenho da equipe na agência envolve acompanhar ganhos e perdas. Também é importante manter em mente o fato de que, ao escolher um determinado parâmetro de eficiência, alguns fatores terão de ficar de lado. Como nos exemplos que citamos, quem opta por maior qualidade e menos alterações, acaba tendo um menor volume de entregas. Saiba como trabalhar com estes ganhos e perdas. Mas principalmente, passe esta informação para o seu cliente e faça-o entender o porque você escolheu trabalhar desta maneira.

Conte com ferramentas

Por fim, mas não menos importante, para quem usa softwares de gestão e de gerenciamento de tarefas, a análise de cada job fica mais simples, pois tudo está em tabelas e os números ficam mais visíveis.  Mas, para evidenciar ainda mais a produtividade da equipe, criamos para nosso sistema, o Operand. Um indicador visual para você enxergar como estão suas entregas e seus prazos. Com uma interface intuitiva e muito visível, é possível enxergar como você e sua equipe estão em relação a atrasos e pautas em atividade. Desta forma, avaliar o desempenho da equipe na agência fica muito mais simples.

 

Termômetro de produtividade. Indica o número de trabalhos na pauta e atrasos.

 

Vale a pena testar e conferir.