4 ferramentas de produtividade que todo gestor de agência precisa conhecer

Buscar talentos, conquistar clientes, manter um ritmo e um fluxo de trabalho, avaliar o mercado e equacionar custos e rentabilidade são apenas alguns desafios dos publicitários que estão à frente das agências de publicidade e propaganda. Os gestores das agências de pequeno e médio porte, principalmente, aprendem a vencer estes desafios. No calor do dia a dia, saindo ilesos de linhas de fogo cruzado entre dois extremos, como, por exemplo, deadline estourado e equipe enxuta. Quais são as melhores ferramentas de produtividade para ajudá-los nesta missão? Antes de falarmos dela vamos ver algumas dicas.

Cuidado com o prejuízo

Da série missão (quase) impossível, os gestores enfrentam outra problemática. Na prática, dimensionar o tempo dedicado aos jobs e o custo total dos serviços é muito difícil e subjetivo até. Em teoria, a ideia pode surgir em algumas horas e o job pode ser concluído logo.

Mas, subvertendo a previsão, pode ser que este mesmo job se estenda por mais tempo. E exija mais entrega e tempo da galera e ainda mais recursos. Assim, muitas vezes, o orçamento de um job deixa de ter validade. Porque não traduz o total gasto na execução podendo implicar, inclusive, em prejuízo para a empresa.

Gerencie a correria

Entre altos e baixos como estes, o gestor aprende diariamente e não para. É a correria típica de uma agência que ensina. O outdoor que começa a ser instalado com atraso, o lançamento de uma campanha, a reunião marcada naquela tarde de agenda cheia, a alteração de uma peça, a impressão errada de uma tiragem.

É preciso saber como lidar com tantas situações diferentes. Que, muitas vezes, convergem em um mesmo espaço, dentro da agência. Sem o uso de ferramentas de gestão adequadas, é difícil manter a qualidade no atendimento e na entrega para o cliente, priorizando, também, a integração e a motivação da equipe.

A rotina frenética de agência e de sua equipe foi bem retratada aqui neste vídeo (dá pra ver como os gestores podem ficar loucos com essa realidade):

Para facilitar esta realidade multifacetada do gestor de agência, que muitas vezes acaba não podendo canalizar a sua energia em processos importantes e estratégicos para a sua empresa, diversas ferramentas foram criadas. Cada uma com uma função específica. Mas, ultimamente, seu benefício é melhorar o fluxo de trabalho da empresa. E também, dar mais espaço na pauta para trabalhar em objetivos macro e que muitas vezes são deixados de lado.

Vamos citar aqui 4 técnicas (online e offline) interessantes para melhorar sua realidade de gestor e contribuir com seu cotidiano.

1 – Ande. Sim, andar está entre as melhores ferramentas de produtividade. 

Sim, parece besteira, mas andar é uma maneira incrível de limpar sua mente e despertar sua criatividade. Uma das melhores ferramentas de produtividade é andar! Grandes criativos da história como Beethoven, Steve Jobs e Mark Zuckerberg tinham o hábito de andar frequentemente. Segundo um estudo conduzido na Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, 60% das pessoas testadas foram mais criativas durante caminhadas. E 80% tiveram o mesmo resultado após caminhadas (mesmo que em esteiras).

2 – Slack.

Quem não conhece o Slack deveria correr para adquirí-lo. Este aplicativo é a mais nova sensação no que se refere à comunicação interna e de time. Muito utilizado no ramo de tecnologia, o Slack ajuda na velocidade de comunicação. Possibilitando a criação de canais específicos para cada tópico a ser discutido pela equipe. O Slack está entre as melhores ferramentas de produtividade para uma agência pois melhora muito a comunicação do time.

Além disso, o app conta com a funcionalidade de um bot. O qual pode lembrar o time de uma determinada tarefa a fazer e até mesmo fazer coisas mais complexas. Como dar os resultados do Google Analytics de seu website.

3 – Google Drive.

Este parece bastante óbvio, mas poucas empresas estão o utilizando de forma proveitosa. Enquanto muitos utilizam o Google Drive apenas como local de armazenamento de arquivos, a real contribuição para o fluxo de trabalho vem quando você alia o poder de armazenamento com a edição de documentos em tempo real.

Através dos apps parentes do Drive, como o Google Docs e o Google Sheets, você pode criar e editar simultaneamente com sua equipe diversos arquivos e deixar a informação sempre atualizada. Ainda de quebra você sempre possui um backup de seus dados na nuvem. Desta forma, não corre riscos de perder informações importantes caso algum computador seja danificado.

4 – Operand

Quem trabalha com criatividade sabe que controlar a pauta de tarefas e jobs não é algo simples. Ainda mais no âmbito das agências. No qual a criação de peças é apenas uma das partes que move a grande máquina da empresa. É preciso coordenar as ações para que a mídia seja contratada de forma organizada. z para que a produção seja envolvida na hora certa para não atrasar alguma veiculação. E acima de tudo, a criação possa entregar o job a tempo e o financeiro possa disponibilizar a verba necessária para realizar cada parte do processo.

É um processo gigantesco para o gestor e para toda a equipe. Dá para perder de vista a quantidade de ações que uma equipe de agência precisa fazer para que tudo dê certo. Portanto, um sistema como o Operand é uma ótima forma para se organizar e automatizar alguns processos. Por isso está entre as melhores ferramentas de produtividade para uma agência. Com ele você pode organizar suas tarefas, enxergar o desempenho da equipe, ver a lucratividade da agência, além de possuir módulos de mídia e atendimento essenciais para qualquer agência.

Enfim, utilizando estas técnicas e apps, você e sua equipe terão mais tempo para executar as ações que foram deixadas de lado. Ou até mesmo poder encarar mais clientes com a certeza de que é possível produzir todos os trabalhos dentro do prazo e sem despender energia desnecessária. Conte pra gente o que achou da lista com as melhores ferramentas de produtividade…