4 ferramentas de produtividade que todo gestor de agência precisa saber

Buscar talentos, conquistar clientes, manter um ritmo e um fluxo de trabalho, avaliar o mercado e equacionar custos e rentabilidade são apenas alguns desafios dos publicitários que estão à frente das agências de publicidade e propaganda. Os gestores das agências de pequeno e médio porte, principalmente, aprendem a vencer estes desafios, no calor do dia a dia, saindo ilesos de linhas de fogo cruzado entre dois extremos como, por exemplo, deadline estourado e equipe enxuta.

 

Da série missão (quase) impossível, os gestores enfrentam outra problemática: na prática, dimensionar o tempo dedicado aos jobs e o custo total dos serviços é muito difícil e subjetivo até. Em teoria, a ideia pode surgir em algumas horas e o job pode ser concluído logo. Mas, subvertendo a previsão, pode ser que este mesmo job se estenda por mais tempo e exija mais entrega e tempo da galera e ainda mais recursos. Assim, muitas vezes, o orçamento de um job deixa de ter validade porque não traduz o total gasto na execução podendo implicar, inclusive, em prejuízo para a empresa.

 

Entre altos e baixos como estes, o gestor aprende diariamente e não para. É a correria típica de uma agência que ensina. O outdoor que começa a ser instalado com atraso, o lançamento de uma campanha, a reunião marcada naquela tarde de agenda cheia, a alteração de uma peça, a impressão errada de uma tiragem. É preciso saber como lidar com tantas situações diferentes que, muitas vezes, convergem em um mesmo espaço, dentro da agência. Sem o uso de ferramentas de gestão adequadas, é difícil manter a qualidade no atendimento e na entrega para o cliente, priorizando, também, a integração e a motivação da equipe.

 

A rotina frenética de agência e de sua equipe foi bem retratado aqui neste vídeo (dá pra ver como os gestores podem ficar loucos com essa realidade):

 

 

Para facilitar esta realidade multifacetada do gestor de agência, que muitas vezes acaba não podendo canalizar a sua energia em processos importantes e estratégicos para a sua empresa, diversas ferramentas foram criadas. Cada uma com uma função específica, mas, ultimamente, seu benefício é melhorar o fluxo de trabalho da empresa e dar mais espaço na pauta para trabalhar em objetivos macro e que muitas vezes são deixados de lado.

 

Vamos citar aqui 4 técnicas online e offline interessantes para melhorar sua realidade de gestor e contribuir com seu cotidiano.

 

Personagem Rey e BB-8 do Star Wars andando em um deserto

 

1 – Ande.

Sim, parece besteira, mas andar é uma maneira incrível de limpar sua mente e despertar sua criatividade. Grandes criativos da história como Beethoven, Steve Jobs e Mark Zuckerberg tinham o hábito de andar frequentemente. Segundo um estudo conduzido na Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, 60% das pessoas testadas foram mais criativas durante caminhadas e 80% tiveram o mesmo resultado após caminhadas (mesmo que em esteiras).

 

 

Demonstração do software incluindo uma lista de afazeres para o usuário

 

2 – Slack.

Quem não conhece o Slack deveria correr para adquirí-lo. Este aplicativo é a mais nova sensação no que se refere à comunicação interna e de time. Muito utilizado no ramo de tecnologia, o Slack ajuda na velocidade de comunicação, possibilitando a criação de canais específicos para cada tópico a ser discutido pela equipe. Além disso, o app conta com a funcionalidade de um bot, o qual pode lembrar o time de uma determinada tarefa a fazer e até mesmo fazer coisas mais complexas como dar os resultados do Google Analytics de seu website.

 

 

Tela inicial do Google Drive

 

3 – Google Drive.

Este parece bastante óbvio, mas poucas empresas estão o utilizando de forma proveitosa. Enquanto muitos utilizam o Google Drive apenas como local de armazenamento de arquivos, a real contribuição para o fluxo de trabalho vem quando você alia o poder de armazenamento com a edição de documentos em tempo real. Através dos apps parentes do Drive, como o Google Docs e o Google Sheets, você pode criar e editar simultaneamente com sua equipe diversos arquivos e deixar a informação sempre atualizada. Ainda de quebra você sempre possui um backup de seus dados na nuvem e não corre riscos de perder informações importantes caso algum computador seja danificado.

 

censo agências 2019

 

4 – Operand

Quem trabalha com criatividade sabe que controlar a pauta de tarefas e jobs não é algo simples, ainda mais no âmbito das agências, no qual a criação de peças é apenas uma das partes que move a grande máquina da empresa. É preciso coordenar as ações para que a mídia seja contratada de forma organizada, que a produção seja envolvida na hora certa para não atrasar alguma veiculação e acima de tudo a criação possa entregar o job a tempo e o financeiro possa disponibilizar a verba necessária para realizar cada parte do processo. É um processo gigantesco para o gestor e para toda a equipe, dá para perder de vista a quantidade de ações que uma equipe de agência precisa fazer para que tudo dê certo. Portanto, um sistema como o Operand é uma ótima forma para se organizar e automatizar alguns processos. Com ele você pode organizar suas tarefas, enxergar o desempenho da equipe, ver a lucratividade da agência, além de possuir módulos de mídia e atendimento essenciais para qualquer agência.

 

Utilizando estas técnicas e apps, você e sua equipe terão mais tempo para executar as ações que foram deixadas de lado ou até mesmo poder encarar mais clientes com a certeza de que é possível produzir todos os trabalhos dentro do prazo e sem despender energia desnecessária.