O que é Gantt e como ele pode ajudar na gestão de projetos

Você já pensou em como gerenciar um projeto moderno sem criar um gráfico ou cronograma de tarefas a serem executadas? É inviável. Uma organização visual e acessível para todos os envolvidos é indispensável para uma gestão de projetos de sucesso. Sabendo disso, o gestor deve buscar entender o que é Gantt, um dos tipos de gráfico mais usados na organização das atividades.

Neste artigo apresentamos o que é o gráfico de Gantt, como ele surgiu, para que serve e como usá-lo na gestão de projetos. Continue a leitura!

O que é Gráfico Gantt?

Em seu formato moderno mais comum, ele é representado por uma lista de entregas em um eixo contra o tempo no outro eixo. Um gráfico de Gantt simples esclarece prazos, marcos e progresso do projeto. Ele serve como uma única fonte oficial de organização das atividades para as equipes: todos sabem em quais demandas precisam trabalhar, quando e como isso afeta o projeto geral. 

O conceito foi criado, na virada do século 19, pelo americano Henry L. Gantt, que, trabalhando com o colega Frederick Taylor, desenvolveu um método para descrever o planejamento da produção e carregamento de recursos para fábricas e oficinas. 

Na verdade, os primeiros ‘gráficos de Gantt’ eram mais como tabelas do que gráficos, embora este tenha sido um dos primeiros exemplos do conceito de entrega versus tempo.

À época, o gráfico de Gantt foi descrito da seguinte forma:

“Para uma promessa de entrega ser cumprida, todo o trabalho em uma fábrica deve ser planejado com tanta precisão que, quando um novo pedido é recebido, é possível prever quando o trabalho será concluído. O gráfico de Gantt permite ao gerente manter diante de si todas as promessas que fez, concentrar sua atenção em superar obstáculos e evitar atrasos e, quando é impossível cumprir uma promessa, permite que ele dê adiantamento ao cliente aviso do fato.” (Wallace Clark).

Antes dos computadores, os gráficos de Gantt eram desenhados à mão como gráficos de barras, que se tornaram, desde então, sinônimo de ‘gráfico de Gantt’. 

Mais do que saber o que é Gantt: quem criou o gráfico?

Engenheiro mecânico, consultor administrativo e consultor industrial, Henry Laurence Gantt (1861-1919) desenvolveu gráficos de Gantt como uma ferramenta visual para mostrar o andamento real e programado dos projetos. Na década de 1920, a ferramenta de gerenciamento de projetos se consolidou como uma solução radical e inovadora. 

Os gráficos de Gantt foram usados, ​​pela primeira vez, em grandes projetos de construção, como a Represa Hoover, iniciada em 1931, e a rede de rodovias interestaduais, obra executada em 1956.

Para que serve o Gráfico de Gantt?

Para entender o que é Gantt, é importante saber que existem muitos casos de uso diferentes que podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto. Um gráfico de Gantt é especialmente útil para objetivos ou projetos variados porque permite:

• Simplificar a gestão de projetos complexos e acompanhar e monitorar seus KPIs; 
• Ajudar no gerenciamento de recursos quando se trata de planejar campanhas de marketing;
• Ter uma compreensão visual do escopo e dos requisitos de um projeto.

Agora que você sabe o que é Gantt, o próximo passo é entender melhor como funciona. Imagine, então, uma equipe de marketing usando um gráfico de Gantt para planejar todas as suas diferentes campanhas e tarefas, como mídia social, conteúdo do site, branding e muito mais. 

Com um gráfico de Gantt, todos os colaboradores envolvidos podem ver exatamente quais tarefas estão sendo executadas no momento, quais membros da equipe estão trabalhando nelas e como cada tarefa afeta a outra. Isso permite que eles planejem melhor as entregas e estimem os cronogramas com eficiência. Acima de tudo, o gráfico de Gantt é uma ferramenta de integração e gestão inteligente do tempo. 

Quais são os componentes de um gráfico de Gantt?

Em cada projeto, o desenho do gráfico de Gantt será diferente porque depende do seu fluxo de trabalho exclusivo. Ainda assim, existem seis componentes principais importantes para incluir:

• Datas/horas: os gráficos de Gantt mostram as datas das tarefas do começo ao fim, bem como seu lugar na linha do tempo geral do projeto para permitir um planejamento mais assertivo.
• Barras de tarefas: as tarefas são mostradas na ordem do que precisa ser concluído. Organizadas verticalmente à esquerda, as tarefas são representadas em barras, fixadas em uma linha do tempo, que permite visualizar melhor as interdependências de atividades ao longo da vida útil de um projeto.
• Marcos e progresso: os pontos de um projeto são representados como marcos, que em um gráfico de Gantt podem parecer tarefas com um marcador distinto. O progresso é rastreado em relação a quão perto cada fase está de seu marco correspondente. Às vezes, o gráfico de Gantt mostra uma porcentagem de conclusão de uma tarefa em andamento.
• Dependências: setas ou linhas são usadas para indicar quais tarefas dependem umas das outras.
• Marcadores de linha vertical: indicam os dados atuais de um projeto no gráfico, ajudando você a ver onde seu projeto está e quanto trabalho ainda precisa ser feito ou resta fazer.
• Recursos: algumas tarefas incluem recursos como ferramentas, documentos ou contatos úteis para concluir uma tarefa.

Benefícios do gráfico de Gantt na gestão de projetos

1. Facilita a representação visual de tarefas interdependentes

Em um projeto, quase todas as tarefas estão relacionadas entre si. Por exemplo, se a ‘Tarefa A’ não for concluída, você não poderá iniciar a ‘Tarefa B’, e se as ‘Tarefas A e B’ não forem concluídas, é impossível dar conta da ‘Tarefa C’. Tais interdependências ao longo do caminho crítico do projeto são inevitáveis ​​e muito difíceis de gerenciar.

Você pode lidar facilmente com essas situações com o gráfico de Gantt, que permite documentar as atividades interligadas de um projeto, dependências e duração programada. O gráfico de Gantt também permite ajustes de cronograma, caso ocorram os seguintes eventos:

• Se uma tarefa começar mais cedo ou mais tarde do que o esperado.
• Se as tarefas críticas são executadas em paralelo.
• Se dependências interligadas requerem a mesma (ou diferente) quantidade e qualidade de recursos.
• Se as tarefas anteriores correm o risco de atrasar o início das tarefas subsequentes.

Na prática, para entender o que é Gantt é importante saber que o gráfico permite determinar como os recursos podem ser compartilhados de maneira otimizada em vários projetos em andamento. Você pode agendá-los de forma que não afetem as tarefas críticas.

Portanto, quanto mais você vê, melhor pode reorganizar e acomodar as tarefas no cronograma.

2. Fornece colaboração perfeita da equipe do projeto

Os gráficos de Gantt fornecem uma comunicação transparente. Eles incorporam quadros de horários de recursos em relação às tarefas para as quais a equipe individual foi alocada. Dessa forma, as equipes de projeto são informadas sobre os esforços dos outros times com um resumo das tarefas pendentes, em execução ou concluídas. 

O uso do gráfico de Gantt também elimina a necessidade de ter uma ferramenta de comunicação separada. Isso porque ele fornece informações sobre as tarefas com cronogramas estendidos e tarefas concluídas no prazo ou antes do previsto. A disponibilidade, as competências e o tempo de trabalho se somam para garantir que nenhuma equipe seja sobrecarregada ou subutilizada durante o projeto.

Além disso, evita retrabalho ou erros desnecessários, com o trabalho de missão crítica sendo atribuído apenas ao pessoal certo. Dessa  forma, o gráfico de Gantt evita qualquer sobreposição de tarefas ou atraso no trabalho sucessivo. Ele combina os recursos existentes e suas capacidades de modo que suas competências sejam usadas de forma otimizada.

3. Mede o desempenho do projeto

Os gerentes de projeto, geralmente, enfrentam dificuldades para entregar projetos complexos dentro do prazo e, às vezes, ficam sobrecarregados. Um gráfico de Gantt ajuda a melhorar o gerenciamento do tempo. Como você tem uma visão clara de como as atividades estão distribuídas na pauta, pode alocar o tempo entre as tarefas com eficiência e ter um foco claro.

Uma vantagem impressionante de usar um gráfico de Gantt é que ele permite medir o progresso e o desempenho do projeto com base no número de marcos alcançados. Ele também identifica se os marcos foram alcançados antes, depois ou dentro da data proposta.

Com uma lista de marcos do projeto em mãos, você pode observar os conjuntos de habilidades que ajudaram na estratégia geral de execução da tarefa. Isso facilita o planejamento de projetos futuros, incentivando desempenhos e retendo recursos altamente qualificados no longo prazo.

4. Fornece dados de agendamento em tempo real

Um gráfico de Gantt é usado para rastrear cronogramas de projetos, garantindo que tarefas de alta prioridade e de missão crítica sejam executadas conforme o planejado. Por meio dele, os gerentes de projeto criam um log de prioridade de forma objetiva. Assim, as equipes podem se concentrar e colaborar para concluir o trabalho. 

Com dados de agendamento em tempo real, você evita o risco de deixar tarefas longas e complexas para o final. Mais importante, pode reavaliar a disponibilidade dos recursos, se o cronograma for comprometido devido à volatilidade do mercado ou a qualquer outra circunstância. 

É possível ainda fazer ajustes após uma tarefa terminar antes ou depois do estimado. Por exemplo, se os esforços de uma etapa do projeto foram estimados em cinco dias, mas terminaram em três dias, a próxima atividade poderá ser adiantada, começando antes da data prevista.

5. Melhora a tomada de decisão baseada em dados

Agora que você já sabe o que é Gantt, deve ter clareza de um aspecto: o recurso permite que você veja as coisas com muito mais clareza. Com ele, o gestor pode, por exemplo, acompanhar em tempo real e o andamento das tarefas. Em síntese, o gráfico de Gantt é um termômetro importante que fornece uma melhor compreensão de como as coisas estão indo no projeto. Ele resume os dados complexos em informações simples que ajudam na tomada de decisão eficaz.

Os gráficos de Gantt destacam tarefas essenciais em um caminho crítico. Você pode identificar as tarefas que têm mais impacto no sucesso do projeto e tomar decisões de acordo. Além disso, com base na análise de dados, a gestão pode identificar o que está funcionando e o que precisa ser mudado para atingir os objetivos. Ao trazer mais lucidez e transparência para a gestão, a análise de dados, a partir do gráfico de Gantt, também reforça o senso de responsabilidade de cada colaborador e do time envolvido.

O que é Gantt? Um gráfico que retrata da execução do projeto

Ao compreender o que é Gantt, vimos que esse é um recurso que vem ganhando popularidade por uma razão simples: ele retrata visualmente tarefas, atividades e eventos sensíveis ao tempo para que o projeto seja entregue no menor tempo possível.

Entre tantos outros recursos e ferramentas, o gráfico de Gantt desperta o interesse de gestores de projetos experientes porque permite um uso inteligente dos recursos, evitando excesso de custos, atrasos e sobrecarga de trabalho. Todos saem ganhando! 

No Operand, o gráfico de Gantt é um dos modelos de exibição da pauta da equipe criativa. A partir da visualização dele, você acompanha o planejamento dos jobs, o andamento e o status das entregas. Assim, tem visibilidade de todo o fluxo de produção e pode fazer os ajustes necessários.

O gráfico de Gantt é apenas um dos recursos utilizados para uma gestão mais visual em busca de maior produtividade no dia a dia. Quer experimentar na prática? Criamos um template especialmente para você, aproveite!