As melhores dicas para gerenciar os processos da agência

Quando pensamos na rotina de trabalho e buscamos formas de otimizá-la para alcançar uma maior produtividade. Geralmente vamos diretamente às tarefas, tentando organizar cada uma delas para executá-las durante o dia ou semana. Não há nada de errado com isso. Mas as tarefas não devem ser seu foco para atingir uma maior produtividade. A chave para isso é saber avaliar o tempo. Afinal, como gerenciar os processos da agência?

Tarefas X Tempo

Tarefas são ações a serem executadas. São trabalhos, e por si só não definem se você e sua equipe estarão aptos para completa-las rapidamente. E, ao mesmo tempo, com qualidade. Em compensação, tempo é uma grandeza, a qual controla diretamente a eficiência do seu trabalho. Ao organizar exclusivamente as tarefas, você não leva em consideração fatores temporais que influenciam em todo o processo do trabalho. Como: picos naturais de produtividade, horário de trabalho, as pausas necessárias e outros.

É justamente isso que iremos discutir a seguir. Como sair do senso comum e passar a pensar em tempo ao invés de tarefas.

Manter o foco por muito tempo não é fácil

Primeiramente, compreenda a nossa realidade humana. Por mais que nos esforcemos, manter o foco durante longos períodos de tempo é difícil (se não impossível). E, na maioria dos casos, não gera um bom rendimento. É importante levar em consideração na hora de executar os trabalhos que nossa produtividade oscila. Nosso foco sobe e cai ao longo do tempo, assim como a capacidade de produzir bons resultados.

Segundo estudos de Alejandro Lleras, da Universidade de Illinois, nos Estados Unidos, quando nos desligamos de um objetivo ou uma tarefa e em seguida reestabelecemos esta ligação, nossa atenção e foco crescem, ajudando a executar a tarefa em questão de uma forma mais eficiente. Sendo assim, a pesquisa mostra que criar intervalos regulares de descanso durante o trabalho faz com que o nível de produtividade se mantenha e até mesmo cresça.

Sendo assim, para garantir alta produtividade, planeje seu tempo tendo em mente pausas pré-programadas. Uma técnica de gestão de tempo que pode lhe ajudar é a técnica Pomodoro, a qual determina, através de um timer, o período trabalhado e o alerta para que, na hora certa, uma pausa seja feita. Essa técnica pode ser muito útil para gerenciar os processos da agência.

Gerencie o tempo e priorize

Agora, depois de esquematizar os períodos de produtividade e de descanso, garanta o tempo certo para cada atividade, priorizando as mais emergenciais e mais importantes. Assim você consegue alocar o tempo correto para produzir tudo e sabe, aproximadamente, quando você poderá entregar cada peça.

Porém, hierarquizar as tarefas em seu quadro de tempo não é tudo. Precisamos organizá-las ao longo da jornada de trabalho de uma forma que seja possível fazer uma coisa de cada vez. Contrário a o que muitas pessoas acreditam, multitasking, realizar diversos trabalhos simultaneamente, não é uma boa prática para produtividade. Na verdade, ao tentar executar várias tarefas ao mesmo tempo seu nível de concentração decresce exponencialmente. Assim, impossibilitando uma boa produtividade e diminuindo a qualidade final do trabalho.

Não estresse seu cérebro

Nosso cérebro simplesmente não é preparado para ser multi-tarefa e para longos períodos de foco, quando tentamos produzir diversas coisas ao mesmo tempo ou permanecemos tempo demais concentrados em uma tarefa, acabamos estressando nosso cérebro e exaurindo suas capacidades.

Ao organizar seu tempo, programar pausas para manter seu cérebro descansado e capaz de focar em tudo que você priorizou e hierarquizou para executar durante o dia, você já está facilitando seu trabalho e criando uma realidade propícia para aumentar a produtividade. Porém, fazer todos esses passos no dia a dia pode ser um tanto quanto difícil, principalmente por possuirmos rotinas bastante caóticas e temos a missão de gerenciar os processos da agência.

Faça da tecnologia a sua aliada para gerenciar os processos da agência

Por este motivo, uma boa forma de sistematizar o uso do seu tempo e de sua equipe é utilizar um software de gestão. Com a ajuda da tecnologia, os timers destes softwares podem ser estipulados para facilitar a visão do tempo gasto em cada atividade e para saber a hora certa de pausar o trabalho. Além disso, em alguns softwares há a possibilidade de cadastrar todas as tarefas e estipular o tempo para cada uma delas, o que facilita o processo de priorização e hierarquização.

Aproveite a tecnologia ao seu dispor para gerenciar os processos da agência e organize seu tempo para que as tarefas não sejam um obstáculo. Lembre-se, foque mais no tempo e na qualidade do uso deste recurso.

E se você se interessou pela possibilidade de utilizar um bom software de gestão, teste o Operand! 🙂