Como preparar minha agência para um sistema de gestão para agências

Esta é uma das perguntas mais frequentes que ouvimos, mas sua resposta é simples. Sim, sua agência (assim como todas as outras) está preparada para utilizar um software de gestão como o Operand. Existem, apenas, algumas arestas que precisam de aparos. Mas basicamente qualquer empresa criativa tem a capacidade de utilizar um sistema. Então, como um sistema de gestão para agências pode começar a ser implantado?

Para ajudá-los a enxergar como funciona o on-boarding para este tipo de software, vamos descrever o processo que utilizamos por aqui. E também como analisamos e auxiliamos nossos clientes para garantir que consigam utilizar nosso serviço e alcançar melhores resultados.

O processo de implantação de um sistema de gestão para agências

Em nosso processo de implantação existem 3 grandes etapas: as configurações iniciais, o engajamento da equipe e a passagem para nossa área de Customer Success.

#1 – Configurações Iniciais

A primeira etapa vem logo após a contratação do Operand. É o momento em que entramos em contato com você e sua empresa. Com o objetivo de entender um pouco mais sobre quem são e como funcionam. Para que assim possamos personalizar o atendimento e focar nos aspectos mais importantes para a sua realidade.

Ou seja, fazemos uma série de perguntas para formular este nosso guia. Um briefing sobre como iremos atendê-los e em seguida indicamos as configurações iniciais do sistema.

Neste primeiro momento é importante preparar a base do seu sistema de gestão para agências. Pois, assim, no uso do dia a dia tudo ficará mais fácil. Portanto, aproveite esse gás de início. Cadastre seus principais fornecedores, clientes recorrentes e seus colaboradores. Definindo as permissões de acesso para cada um.

Bem como, as demais informações que poderão ser utilizadas no cotidiano. E que agora estarão cadastradas para automatizar os preenchimentos no futuro.

#2 – Engajando a equipe

A segunda etapa do processo de implantação do Operand é mudar comportamento. Mas acalme-se, não queremos fazer com que sua equipe pense diferente ou aja de uma forma não espontânea. Nosso objetivo nesta segunda fase é desconstruir os maus hábitos de produtividade e gestão. Para poder construir uma nova forma de interagir com sua pauta e produção. Abraçando as principais features do sistema para melhorar o fluxo de trabalho e garantir mais produtividade.

Portanto, indicamos reunir a equipe para explicar como um software pode ajudar na produtividade de cada um. Isso ajuda a evitar desconfortos (como comunicação falha, interrupções desnecessárias na pauta e etc). Nesta hora é importante que você, como gestor, mostre para sua equipe o porquê optou por utilizar o Operand. E onde você enxerga que o sistema atuará e irá trazer mais efeitos positivos.

Integração é fundamental

Uma das situações mais recorrentes dos gestores que utilizam o Operand enfrentam é o não engajamento dos colaboradores no uso do sistema. Pois acham que é uma “burocratização” do trabalho. Por isso uma conversa franca e aberta sobre suas intenções pode ser exatamente o que eles precisam para entender o valor do Operand e como ele irá ajudar nos processos. Explicar como um sistema de gestão para agências irá atuar diminuindo atrasos, alterações por falta de comunicação, prazos mais bem definidos e menos dores de cabeça ao tratar destes com os clientes (principalmente com aqueles que querem tudo “pra ontem”).

Indicamos que nesta etapa, além de reunir a equipe para discutir sobre o sistema e explicar como tudo funciona e irá ajudar no trabalho, também aproveitem um momento unidos para assistir a um de nossos webinars. Agendem umas horinhas da sua manhã para fazer uma pipoca, abrir um refri gelado e ver as principais dicas de como utilizar o Operand no dia a dia e as melhores práticas para agilizar o seu trabalho com o uso do sistema.

#3 – Conte com a ajuda da nossa equipe

Por fim, nossa última etapa de implantação é ouvir o seu feedback. Depois de configurar as questões técnicas e engajar a equipe no uso do software, queremos ouvir o que você tem a dizer sobre sua experiência com sistema de gestão para agências. E como podemos dar assistência e dicas para que sua gestão fique cada vez melhor e mais prática.

Temos duas áreas especificamente preparadas e dispostas para ajudá-lo em todas as dificuldades que surgirem sobre o sistema e sobre o gerenciamento de uma agência. O Relacionamento (ou Customer Success) e o Suporte. Nestes dois setores do Operand você pode tirar todas as suas dúvidas e pedir uma ajuda quando precisar.

Devo chamar o Suporte ou CS?

Sugerimos entrar em contato com nosso Suporte para dúvidas e questionamentos sobre a parte técnica de nosso sistema. Enquanto a nossa área de Relacionamento é mais indicada para pedir ajuda em dificuldades mais subjetivas, como engajar a equipe, encontrar melhores formas de utilizar o sistema à favor da sua forma de gerenciar a agência e afins.

Temos em mente e em nosso DNA que o atendimento ao cliente não é algo apenas reativo. Mas também ativo. Principalmente próativo. Então, não se surpreenda se a galera do relacionamento ligar para você para saber como andam as coisas na sua agência. Nosso objetivo é sempre ajudar a melhorar a gestão de sua empresa e vê-la crescer.

Este é a nossa forma de levar o processo de implantação/preparação para utilizar o Operand. Você pode encontrar sua própria maneira de utilizar o software de gestão. Mas sempre conte com a ajuda do nosso time para que tudo fique mais prático e fácil.

E se você acha que sua agência está preparada para receber o Operand, que tal fazer um teste gratuito durante 7 dias? É só se cadastrar no nosso site! 😉