Briefing para agências: como fazer o melhor + template

O briefing é um dos instrumentos que tem o poder de impulsionar a produtividade do time, garantindo entregas de qualidade. Mas, se não for bem elaborado, ele pode gerar nós no processo de criação e comprometer os resultados. Por isso, construir um modelo de briefing para agência é fundamental.

Quando bem elaborado, o documento garante que o fluxo de trabalho seja ágil e o processo criativo seja eficiente. Já se ele tiver incompleto, o ritmo de execução e os resultados serão prejudicados. Então, é hora de aprender como fazer o melhor modelo de briefing para agência. Acompanhe nosso guia!

O que é um briefing?

Da mesma forma que um roteiro é indispensável para a produção de um vídeo, o briefing é o documento que norteia a criação de qualquer job que a agência irá produzir. Somente com o registro de todas as informações estratégicas é possível que os envolvidos estejam em sintonia para a produção do material.

Um bom briefing deve conter as seguintes informações:

  • Detalhes sobre o produto ou serviço do cliente;
  • Como está o contexto atual do setor que o cliente atua;
  • O perfil do seu consumidor;
  • Os objetivos da empresa e do cliente.

Boas razões para ter um modelo de briefing para agência poderoso

Se você já explora o briefing, sabe bem a diferença que ele faz. Mas, se dedicar com cuidado e exatidão a essa ferramenta não costuma ser muito fácil. Na prática, o ritmo da agência é acelerado e não sobra muito tempo para priorizar o planejamento. O fato é que quando essa fase é cumprida à risca tudo flui melhor. A seguir, veja boas razões para priorizar o preenchimento do briefing.

  1. Organização: as informações coletadas e sistematizadas no briefing são aquelas mais relevantes para a execução dos jobs. Ter essas informações em um só documento para consulta, facilita (e muito!) o trabalho dos profissionais envolvidos. Na prática, isso otimiza o processo de criação e a entrega de resultados.
  2. Planejamento: para garantir uma performance mais assertiva, o planejamento deve se tornar prioridade número 1. E o briefing pode auxiliar você nesse desafio. A partir dele, não só a sua equipe ganha as principais coordenadas para a execução dos jobs. Você também tem condições de ter uma visão detalhada do projeto. Com um processo bem definido e o seu acompanhamento, as chances de o projeto não atender às expectativas ou de gerar retrabalho diminuem muito.
  3. Referências e inspiração: quanto mais detalhado o briefing, maior será o número de informações e referências que irão pautar o desenvolvimento dos jobs e campanhas. Esse conjunto de dados ajuda o pessoal da criação a ser mais assertivo em suas escolhas, atendendo às demandas e expectativas dos clientes com mais precisão, otimizando o processo de aprovação com o cliente.
  4. Satisfação garantida: com tantos recursos e dados à disposição, as entregas do time certamente terão qualidade superior. Isso surpreenderá positivamente os clientes. Ou seja, eles ficarão mais propensos a expressar contentamento com o trabalho desenvolvido.

Elementos indispensáveis para a construção de um bom briefing

Um bom roteiro é composto por vários elementos que indicam como a cena deve ser composta.  No dia a dia da agência não é muito diferente. Por isso, um briefing poderoso deve conter todos os dados necessários para o desenvolvimento de um bom trabalho. Caso contrário, a agência pode arcar com prejuízos financeiros e de imagem. Afinal, nada pior do que a decepção de um cliente, não é mesmo?

Confira, a seguir, os elementos que fundamentam o modelo de briefing para agência.

Objetivos do projeto

Quando você fecha um contrato a tendência é querer executar os jobs logo para entregar resultados. Mas, espera um pouco! Você já estudou seu cliente antes? Já sabe com precisão os objetivos dele com o investimento na estratégia de comunicação?  Descubra precisamente o que o cliente pretende com os serviços  contratados. Só assim torna-se mais fácil criar bons materiais para a marca dele e também para a sua persona.

Orçamento

Boa parte do projeto, pelo menos seu tamanho e seu alcance, são decididos pelo orçamento que o cliente tem para investir no projeto de comunicação. É seu papel questioná-lo sobre isso.  Somente sabendo “o quanto seu cliente quer pagar” você terá tem condições de indicar as melhores mídias e ações para a estratégia de comunicação dele. Ou seja, ter a informação do budget da conta garante um alinhamento interessante e rentável para vocês dois.

Prazos e construção de cronograma

Esse é mais um aspecto que deve ficar muito claro para o seu cliente. Na construção do modelo de briefing para agência vale colocá-lo em destaque. Isso porque cada job ou campanha requer um esforço diferente, mas a maioria dos clientes não tem noção das particularidades para produção de cada peça. Seja paciente, sempre que preciso. Seja flexível, sempre que for viável. Quando não puder negociar o prazo, explique porque e oriente-o para a gestão dos prazos das próximas demandas.

Público-alvo

Por mais indispensável que esse elemento seja, não custa lembrar que somente conhecendo o público-alvo do seu cliente será possível desenvolver uma comunicação estratégica, focada em resultados. Nem sempre as empresas têm clareza sobre que é o seu público-alvo. Se esse for o caso, essa é mais uma chance de você vender seu peixe e auxiliar o cliente na identificação do público-alvo e na construção da persona. Lembre-se sempre de perguntar a qual grupo o público-alvo pertence: classe A, B, C ou D; a idade dos seus clientes e o perfil/comportamento no processo de compra.

Estilo, preferências e objeções

O desenvolvimento de um bom modelo de briefing para agência exige que você conheça muito bem cada é fundamental ter informações claras sobre o perfil e o estilo que o seu cliente pretende adotar em sua estratégia de comunicação. Aliás, mais do que isso: é essencial conhecer a essência da marca dele. Ela é mais clean ou supercolorida? Faz o estilo retrô ou é moderna?

Lembre-se também de conhecer as preferências e as objeções do seu cliente. Elas pertencem a uma esfera muito pessoal. Ele pode usar a cor azul, mas vetar o amarelo, porque o concorrente a usa ou simplesmente porque ele não gosta do amarelo e ponto. Portanto, para acertar nos jobs é preciso, sim, conhecer os gostos do seu cliente. Isso ajuda a sua equipe a ser mais assertiva e evita a refação.

Ao consultar o portfólio da empresa, você pode compreender melhor o modo como a empresa vem se comunicando. Logo, panfletos, flyers e fotos de produtos são ótimas referências a serem consultadas. Se o cliente não tiver um bom portfólio com essas peças, aproveite e venda esses serviços também. Torne-se seu parceiro nas estratégias de comunicação.

Passo a passo para o briefing perfeito

#1 Monte um time com quem entende do assunto

Pode parecer que não, mas as pessoas, aqui, fazem toda a diferença. Identifique, entre os profissionais da equipe do seu cliente, quem está mais apto  descrever as informações sobre os produtos, mercado de atuação e sobre os parceiros. A melhor fonte para fonte é aquela que conhece bem a organização. Ela pode te apresentar, em detalhes, o cenário do setor em que está inserida e o momento que a empresa vive.

Nessa conversa, busque extrair informações valiosas. Você pode solicitar acesso à pesquisa de mercado; pedir o faturamento anual e o tiquete médio; e, ainda, avaliar as métricas da empresa nas redes sociais. Tudo isso diz muito sobre o posicionamento atual da empresa. Além disso, indica possíveis caminhos que você pode seguir para construir o plano de ação.

#2 Compreenda o processo e participe

Durante a construção do modelo de briefing para agência, mantenha-se atento ao que os profissionais compartilham com você, mas seja mais do que um bom ouvinte. Leia com cuidado, analise as informações, dê ideias e sugestões e forneça alternativas.

Quando a construção é conjunta, o trabalho ganha muito mais corpo. Além disso, ao se envolver de verdade, você imerge no processo, evita interpretações equivocadas, tira todas as dúvidas e sabe exatamente o que o cliente deseja de transmitir.

#3 Organize reuniões curtas e produtivas

Um modelo de briefing para agência perfeito depende da constante interação entre o seu time e o profissional responsável pela empresa cliente. Por isso, prioriza a realização de reuniões periódicas para alinhamento dos projetos e construção das pautas. Assim como o briefing, elas também devem ser rápidas e altamente eficientes.

Ao conduzir uma reunião com este objetivo, controle o tempo e determine um limite para o profissional responder cada uma das perguntas do briefing. Assim, você garante a objetividade das informações e otimiza o tempo.

#4 Quando menos é mais

Você não precisa de um conjunto exagerado de informações para ter um bom briefing. Seja seletivo e busque reunir apenas dados relevantes, que sejam fáceis de localizar sempre que você precisar. Elimine informações desnecessárias. Elas não ajudarão em nada na hora da criação.

Além disso, seja simples. Buscar palavras rebuscadas ou usar  termos técnicos em excesso pode deixar o texto do briefing cansativo e confuso. Só o tempo que o profissional irá perder para compreendê-lo depois já mina a criatividade. Se não conseguir fugir dos termos técnicos, use-os com cuidado e inclua uma pequena descrição indicando seu significado.

Para um bom modelo de briefing de agência, quanto mais simples e objetivo o seu texto, melhor.

#5 O roteiro do briefing é apenas um guia

Sabendo disso, lembre-se que ele não precisa ser seguido à risca. Se necessário, você pode acrescentar perguntas, excluir ou modificar. Muitas vezes, a resposta de uma pergunta já contempla outras. Ou da resposta de uma delas surge outra. Nesse momento, deixe também a conversa fluir, sempre os dados e as novidades parecerem relevantes. No documento, reserve um espaço para essas alterações. Assim, você pode adaptar o roteiro, sem dificuldade, quando for preciso.

modelo de briefing para agência

Afinal, qual a estrutura do modelo de briefing para agência?

Como vimos, construir um briefing poderoso é mais estratégico e simples do que parece. Ele é capaz de nortear sua equipe de criação da melhor maneira, para que ela seja altamente assertiva. Assim, você também evita a tão temida refação. Existem muitos modelos de briefing disponíveis, mas você tem toda a liberdade para criar o seu. Aliás, com esse guia que preparamos você também tem todas as condições de construir o melhor modelo de briefing para agência. Para fechar esse material com mais uma hack valiosa, elencamos, a seguir, 10 perguntas que você pode usar para desenvolver um documento eficaz em parceria com os seus clientes.

Suponhamos que o briefing se refere a um serviço recém-lançado. Veja as perguntas mais indicadas.

  1. Quem é o responsável pelo desenvolvimento do serviço?
  2. Como foi o processo de estruturação desse serviço?
  3. Como o cliente pode contratar o serviço?
  4. O quanto este tipo de serviço é requisitado pelo mercado?
  5. Quais são as principais vantagens que o serviço oferece para os seus clientes?
  6. Quais são os diferenciais do serviço em relação aos concorrentes?
  7. Para qual público-alvo o serviço é ofertado ?
  8. O serviço possui alguma propaganda? Em quais canais de comunicação ela será vinculada?
  9. Quando o serviço costuma ser mais procurado?

Agora, você tem a opção de criar o seu próprio briefing ou baixar um que preparamos especialmente para compartilhar com você. Você pode adaptá-lo à realidade da sua agência. Descubra e explore as vantagens de um briefing poderoso. O fluxo de processo será mais ágil e assertivo e os resultados mais positivos. Todos têm muito a ganhar.