Agência Produtiva: Como garantir a entrega de jobs dentro do prazo

Você recebeu um trabalho e deve entregá-lo em um prazo apertado, muito menor do que normalmente precisaria. Surge a dúvida se sua equipe dará conta do recado e da entrega dentro do prazo apertado, mas é uma proposta irrecusável. O que fazer então? Será que sua equipe está preparada para entregar jobs dentro do prazo?

Hoje em dia, os prazos são cada vez menores e a qualidade deve continuar sendo muito alta. Isso é uma dificuldade para muitas empresas e, além disso, a forma de passar essa urgência para sua equipe pode estar relacionada com o trabalho que você entrega.

Pensando nisso, preparamos um passo a passo para motivar sua equipe a fazer a entrega, considerando o prazo apertado, sem perder a qualidade do trabalho. Confira.

Explique para quem é o trabalho

Se o trabalho é para um cliente com quem a sua empresa tem parceria há mais tempo, certamente a equipe se identificará com a marca, e conseguirá entrar no processo criativo com mais facilidade. Se o projeto é de um cliente novo, crie uma identificação entre o cliente e seu time, com certeza o trabalho renderá mais.

Mostre o como o trabalho deve ser feito

Explique o que o cliente quer e busque alternativas para incluir mais pessoas no projeto. Monte times que já trabalharam juntos e que obtiveram sucesso para que o trabalho seja feito da melhor maneira possível e entregue em tempo, mesmo com o prazo apertado.

Fale sobre o motivo da urgência

Explique o porquê da urgência. Seu cliente estava trabalhando com outra empresa e o projeto não atingiu as expectativas? É um cliente novo que precisa do trabalho e que se tudo der certo mais negócios serão fechados? Afinal, porque vocês têm um prazo apertado? Saber o motivo da urgência pode fazer sua equipe cooperar com mais disposição.

Distribua tarefas

Depois de falar sobre o job e explicar a situação que o cliente se encontra é hora de colocar as mãos na massa e começar a trabalhar. Para isso, você pode seguir os seguintes passos:

1º- Faça um Brainstorm: Separe um tempo para que todos deem ideias e possam participar do processo de criação. Dessa maneira as ideias de um complementam as do outro e a solução para o projeto pode ser encontrada de forma mais eficaz.

2º – Divida o trabalho: Não faça isso você mesmo, pergunte ao seu time quem fica mais confortável trabalhando com cada parte e com quem cada um quer trabalhar. Assim, cada pessoa fará parte da decisão do trabalho que vai fazer e se sentirá mais motivada a concluir a tarefa mesmo com o prazo apertado.

3º – Dê tempo: Depois que as tarefas foram divididas e todos estão cientes dos prazos, deixe cada um trabalhar no seu tempo. Acompanhe o trabalho de todos, mas sem pressionar, só assim você conseguirá bons resultados dentro do prazo apertado.

Dicas importantes:

1) Não pressione demais seu time. O processo criativo pode demorar e sob pressão as coisas podem piorar.

2) Tente manter um ambiente agradável e alegre mesmo no momento em que o prazo final está chegando.

3) Não exija uma quantidade absurda de horas extras, as pessoas só são produtivas quando conseguem relaxar um pouco.

4) Estimule alguns momentos de descontração, isso pode ajudar.

E você, pratica algum incentivo a mais para manter seu time unido e cumprindo os prazos?

Compartilhe com a gente, escreva nos comentários.