Gestor de projetos: entenda a importância deste profissional para a agência!

É comum a agência ter um dia corrido, a alta demanda de jobs, clientes cada vez mais exigentes quanto a prazos, e isso é só a ponta do iceberg. O fato é que sem organização, metas estabelecidas e direcionamento para equipe, nada sai do papel. Por isso, o gestor de projetos é um profissional essencial para a agência, independente do porte que ela tenha.

Segundo o Censo Agências 2023, a cada 5 jobs realizados, 50% sofrem alterações não previstas, e um dos principais motivos é a falta de um bom briefing e alinhamento com o cliente. E é aqui que entra a figura do gestor de projetos, responsável por garantir que tudo ocorra conforme planejado, atendendo às expectativas iniciais.

Entenda melhor, neste artigo, quem é o gestor de projetos e o porquê ele é tão importante para a dinâmica de trabalho da agência.

Aproveite o conteúdo!

O que faz um gestor de projetos?

O gestor de projetos é o profissional responsável por organizar as demandas da agência, mais especificamente dos criativos.

Ele tem a missão de liderar e coordenar todas as atividades, conduzindo a equipe na busca pelos melhores resultados.

Esse profissional tem um importante papel na estrutura de uma agência de publicidade e marketing. Isso porque ele é responsável por atribuir os jobs aos profissionais e definir os prazos. O trabalho dele visa garantir que as entregas sejam realizadas com eficácia e qualidade, com o máximo aproveitamento dos recursos disponíveis (equipe, tempo, equipamentos, entre outros).

Desse modo, o papel do gestor de projetos é direcionar os criativos, organizar e definir os cronogramas, otimizando os processos e o fluxo de trabalho.

🤓 Você sabia? Anteriormente, o gestor de projetos era conhecido como gestor de tráfego ou gerente de tráfego. A nomenclatura do cargo mudou, pois, hoje, o tráfego é entendido como uma estratégia voltada para o marketing digital que visa atrair visitantes para as páginas online.

Gestor de projetos: formação e mercado de trabalho

A gestão de projetos é uma área relativamente nova, e ela vem ganhando espaço em diferentes setores do mercado. Portanto, não existe uma formação específica para quem está interessado em ingressar na área.

No caso da agência, a formação mais comum é Publicidade e Propaganda, Marketing e áreas correlatas. Além disso, especializações, como MBA ou pós-graduação em Gestão de Projetos, contribuem para o currículo. Outro fator importante é a experiência, ela conta (e muito) na hora da contratação. É possível começar como assistente em projetos, até se tornar gestor.

Segundo o Glassdoor, o salário médio nacional de um gestor de projetos é de R$ 5.750,00, podendo chegar até R$ 13 mil.

Gestor de projetos: quais as suas funções?

Atualmente, as agências de marketing digital ou publicidade trabalham com uma alta demanda de jobs. Em um mesmo dia, os profissionais estão trabalhando na entrega de campanhas audiovisuais para redes sociais e/ou TV, na criação de peças conceito, materiais de divulgação, desenvolvimento de site, entre outros.

Diante deste cenário, corrido e um pouco caótico, a organização é primordial. Portanto, o gestor de projetos é extremamente necessário na agência, pois, ele será o responsável por conduzir e organizar as pautas e os jobs, garantindo que as entregas sejam efetuadas no prazo combinado com os clientes.

Dentre as principais funções deste profissional, estão as seguintes:

Organizar os briefings e demandas

Antes de direcionar os jobs para a equipe de criativos, o gestor de projetos se reúne com o atendimento publicitário, e os profissionais responsáveis pelas contas. Neste momento, o briefing dos projetos é discutido, antes de ser atribuído para os profissionais criativos. 

Definir os objetivos

O sucesso de cada projeto depende de objetivos claros. Portanto, o papel do gestor de projetos é definir e estabelecer, no início de cada job, metas mensuráveis. Isso porque é a partir deste ponto que a equipe começará a construir a campanha para o cliente.

Além disso, é neste momento que o gestor irá definir o escopo do projeto, estimar os custos que envolvem o job e definir o orçamento necessário para campanha, informando o cliente sobre estes valores.

Coordenar e monitorar as entregas

O trabalho do gestor de projetos não termina após a delegação de tarefas ao time criativo. Aliás, esse é apenas o começo.

Monitorar as entregas também faz parte das funções deste profissional. Esta é uma importante etapa de todo processo, já que por meio dela é possível verificar a evolução das entregas e garantir que tudo está sendo realizado dentro do cronograma validado com o cliente.

Monitorar o tempo e as despesas

Na proposta orçamentária, os custos e o tempo dispensado para determinado job são estimados. Portanto, cabe ao gestor monitorar essas informações em tempo real. Inclusive, faz parte do trabalho verificar se a escolha dos recursos (equipamentos e equipe) está dando certo. 

Dessa maneira, é preciso entender se o desempenho dos profissionais pode afetar o andamento do job ou se está comprometendo as entregas. Tenha em mente que tudo isso tem impacto direto na satisfação do cliente.

Realizar avaliações internas

A entrega de um trabalho não significa o fim do ciclo. Isso porque ao receber o job finalizado, o cliente fará os seus apontamentos, avaliando os pontos positivos e solicitando ajustes, caso seja necessário.

Com os ajustes feitos e o trabalho entregue, é hora da avaliação interna. É importante que o gestor de projetos volte sua atenção para essa tarefa e a realize com calma.

É hora de verificar se a equipe conseguiu corresponder às expectativas do cliente, e se houve evolução do time em relação às entregas anteriores.

Qual é o perfil do gestor de projetos?

O gestor de projetos é uma peça-chave dentro da agência, pois atua na coordenação da equipe e das entregas. Portanto, ele precisa ser alguém extremamente organizado e com capacidade de liderança. 

Além disso, o trabalho também exige um perfil multidisciplinar, conhecimento na área e várias habilidades, como:

• Comunicação: esta é umas das principais qualidades deste profissional. Se comunicar de forma clara (escrita e/ou verbalmente) é extremamente importante. Lembre-se: o gestor é o responsável por guiar a equipe, logo, ele precisa passar todas as informações corretamente, para evitar erros futuros.
• Gerenciamento de conflitos: o gestor de projetos tem a missão de facilitar os processos, melhorar a comunicação entre a equipe e mapear possíveis obstáculos, a fim de contorná-los e garantir as entregas. Para isso, é importante ser claro na hora de distribuir as tarefas para a equipe e atuar na resolução de conflitos, se preciso.
• Decisão: para garantir entregas bem-sucedidas é importante ter pulso firme. Ou seja, é preciso saber o momento certo de decidir sobre cada aspecto e detalhe do projeto. Tenha em mente que qualquer decisão errada pode comprometer todo o trabalho, impactando diretamente na entrega e na satisfação do cliente. Portanto, é importante saber a hora certa de agir e fazê-lo rapidamente.
• Empatia: é essencial conhecer sua equipe e entender que cada um funciona de uma forma diferente. Ou seja, é preciso se atentar aos detalhes e ao modo como cada um trabalha, verificar se há dificuldades ou não, e auxiliar os colaboradores. Afinal, eles são peça-chave para o sucesso da agência.
• Fácil adaptação e agilidade: a cada novo projeto, a agência precisa entender as expectativas dos clientes em relação ao trabalho, o que pode variar conforme o job. Por isso, é importante que o gestor de projetos saiba absorver, gerenciar e organizar o escopo da nova demanda, organizando as entregas a partir de um cronograma. 

Gestor de projetos: 4 dicas para ter sucesso!

A gestão de projetos é baseada na estruturação de um projeto, isto é, o modo como ele é feito, o planejamento, execução, monitoramento e controle de tarefas. Para desenvolver este trabalho de maneira correta é preciso detalhar o escopo das atividades, recursos humanos e financeiros, entre outros pontos.

O trabalho é longo, mas o produto final e a satisfação do cliente valem a pena. A seguir, listamos 4 dicas que auxiliam o trabalho do gestor de projetos. Confira!

#1 Desenvolva sua liderança

A principal função do gestor de projetos é coordenar a equipe, logo, é importante ser um bom líder para saber orientar o time de criativos e todos os profissionais envolvidos no job.

Não basta apenas ter senso de supervisão e chefia. Para se destacar no setor é preciso saber lidar com o capital humano da agência. Isso porque o excesso de cobranças compromete o desempenho do time, acirra disputas e uma hora a pressão interna pode causar problemas.

Por isso, é essencial desenvolver um olhar mais humano, com foco nas necessidades do grupo. Além, é claro, de aprender sobre inteligência emocional, entender como mobilizar a equipe em prol de um propósito comum e desenvolver técnicas de mentoria.

#2 Saiba se comunicar

A comunicação é um elemento essencial dentro das agências. Para ser um bom líder saber se comunicar é primordial. Nesse caso, não estamos falando apenas de fluência verbal, é preciso saber adequar a linguagem ao público para o qual você está direcionando a comunicação.

Desse modo, é preciso manter contato com o cliente, a fim de alinhar as expectativas e evitar alterações no escopo, que possam influenciar o custo, prazo e/ou qualidade do projeto. Além disso, a comunicação com a equipe deve ser fluida, clara e transparente, para ser possível construir uma boa cultura de feedbacks.

#3 Busque sempre conhecimento

Aprender é demais. Um dos melhores modos de se tornar um bom gestor de projetos é adquirindo conhecimento teóricos e práticos por meio de especializações. O aprimoramento fornece uma visão mais abrangente sobre a área.

Além disso, é importante se atualizar constantemente, buscando conhecer  as melhores práticas na gestão de projetos. Por isso, workshops, palestras, treinamentos e webinars são ótimos momentos para adquirir e trocar conhecimento.

#4 Saiba como usar as ferramentas de gestão ao seu favor

Utilize a tecnologia ao seu favor. Hoje, existe uma série de ferramentas que auxiliam a otimizar os processos, definir orçamentos e cronogramas, e ainda, alinhar as metas com as equipes.

Com o software de gestão de projetos da Operand, você pode organizar os jobs, verificar o andamento de cada projeto, e acompanhar a entrega dos profissionais envolvidos. 

O sistema contém 9 funcionalidades que auxiliam a organizar as tarefas relacionadas a cada projeto. Além disso, ele possui uma aba de relatórios que permitem identificar possíveis ‘gargalos’, acompanhar o desempenho e verificar o nível de evolução da equipe.

#5 Conheça boas metodologias

Como já mencionamos, a organização é um dos elementos essenciais na gestão de projetos, pois é preciso definir prazos, objetivos e as entregas a serem realizadas, estabelecendo as metas por níveis de importância.

Por isso, as metodologias ágeis podem ajudar! As boas práticas que auxiliam na condução dos processos do projeto, tornando o fluxo de trabalho mais ágil e flexível, diminuindo os obstáculos e aumentando o controle e a produtividade.

Conheça mais detalhadamente como as metodologias ágeis funcionam. Baixe o E-book: Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos e saiba como elas podem auxiliar o trabalho do gestor de projetos e da agência!