Metodologias de projetos para aplicar na sua agência

Talvez você esteja buscando maneiras de lidar com a alocação de recursos ou, então, achando difícil manter os projetos sob controle e dentro do orçamento. Você pode, também, estar procurando novas maneiras de simplificar o fluxo de trabalho da agência e melhorar a comunicação da equipe.

Para qualquer uma dessas demandas, conhecer novas metodologias de projetos pode ajudar muito! Assim, você pode desenvolver novas habilidades de gerenciamento de projetos, levando sua agência para o próximo nível com a ajuda da tecnologia moderna.

Agora, continue lendo o artigo e prepare-se para conhecer e adotar novas metodologias de projetos!

Metodologias de projetos: conceito e aplicação

As metodologias de projetos são estruturas que fornecem diretrizes, processos e técnicas específicas para simplificar e otimizar o gerenciamento de projetos. Elas oferecem práticas padronizadas para planejamento, execução e monitoramento de projetos.

Cada metodologia tem seu próprio conjunto de princípios, fases, ferramentas e entregas, com uma abordagem estratégica e comprovada para o gerenciamento de projetos.

Os gerentes de projeto podem escolher uma metodologia que atenda às necessidades exclusivas do projeto, bem como à cultura da agência.

A seleção da metodologia ideal, aderente à realidade da agência, pode ser a chave para obter resultados bem-sucedidos, aumentar a satisfação do cliente e impulsionar o crescimento dos negócios.

A seguir, listamos quatro metodologias de projetos que as agências normalmente usam.

1. Ágil (Agile)

Dentre as várias metodologias de projetos, uma das abordagens flexíveis é a Ágil, também conhecida como Agile, que se concentra na criação de pequenas melhorias ao longo do tempo. 

Nesse modelo, a agência pode alcançar melhorias graduais por meio da repetição de processos e do repasse de instruções. O fluxo de trabalho é aprimorado um pouco a cada iteração, por exemplo.

Como o ágil enfatiza a colaboração, a adaptabilidade e a melhoria contínua, ele atende ao dinamismo do um ambiente de agência. 

A metodologia ágil é ideal para agências que trabalham em projetos com requisitos dinâmicos e em evolução que exigem colaboração e feedback frequentes do cliente.

Na prática, essa abordagem tende a funcionar bem para agências digitais, agências de publicidade e de desenvolvimento de software, já que elas operam em um ambiente dinâmico e em constante mudança.

Veja como as agências podem se beneficiar do Agile:

A colaboração é incorporada à abordagem

Você precisa estabelecer um fluxo de trabalho colaborativo entre os vários especialistas em projetos. Muitas vezes, os gestores montam uma equipe para um cliente específico. Agile facilita essa necessidade de colaboração entre pessoas e departamentos.

O projeto precisa evoluir com o tempo e, às vezes, com velocidade em várias campanhas de clientes. 

A abordagem iterativa do Agile deixa espaço para flexibilidade. Assim, você não avança seis passos cedo demais em um projeto. Isso significa que você não precisa retroceder sete passos para responder às mudanças.

Você precisa criar valor cedo para obter a adesão do cliente 

A abordagem iterativa e colaborativa do Agile ajuda você a entregar valor ao cliente cedo e com frequência. Como atuam como prova de conceito, as vitórias iniciais constroem a confiança do cliente. Essa confiança do cliente gera um nível de aceitação que leva seu projeto de bom a ótimo.

2. Scrum 

Entre as metodologias de projetos, o Scrum fornece melhor colaboração entre equipes e melhor visibilidade do andamento das atividades. Na prática, essa metodologia ágil se concentra na colaboração entre áreas e pessoas. 

São vários os benefícios do Scrum:

• Promover o progresso iterativo;
• Melhorar a colaboração da equipe;
• Fornecer visibilidade e transparência sobre o andamento do projeto;
• Viabilizar o aumento de produtividade e adaptabilidade;
• Contribuir para a entrega pontual de resultados de alta qualidade.

Usando o Scrum, você trabalhará em sprints curtos que produzem resultados incrementais. Eles deixam espaço para que o líder consiga conduzir as mudanças conforme o projeto avança. 

O Scrum também é ideal para agências que entregam projetos complexos que exigem a dedicação de vários profissionais e especialistas. 

Veja como as agências podem se beneficiar do Scrum:

Uma abordagem incremental deixa espaço para reagir à mudança

Depois de executar o primeiro sprint, você reuniu dados que podem ser avaliados para melhorar a estratégia digital. O Scrum fornece flexibilidade para usar os dados em seu próximo sprint.

Feedback frequente, adaptação e colaboração mantêm as equipes alinhadas

À medida que você obtém novos insights, sua abordagem de projeto pode precisar se adaptar. Com o Scrum, o gestor pode manter sua equipe alinhada para garantir o sucesso do projeto.

Reuniões rápidas diárias

Também conhecidas como daily scrum, as reuniões rápidas diárias podem ajudá-lo a redirecionar os esforços da equipe e receber feedbacks. Isso aumenta suas chances de entregar um serviço de alta qualidade que atenda às crescentes necessidades e expectativas do cliente.

3. Kanban: forneça clareza visual e otimize os fluxos de trabalho

Entre as metodologias de projetos, o Kanban também se destaca por ser ágil. A diferença? Essa abordagem é altamente visual. Dessa maneira, é possível detectar gargalos antecipadamente e manter o progresso do trabalho. 

O benefício da metodologia Kanban é sua capacidade de fornecer clareza visual, otimizar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade. Tudo isso a partir da  visualização de tarefas, que permite acompanhar o trabalho em andamento, aumentando a produtividade e eficiência da equipe. 

Veja como funciona:

1. Você divide o quadro Kanban em três colunas: “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”
2. Trabalhe para limitar o número de tarefas na coluna do meio, “Fazendo”, e coloque o foco nas tarefas em andamento na coluna “Concluído”.

Essa é uma das metodologias de projetos indicada para equipes que trabalham com várias demandas simultaneamente, com diferentes graus de urgência e prioridade.

Veja as vantagens de contar com uma abordagem de gerenciamento visual, como o Kanban. 

As equipes se sentem poderosas

Nas agências, geralmente, as equipes exercem muitas funções. Com recursos limitados, qualquer atraso pode levar rapidamente ao fracasso do projeto. O Kanban dá à sua equipe prioridades claras e pode detectar gargalos, evitando problemas maiores e atrasos.

O tempo da equipe é limitado e distribuído entre os projetos

Geralmente, as agências têm recursos limitados, então é preciso usá-los com sabedoria. O Kanban ajuda você a gerenciar a equipe do projeto, de acordo com as prioridades. Com o Kanban, todos os colaboradores sabem quais são suas tarefas, os prazos e como elas estão conectadas com as demandas dos colegas.

4. Gráfico Gantt: simplifique os processos e otimize a utilização de recursos 

O gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento que pode definir o sucesso de um projeto. Ao usá-lo, os gerentes e as equipes acompanham de perto todas as atividades, facilitando a entrega de todas as tarefas conforme o planejado.

Um gráfico de barra simples ilustra e exibe o período de tempo completo de um projeto, incluindo detalhes como:

• A data de início e a data de término do projeto;
• A lista de tarefas com os prazos;
• Quem está trabalhando em qual demanda?
• Quais tarefas são interdependentes?
• O progresso feito em cada tarefa.

Veja como as agências podem se beneficiar do uso do gráfico Gantt: 

Melhor planejamento e programação

O gráfico de Gantt é uma maneira fácil de planejar e agendar tarefas de acordo com o prazo do projeto. Usando um gráfico de Gantt, gerentes e equipes podem ordenar tarefas em etapas de entregáveis ​​e ter uma melhor compreensão de seus principais marcos em um projeto e da divisão de trabalho.

Otimização da gestão de projetos complexos

O gráfico Gantt ajuda a acompanhar cada tarefa ou um grupo delas e apresenta todos os dados relevantes em um local central. Ele oferece um design fácil de usar e amigável que torna até mesmo as informações de marketing mais complexas facilmente acessíveis.

Limpar dependências de tarefas

Entre as metodologias de projetos, o gráfico de Gantt ajuda a identificar quais tarefas são paralelas e quais são sequenciais em um projeto.

Assim, os colaboradores têm uma compreensão mais profunda das relações entre as tarefas, de modo que podem organizar sua pauta para cumprir com os prazos.

Comunicação aprimorada

A comunicação eficaz entre líderes e colaboradores é uma das vantagens do gráfico de Gantt, que torna a rotina de trabalho mais colaborativa e produtiva. Essa é uma das metodologias de projetos que favorece o alinhamento entre os profissionais do time, evitando mal-entendidos e atrasos nas entregas. 

Melhor aproveitamento do tempo

Um gráfico de Gantt ajuda os líderes de projeto e os membros da equipe a fazerem uma gestão inteligente de seu tempo.

Ele fornece a eles uma visão unificada do andamento do projeto e permite que eles aloquem seu tempo para o que realmente precisa ser feito, em vez de trabalhar sem pensar.

Metodologias de projetos: busque a melhor alternativa para sua agência

Como vimos até aqui, são várias as opções de metodologias de projetos disponíveis no mercado. Em comum, todas proporcionam melhoria contínua no fluxo de trabalho, organização e colaboração entre os profissionais. 

As metodologias de projetos ajudam as equipes a revisar, regularmente, seus fluxos de trabalho e identificar oportunidades de fazer diferente. Assim, além de capacitar sua equipe, a agência tende a ganhar maior produtividade, adaptabilidade e inovação. Tudo isso potencializa o crescimento dos profissionais e da agência.

Conhecer as metodologias de projetos é essencial para entender qual delas melhor se encaixa na sua rotina e qual atende a sua necessidade. Você sabia que o Operand agrega algumas dessas funcionalidades?

Essa e outras curiosidades sobre o sistema você pode conferir no nosso artigo clicando aqui!