Squads no marketing: o que são, por que e como utilizá-los?

Neste post você descobrirá tudo sobre squads no marketing. Boa leitura!

O que são squads no marketing?

Diferente dos times tradicionais, que têm uma figura de liderança, e uma
divisão funcional de tarefas, atribuições e cargos, o squad é um time cross-funcional. Na prática, todos os envolvidos em um projeto trabalham de maneira conjunta e complementar, com foco na cocriação de soluções e autonomia para definir prioridades. Os squads no marketing são times auto-geridos, multidisciplinares, que mantêm um senso de auto-organização, objetivos alinhados aos da empresa e lideranças mais orgânicas.

Baseada no desenho organizacional do Spotify, a metodologia de formação de squads têm sido adotada por várias organizações. A proposta é otimizar processos, ganhar agilidade e conquistar resultados com mais velocidade. A fórmula também leva à inovação e ao aumento da produtividade. A questão é: usar squads no marketing é uma boa ideia?

Depende, essencialmente, da maneira como você pretende incorporar a técnica. Isso porque é preciso levar em conta uma série de fatores ao propor uma mudança estrutural como essa. Vale se perguntar, por exemplo, qual o perfil do seu time?

Afinal, a formação de squads foi pensada considerando a culture code e o perfil dos colaboradores do Spotify.

Ainda assim, dá para se inspirar no método ágil e fazer diferente no departamento de marketing. Veja, a seguir, os principais elementos que você precisa ter em mente.

#1 Dois grandes pilares dos squads no marketing

Como sabemos, a área tem uma dinâmica única. São muitos processos, atividades, tarefas, projetos e pessoas envolvidas. Daí a importância de se apropriar da técnica de maneira inteligente, extraindo a sua essência.

Comumente, os squads são formados com times de três a dez profissionais. Juntos, eles devem ter toda a expertise  necessária para o desenvolvimento e a entrega do projeto, do início ao fim. Ou seja, nesse modelo, o setor de marketing deixa de ter subdivisões como endomarketing e marketing de conteúdo e passa a ter squads multidisciplaneres, formados para atender às demandas de cada projeto.

Basicamente, a formação de squads no marketing deve se basear em dois pilares:

1. Desapego das ideias: com o método, o Spotify ensina que é necessário aprender com o caminho. Ou seja, entender o que está dando certo, desapegar das práticas que não trazem resultados e, assim, descobrir como fazer diferente.

2. Flexibilidade para mudanças: o trabalho do time é orientado a um objetivo principal, como, por exemplo, oferecer a melhor funcionalidade para o cliente. Com essa visão, os profissionais se mantém críticos, observam os concorrentes, analisam o produto o tempo inteiro e buscam agregar valor de negócio para todos os envolvidos. Para tanto, são flexíveis, dispostos a encarar mudanças e conhecer o novo.  

#2 Como criar squads no marketing?

A formação dos squads não depende apenas dos dois pilares. É essencial seguir quatro etapas que orientam essa construção.

1. O primeiro passo é promover uma mudança cultural da organização e das pessoas

E tudo começa com a mudança de postura do gestor. Neste modelo, o líder deixa de ser superior na hierarquia e passa a trabalhar lado a lado com os profissionais, como um servidor facilitador.

É ele, por exemplo, que planeja os caminhos a serem seguidos pelo squad em cada sprint.

Sprint é a cerimônia do Scrum que ajuda a definir um prazo específico para as tarefas prioritárias serem realizadas em um ciclo regular que se repete ao longo do tempo. O sprint garante um ritmo mais acelerado nas execuções, aumentando a produtividade do time.

Depois de fazer alguns testes, o time e o gestor definem juntos se o sprint irá durar uma semana, dez dias ou quinze dias. Neste intervalo de tempo, os profissionais devem realizar as tarefas predeterminadas em uma reunião semanal.

Cabe ao líder definir quais serão as próximas etapas a serem realizadas e quais tarefas saem do backlog, um tipo de repositório de tarefas que devem ser implementadas, e passam para o sprint.

Uma vez que o time sabe o que deve ser feito, o papel dos membros é descobrir como. Eles têm autonomia para isso. Contudo, é importante que o líder permaneça por perto e ajude no que for preciso. Ou seja, que tenha a postura de um verdadeiro treinador (coach), orientando a equipe na resolução de problemas e contribuindo com a execução das tarefas.

2. Metodologias ágeis como facilitadoras da gestão de projetos

Para planejar e viabilizar a formação de squads no marketing, as principais fontes de referências para times e líderes são as metodologias ágeis usadas pelas equipes de desenvolvimento de produtos digitais, de software, de TI e startups, com o objetivo de ganhar produtividade.

Dentre essas, Kanban, Scrum e suas cerimônias e Lean se destacam por terem sido criadas para times de engenharia. Contudo, desde que bem adequadas, podem ser aplicadas também em squads no marketing, contribuindo para a conquista de ótimos resultados.

Na prática, é possível construir um modelo próprio para o setor de marketing tal como o Spotify fez, incorporando práticas de diferentes metodologias.

Do Scrum, é possível adotar algumas cerimônias como:

1. Reuniões periódicas de sprint com clientes;
2. Reuniões de acompanhamento de ações;
3. Reuniões de retrospectiva sprint.

Já com base na gestão de projetos Kanban, é possível construir um modelo de acompanhamento das tarefas pelo líder e pelo tim. Dá até para contar com a ajuda da tecnologia!

Para facilitar, o software de gestão de projetos de marketing Operand oferece o recurso de gestão das tarefas baseado na metodologia Kanban, sendo possível também trabalhar com a formação de squads e o uso de Scrum para agilizar as entregas.

Assim, o líder acompanha em tempo real o status de cada tarefa e sabe exatamente quando deve aprovar ou propor ajustes nos jobs.

3. A tecnologia como facilitadora da comunicação

Alguns fatores são indispensáveis para a formação de squads no marketing. A mudança de cultura da organização e do mindset das pessoas é o primeiro passo. Sem essa disposição para enfrentar o novo, o desafio se torna inviável. O uso de métodos ágeis é a segunda parte da estratégia. Ao incorporar novas ferramentas, a produtividade do time aumenta, o clima organizacional melhora e as pessoas passam a visualizar os resultados do novo modelo de estrutura de time.

Chegamos ao terceiro aspecto: a formação de um squad só faz sentido e traz resultados efetivos quando existe uma comunicação integrada entre os membros do time.

Muito além das cerimônias já citadas, que podem fazer parte do processo, é preciso usar outras ferramentas que tornem a comunicação do time mais ágil, integrando, de fato, todos os membros.

Assim, todos os envolvidos sabem exatamente o que está acontecendo, o que precisam fazer de imediato (prioridade) e como podem colaborar para entregar o melhor para o cliente.

4. Trabalho focado em problemas e hipóteses

Mas se você acha que a formação de squads pode gerar apenas um time tarefeiro, saiba que está muito enganado. A proposta é justamente sair do operacional para dar apoio estratégico e gerar impacto nos resultados finais.

Por isso, os profissionais buscam definir hipóteses, realizar testes, mensurar resultados e validar ou aprender com ações em diferentes canais de comunicação. É assim que conseguem identificar maneiras de crescer ou ainda mapear e eliminar fatores que estão dificultando o posicionamento da marca no mercado.

Para ser eficaz e eficiente, é fundamental que o squad e o o time de produtivo definam juntos:

um objetivo estratégico e de longo prazo, diluído em metas mensuráveis táticas e de médio prazo, com ações operacionais de curto prazo bem definidas. Aliás, é a execução desse planejamento que irá gerar valor para a marca.

#3 Lições importantes sobre squads

Com base na formação de squads e no case da Spotify, elencamos algumas lições fundamentais que você deve ter em mente, se quiser apostar nesta ideia.

1. As regras são boas no começo, mas é bom questioná-las e quebrá-las, se for preciso.
2. Os times são responsáveis por todo o processo, de ponta a ponta, e têm total autonomia para tomar decisões técnicas.
3. Os líderes devem focar em quais problemas resolver e os times devem pensar em como resolver.
4. É preciso eliminar desperdícios de todo tipo, inclusive de tempo das equipes. No Spotify, todos os times têm acesso a todos os códigos, embora cada um seja responsável por uma parte do aplicativo ou do menu. Assim, o acesso rápido otimiza o tempo e a produtividade dos times.
5. Os profissionais podem falhar, desde que se recuperem rápido e aprenda para não cometer o mesmo erro de novo. Com 100% de previsibilidade, você terá 0% de inovação.
6. O ambiente de trabalho pode, de alguma maneira, ser divertido. É possível fazer coisas legais dentro da realidade corporativa.
7. O autogerenciamento permite também a tomada de decisões que deve ser feita com base em dados: hipóteses e números tomam o lugar de opiniões e achismos.
8. Criar um conceito, uma definição de entrega incrível é importante. Esse pode ser o novo padrão do setor de marketing.
9. O gestor precisa ser a cultura que ele deseja. A postura dele deixa claro o que ele quer da sua equipe.

Enfim, quer conhecer novas tendências e estratégias de gestão para incorporar na sua área? Acompanhe o blog da Operand! Aqui, você encontra o melhor conteúdo para orientá-lo no dia a dia do setor.