Como organizar as tarefas diárias usando a pauta timeline do Operand

O dia a dia nas agências pode ser muito agitado e, mesmo com planejamento e atribuições prévias para cada membro da equipe, sempre há jobs chegando a todo momento e os prazos curtos podem desafiar a gestão e a organização das tarefas diárias.

Além disso, nem sempre é tão simples para quem exerce o cargo de gestão verificar a pauta de todo o time para poder incluir novas demandas. Há quem esteja com mais tarefas e há quem esteja com a pauta mais livre, seja num período do dia ou em algum horário específico.

Para organizar essas atividades e evitar a sobrecarga da sua equipe, é preciso contar com um sistema de gestão de tarefas flexível e que se adapte à realidade das agências. Para isso, sugerimos o uso da pauta timeline diária do sistema Operand.

O que é a pauta timeline e como ela ajuda nas tarefas diárias?

A pauta timeline pode ser utilizada tanto na visão mensal quanto na visão diária, vai depender de como o time e a sua liderança desejam organizar o trabalho. Ambos podem contribuir muito com a gestão de tarefas. A plataforma é flexível e permite o uso personalizado, por isso a escolha vai depender de cada equipe. 

Inspirada no Gráfico de Gantt, é dividida por colunas que correspondem aos dias do mês e por linhas que exibem os usuários. Na visão diária, as colunas mostram os horários do dia. Quando há a necessidade de encaixar novas atividades, como aqueles jobs que “caem de paraquedas” na pauta, recomendamos que seja utilizada a função de timeline diária.

O seu uso precisa ser alinhado com o registro de novas tarefas. No momento de inserção do prazo, é preciso indicar sempre a data e o horário de execução e de entrega, para que a atividade seja exibida na visão da timeline diária.

Com essas informações inseridas nas atividades de cada colaborador, é possível acompanhar o andamento do trabalho de forma fácil, tornando mais viável o ajuste de tarefas diárias, seja na hora de realocar, cancelar, transferir ou inserir novas demandas.

Como usar a timeline diária

A timeline diária exibe o andamento em tempo real das atividades do time. O dia é dividido pelo horário da jornada de trabalho e uma barra laranja indica o horário atual e acompanha a timeline até o fim do dia. Os momentos de ausência ou de descanso, como a hora do almoço, por exemplo, são exibidos em uma tonalidade de fundo diferente, facilitando a visualização. 

É possível também incluir novas tarefas sem sair da visão diária da timeline. Basta ir até a linha da pessoa que vai receber a atividade e clicar no espaço referente ao horário que deve ser executado. Irá aparecer um símbolo de mais (+) na cor azul e, ao clicar nele, vai abrir o cadastro de novo job, possibilitando a inclusão.

Por meio da timeline diária, a coordenação da equipe, ou o profissional responsável pela gestão de projetos, vai conseguir gerir o dia a dia com mais agilidade, flexibilidade e organização.

Contar com o suporte de um sistema de gestão integrado, e que une todas as funções necessárias para que o negócio caminhe sem obstáculos e com muito mais fluidez é muito importante para o seu crescimento e sucesso.

Como ativar a timeline diária no Operand

Para quem ainda não conhece a pauta timeline, ou quer saber mais sobre como funciona a sua visão diária, recomendamos o acesso à nossa Central de Ajuda, que sempre traz conteúdos muito práticos e úteis sobre o uso do Operand.

Para quem já utiliza a pauta timeline como um dos recursos contratados e ainda não sabe como começar a usar a visão diária, basta começar a incluir o horário junto com os prazos das tarefas. Dessa forma, elas começarão a ser exibidas na visão diária da timeline.

E para quem ficou interessado em conhecer o Operand e melhorar a gestão das tarefas diárias, nossa equipe de atendimento está sempre à disposição para esclarecer dúvidas ou realizar treinamentos quando necessário. Entre em contato pelo chat aqui ao lado e potencialize o uso da plataforma a seu favor!