Ferramenta de gestão de equipe: 5 boas razões para usar

Na definição de uma estratégia de gerenciamento, muitos gestores buscam as melhores técnicas, metodologias e ferramentas de gestão de equipe. Isso porque um dos objetivos centrais de um líder é aprimorar continuamente o clima organizacional, tornando o trabalho ainda mais colaborativo.

Além disso, os gestores buscam otimizar a coordenação das tarefas e a supervisão dos profissionais. Neste contexto, a adoção de uma ferramenta de gestão de equipes é fundamental. Com tecnologia incorporada aos processos rotineiros, o gestor consegue organizar e gerenciar as tarefas de todos, agendar trabalhos e reuniões e coletar dados sobre atividades concluídas.

Dependendo do tamanho da sua equipe e da natureza do seu trabalho, você precisa de vários recursos de software para aprimorar o trabalho em equipe e armazenar dados importantes sobre seus projetos e eventos.

Sabendo da importância deste tipo de ferramenta de gestão de equipe, elaboramos um artigo especial sobre o tema. Neste texto, você irá entender como e porque vale a pena usar um software de gerenciamento de equipe para construir equipes mais fortes. 

Quer saber mais? Continue lendo o material! 

Por que usar um software de gestão de equipes?

Essa é a questão central do nosso artigo. Para começar, podemos elencar três razões pelas quais os líderes de equipe precisam de um software de colaboração:

• Uma ferramenta de gestão de equipe fornece o foco e a estrutura necessários para orientar o trabalho do time;
• Um software de gestão de equipes une os profissionais em uma plataforma colaborativa, um espaço onde todos podem interagir;
• Visibilidade: é isso que o gestor ganha quando decide adotar uma ferramenta de gestão de equipe  digital e disponível online. A ferramenta entrega vários indicadores, apontando os prós e os contras do seu negócio.

Mas não para por aí. Nos próximos tópicos, você irá conhecer os principais benefícios do uso de um software de gestão de equipes. Entenda como essa ferramenta garante a colaboração bem-sucedida da equipe, entregando aos gerentes de projeto e líderes de negócios uma visão geral completa do trabalho do seu time.

Conheça os motivos que justificam esse tipo de investimento!

#1 Gestão ágil de tarefas

Sem um software de gerenciamento de tarefas e projetos abrangente, sua equipe perde um tempo valioso devido à baixa eficiência do trabalho.

Além disso, você não tem como supervisionar a qualidade dos jobs entregues, para avaliar o desempenho de sua equipe ou cobrar os clientes pelo trabalho concluído.

Por isso, um software de gerenciamento de equipe é tão importante. 

Na prática, esse tipo de ferramenta deve permitir a criação de uma lista de tarefas interativa onde você pode adicionar todas as próximas atividades e ser lembrado dos próximos prazos.

Para o gestor, muito além da organização das suas demandas, a ferramenta de gestão de equipe permite delegar tarefas aos membros da equipe a qualquer momento, notificando também a outra parte sobre a atribuição da nova tarefa.

De outro modo, alguns sistemas disponíveis no mercado permitem também a criação de tarefas compartilhadas. Isso significa que, quando um membro da equipe insere uma nova tarefa em sua lista de tarefas, ele também pode atribuí-la aos colegas. 

Assim, a tarefa aparecerá na lista de tarefas de todos, e eles podem trabalhar nela juntos. Listas de tarefas e tarefas compartilhadas aprimoram a colaboração da equipe, lembrando a todos de suas responsabilidades.

#2 Gestão de tempo e produtividade 

Você sabe quanto tempo o seu time direciona para produzir uma campanha de inbound marketing? Parece difícil ter esse tipo de informação, mas com uma ferramenta de gestão de equipe é perfeitamente possível.

Isso porque, geralmente, esse tipo de sistema usa um rastreador de tempo, como um timesheet, para medir o tempo gasto em suas atividades e saber onde o tempo de sua equipe está concentrado. 

Ao medir o tempo trabalhado, você obterá relatórios de tarefas completos que mostram os tipos de atividades em que os colaboradores gastaram mais tempo, fornecendo uma visão geral completa do trabalho de sua equipe. Em uma agência, controlar o tempo faturável é um dos segredos de sucesso.

#3 Gestão assertiva como emissão de relatórios

Ao fim de um mês você tem visibilidade e controle total sobre o trabalho desenvolvido pela sua equipe? Se ainda não, é hora de reverter esse quadro. Como gestor, você precisa conhecer as tarefas futuras dos profissionais, mas também ter uma visão geral do trabalho concluído pelos colaboradores. 

Para ter um resumo do trabalho da sua equipe, o ideal é buscar por uma ferramenta de gestão de equipe capaz de gerar relatórios detalhados, indicando

quanto tempo foi gasto em um determinado tipo de atividade (como vendas, marketing ou contabilidade).

Portanto, o desafio é buscar um software de gestão de pessoas que seja capaz de gerar relatórios de tarefas abrangentes, mostrando como cada membro da equipe gastou seu tempo e quais atribuições foram concluídas. Com a ferramenta de gestão de equipe certa, é possível checar quanto tempo passou trabalhando para um cliente ou em um projeto. Se a cobrança é feita por hora, os relatórios de tarefas são essenciais para sua equipe.

Portanto, na hora de escolher a ferramenta de gestão de times, busque avaliar a quantidade de dados que são armazenados nos relatórios. Quanto mais detalhadas as informações coletadas sobre o seu trabalho em equipe, mais informações você terá. 

Ao procurar um software de gerenciamento de equipe, escolha um que permita a coleta de uma grande variedade de dados, como tarefas concluídas, tempo gasto, eventos anteriores e dados de projetos e clientes relacionados.

#4 Controle e gestão de desempenho 

O gerenciamento de equipe de sucesso tem tudo a ver com planejamento, controle e avaliação do trabalho dos profissionais.

Como gerente de projeto, você precisa ter uma visão geral completa dos próximos eventos e das tarefas listadas para cada colaborador. Além disso, contar com ferramentas para avaliar a performance de sua equipe e os resultados do projeto também torna a gestão de desempenho mais simples e eficaz.

A verdade é que uma ferramenta de gestão de equipe tem muitos recursos semelhantes ao software de gerenciamento de projeto online, proporcionando ao gestor uma série de ganhos. 

Veja quais as vantagens do uso do software para aprimorar o planejamento e a gestão do trabalho do seu time:

• Conhecimento do perfil da equipe e insights sobre quem pode assumir  novas tarefas na próxima etapa de um projeto;
• Uma visão geral rápida das tarefas de todos e do tempo não programado ajuda a definir prazos realistas e a evitar sobrecarga de trabalho;
• Sempre que uma tarefa urgente precisa ser priorizada, você pode mover outras tarefas adiante e abrir espaço para aquelas de alta prioridade;
• Se um membro da equipe terminar sua tarefa antes do cronograma planejado, você poderá atribuir-lhe responsabilidades adicionais, se necessário.

Ao explorar uma ferramenta de gestão de equipes no dia a dia da agência, logo você terá um time mais organizado e produtivo.

#5 Dados centralizados em uma única plataforma

Sem dúvida, essa é uma das principais razões que justificam o uso de um software de gerenciamento de equipes baseado na web. Com o uso deste tipo de ferramenta, o time passa a contar com um repositório centralizado para todos os projetos, arquivos, ativos e comunicação, resolvendo o problema de compartilhamento comumente experimentado.

Dessa maneira, usando uma ferramenta de gestão de equipes, todos os membros da equipe de projeto podem criar, acessar, editar e atualizar projetos e tarefas de qualquer navegador do mundo, a qualquer momento. O líder distribui as atividades para os responsáveis, que podem atualizar o status conforme o andamento do trabalho.

Dessa maneira, em vez de os gerentes de projeto perderem um tempo valioso pedindo atualizações dos membros da equipe, os profissionais têm autonomia para atualizar suas tarefas à medida que as concluem.

Uma solução focada na gestão de projetos e pessoas e habilitada para web também fornece visibilidade e transparência para gerentes de projeto, patrocinadores e executivos. 

Afinal, à medida que as informações do projeto e da tarefa são publicadas em tempo real, fica claro quais membros da equipe estão concluindo suas tarefas. Em última análise, essa visibilidade aumenta o senso de responsabilidade entre os membros da equipe.

As soluções digitais centralizadas fornecem um ambiente de colaboração importante para os membros da equipe, que podem interagir, postar comentários, arquivos, enviar e-mails e outros ativos. 

Com uma ferramenta de gestão de equipes, a construção é coletiva e colaborativa, sendo que o histórico do projeto é mantido em um só lugar, acessível para todos os membros da equipe.

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