Somos péssimos em estimar tempo e precisamos admitir isso

24 horas. Este é o tempo que temos disponível em um dia. Podemos utilizar cada um destes 1.440 minutos para fazer as mais diversas coisas. Como nos exercitar, trabalhar em um projeto independente, aprender novas habilidades e praticar tantas outras atividades. Doce ilusão, pois os dias aparentam estar cada vez mais curtos. É como se a terra tivesse conseguido acelerar sua velocidade de rotação e agora não leva mais 24 horas para girar em torno de si. Bastam algumas horas de sono, minutos aqui e acolá para trabalhar nas tarefas da sua empresa. Mais alguns momentos para comer e realizar os afazeres do dia a dia (compras para a casa, dar conta das questões domésticas e também para responder colegas e clientes na empresa e etc) e como num passe de mágica, já nos encontramos novamente frente ao relógio, contando quantas horas irá dormir nesta noite até acordar no dia seguinte (e o quão cansado ficará com isso). Ao analisar de longe, nossas vidas parecem estar se tornando uma paráfrase de Fatboy Slim: Eat, Sleep, Work, Repeat. Então, como estimar o tempo, diante disso tudo?

 

Tempo, tempo, tempo…

E quando nos empolgamos, pensando em tomar as rédeas da situação, estipulando horários para nossas atividades favoritas ou para aqueles desejos (como praticar um esporte ou aprender a tocar um instrumento) as coisas mudam… Por 3 dias, até que, exaustos, por termos estourado os prazos e perdido horas de sono e descanso, tentando fazer tudo o imaginávamos que conseguiríamos.

Então, esbravejamos aos ares: “Como é possível?! Agendei meus horários e fiz tudo o que podia para cumprí-los de forma saudável e ainda assim minha agenda não funciona!”. A conclusão é só uma (e não, a terra não está rotacionando mais rápido): sim, somos péssimos em estimar e organizar nossos horários. Parte do problema está no momento em que escolhemos mudar nossas realidades. Tomados pelo entusiasmo das possibilidades, encaramos nossas tarefas com o ânimo de quem é onipotente (o que pode não ser ruim, se soubéssemos manter a razão), resultando em otimismo.

Naturalmente, saber como estimar o tempo não é nosso forte

Um otimismo que se transfigura em prazos com o mesmo estado de espírito. Ou seja, curtos e sem levar em conta os contratempos e as minúcias de um gerenciamento de tempo detalhista. Como as horas de deslocamento, de preparação para cada tarefa e dos minutos em que a conclusão de nossos objetivos dependem do desempenho de terceiros. A outra parte do problema mora em nossa pura e simples inabilidade de estimar o tempo de conclusão de qualquer coisa. Você se lembra da última vez que disse que iria visitar alguém e levaria apenas 30 minutinhos?

Provavelmente, acabou ficando para o almoço, sobremesa e café da tarde. Resumidamente, somos ruins para determinar nossos horários. Pois temos pouca ou nenhuma noção do nosso histórico ao estipular o tempo para nossas tarefas. Não levamos em consideração que nas últimas 10 visitas para a mesma pessoa gastamos em média 3 ~ 4 horas. Então, tentamos fazer tudo no tempo ideal, mas o ideal nem sempre é realista.

Certamente, estipular os horários para visitar conhecidos não é um objetivo comum entre todos nós. Até porque são momentos de descontração. Contudo, saber quanto tempo você irá utilizar para fazer uma tarefa no trabalho é extremamente importante e pode definir sua produtividade. Mas o que fazer para tornarmos nossa noção do tempo mais realista e saber estipular prazos que fazem sentido?

 

 

 

 

 

 

 

Calma, não precisaremos do vira-tempo da Hermione. Vamos ver 3 atitudes simples que poderão te ajudar a imaginar os prazos de uma forma concreta e mais precisa.

1. Cronometre

Conhecer seu histórico e seu hábito sobre determinadas tarefas é extremamente relevante para definir os prazos dos seus próximos jobs semelhantes. Ao invés de estipular o tempo utilizado através de uma estimativa de feeling (ou pelo famoso: “porque o cliente quis”), use informações concretas sobre a sua própria produção ou de seu time para validar o prazo estipulado. Para isso, é preciso estar sempre medindo o quanto de tempo é investido em cada tarefa e job.

Tente incluir no seu dia a dia um cronômetro. Ou um evento na sua agenda com horário de começo e fim, para verificar quantas horas você efetivamente leva para fazer cada atividade. Registre esses dados em uma tabela para que, futuramente, seja possível consultá-la, na hora de estimar o prazo de jobs semelhantes. Para quem utiliza o Operand, como software de gestão de tarefas, a ferramenta timesheet pode ser incrivelmente útil para este monitoramento. Desta forma, saber como estimar o tempo fica mais fácil.

2. É uma maratona, não 100 metros rasos

Atitudes drásticas e mudanças do dia para a noite podem parecer boas alternativas para o desespero de uma situação difícil. Mas elas são as receitas perfeitas para uma iniciativa mal sucedida. Claro que, com muita força de vontade e dedicação, é possível mudar tudo de uma hora para a outra. Mas, para quê correr o risco de desistir pelo alto nível de dificuldade logo no início se é possível evoluir aos poucos e de forma efetiva?

Afinal de contas, não é uma competição, mas sim a busca pelo equilíbrio e pela disciplina para com seus horários. Portanto, comece aos poucos, introduzindo pequenas mudanças nos prazos. Um a um e, fazendo experimentações a partir dos dados mensurados de seus últimos trabalhos do mesmo gênero. Isso faz com que você não se perca com o entusiasmo de resultados incríveis rapidamente. E consiga saborear as vitórias uma a uma para cada trabalho entregue perfeitamente dentro do prazo.

3. Prepare-se para obstáculos no caminho e saiba como estimar o tempo

Aqui entra mais uma atitude para aproximar seu uso das horas de seu dia da realidade, contabilizar possíveis contratempos. É claro que todos se esforçam ao máximo para que os jobs não tenham alterações ou não sofram reformulações. Contudo, é preciso sempre estar preparado para tal. Portanto, leve em conta as horas gastas com alterações não previstas. Assim como com a troca de novas ideias com os clientes e com possíveis reformulações.

Os dados da sua planilha de horas podem vir a calhar nesse momento. Se você apontar exatamente para qual função foi utilizado cada período de tempo, é possível enxergar exatamente quanto tempo foi gasto revisitando uma tarefa. Portanto, adicione sempre ao seu prazo base, uma fração a mais de tempo. Considerando as experiências passadas, para que sua empresa sempre trabalhe com folga para possíveis mudanças nas atividades. Saber como estimar o tempo é fundamental para ter rentabilidade.

Enfim…

E se você quiser melhorar ainda mais sua organização de tempo, venha conhecer o Operand. Um software de gestão especialmente criado para empresas criativas. Pode ser o que falta para sua equipe se tornar ainda mais produtiva e os prazos ficarem mais tranquilos. 😉