Como alavancar os resultados da sua agência em 2019

Em 2018 a economia passou por períodos de instabilidade. Não foi nada fácil para quem ocupa cargos de gestão dentro das empresas tomar decisões estratégicas. Nestes momentos, é crucial que, como gestor, você tenha tudo planejado e usufrua de informações que lhe auxiliem na tomada de decisão. Certamente, na crise é necessário tomar a decisão de se organizar, se refazer. Pensando em te ajudar a se preparar para o novo ano, iremos trazer algumas dicas para alavancar resultados da agência em 2019. Confira!

Mas antes…

Para começar, é necessário compreender em que momento você está. Considerar como a transformação digital vem mudando os processos de todos os negócios e a necessidade da reestruturação do modelo tradicional para um novo modelo de atuação que as agências estão adotando. Atualmente, de forma geral, o que ocorre é que as agências têm menor faturamento e mais trabalho.

Ou seja, com os trabalhos digitais, o nível de detalhamento é muito maior, para um lucro menor em muitos dos casos. Da mesma forma, a responsabilidade das agências é maior. Ou seja, as entregas ficaram mais complexas e a pressão por resultados também aumentou.

Entretanto, o cliente deseja investir o menor valor possível. Não há mais tanta margem para erro, principalmente na precificação. Não é mais possível gerenciar uma agência conforme era feito há alguns anos atrás. Ou uma agência é produtiva e gera rentabilidade ou é melhor fechar as portas. Então, como fazer a sua agência gerar valor, ser estratégica e produtiva ao mesmo tempo?

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas para alavancar resultados da agência em 2019, confira!

#1 Coloque a casa em ordem

O primeiro passo é analisar o cenário atual. Avalie as metas de 2018, quais você cumpriu e quais não cumpriu. Faça uma boa análise e mapeie os motivos por não ter cumprido alguma delas. Depois, identifique os principais gargalos, as suas principais fraquezas, quais são as dificuldades e impedimentos para atingir os seus objetivos. Por exemplo, se você identificou que não consegue mensurar quanto tempo sua equipe gasta em um projeto, comece mapeando os KPIs. Anote o que você deve considerar para compreender se a sua equipe está sendo produtiva. Além disso, para calcular o ROI de um job ou projeto é fundamental ter os KPIs mapeados. Saiba quais os indicadores gerais que a sua agência deve acompanhar constantemente. Se você deseja alavancar resultados da agência em 2019, comece a acompanhá-los agora.

O que acontece se você não colocar a casa em ordem?

A organização em todas as esferas de um negócio é fundamental. Organizar o atendimento, a produção e a entrega da sua agência mantém o fluxo de trabalho gerando rentabilidade. Além disso, a falta de processos estruturados gera muitos problemas no dia a dia de trabalho de uma agência. São eles:

• Atendimento: um briefing incompleto, desencontro de informações e problemas na comunicação interna. Se você não definir como as coisas serão feitas e quais informações a equipe precisa no briefing a entrega final estará completamente comprometida.
• Produção: o alto índice de refação afeta a produção, a falta de definição de responsabilidades também gera problemas. Assim como os trabalhos perdidos ou duplicados no fogo da agência, a sobrecarga de trabalho para cumprir prazos, que gera profissionais estressados e desmotivados.
• Entrega: um dos problemas são os prazos perdidos e não cumpridos, além do baixo desempenho da equipe. Isso tudo gera a perda de clientes por insatisfação. Se você começar a perder clientes não irá conseguir alavancar resultados da agência em 2019. Tome cuidado.

#2 Escolha as ferramentas e reveja os processos

Agora que você sabe quais indicadores são importantes para sua agência, é o momento de escolher as ferramentas que darão apoio ao mapeamento desses indicadores. Diante disso, é importante lembrar que um gerenciador de tarefas é diferente de um software financeiro. E, ambos são diferentes de um sistema integrado de gestão. Portanto, ter o apoio de uma ferramenta que organize, integre e centralize as informações e os processos da sua agência é crucial para tudo funcionar.

Além disso, uma ferramenta deve sempre trazer mais inteligência a qualquer negócio, bem como, mais agilidade. Várias ferramentas separadas fazem sua agência ser processual, porém, sem se tornar estratégica. Com as informações mais fáceis de serem visualizadas fica muito mais seguro tomar decisões. Ao mesmo tempo, com uma ferramenta completa você tem mais segurança para saber se pode aceitar um novo job ou não. Afinal, encaixar um job na pauta requer que a sua equipe tenha capacidade de produzir. Ou seja, sua gestão passa a ter mais maturidade e confiança. Desta forma ficará muito mais fácil alavancar resultados da agência em 2019.

#3 Defina o processo ideal e configure dentro de uma ferramenta

Cada agência tem um fluxo de trabalho diferente, uma forma de trabalhar específica. É importante ter ele mapeado para entender a melhor forma de otimizar seus processos. Escolha uma ferramenta para te ajudar com essa organização. A ferramenta que deve se ajustar à sua realidade e não o contrário. Primeiramente, defina quais informações precisam ser mapeadas pelo atendimento e coletadas no briefing.

Verifique também quem deve passar as atividades para a produção e como essas atividades serão passadas…será o próprio atendimento o responsável? Quais são os prazos e prioridades? É muito importante também definir quais são as etapas que um job deve passar até a sua aprovação e quem irá enviá-lo para aprovação. Outro ponto a considerar é: como identificar se o job passou por refação? Saiba mais sobre o impacto da refação na produtividade das agências neste post.

Conte com a ajuda da Operand para definir o processo ideal para a sua agência 😉

#4 Mapeie os resultados esperados

Quem sabe onde quer chegar precisa anotar quais são os resultados esperados. A partir do momento que você executa esta ação, é possível analisar o que melhorou e o que ainda precisa ser melhorado. Por exemplo:

• Eu preciso diminuir em X% os jobs entregues fora do prazo.
• Aumentar em X% a produtividade (ter mais jobs entregues em menos tempo)
• Diminuir em X% o número de clientes não rentáveis
• Melhorar o clima e motivação da equipe  

Após definir as metas já é possível engajar toda a equipe para que seja possível atingi-las. Vamos para o próximo passo na missão de alavancar resultados da agência em 2019.

#5 Engaje a equipe e implemente dentro da agência os novos processos

É papel do gestor estar motivando e engajando a equipe constantemente. Ao implantar uma nova ferramenta, a equipe precisa entender o benefício que essa ferramenta irá trazer para ela. Mostre a importância dos indicadores mapeados e como uma ferramenta irá ajudar a empresa nessa busca. Faça a equipe enxergar o valor que um processo bem definido pode trazer.

Além disso, é importante dar o tempo necessário para a equipe se adaptar e automaticamente começar a otimizar seu fluxo de trabalho. Ouça seus colaboradores e construam juntos um fluxo de trabalho otimizado. Defina também um processo de onboarding para integrar novos colaboradores neste fluxo.

#6 Mensure e melhore

A criatividade continua sendo o elemento central de uma agência. Os processos não irão matar a criatividade, pelo contrário, irão contribuir cada vez mais para ela se fortalecer. E para que você tenha mais tempo para pensar e inovar. Por isso é também importante mensurar se esses processos estão realmente funcionando. Ou seja, a sua agência deve adotar um fluxo contínuo que contemple definir as melhorias necessárias, implementá-las e mensurar os resultados.  

#7 Comemore e bonifique

As agências já têm uma cultura mais descontraída e de fazer festa, não é mesmo? Então está etapa é a mais fácil e divertida, oba! Ou seja, por que não comemorar também novos processos implantados e melhorias realizadas? Aliás, nada mais gratificante para a equipe do que comemorar algo que tiveram muita dedicação para realizar. Além disso, bonificar os colaboradores que se destacaram e tiveram mais produtividade, fazendo algum tipo de gamificação também pode tornar tudo mais prazeroso. Contudo, desafiar a equipe a melhorar pode ajudar muito no cumprimento de metas 😉

Última dica para alavancar resultados da agência em 2019…

Tenha foco e assuma a responsabilidade pela gestão da sua agência. Lembre-se que alguém tem que ser responsável pela gestão. E adivinhe? É você gestor! Nós sabemos que um gestor é superocupado, mas lembre-se: quem tem a missão de fazer tudo acontecer dentro da agência é você.

Enfim, agora que você sabe a importância, tome a decisão de implantar novos processos e fluxos de trabalho na sua agência. Para isso fale com a nossa equipe. Estamos à disposição para te ajudar a alavancar resultados da agência em 2019.