Como elaborar contratos para agências de publicidade

Para fechar e formalizar um negócio, uma das regras de ouro é registrar em um documento tudo o que foi combinado com o cliente, considerando o que foi contratado. É preciso indicar como o serviço será oferecido, os prazos de execução e entrega, os direitos e deveres de cada lado e assim por diante. São esses elementos que constituem o documento que conhecemos como contrato. Ou seja, todas as informações mais relevantes do processo de compra e de prestação de serviço são incluídas nele. Daí a importância de saber elaborar contratos para agências. São eles que indicam como as relações comerciais se estabelecem e acontecem.

Além disso, esse é o instrumento que fornece garantia e segurança, tanto para a prestadora de serviços quanto para seus clientes. Para solucionar qualquer problema que pode surgir durante o processo criativo, por exemplo, o contrato será sempre o principal juiz. Com base nas cláusulas constantes no documento, é possível compreender  qual o melhor caminho a ser seguido para uma resolução justa  da questão para ambas as partes.

A seguir, entenda como você pode elaborar contratos para agências, fixando os direitos e deveres de todos os envolvidos na execução do projeto.

#1 Porque elaborar contratos para agências?

Quando o gestor prioriza a elaboração de um contrato formal, ele está garantindo ao contratante que as condições acordadas serão efetivamente cumpridas. Além disso, o contratante se protege de eventuais processos que possam surgir por conta de qualquer ilegalidade cometida pela parte contratada durante a prestação de serviço.

Vamos supor que o designer da agência use imagens protegidas por direitos autorais, sem antes comprá-las. O contratante se isenta de responder pelo processo, já que no contrato consta até onde vai sua responsabilidade. Já a contratada, a agência, representada pelo gestor, pelo diretor de arte e pelo designer, deve responder pelo uso indevido da imagem. Afinal, o processo de criação, incluindo a compra da imagem, era um dos deveres da agência, definidos em contrato.

Além disso, o contrato se converte em uma ferramenta importante para evitar a inadimplência da parte contratante. Ou seja, resguarda a agência quanto à garantia da sua remuneração, especialmente no que se refere ao recebimento dos valores referentes aos serviços prestados.

Por essas e tantas outras razões, ter um contrato assinado garante a segurança das partes envolvidas. Desse modo, ficam claros os deveres do contratante e do contratado, bem como assegura-se a proteção dos direitos de cada um. Esse é o tipo de ferramenta burocrática necessária para uma gestão estratégica e de sucesso.

#2 Construa um contrato completo e claro

Para elaborar contratos para agências completos, o ideal é ter um bom modelo. Nele devem constar todas as cláusulas que serão realizadas pelo contratado e contratante. Ou seja, todo o processo deve estar detalhado de modo muito claro e transparente.

Além disso, o ideal é elaborar contratos para agências com uma linguagem direta e clara. Desse modo, o modelo pode ser usado como base e aplicado a todos os clientes, já que fica muito mais fácil entender tudo o que está escrito nele.

Quando todos os aspectos do processo criativo e do serviço estão contemplados no contrato, a chance da agência ou do cliente ter alguma experiência negativa diminui muito. Isso porque todas as questões envolvidas no processo são combinadas previamente, antes da execução do projeto ou do serviço solicitado.

Com um contrato completo, claro e bem elaborado, você e seus clientes sempre terão um documento para consultar e recorrer. Especialmente no momento que surge a dúvida: será que todos os deveres estão sendo cumpridos pelas partes envolvidas? O contrato responde.

#3 Passo a passo para elaborar contrato para agências corretamente

A estrutura de um contrato varia de acordo com a natureza do serviço prestado. Mas, normalmente, existe um consenso sobre as cláusulas indispensáveis e o protocolo de assinatura das partes. A seguir, confira três dicas que podem guiá-lo no desafio de elaborar contrato para agências.

1. Conte com uma assessoria jurídica

Embora seja possível encontrar muitos modelos semiprontos de contratos na internet, apelar para um deles não é o melhor caminho. Essa está longe de ser a melhor opção por duas razões bem específicas. Primeiro, porque muitos deles têm procedência duvidosa, ou seja, não dá para confiar naquela estrutura documental. Depois, porque os modelos semiprontos simplesmente não atendem às necessidades do contratado e do contratante.

Daí a importância de contar com o apoio de uma assessoria jurídica.  O papel dos assessores pode ser para elaborar o contrato para agências a partir do zero, com base no que foi acordado entre as partes, ou, ainda, para analisar e revisar esse acordo.

Desse modo, você garante que o contrato será elaborado por profissionais com qualificação e vasta experiência na área. Além disso, tem a tranquilidade de saber que o contrato foi elaborado “sob medida” para sua empresa. Ou seja, seguindo precisamente as condições e especificações da sua empresa e as necessidades do contratante e do contratado.

Enquanto gestor, você mantém a convicção de que mesmo os processos burocráticos são desenvolvidos da melhor forma, de acordo com a realidade da agência e dos seus clientes.

2. Preste atenção aos requisitos formais necessários para um contrato válido

Ao lidar com os diferentes processos burocráticos da agência, é fundamental observar o que a legislação prevê sobre cada um deles.

De acordo com o Artigo 108, do Código Civil, são requisitos para a validade de um contrato um agente capaz e um objeto lícito.  Ou seja, é preciso que o contratante/contratado seja cidadão, maior de 18 anos, que pode exercer pessoalmente os seus direitos e responder por suas ações e obrigações. Sendo assim, esse agente capaz pode estabelecer uma relação de contratação/compra de um objeto lícito, que não desrespeite a legislação vigente. Se o contrato não tiver esses requisitos, ele é considerado inválido perante a lei.

3. Inclua as cláusulas necessárias para um bom contrato de prestação de serviços

Para elaborar contratos para agências, é fundamental conhecer as principais cláusulas presentes nos documentos que formalizam a contratação da prestação de serviço.

Embora as cláusulas variem de acordo com as necessidades e interesses das partes envolvidas, é possível listar os itens necessários em todo contrato. São eles:

1. Qualificação das partes

2. Objeto do contrato

3. Obrigações do contratante

4. Obrigações do contratado

5. Preço e condição de pagamento

6. Reajuste

7. Despesas

8. Prazo

9. Rescisão

10. Multa

11. Condições gerais

12. Outras Cláusulas

Essa última sessão nem sempre consta no documento. Dependendo do contrato, ela é a mais indicada para reunir itens específicos como, por exemplo, cláusulas sobre propriedade intelectual, auditoria, entre outras.

Como vimos até aqui, o tema é vasto, amplo e cheio de particularidades, especialmente porque é redigido por legislação específico. Mas, encarar essa aparente complexidade da elaboração e da gestão de contratos pode trazer muitos aprendizados e benefícios. Quando o gestor passa a elaborar contratos para agências com mais cuidado, seguindo todas as etapas, ele comece a investir em outras questões tão estratégicas quanto. Ao priorizar a gestão de contratos, a agência conquista segurança jurídica, controle de custos e até aumento dos lucros.   Afinal, todas as auditorias e renovações de parcerias, por exemplo, são feitas com base em dados reais de cada contrato.

Aprender como elaborar contratos para agências do jeito certo é só o primeiro passo para a construção de uma nova política comercial. Comece revendo os seus contratos existentes e construindo um novo modelo. Os resultados logo virão!