Dashboard para agências: o que você precisa saber

Ter um quadro de informações essenciais que podem ser consultadas de forma fácil e que se atualizam sem a necessidade de ter uma manutenção constante ou de forma automática parece um sonho para você? 

Para muitas empresas, a falta de informações e a desorganização dos dados podem ser um dos principais motivos para as tomadas de decisões serem baseadas em achismos e não em dados. 

Outros cenários como o acompanhamento da produtividade da equipe, andamento dos projetos e a supervisão do financeiro também podem ser bem difíceis de consultar quando todos os dados ficam espalhados.

Se identificou com esses cenários? Então hoje vamos te explicar como funciona um dashboard para agências e apresentar os principais tipos!

Tipos de dashboards

Começando pelo básico, antes de aplicar o dashboard na sua agência, você deve entender os tipos existentes e qual a finalidade de cada um deles.

Então, o que é um dashboard e qual a importância de ter essa visualização na agência? Por definição, o dashboard é um recurso visual que reúne informações essenciais de negócios, como dados de desempenho, KPIs e etc. O objetivo principal é que você visualize de forma clara todos os dados para acompanhar, apresentar resultados e se for necessário, traçar estratégias.

Para facilitar o entendimento, trouxemos os 4 tipos de dashboard mais comuns de fazer o acompanhamento, sendo eles o operacional, o tático e o estratégico.

Dashboard Operacional

Objetivo: Este tipo de dashboard tem como principal característica o acompanhamento das métricas e indicadores relacionados às tarefas mais operacionais da empresa.

Exemplos de indicadores: Tempo médio de resposta, tempo médio de tarefa, tempo de criação de uma determinada tarefa.

Importância desse tipo de dashboard para agências: Ele ajuda principalmente na melhoria de processos, na identificação de onde acontecem os principais gargalos da equipe e nas medidas para a melhora do desempenho.

Dashboard Tático

Objetivo: Este tipo de dashboard tem como principal característica o acompanhamento dos KPIs e métricas que refletem o progresso das equipes em relação aos objetivos de médio prazo dentro da agência. Ele auxilia na gestão de campanhas, projetos e processos, permitindo que os gestores de equipe e líderes departamentais tomem decisões mais informadas e rápidas.

Exemplos de Indicadores: Progresso de campanhas publicitárias (% de conclusão), custo por lead (CPL), taxa de conversão de leads em clientes, produtividade da equipe em termos de entregas por projeto.

Importância desse tipo de dashboard para agências: O dashboard tático é crucial para o gerenciamento eficiente das operações diárias e para garantir que as campanhas e projetos estejam no caminho certo para atingir os objetivos planejados. Ele permite que os gestores identifiquem rapidamente áreas que precisam de ajustes, alocando recursos de forma mais eficaz e melhorando o desempenho geral da equipe.

Dashboard Financeiro

Objetivo: Este tipo de dashboard tem como principal característica o acompanhamento detalhado das finanças da agência, oferecendo uma visão clara e em tempo real sobre a saúde financeira do negócio. Ele é utilizado para monitorar receitas, despesas, margens de lucro, fluxo de caixa, e outros indicadores financeiros cruciais que ajudam na tomada de decisões financeiras e na manutenção da estabilidade econômica da agência.

Exemplos de Indicadores: Receita bruta, margem de lucro líquida, fluxo de caixa, custos operacionais, faturamento por cliente e retorno sobre o investimento (ROI) em campanhas.

Importância desse tipo de dashboard para agências: O dashboard financeiro é essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento da agência. Ele permite que os gestores identifiquem rapidamente áreas de desperdício, controlem melhor os custos e ajustem estratégias para maximizar a lucratividade. Além disso, proporciona uma visão clara sobre o desempenho financeiro, auxiliando na projeção de receitas futuras, no planejamento de investimentos e na manutenção de uma operação saudável, que sustente as atividades da agência a longo prazo.

Dashboard Estratégico

Objetivo: Este tipo de dashboard tem como principal característica fornecer uma visão geral do desempenho da agência em relação às suas metas e estratégias de longo prazo. Ele é utilizado principalmente pelos executivos e líderes seniores para acompanhar o crescimento da agência, a lucratividade e a posição no mercado.

Exemplos de Indicadores: Crescimento da receita ano a ano, margem de lucro operacional, participação de mercado em comparação com concorrentes, retenção de clientes.

Importância desse tipo de dashboard para agências: O dashboard estratégico é essencial para a definição e ajuste das estratégias da agência. Ele ajuda os líderes a entenderem a direção em que a agência está indo, a identificar novas oportunidades de mercado e a fazer ajustes estratégicos para garantir o crescimento sustentável e o sucesso a longo prazo. Além disso, ele oferece uma visão clara do impacto das decisões estratégicas da agência.

Ferramentas para montar dashboards

Agora que você já entendeu o que é dashboard, as aplicações e a importância dele para agências, é hora de conhecer quais ferramentas podem ajudar no processo.

Operand

O Operand é um sistema de gestão de tarefas, mas que contempla muitos outros recursos. Como propostas, mídia, financeiro e vários outros âmbitos de uma agência.

Dentro de todos esses recursos, também existe o dashboard do sistema. No Operand, não é necessário montar nada, o sistema já puxa várias informações, você só precisa filtrar os KPIs que são mais importantes para você.

Dentro do Operand, o dashboard contempla tanto dados dos colaboradores, como apontamentos, jobs concluídos no prazo, dados financeiros, receitas e despesas, faturas, saldo do mês e outros indicadores.

Uma vantagem legal, é que o dashboard está disponível tanto para gestores quanto para colaboradores na tela principal do sistema, mas você pode configurar o que os colaboradores terão acesso.

Tableau

O Tableau é uma excelente opção para criar visões interativas e complexas de forma intuitiva. O Tableau permite personalização do dashboard, o que pode ajudar bastante para analisar KPIs e métricas bem específicas do seu negócio. 

Mas é importante lembrar que é preciso ter colaboradores mais especializados em dados e BI para a montagem dos dashboards.

Microsoft Power BI

Outra ferramenta que deve ser considerada, é o Microsoft Power BI. Ele permite a integração com outros produtos da Microsoft, como Excel e Azure, que faz com que ele seja uma escolha popular entre as empresas. 

Os dashs também são interativos e permitem a colaboração, facilitando decisões estratégicas para as tomadas de decisão. 

Erros mais comuns na hora da montagem

O mundo de dados é lindo! Mas a dosagem dele é importante. É importante manter o equilíbrio e a quantidade de informações no seu dashboard. Afinal, não adianta sobrecarregar com dados e não saber como utilizar ou quais necessitam de mais atenção.

Por isso, na hora de montar o dashboard, lembre-se desses passos:

1. Defina as prioridades que você quer acompanhar. Lembra daquela frase, quando tudo é prioridade, nada é prioridade? Ela também se aplica aqui. Faça uma análise dos KPIs que são realmente importantes para a sua agência, como lucratividade, permanência de cliente, produtividade da equipe e entre outros.
2. Dashboard para agências não é apenas para ser bonito. Você quer ter dados por um motivo, se você não está fazendo o uso desses KPIs para as suas análises e tomadas de decisão, talvez tenha escolhido os indicadores errados para acompanhar.
3. Dados não precisam tornar a gestão engessada. Uma operação que seja baseada principalmente em dados é o desejo de muitas empresas. Mas nem todo o comportamento pode ser visto como preto e branco. Lembre-se que o mercado muda, então se permita modificar quando houver necessidade.

Por fim…

É evidente que uma empresa precisa ter um monitoramento e acompanhamento dos KPIs. Quanto antes você começar, melhor serão as suas estratégias e histórico para saber como lidar com contratempos.

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