Erros que você jamais pode cometer ao contratar um software de gestão

Ao contratar um software de gestão, algumas dúvidas oriundas de experiências já vividas no uso de outras plataformas ou relacionadas à incerteza da adesão por parte da equipe, são sempre recorrentes devido à mudança significativa na metodologia de trabalho.

Em 2021, com mais de 10 mil usuários, contabilizamos muitas informações e experiências vividas com nossos clientes. Uma delas está relacionada às práticas de implantação da ferramenta.

Neste post vamos falar sobre algumas ações e comportamentos que NÃO deram certo e devem ser abolidos.

Principais erros cometidos ao contratar um software de gestão

1) Avaliação superficial da ferramenta

Na maioria das vezes, a sobrecarga de trabalho dos profissionais compromete o tempo disponível para realizar uma avaliação detalhada da ferramenta. Em muitos casos a análise é superficial. O que compromete qualquer tomada de decisão, tanto pela adesão quanto pela não adesão. Ao contratar um software de gestão é comum a disponibilidade de um período de degustação free de no mínimo 7 dias. Porém, menos de 15% das pessoas realmente aproveita adequadamente.

Se você busca um software de gestão que terá a missão de ajudá-lo na organização da sua equipe e no gerenciamento seu negócio, negligenciar o período de avaliação é algo muito arriscado. Perceba qual é o real valor que você está considerando para uma ferramenta que ajudará você a gerenciar seu negócio. O impacto de uma análise superficial pode ser desastroso. Busque interagir durante o período trial. Solicite um overview e uma apresentação. Além disso, identifique se há materiais de apoio, posts e vídeos disponíveis. Para que, então, realmente sua decisão seja certeira ao contratar um software de gestão.

2) Não saber exatamente qual problema precisa ser resolvido

Para identificar a compatibilidade entre o software de gestão e a empresa, é fundamental ter claro qual tipo de problema precisa ser resolvido. Parece simples, mas geralmente as respostas são confusas. Com certeza você tem um problema que é mais grave que outro. Algo que precisa ser melhorado com mais urgência ou uma questão que compromete o resultado de maneira mais significativa.

Quando tudo é urgente, ninguém sabe por onde começar. Quando tudo precisa ser resolvido, não há prioridade. Parece óbvio: ao buscar uma solução é essencial que você tenha claro quais são os gaps a serem resolvidos por ordem de urgência ou prioridade (como você definir).

E lembre-se: ao contratar um software de gestão, será impossível ter uma única plataforma que seja perfeita. E, que entregue tudo que você precisa para todos os problemas. Por isso, fica muito mais fácil optar por uma solução quando você sabe o tipo de problema que deve ser resolvido.

3) Envolver apenas líderes e gestores na avaliação da ferramenta

A menos que você esteja muito envolvido e tenha conhecimento detalhado dos gaps da sua equipe, decidir sozinho ou em um pequeno grupo sem ter a riqueza de informação sobre a rotina das pessoas é bastante arriscado. Você não precisa levar todos para a mesa de discussão. Mas, faça um levantamento rigoroso e detalhado dos gaps enfrentados pelo time e entenda de verdade cada um deles. Mesmo que tenha noção dos problemas, tente percebê-los sob o ponto de vista dos demais. Sua percepção de líder ou gestor sempre será parcial ou tendenciosa.

Assim, você não corre o risco de contratar um software de gestão para atender um problema menos urgente. Ou que atinge um pequeno grupo de pessoas (a menos que esta seja a sua intenção). Contudo, se o software for para a equipe e você não envolvê-los, terá dificuldades no engajamento das pessoas durante o processo de implantação. E isso é muito nocivo.

Este início amigável é fundamental para que o resultado esperado seja alcançado. A construção da tomada de decisão envolvendo a equipe tornará possível a compreensão de ideias não percebidas e ao mesmo tempo a conquista do engajamento, facilitando a implantação da mudança. Certamente você investirá mais tempo neste início, mas ele será recompensado com menos entraves no decorrer do caminho

4) Resistir a novos hábitos

É muito comum que o entusiasmo tome conta durante o processo de contratação do software. A esperança da mudança, a confiança na melhoria da performance, a certeza de que a ferramenta poderá contribuir com a gestão da empresa e da equipe alimentam este sentimento.

A euforia permanece alguns dias e até meses depois, quando então a resistência à mudança começa a se tornar mais presente. É preciso estar disposto a mudar para que um novo hábito possa ser cultivado. As vezes é preciso desconstruir um antigo hábito para que um novo surja. Ao contratar um software de gestão, o que naturalmente acontece é o surgimento de pequenas dificuldades e desafios. Afinal, você está aprendendo uma nova forma de fazer as coisas.

Se não houver disciplina e resiliência, dificilmente a implantação de uma nova metodologia de trabalho dará certo. A resistência a novos hábitos é um dos principais motivos da renúncia na implantação de um sistema. É natural que tenhamos mais simpatia pela antiga planilha, pelo antigo software, pelos acordos verbais, pelos post-its espalhados na mesa de trabalho, afinal sempre foi assim. Não espere que seja fácil e prepare-se para trabalhar seu autocontrole e disciplina. Valerá a pena e depois você nem vai lembrar como as coisas eram feitas antes.

5) Negligenciar o acompanhamento da implantação

O processo de mudança não está apenas na aquisição de uma nova ferramenta. Na verdade, talvez essa seja a parte menos complicada. Tenha certeza que sua equipe está envolvida. Nos três primeiros meses é importante que haja um acompanhamento mais próximo.

Eleja alguém para auxiliar o time em dúvidas com relação ao fluxo de trabalho, às demandas e a esta nova metodologia escolhida. Esse “evangelizador” precisa estar por dentro do processo e bem abastecido com informações técnicas sobre o sistema.

Além disso, é importante que esteja disposto a ouvir e dar feedbacks, assim, poderá auxiliar e contribuir com o engajamento, tornando a construção deste novo hábito bem menos traumática. Colocar os trens no trilho logo no início é uma forma de evitar muitos problemas futuros. Certamente sua equipe terá pessoas mais e menos resistentes, tenha paciência e pulso firme principalmente para lidar com os mais resistentes.

6) Achar que tudo vai funcionar de forma automática

Quando se fala em software ,a primeira coisa que vem à cabeça é automatização de processos. Sim, é isso mesmo! Muitos processos e atividades poderão ser automatizados e haverá um economia de tempo considerável além da melhoria na produtividade.

Porém, isso não significa que a intervenção das pessoas será desnecessária. Sempre existirá um trabalho manual a ser feito, afinal alguém precisará configurar a plataforma, imputar mailing, cadastrar dados, importar informações e executar as tarefas diárias.

O software não sabe, por exemplo, quando determinada tarefa foi concluída ou quais pessoas devem ser envolvidas em determinado projeto. Não terceirize 100% da responsabilidade para uma plataforma, ela não vai fazer tudo sozinha. Você precisa interagir e atualizar informações para que a partir daí, a inteligência do software possa trabalhar.

7) Começar a fazer sem orientação

Mesmo que você já tenha experiência com software e conheça muitos detalhes sobre programação, é importante acompanhar as orientações disponíveis sobre a ferramenta. Aproveite os conteúdos da Central de Ajuda, participe dos Webinars, interaja com a equipe de Customer Success e de Suporte Técnico. A lógica de funcionamento de cada software é muito peculiar. E, por isso, é tão importante conhecê-la antes de iniciar qualquer atividade.

É muito comum encontrarmos clientes que iniciaram do jeito errado e quando se dão conta do erro, o conserto fica muito mais difícil. É aí que muitos acabam desistindo. Esteja certo de que conhecer o produto antes de começar a trabalhar com ele é uma dica que evitará muitos desgastes futuros.

8) Avaliar o resultado sob um único critério

A renúncia no uso de um software pode se dar por uma análise unilateral. Antes de desistir levante todos os pontos positivos e negativos que foram obtidos com as equipe envolvidas. Infelizmente não existe a ferramenta perfeita, se fosse assim, cada pessoa desenvolveria a sua própria solução (e olha que mesmo assim não haveria garantias).

É normal que um pequeno recurso não esteja de acordo com o que você gostaria, que uma informação não apareça da forma como você costuma ver. Ou seja, analise bem se esses recursos são fundamentais e o quanto eles podem comprometer seu resultado.

Se estes detalhes forem vitais, busque outras alternativas. É importante colocar na balança todos os benefícios. Qualquer software tem um core do negócio, às vezes o sistema privilegia mais uma área do que outra e nem por isso ele precisa ser descartado. Tenha mais informações, consulte a equipe, analise melhor e depois decida, para então contratar um software de gestão com efetividade.

9) Não fazer reunião com os envolvidos

A reunião com o time é um passo que diferencia a velocidade de evolução do software. Muitos optam apenas por repassar o link de acesso, senha e algum material de apoio, pensando que dali em diante cada um se encarrega de fazer sua parte. Isso é um tremendo engano. Se você realmente deseja fazer dar certo, não descarte essa fase importante: reúna-se com a equipe.

É importante explicar porque optaram por uma nova metodologia de trabalho. Sobre as expectativas, porque o software foi escolhido, quais desafios serão enfrentados e que o apoio de todos será necessário neste momento. Não descarte essa fase. As pessoas precisam de direcionamento, precisam entender o que mudou e porque mudou. Afinal, é a gestão da sua equipe/área/empresa que está em jogo. Uma reunião simples, transparente e pautada com os itens que sugerimos acima é suficiente para alinhar o discurso e colocar a equipe no eixo.

Enfim, estes 9 erros são os principais pontos negativos contratar um software de gestão. Se você já identificou que a melhor saída é contar com o apoio de uma plataforma, tenha consciência de que o primeiro passo foi dado. Além disso, agora evite cometer estas falhas e viva a experiência de ter uma empresa com processos organizados, uma comunicação interna coesa e a produtividade lá em cima! Crie sua conta trial free no Operand e experimente grátis por 7 dias.

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