Vantagens de usar o timesheet na gestão de agências

A gestão do tempo e da produtividade é um grande desafio para gestores de agências. Acompanhar a performance da equipe e saber, precisamente, como os funcionários estão gastando seu tempo e para qual tarefa estão canalizando sua energia é fundamental. Afinal, um acompanhamento adequado das tarefas em execução indica, também, o status de cada job e a fluidez (ou não) do fluxo dos processos.  Uma ótima alternativa é adotar uma ferramenta que oportunize o gerenciamento da gestão do tempo e da produtividades. As vantagens de usar o timesheet, abordadas neste artigo, são muitas.  Na prática, você ganha um controle preciso de todos os projetos e processos da empresa.

Tal recurso não ajuda apenas o gestor a acompanhar o consumo de recursos e identificar a assertividade da empresa, mas também fornece indicativos importantes para os profissionais. Que podem se sentir realizados ou desafiados, dependendo do seu desempenho. De todo modo, adotar uma ferramenta de gestão de produtividade tende a aumentar a eficiência e a eficácia do time e, claro, das operações da organização. Descubra, a seguir, as vantagens de usar o timesheet!

Gerenciamento de projetos mais preciso

Prazos estourados, clientes insatisfeitos, profissionais infelizes. Para muitas agências, estes são apenas alguns dos graves sintomas que expõem a fragilidade da gestão. Todos eles, de alguma forma, têm relação com a dificuldade da agência de fazer uma estimativa precisa de tempo e outros recursos para cada projeto.

O timesheet, ferramenta de gestão de tempo, surge justamente para atender este tipo de necessidade. Uma vez que permite o registro de dados que indicam exatamente quanto tempo a sua organização gasta em todas as etapas de um projeto.

Quer saber como um projeto está progredindo, para que você possa resolver os atrasos antes que eles saiam do controle? Ou quer saber em quanto tempo sua equipe concluiu um outdoor, para elaborar um novo orçamento? A ferramenta de gestão de tempo pode ajudá-lo. Ou seja, ao conhecer cada etapa de um projeto, você pode prever melhor os cronogramas. Além disso, intervir quando um projeto sai do seu controle.

Com o timesheet, o gestor confere mais autonomia aos profissionais

Pode parecer que não, mas a ferramenta de gestão de tempo realmente permite que os gestores deem mais liberdade e autonomia aos profissionais. Isso porque quando um gestor vê que o profissional está produzindo, o seu acompanhamento de perto se torna injustificável e dispensável. Os dados fornecidos pelo timesheet indicam quem está trabalhando focado e produzindo, de verdade.

Vantagens de usar o Timesheet

#1 Demanda sob-medida para cada profissional

Quando os profissionais lidam com sobrecarga de trabalho, normalmente tendem a se deparar com sentimentos de frustração. E, além disso, em casos mais extremos, passam até a colocar em dúvida seu potencial. Portanto, para evitar situações desgastantes como estas, o timesheet permite que o gestor saiba, ao certo, a medida de tarefas viáveis para cada profissional. Assim, ele delega atividades que eles podem completar, e não uma infinita pilha de tarefas irrealistas. Além de um time mais produtivo, a agência passa a ter funcionários mais felizes porque estão em um espaço cuja abordagem de trabalho é coerente e equilibrada.

#2 A entrega de resultados acima da presença física na agência

Umas das principais vantagens de usar o timesheet é que ele permite que o gestor visualize a produtividade de cada profissional e as entregas. Pode ser que um funcionário super pontual na conclusão dos jobs, como é notívago, tem dificuldade de estar na agência às 8 horas. Ou, então, que a colaboradora precise estar em casa um dado horário para cuidar da sua mãe.

Com o timesheet, você pode aprender a considerar estas situações e a se concentrar na conclusão de tarefas específicas. Dispensando, dependendo do caso, a presença física. A ferramenta de gestão de tempo permite que o gestor incentive a autonomia, visando, acima de tudo, a eficiência.

#3 Feedback de desempenho objetivo e preciso estão entre as vantagens de usar o timesheet

Muitas vezes, os critérios de avaliação aplicados pelo gestor são subjetivos e incluem até mesmo análise do comportamento dos profissionais. É comum, por exemplo, conferir uma avaliação positiva aquele profissional especialista em marketing pessoal. Ou, ainda, aquele com quem você tem mais afinidade. Por isso, nem sempre as avaliações são precisas.

Como o timesheet fornece medidas objetivas de eficiência, fica muito mais simples fazer uma avaliação pautada por critérios claros e precisos. A ferramenta permite que o desempenho das pessoas fale por si. Dispensando a necessidade de avaliações feitas com base em critérios mais subjetivos.

#4 Tempo estimado para novos projetos e clientes

Pode ser que você acredite que sua agência tem mais trabalho do que pode fazer, mas não pode confirmar essa impressão porque não tem parâmetros claros e bem definidos. É isso que timesheet irá fazer pela sua agência!

A ferramenta de gestão de tempo fornece análises chave sobre o tempo que você precisará para completar todos os projetos. Assim, à medida que os padrões emergem e você se adapta às informações vitais, se torna mais fácil planejar seus projetos. Estimando, por exemplo, tempo para conclusão e número de profissionais a serem mobilizados para participar de cada job/tarefa.

#5 Cálculo do ROI e da produtividade

A funcionalidade do timesheet permite que você calcule com mais precisão qual é o ROI do seu negócio. Isto por que, é possível identificar quantos recursos foram utilizados e qual o tempo gasto para cumprir uma tarefa. É aí que você começa a saber se está ganhando dinheiro de fato com a sua operação. Por exemplo, se você souber o valor hora por funcionário e o tempo gasto para realizar determinada atividade, saberá exatamente qual é o melhor valor a cobrar do cliente por determinado serviço. Além disso, você compreende a rentabilidade do seu negócio de forma muito mais clara. Para ter uma gestão eficaz, é muito importante saber mensurar os ganhos. Portanto, a funcionalidade de timesheet pode ser uma grande aliada neste processso.

Enfim…

São muitas as vantagens de usar o timesheet! A agência ganha muito mais do que produtividade. É possível conquistar mais assertividade nas estratégias e aumentar a lucratividade. Afinal, com a ferramenta você entende como o tempo tem sido direcionado e quais retornos a sua canalização – correta ou não – está trazendo. A partir daí, o desafio é orientar a equipe, conferir mais autonomia, evitar o microgerenciamento e comemorar os resultados. Certamente, quando o tempo é bem administrado, eles sempre vêm!