Home office: como organizar a estrutura de agência para esse modelo de trabalho

O avanço da pandemia do COVID-19 mudou a rotina de trabalho de organizações e profissionais de vários setores. Com a recomendação de isolamento social dada pela Organização Mundial da Saúde (OMS), muitas empresas aderiram ao modelo de trabalho remoto para dar continuidade às operações do negócio.

Contudo, na prática, pedir para que cada profissional conduza suas atividades em casa e, ainda assim, mantenha uma rotina produtiva não é tão simples como parece. 

Especialmente quando essa transição acontece de repente, sem planejamento, o gestor precisa de um cuidado especial na gestão do time e da empresa.

Neste contexto, é fundamental pensar em como organizar a estrutura da agência, para manter o atendimento ao cliente com a qualidade e o prazo esperados.

Pensando nisso, elencamos algumas questões fundamentais que o gestor precisa ter em mente neste momento. Confira!

#1 Observe como cada profissional reage às mudanças

Além da situação de emergência gerada pela doença, as pessoas precisam lidar com uma série de incertezas em relação ao momento, medos em relação ao futuro e, claro, mudanças práticas em sua rotina. 

Para quem estava acostumado à dinâmica do escritório e a convivência com os colegas, pode ser muito estranho não ter mais nada disso ainda que temporariamente. E qualquer dificuldade nesta fase de adaptação pode, sim, refletir nas entregas para os clientes.

#2 Acompanhe o time de perto

Além dos desafios individuais de cada colaborador, manter o time coeso e integrado mesmo no trabalho remoto é outro grande desafio. As pessoas já não compartilham o espaço do escritório diariamente, mas elas precisam se sentir parte importante do grupo. Mais do que isso, precisam visualizar de que maneira a contribuição delas é decisiva para o sucesso do cliente e da agência.

Neste contexto, a questão é: como manter o time focado nas entregas? Será possível fortalecer a colaboração entre os profissionais mesmo sem o encontro presencial?

#3 Explore a tecnologia 

A boa notícia é que a tecnologia está aí para ajudar!  

É possível explorar uma série de ferramentas e recursos tecnológicos que permitem ao gestor orientar o trabalho e acompanhar a performance do time. 

Aplicativos para gerenciar tarefas, sistemas de gestão para agências e ferramentas para conferências em tempo real são algumas das soluções tecnológicas que podem ajudar você e seu time.

#4 Aposte em boas práticas de gestão

Existem muitas boas práticas de gestão que podem melhorar a motivação e a produtividade da equipe e, claro, os resultados da agência.

Em um cenário em que os profissionais estão fisicamente distantes, é importante que o líder incentive o contato e a conexão entre todos os colaboradores.

Mostre-se interessado e queira saber como eles estão se sentindo neste momento delicado. Sempre que possível, faça calls e dayli meetings não só para organizar as demandas e entregas, mas, principalmente, para manter todos focados no mesmo propósito: fazer o melhor para o cliente sempre.

#5 Saiba como organizar a estrutura da agência para o trabalho remoto

O esquema de trabalho em home office traz uma série de novos desafios para todos os envolvidos.

Os colaboradores precisam de disciplina, atenção plena e foco para manter a produtividade. Aos clientes cabe entender que a agência vive uma nova dinâmica. Por último, para o gestor resta gerenciar o trabalho nesse novo contexto com destreza, mantendo o time focado e os clientes tranquilos e confiantes.

É isso: tudo pode estar confuso lá fora, mas na atmosfera da agência você precisa manter os atores, os processos e as entregas em perfeita sincronia.

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