Como fazer a gestão de conteúdo de redes sociais utilizando o Operand

Quem faz a gestão de redes sociais sabe que as tarefas para executar são muitas e cheias de detalhes. Ou seja, extremamente complexas. São várias etapas até que um post (que parece simples) seja publicado no Facebook, por exemplo. Por isso, é muito importante definir processos para organizar o fluxo de trabalho da gestão de conteúdo de redes sociais.

Neste artigo explicaremos como utilizar uma metodologia eficiente para gerenciar todos os trabalhos de redes sociais que você precisa executar. Incluindo as etapas em que o Operand pode te ajudar e as que você poderá utilizar outras ferramentas.

# 1 Crie uma proposta de serviços de redes sociais

Criar uma proposta no Operand é muito simples. Ela é o documento que você poderá apresentar ao cliente descrevendo os serviços relacionados à gestão das redes sociais e os valores cobrados por eles.

Para criar a proposta, primeiramente você terá que criar um Projeto no Operand para relacionar com essa proposta. Caso ainda não tenha o cliente cadastrado, é possível criar o cadastro no momento da criação do projeto. Entretanto, caso já exista, é só selecionar o cliente que deseja.

Clique na aba “Projetos” e em seguida em “Adicionar Projeto”.

Depois inclua o nome do Projeto, exemplo: Gestão de Mídias Sociais, o nome do cliente e um briefing detalhado sobre o projeto, como por exemplo, um briefing de acordo com este modelo.

Lembrando que o projeto visa reunir todos os jobs que devem ser executados. Também as informações de produção e mídia (se for o caso), informações financeiras e de receitas e despesas. Bem como, as informações da Proposta que você irá criar.

Para cadastrar uma Proposta Comercial, acesse o projeto e clique no símbolo (+), para Adicionar a Proposta e preencha o formulário inicial com Título, Briefing e Prazo. Ao Salvar, a proposta ficará disponível na pauta e basta abri-la para adicionar mais informações quando você precisar.

Depois, inclua uma Introdução na proposta, você pode escrever de uma forma geral tudo o que está propondo ao seu cliente. Em seguida, adicione os Itens da Proposta adicionando um nome e a descrição, assim como a quantidade e o valor. Também é possível adicionar os encargos.

Além disso, no caso da existência de serviços padrão, que você pode oferecer exatamente nas mesmas condições para vários clientes, é possível criar modelos de introdução e fazer o pré-cadastro de peças/serviços como uma forma de otimizar a abertura desses documentos. Ou seja, depois é só selecionar o que deseja incluir na proposta que está editando.

# 2 Aprove com o cliente e envie para o financeiro

Uma proposta gera contas à receber (o que será cobrado do cliente) e também contas à pagar (custos externos se houver). Após o cliente aprovar a sua proposta é possível enviar as faturas diretamente para o financeiro do Operand para registrar o faturamento. Portanto, lance os pagamentos mensais conforme a duração do contrato. Exemplo: se você fez um contrato de 12 meses, pode lançar os pagamentos dos 12 meses e enviar tudo para o financeiro. Para isso basta acionar o botão Enviar para o financeiro.

# 3 Agora é a hora de executar: como organizar todos os jobs e as subtarefas no projeto

Nesta etapa iremos te ajudar a organizar tudo o que você precisa fazer dentro do Operand relativo às atividades da proposta de mídias sociais.

– Confira o projeto e inclua mais informações para completar o briefing

Com a proposta aprovada, você já sabe exatamente o que deve fazer. Portanto, pode ir organizando as atividades que precisa executar. Por isso, já pode editar aquele projeto que criamos lá na primeira etapa para organizar todas as atividades.

Lembre-se que você pode pré-cadastrar vários modelos de briefing no sistema, facilitando muito o lançamento desse tipo de informação no seu projeto ou job.

– Registre todas as demandas – tarefas e jobs no projeto

Em seguida, é a hora de registrar tudo o que precisa ser executado para o seu cliente em cada mídia social.

Ou seja, você poderá lançar todos os posts que devem ser criados e determinar as datas para elaborar cada um dos materiais. Considerando as datas em que devem ser publicados. Pense sempre em um tempinho extra para revisão, alteração e aprovação.

Como fazer no Operand:

1º) Crie um job dentro do projeto para o planejamento estratégico 

O planejamento será o primeiro job do seu projeto e geralmente é de responsabilidade do social media e do planejamento da agência. Em conjunto, devem elaborar um planejamento estratégico para compreender como sua empresa e a marca do cliente irão atuar nas mídias sociais.

Portanto, você deve lançar esse job no Operand. Inclua as subtarefas e defina os prazos e responsabilidades para cada uma das subtarefas do planejamento.

Para elaborar o planejamento, há alguns pontos que você deve considerar:

– Entenda o objetivo da marca

Primeiramente, busque compreender qual o principal objetivo da marca estar presente nas redes sociais, por exemplo:

• a divulgação da marca,
• ter um canal de comunicação e relacionamento com os clientes,
• criar uma comunidade de fãs,
• educar o público através da criação de conteúdo relevante,
• gerar mais leads e vendas,
• entre outros.

– Analise os concorrentes

Ademais, veja o que os concorrentes estão fazendo para incluir no seu planejamento. Entender a presença digital deles te deixará um passo à frente. Analise o que pode ser otimizado nos perfis das redes sociais e inclua como sugestões no planejamento. Ou, se ainda não existirem as contas, verifique em qual mídia faz sentido a empresa estar presente, avaliando o tipo de público de cada mídia.

– Defina a estratégia de conteúdo

Posteriormente, defina os detalhes da sua estratégia de conteúdo. De que forma a marca irá se comunicar, qual será seu tom de voz, o que pode e o que não pode, etc. Analisando sempre o que faz sentido para o posicionamento que a empresa escolheu adotar, ok? Feito isso você poderá definir a periodicidade das publicações. Em seguida crie um calendário que contemple as ideias de criação para cada uma das postagens. Esse calendário que irá orientar depois o pessoal de criação para que saibam o que eles precisam criar, qual linha criativa seguir, etc.

– Preste atenção nas abordagens e formatos

Siga a regra clássica: 80/20 (80% de conteúdo que educa e 20% de conteúdo que vende, que seja relacionado ao seu produto diretamente). Pense diferentes formatos para as publicações para chamar a atenção dos usuários de cada mídia. Você pode, por exemplo, fazer ações em diferentes datas comemorativas, ou aproveitar algum assunto do momento para criar conteúdo sobre ele. Ficar de olho nos memes pode ser uma boa.

Após concluído o job de planejamento estratégico e aprovado com o cliente, é hora de lançar os jobs de produção de conteúdo, que serão replicados todos os meses.

2º) Crie um job de Planejamento de Conteúdo

Esse job é de responsabilidade do social media e tem como objetivo fazer um planejamento mensal dos conteúdos que serão desenvolvidos para o cliente. Esse job deverá ser repetido todos os meses sempre no fim de cada mês, para que o planejamento possa ser feito e a equipe esteja preparada para executar os jobs de social media durante o mês.

OBS.: Inclua as subtarefas e defina os prazos e responsabilidades para cada uma das subtarefas do planejamento de conteúdo.

Um das subtarefas do planejamento consiste em lançar os jobs para a equipe de desenvolvimento (redação, criação, aprovação e publicação) referentes ao mês que foi planejado. Nesse caso, recomendamos que você faça uma relação geral do conteúdo planejado da seguinte forma:

O Operand permite que você configure uma repetição mensal para esses jobs. Pois, todo mês será necessário pensar em novos conteúdos para o seu cliente, certo? Então nada melhor do que já deixar isso em sua pauta para que não esqueça. Veja abaixo como fazer:

3º) Crie um job dentro do projeto para os posts

Ao lançar os jobs para a equipe de desenvolvimento, nossa sugestão é que você crie um job para cada publicação. Por exemplo, se o seu cliente aprovou uma proposta que contempla 12 posts por mês para o Facebook, você irá criar um job chamado “Post Facebook”, referente ao primeiro post do mês. Dessa forma, o prazo final deverá ser o de publicação do primeiro post do mês que foi planejado.

Para facilitar a vida da equipe de criação, dentro do briefing de cada job você pode colocar a lista com os temas das publicações. Assim como foi inserido no job de planejamento.

4º) Insira as subtarefas, responsáveis e data de entrega

Em seguida, é a hora de definir as subtarefas e as responsabilidades de cada membro do time. Ou seja, você irá incluir todos da equipe que irão participar desse projeto em cada um dos jobs dos posts. Para isso, basta adicionar nas subtarefas dentro do job a pessoa que deseja como responsável. Adicionando também uma data para a entrega.  Assim como foi feito no primeiro job, o de planejamento.

5º) Configure a recorrência para os próximos meses

O Operand possui um recurso importante para organizar e gerenciar o controle de subtarefas: a função Jobs Recorrentes. A funcionalidade permite que um Job seja criado e replicado de acordo com sua recorrência. Por exemplo, para este caso de gestão de redes sociais, onde você acordou com o cliente que fará posts em dias específicos mensalmente.

É possível gerar conteúdo sob demanda para gerenciar todo esse processo. Ao adicionar um Job, após preencher os campos obrigatórios e após informar seu Prazo e clicar em Repetir, podemos selecionar as seguintes repetições: Nunca, Diariamente, Semanalmente e Mensalmente. Neste caso selecionaremos semanalmente.

# 4 Confira o que foi atribuído para você e para a equipe

Após o lançamento de cada job e subtarefa para os devidos responsáveis, eles serão notificados e poderão acessar a Minha Pauta e conferir o que foi atribuído para eles executarem e as datas de entrega.

O fácil acesso aos jobs e subtarefas que precisam ser entregues otimizam a produtividade. Além disso, ajudam a organizar a pauta individual dos usuários do sistema. Ou seja: com o Operand fica difícil perder o prazo de uma atividade.

A criação dos materiais para as redes sociais deve ser muito ágil e o processo bem claro e dinâmico. Por isso, é importante que você possa acompanhar o status de cada uma das demandas e com quem determinada atividade está. Com a Pauta por Responsável é possível visualizar exatamente o que cada membro da equipe tem pra fazer.

Com essa informação, é possível delegar de forma mais equilibrada. Em muitos casos, as publicações em redes sociais envolvem datas específicas. Ou seja, um material precisa ser divulgado em tal dia, uma campanha será lançada em determinada data comemorativa, etc. Desta forma, esse acompanhamento evita sobrecarga de trabalho e garante que os prazos sejam cumpridos.

# 5 Como enviar para o cliente ou para o gestor tudo o que foi produzido

Caso você faça parte de uma agência e precisa enviar um compilado do que foi produzido ao cliente ou até mesmo para o líder da equipe de marketing ou gestor da empresa, é possível. Para ambos, isso pode ajudar a melhorar a percepção do cliente ou gestor da empresa de todo o trabalho feito.

Para gerar este compilado, no Operand, primeiro é preciso acessar a aba de Anexos. É importante informar que, para visualizar e gerenciar o menu, é preciso que o usuário possua permissão de acesso total a todos os módulos do sistema. Esta permissão pode ser alterada no menu Usuários e Permissões. Em seguida, basta selecionar o cliente que deseja e o projeto, em seguida as imagens que aparecerão no relatório e clicar em Exportar:

Pronto! Dessa forma você envia tudo o que foi produzido para facilitar a vida de quem for o responsável pela revisão e aprovação. Essa funcionalidade ajuda muito no processo da gestão dos conteúdos de redes sociais. Isso por quê facilita a conferência das imagens de forma prática, evitando que algo seja publicado com erros.

# 6 Utilize ferramentas de gestão de redes  sociais para fazer a programação dos posts

Depois de ter os layouts dos posts prontos, você pode agendar suas publicações em cada uma das redes sociais. Nós recomendamos utilizar uma ferramenta para a programação dos conteúdos, como por exemplo: a Mlabs, o Hootsuite, a Etus, etc.

# 7 Mensure os resultados obtidos

Para toda estratégia de marketing digital é essencial mensurar os resultados e acompanhar as métricas de crescimento. Veja a seguir como mensurar os resultados para a agência e para o cliente.

– Mensurar os resultados para a agência: como fazer o acompanhamento das entregas e mensurar a produtividade da equipe

Você precisa adiantar um post que era para daqui 3 dias e publicar hoje? Como fazer o acompanhamento da produção desse conteúdo? Com o Operand é bem simples! Através da metodologia Kanban é possível visualizar a evolução das atividades dentro do fluxo de trabalho da sua equipe. Ou seja, você visualiza o status e edita as datas de entrega para as demandas de maneira muito ágil. Além disso, o Operand permite realizar várias ações em massa, conforme você pode conferir aqui.

Além de acompanhar em tempo real o andamento das tarefas, você pode customizar cada status da Pauta Status de acordo com a realidade do seu time!

Para uma agência por exemplo, é interessante usar Status como: Planejamento, Redação, Criação, Aprovação Interna, Ajustes, Aprovação Externa, Finalização e Entregue.

Além disso, para saber quanto tempo sua equipe está levando para criar certa quantidade de posts para um cliente e o custo de mão de obra decorrente disso é só acessar o relatório Timesheet. Munido dessas informações, você poderá calcular o valor a ser cobrado do cliente, de acordo com a sua margem de lucro.

Saiba tudo com a pauta timesheet

Com a pauta Timesheet é possível conferir o último apontamento feito por um usuário. Ou seja, você evita interrompê-lo para perguntar sobre o andamento de um job, ou se já foi concluído. Dessa forma você pode posicionar o cliente imediatamente sobre uma determinada entrega.

Também, por meio de filtros nos relatórios você pode extrair informações como: tempo dedicado da equipe na execução das atividades e retorno financeiro que o projeto gerou. Vamos ver a seguir.

Como identificar quanto tempo sua equipe levou para produzir os posts do mês?

Para uma gestão organizada das atividades da sua agência, é necessário mensurar as horas dedicadas por cada colaborador. No Operand, é possível utilizar a função Timesheet e fazer o apontamento de horas por meio da ação Iniciar ou Apontar.

• • Iniciar: Apontamento de horas automático, o colaborador deverá Iniciar e Parar o Timesheet para apontar o tempo dedicado em cada atividade.

• Apontar: Reporte de horas manual, o colaborador deverá sinalizar o tempo dedicado em cada atividade.

Posteriormente, é só acessar os relatórios para avaliar a produtividade da equipe ao produzir os materiais do Projeto de Gestão de Mídias Sociais e outros. Você pode utilizar o relatório Timesheet, que possibilita uma análise com base no número de horas dedicadas por cada departamento e colaborador alocado.

Ao acessar o relatório, pode aplicar o filtro Resumido do mês vigente com infográficos que apresentam alguns dados gerais. Ex: Apontamentos por Envolvidos e Apontamentos por Documentos.

Além disso, na visão Detalhado, podemos refinar a consulta por meio do botão + Filtros.

Como identificar os jobs atrasados?  

Através do relatório Jobs Pauta você pode ter uma análise mais completa a respeito do que está acontecendo em relação às atividades do projeto.

Além do consumo total de horas, o status que identifica em qual etapa cada um dos jobs se encontram, a situação (aberto/concluído), é possível identificar quais os jobs concluídos no prazo. Ou seja, a quantidade de jobs/subtarefas que foram concluídos dentro do prazo estipulado para eles. Além dos que não foram concluídos dentro prazo e também os que ainda não têm prazo. Há disponível o gráfico representando este número, conforme abaixo.

Como verificar o retorno financeiro que o projeto gerou?

O cliente fechou um projeto com a sua empresa, mas você não sabe se está valendo a pena ou não mantê-lo? Fique tranquilo, vamos ajudar você! Indicaremos abaixo dois relatórios que você pode utilizar para entender o retorno financeiro que um projeto gerou.

Relatório Movimentação por Cliente (financeiro) :

Com este relatório, você terá o resultado das movimentações financeiras dos projetos que executa, ou seja, visualizar tudo o que entrou (contas à receber), tudo o que saiu (contas à pagar) e o saldo final. Acesse o Relatório Movimentação por Cliente e clique em + Filtros para abrir as opções de filtro disponíveis.

Mas, não basta analisar os valores aplicados na execução de um projeto. É necessário também, analisar os gastos que sua empresa tem para atender o projeto do cliente, por exemplo, os recursos necessários para manter os colaboradores trabalhando em sua empresa. Para isso você poderá combinar outro relatório com o primeiro.

Pois, esse cálculo é mais detalhado e vai além do salário que o colaborador recebe, por exemplo, custo de aluguel, internet, softwares, etc. Tudo isso deve ser considerado no momento de precificar seus serviços, caso contrário, poderá ter problemas na hora de fechar a conta. Para saber mais detalhes, clique aqui.

Relatório Apontamentos por Usuário

Para que o Relatório Apontamentos por Usuário apresente informações precisas, é necessário registrar o valor/hora de cada colaborador de sua empresa e usar o recurso timesheet para apontar horas nas atividades de um projeto. Após isso, acesse o Relatório Apontamentos por Usuário e clique em + Filtros para abrir as opções de filtro disponíveis.

Use filtros similares aos que indicado no relatório anterior:

• • Cliente: selecione o nome do cliente;
  • Projeto: selecione o nome do projeto;

• Período: selecione a opção ignorar data*;

*Filtro período > ignorar data: você precisa ver o valor total dos apontamentos de um projeto, independente de quando eles aconteceram.

Para informações mais detalhadas acesse.

– Mensurar os resultados para o cliente: mostre que você fez um bom trabalho

Saber medir os resultados é fundamental para entender se sua gestão de redes sociais está sendo efetiva ou não. Portanto, há métricas fundamentais que você deve acompanhar mês a mês, como por exemplo, o envolvimento do público com cada mídia, o alcance total, o alcance orgânico e o crescimento por canal.

Elabore um relatório de redes sociais completo para apresentação. Confira o que não pode faltar aqui.

Meça, mas aplique inteligência de análise de dados

Enfim, nunca deixe de analisar todos os dados para entender qual estratégia está funcionando melhor. Quando for apresentar o relatório de desempenho das mídias para o seu cliente, nunca apresente sem uma análise sobre os dados apresentados. Afinal, o cliente pode ter acesso aos dados sozinho, para isso não precisa da sua agência. Ou seja, o que ele contrata é uma inteligência estratégica que analise os números. E principalmente, que possa propor sugestões de ações que contribuam para melhorá-los.

Além disso, caso tenha alguma dúvida sobre como utilizar o Operand para fazer a gestão dos seus jobs relacionados à gestão de redes sociais, entre em contato e fale com a nossa equipe de Customer Success. Estamos prontos para te ajudar a utilizar o Operand da melhor maneira.