Gestão de equipes a distância: como fazer?

Em um mercado competitivo, com alta rotatividade de profissionais nem sempre é simples reter talentos e manter a equipe produtiva e unida. Aliás, em alguns casos, bons profissionais desejam se desprender da rotina da agência e seguir em voo solo. Aí, você pensa: “vou perder um grande talento!” Calma! Com a tecnologia cada vez mais acessível e ferramentas que permitem a integração de pessoas e processos, muitas vezes, você pode, sim, continuar contando com a entrega deste profissional. O trabalho a distância já é uma modalidade comum em muitas empresas. Então, como fazer a gestão de equipes à distância? Fizemos uma lista resumida e falaremos sobre cada item a seguir.

Como fazer a gestão de equipes à distância?

1. Faça reuniões para integração
2. Utilize ferramentas para gerenciar o tempo e as tarefas
3. Simplifique e facilite a comunicação
4. Deixe claro o propósito da empresa
5. Trabalhe com meritocracia para manter o engajamento
6. Apoie a capacitação dos profissionais
7. Planeje-se e estabeleça uma rotina
8. Crie fluxos de trabalho práticos e ágeis
9. Seja um gestor ouvinte

Gestão de equipes à distância: Melhora a produtividade?

Se você optar por esse caminho, o desafio, sem dúvida, é gerenciar tempo/tarefas desta equipe remota. Antes de tudo, é preciso conhecer o perfil de cada um. Dominar os processos e, claro, usar as ferramentas digitais que permitem essa integração: empresa x equipes a distância. Em um primeiro momento pode parecer que não. Mas, a verdade é que a produtividade dos profissionais que trabalham remotamente pode ser mais alta. Uma vez que eles não têm mais as distrações do dia a dia da empresa. Ou seja, assim conseguem se concentrar no trabalho com mais facilidade.

O grande desafio para gestores e equipes

Para o profissional, quando a prestação de serviços não lhe exige uma rotina diária na agência ele ganha flexibilidade, liberdade e a possibilidade de conquistar novos clientes. Ou, ainda, se dedicar a outros projetos em paralelo. Ou seja, diante de tantas opções, o desafio do profissional que trabalha remotamente é ter disciplina e manter-se focado para gerenciar tempo/tarefas. Mesmo sabendo que não está submisso à rotina do expediente diário.

Já para os gestores de agência, a contratação de um profissional ou mesmo a formação de uma equipe a distância exige uma adaptação do modelo de gestão de pessoas. Como não é possível estar perto fisicamente, é preciso, desde o início dos trabalhos, definir os métodos de trabalho e estabelecer uma rotina de acompanhamento do desenvolvimento dos jobs e da performance dos profissionais. Aliás, talvez, demore um pouco para você acertar o ritmo com a equipe a distância. Mas é só uma questão de adaptação e, claro, de tempo.

Muito possivelmente, enquanto gestor, você irá se deparar com questões como:

• Como orientar a equipe a distância, para fazer dar certo?
• Quais ferramentas podem ajudar a gerenciar tempo/tarefas e garantir a produtividade?
• Será que vamos conseguir manter a qualidade dos jobs?
• Qual deve ser a frequência das reuniões on-line?
• Será possível manter a equipe da agência (física) e a equipe a distância conectadas e, sobretudo, em sintonia?
• Como lidar com o alinhamento do trabalho, se as peças não são entregues no prazo ou com a qualidade requerida?

Sim! As dúvidas e inquietações do gestor da agência são muitas! Mas para todas temos mecanismos que podem ajudar a gerenciar tempo/tarefas. E, principalmente, orientar os profissionais e impulsionar sua performance.

1 # Reuniões para integração

Se no dia a dia da empresa, os brainstorms e reuniões são frequentes, com aqueles profissionais que trabalham a distância não pode ser diferente. Ou seja, é preciso conversar, conhecer as necessidades e dificuldades da equipe a distância. Além disso, deve-se alinhar os processos e métodos, analisar o relacionamento com os clientes e avaliar o desempenho de cada um. Para conseguir tudo isso, é preciso, periodicamente, agendar reuniões virtuais com os profissionais. E esses momentos não são apenas para resolver essas questões.

A integração das equipes física e a distância só será possível se o gestor promover encontros virtuais envolvendo todos os profissionais. Ou, pelo menos, aqueles que mais se relacionam e trabalham em áreas correlatas. O face a face aproxima e fortalece as relações de trabalho diminuindo o impacto da distância.

Então, organize-se!

Use a tecnologia a favor da agência e trabalhe para reunir (virtualmente) e integrar os profissionais. Lembre-se que o esforço vale a pena para que nenhum freelancer remoto sinta-se excluído. Mesmo se você tiver apenas um profissional a distância, faça videoconferências para que todos possam interagir. Ou seja, o objetivo é que cada um se sinta conectado. Também que tenha o senso de pertencimento e entregue o melhor, elevando a produtividade da agência.

2 # Ferramentas para gerenciar tempo/tarefas

Além de manter a equipe unida, é importante pensar em formas de gerenciar o fluxo de jobs e acompanhar as demandas. E também as interações e as entregas da equipe. Outra questão importante: manter as informações dos trabalhos e projetos acessíveis a todos os envolvidos, em qualquer tempo e de qualquer lugar. Isso é essencial para gestão de equipes à distância. Com os dados centralizados em uma única plataforma, a gestão fica bem mais simples. Uma das formas de fazer isso é usar o Operand.

O sistema de gestão permite a inclusão de todos os dados do cliente. Desde o orçamento, o briefing, as peças e interações da equipe de criação, os pedidos de alteração. etc. Ou seja, está tudo concentrado em um só lugar e o gestor sabe em que projeto cada um está trabalhando. É uma ferramenta completa de gestão. Pois integra pessoas e processos permitindo a cada um gerenciar tempo/tarefas e garantindo a produtividade da equipe.

3 # Simplificando a comunicação

Para dar conta de outras tarefas mais simples e pontuais é possível adotar outras ferramentas gratuitas. Que são, na verdade, facilitadoras do trabalho no dia a dia. Para cada necessidade o mercado já apresenta uma solução diferente. Listamos algumas ferramentas digitais que podem ser super eficazes na gestão de equipes físicas e remotas e na integração delas e ajudar na gestão de equipes à distância.

Confira:

• We Transfer: com este serviço online você pode fazer a transferência de arquivos de até 2 GB gratuitamente ou 10 GB na versão Plus, de forma simples e intuitiva. Basta inserir o endereço de email e adicionar o arquivo e pronto. O email com o link de transferência do arquivo será disparado para o destinatário.
• Evernote: este é o aplicativo ideal para garantir um brainstorm supercriativo. É possível que os usuários criem notas adicionando um lembrete, a foto de um esboço, ou apenas uma ideia. Assim, aquelas insights criativos que os profissionais têm nos lugares e horários mais inusitados ficam sempre acessíveis. E o melhor: podem ser compartilhados com todos os integrantes da equipe.
• Google Drive: se a sua equipe trabalha com redação de textos, elaboração de planilhas e de apresentações, saiba que todos estes arquivos podem ser arquivados e compartilhados no disco virtual. Essa é uma das ferramentas mais utilizadas por profissionais de todas as áreas para fazer a gestão de equipes à distância.
• Appear.in: o programa permite realizar as reuniões virtuais por chamadas de vídeos, com a possibilidade de incluir até oito participantes. É uma das ferramentas mais indicadas para o encontro das equipes física e a distância.
• Operand: é o sistema de gestão que permite integrar pessoas aos processos da empresa, de forma colaborativa, ou seja, é possível gerenciar tempo/tarefas, visualizar as principais informações e envolver todos para garantir a produtividade.

4 # Empresa criativa e gestão de equipes à distância: pode ser bom para todos

A modalidade ainda é recente. Mas as experiências já registradas indicam que é possível fazer uma gestão de equipes a distância com sucesso. Integrando processos e pessoas e aumentando a produtividade da equipe da agência.

Com o acompanhamento dos trabalhos e o exercício constante do feedback, o gestor se mantém próximo dos profissionais e apoia cada um deles – seja na agência física, seja remotamente – com o intuito de orientá-los para que consigam ter um bom ritmo de trabalho. Além de interagir com os colegas e fazer as entregas dentro do prazo definido, com a qualidade desejada. A verdade é que manter uma equipe produtiva a distância é perfeitamente possível. Com um pouco de esforço dos profissionais e dos gestores, investimento em tecnologia e ferramentas de comunicação, a equipe sente-se unida e fortalecida. Assim, a distância se torna apenas um detalhe.

Ter um investimento constante na comunicação

O importante é que todos os profissionais, principalmente aqueles que trabalham remotamente, aprendam a gerenciar tempo/tarefas e contribuir para os resultados. Fortalecendo o senso de pertencimento, sentindo-se participante da história da agência. Para as empresas criativas, o segredo é manter-se próximo dos profissionais, estabelecendo e usando novos canais de comunicação. O segredo é investir constantemente na comunicação para apoiar os profissionais.

Também fortalecer as equipes e oferecer o melhor serviço/produto aos clientes. Enfim, com o alinhamento do estilo/rotina de trabalho e a dedicação de gestores e profissionais, todos – estejam perto ou longe fisicamente – saem ganhando.

Enfim, gostou do post? Você tem alguma dica sobre gestão de equipes a distância? Comente com a gente 😉