Como fazer a gestão de um projeto de licitação no Operand

Organizar projetos de licitação não precisa ser tão complicado e vamos te provar isso hoje. Se você é uma agência que já atua com esse tipo de serviço e quer saber a melhor forma de gerir o projeto de licitação no Operand, esse artigo é para você.

Agora, se a sua agência está na fase de entender como participar, o que é necessário e o escopo, recomendamos ler sobre como participar de licitações primeiro e só depois passar por aqui.

Jornada de organização

Seguindo o escopo de serviços baseado na Lei n° 12.232/2010, a agência fica responsável pelo:

1. Estudo; 
2. Planejamento; 
3. Concepção, criação e execução interna; 
4. Intermediação; 
5. Supervisão da execução externa;
6. Distribuição de anúncios para veículos e outros meios de divulgação.

Os módulos que serão necessários para uma jornada de organização consistente serão o de projetos, jobs, produção, mídia e financeiro.

Dependendo do projeto de licitação, você pode ou não utilizar todos esses recursos.

1. Criando o projeto de licitação

Nessa etapa, vamos considerar que a sua agência já passou pelo processo de Adjudicação e está na etapa de execução do projeto.

Iniciando pelo básico, vamos iniciar a criação do projeto já seguindo as informações da proposta apresentada. 

Nas informações básicas, coloque o nome da licitação, o cliente e o briefing. Exemplo: 

Nome do projeto: Licitação | Campanha de reciclagem
Cliente: Órgão/entidade – Prefeitura de São Paulo
Briefing: Estratégia, conceito, público-alvo, cronograma e outras informações importantes apresentadas na proposta.

Nota: é importante criar um cliente para cada órgão ou entidade diferente para entender nos relatórios com qual tipo de projeto a sua agência teve melhores resultados, como foi a produtividade, o tempo gasto e se o esforço será recompensado financeiramente.

Com o projeto aberto, adicione as informações macros como:

1. Prazo desejado: data final para a conclusão do projeto
2. Budget: adicione o valor máximo de gasto que a agência terá com alocação de mão de obra
3. Envolvidos: adicione a sua equipe no projeto

As configurações iniciais do projeto estão feitas. Agora vamos adicionar os demais ativos do projeto de licitação no Operand.

2. Os jobs

A quantidade de jobs que serão abertos é equivalente à quantidade de peças + os processos.

Se na proposta foi requerido 4 vídeos, 2 e-mails, 1 outdoor, mas se antes de iniciar as peças, for necessário realizar pesquisas, referências, criar campanhas pagas, entre outros, você teria 9 jobs em um projeto.

Ou seja, os jobs sempre serão como etapas do todo, que é o projeto.

Adicione cada job, coloque as informações iniciais e os responsáveis.

Tarefas

Dentro de cada job, é necessário criar as tarefas. Então para os processos, não se esqueça de pautar cada responsável pela tarefa. Por exemplo, criação de copy para anúncio, edição de imagens para e-mail.

Lembre-se que é necessário ter uma boa visão de equipe para adicionar os prazos das tarefas e jobs para que o projeto siga uma linha coesa e não gere desencontros ou atrasos.

No final, você terá uma estrutura do projeto de licitação no Operand similar a:

Job1: Criação de vídeo | Responsável Tiago
Tarefa 1: Criação do roteiro | Responsável Mariana
Tarefa 2: Gravação de takes | Responsável Tiago
Tarefa 3: Edição do conteúdo bruto | Responsável Tiago
Tarefa 4: Programar vídeo nos canais | Responsável Carol

É simples, viu? Não se preocupe, os processos são necessários na agência para manter a boa comunicação e organização.

3. Produção

Aqui é onde você vai colocar todos os ativos que serão feitos externamente. Eles podem ser impressões, materiais, troféus ou qualquer outra coisa que seja necessária a cotação. 

Se a sua agência ainda não usa esse módulo, recomendamos para sempre deixar registrado quais fornecedores entregam melhor, tem o melhor custo benefício e entre outros.  

Se no seu projeto de licitação não está previsto nada externamente, você pode pular esse módulo. Mas, se possui, vem comigo. Da mesma forma, abra a produção dentro do seu projeto de licitação, coloque as informações iniciais.

Em seguida, descreva as peças que precisarão de cotação e os fornecedores atrelados.

Como você não terá que aprovar com o cliente esta etapa, recomendamos fazer ela para ter um histórico do que foi produzido. Por ser um módulo complexo, recomendamos ver a nossa central de ajuda para mais detalhes.

4. Mídia

Assim como em produção, se o seu projeto de licitação no Operand não está prevista nenhuma veiculação externa como tv, rádio, facebook, recomendamos pular esta etapa.

Na tela de projetos, clique em adicionar mídia. Inicie as configurações básicas para abrir as demais.

Esse módulo vai ajudar a pessoa responsável pela área de mídia a estruturar toda a campanha e onde ela aparecerá, então você terá que adicionar peças, grades e praças de acordo com a proposta apresentada.

Como você também não precisará da aprovação do cliente, poderá apenas servir de acompanhamento e aprovação do gestor.

5. Proposta e financeiro

Seguindo o fluxo, se você quer que o sistema seja o mais realista possível com a realidade financeira, é importante configurar a proposta para que ela apareça junto no financeiro e nos relatórios.

Ainda dentro do seu projeto de licitação no Operand, clique em adicionar para começar a configuração da proposta. 

Nessa etapa, deixamos ao seu critério especificar todas as peças ou somente o valor final da proposta. Como é um valor acordado, você pode lançar apenas um item como valor final, como:  Licitação | Campanha de reciclagem – valor: 15.300,00

É importante lembrar que você pode ter mais de uma campanha (projeto) por cliente, por isso, para cada projeto, lembre de criar uma proposta. Você pode criar a proposta para ser faturada de acordo com o contrato. 

Por recomendação, sugerimos enviar para o financeiro somente quando o contrato já puder ser faturado. 

Por fim…

Essa é a jornada de organização de um projeto de licitação dentro do Operand. Se ficou alguma dúvida no processo, pode mandar mensagem para a gente ou acessar a nossa central de ajuda. 

E se você ainda não usa o Operand, você pode testar por 7 dias gratuitos. Aproveite!