O que é ser uma agência hotshop e como lidar com isso. (Parte 1)

Esta é a primeira parte de uma série que falaremos tudo sobre como funciona uma agência hotshop e como gerenciá-la.

Ontem transmitimos um evento ao vivo para discutir alguns fatores importantes sobre a aplicabilidade do Operand para um tipo especial de agência, as hotshops. Durante a conversa com as várias agências que participaram, falamos sobre este modelo e como é possível gerenciar uma empresa nestes moldes utilizando o Operand. Infelizmente, por uma questão de tempo, não pudemos ir a fundo em alguns aspectos deste tipo de gestão e de agência. Por isso, vamos aproveitar o espaço do blog para aprofundar a discussão.

O que é uma agência hotshop?

O hotshop é um formato de empresa criativa que possui um número reduzido de recursos. Por exemplo, pessoas, orçamento, espaço e etc. Entretanto, possui um alcance altíssimo.

Ou seja, uma agência hotshop tem uma estrutura enxuta, mas uma alta versatilidade, produzindo trabalhos de ponta mesmo com algumas limitações. Além disso, este modelo exige profissionais multidisciplinares e que conseguem exercer diversas funções na agência.

Contudo, dentro desta realidade, não há tempo para burocracias. O trabalho é tomado de forma expressa, transformando a empresa em um laboratório de ideias que podem rapidamente se tornarem grandes peças. De forma resumida, uma hotshop é uma agência pequena em tamanho. Porém, grande em ideias e que não tem tempo a perder.

Confira as vantagens do modelo hotshop

Certamente, este modelo de empresa tem muitas vantagens, como:

– Custo operacional reduzido.
– Profissionais envolvidos e que conhecem todo o processo.
– Agilidade de entrega.
– Flexibilidade.

Entretanto, existem alguns pontos de atenção, os quais merecem nosso foco neste momento. E será sobre eles que iremos discutir mais profundamente nesta série.

Acompanhamento da lucratividade do negócio

Por ter uma estrutura enxuta, a equipe está sempre focada na execução dos jobs e projetos. Ou seja, pouco tempo é dedicado para aparar as arestas no lado financeiro da empresa. E, muitas vezes, não se dá a devida atenção a lucratividade de todo o negócio.

Claro que, justamente por ser uma hotshop, não há como burocratizar o financeiro da agência. Este não é o objetivo. Mas há formas rápidas e práticas de enxergar a rentabilidade da empresa. Sem precisar contratar um profissional financeiro e sem gastar tempo demais em um processo enrolado.

Como analisar a lucratividade do seu negócio

A principal maneira de analisar sua lucratividade é mantendo um histórico do seu fluxo de caixa. Alíás, é possível que sua agência já faça isso. Mas se não faz, agora é uma ótima hora para começar. Registrar e monitorar seu fluxo de caixa é bem simples. Basta anotar todas as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa – levando em consideração o seu montante inicial.

Ou seja, você pode criar um acompanhamento no começo do mês que conste exatamente quanto sua agência possui em caixa no primeiro dia. Ao decorrer do mês, cadastre todas as receitas e despesas quando elas acontecerem. No final dos 30 dias, você terá um relatório completo de quanto foi investido e quanto foi faturado. De primeira, já é possível enxergar se sua empresa saiu positivamente ou negativamente neste mês. Além disso, se gastou mais do que ganhou ou recebeu mais do que investiu.

Determinando o índice de lucratividade

Mas ainda é possível tirar mais deste relatório de fluxo de caixa. Com uma conta simples podemos determinar um índice de lucratividade. O qual pode ser encarado como um alerta para identificar se a empresa está crescendo ou precisa ter seu processo revisto.

Para calcular o índice de lucratividade basta dividir o saldo de um período desejado pelo montante total da empresa (incluindo o período em questão) e multiplicar por 100 para obter a porcentagem. Sendo assim:

Lucratividade = (Saldo do período / Montante total) * 100

Com este dado, você pode ter uma noção do crescimento da sua empresa e da lucratividade de todo o processo.

Pra quem tem Operand, incluímos este relatório e o cálculo do índice em um compilado sobre o fluxo de caixa da sua agência. Cadastrar as receitas e as despesas é rápido e prático (principalmente agora com a conciliação bancária que lançamos recentemente), facilitando que os dados estejam sempre precisos e representem a realidade da situação financeira da empresa.

Gerenciamento das atividades

Se existem dificuldades para gerir o lado financeiro de uma agência hotshop, ter controle das atividades e de seus processos de execução é ainda mais complicado. Por ter uma equipe reduzida, muita velocidade de execução e menor burocratização, este modelo de agência não se encaixa nos moldes comuns.

Não vai existir uma equipe deste tipo de empresa que aguente o processo burocrático completo de uma agência com uma estrutura inflada. Ou seja, nada de briefing de 7 páginas, dezenas de itens para ver e entender, diversas reuniões com o atendimento e etc.

Para gerenciar projetos numa hotshop é preciso manter o pique. Use a mesma velocidade que só este tipo de agência pode ter. E é aí que este modelo se destaca ainda mais. Por ser enxuta e ter profissionais multidisciplinares que conhecem todo o processo da empresa, todos podem saber de tudo ao mesmo tempo. O criativo pode atender clientes e entendê-los tão profundamente quanto qualquer atendimento. O mídia pode ser tão importante na criação quanto o próprio criativo e por aí vai.

1. Incentive a integração e a liberdade

Com a estrutura reduzida as barreiras podem e devem ser quebradas. A equipe consegue trabalhar muito mais unida e a mescla das áreas azeita todo o processo. Portanto, incentive isso. Essa não divisão concreta das tarefas e a liberdade de transitar entre cada parte dos projetos facilitará muito o gerenciamento dos jobs.

2. Ter uma visão clara das demandas e organizá-las é fundamental

Se você e sua equipe vivem essa osmose contínua, então só resta agarrar as rédeas e ter um pouco mais de controle sobre as atividades. A ideia aqui é ter uma noção de quais jobs estão sendo executados dentro do prazo. Também, quais atividades foram produtivas, quais foram mais difíceis e quanto tempo foi investido em cada job. Estas informações contribuem muito para a precificação dos serviços prestados e para a organização da pauta, evitando horas extensas de trabalho e noites de pizza na agência (diminuindo a pressão e loucura de todo mundo também 😀 ).

3. Registre as horas gastas para mensurar a produtividade e lucratividade

Tente manter um registro das horas que cada membro da sua equipe dedicou para cada tarefa em cada projeto. Com o histórico destas informações, você pode calcular quais atividades são mais difíceis e precisam de mais tempo. Portanto, precisando equilibrar sua rentabilidade e o espaço que este tipo de tarefa deve ter na pauta. Assim, já é possível dar atenção a lucratividade job a job, fator importante para uma agência hotshop. Garantindo assim, que seu investimento (em tempo e dinheiro) sempre seja bem recompensado pelos ganhos.

4. Utilize o recurso timesheet do Operand

Dentro do Operand temos um recurso chamado timesheet, nele podemos apontar as horas trabalhadas, como numa planilha ou utilizar um cronômetro durante a execução das tarefas – garantindo bastante precisão. Esse histórico pode ser consultado depois, tornando fácil a visão da produtividade da equipe e da empresa como um todo. E, além disso, cruzando dados do timesheet mensal com o relatório de fluxo de caixa do mesmo período, podemos enxergar mais um fator extremamente relevante para qualquer agência. Que é a relação job-faturamento.

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Em breve tem mais…

Semana que vem lançaremos a segunda parte, fique ligado aqui no blog! Enquanto isso, recomendamos 2 ebooks que produzimos há pouco tempo atrás. Eles são perfeitos para complementar seus conhecimentos sobre o que discutimos até agora.

O primeiro, “Como conquistar clientes para sua agência“, foi uma colaboração com a Resultados Digitais. Dentro dele, levantamos dados sobre diversas áreas importantes do mercado. Trazemos boas dicas para melhorar a lucratividade do seu negócio. Relacionado a o que falamos neste primeiro artigo da série, o ebook tem alguns capítulos e tópicos que ajudam a entender melhor como funciona uma organização interna positiva para uma agência de publicidade (inclusive para as hotshops) e um guia de planejamento financeiro que pode ser muito útil. Acesse no link abaixo!

Já o segundo, “Como agências digitais podem vender mais e cobrar por isso“, traz um foco maior para as agências que têm ênfase no trabalho digital, contudo há ótimas dicas de precificação e é um bom tutorial para garantir vendas e contratos mais lucrativos e duradouros. Este livro foi uma colaboração com a Umbler, quem deu bons insights sobre a situação do mercado digital e sugeriu boas alternativas na hora de capitalizar alguns serviços prestados pelas agências de forma justa e lucrativa (para você e para o cliente). Baixe o ebook no link abaixo.

Enfim, aproveite, também, para fazer um teste gratuito do Operand, se você ainda não o conhece! 😉

Você já pode ler a segunda parte da série sobre uma agência hotshop aqui!