Entenda o que é workflow e como pode aumentar a produtividade do seu negócio

Toda empresa entrega um produto ou serviço para seus clientes.

E para que isso aconteça, realiza uma série de atividades, em determinada ordem e seguindo certos procedimentos.

É como uma receita de bolo: você pega certos ingredientes (entradas), faz algumas preparações (atividades) e, no final, tem um bolo prontinho (saída).

Você sabe como organizar e fazer o gerenciamento das sequências de tarefas de sua empresa montando os chamados workflows?

Então, você vai gostar deste post!

Nele, explicamos o que é workflow, seu significado e conceito, apresentamos algumas ferramentas de workflow gratuitas e também como criar um flow para gerenciamento de tarefas.

Aproveite a leitura!  

O que é workflow, afinal?

Não é difícil entender o que é workflow.

Para começar, o significado de workflow, traduzido do inglês, é fluxo de trabalho.

O conceito de workflow ainda não está claro para você?

Então veja esta definição que explica muito bem o que é workflow:

“A sequência cronológica de atividades que se inicia com determinado evento, recebe entradas e termina com uma entrega (saída) a um cliente externo ou interno”

Quando essa sequência de tarefas é desenhada em um modelo esquemático com setas direcionais indicando o sentido fluxo, e, as atividades representadas em balões, recebe o nome de fluxograma ou diagrama de processo, dependendo da notação usada.

Agora você não tem mais dúvidas sobre o que é workflow? Excelente!

Sistemas de workflow

Já pensou ter que desenhar centenas de processos de uma empresa a mão?

É claro que com os avanços proporcionados pela transformação digital, essa etapa da organização empresarial recebeu o auxílio da tecnologia.

A chamada indústria 4.0, fruto da quarta revolução industrial, usa ferramentas de workflow não apenas para desenhar os processos, mas também para automatizá-los!

Assim, algumas tarefas deixam de ser feitas por pessoas e passam a ser automáticas. E também é possível analisar a performance dos processos por meio de indicadores de desempenho capturados e compartilhados em tempo real.

Esse, aliás, é o conceito do workflow em BPM, Business Processes Automation.

Mas antes de conhecer algumas ferramentas de workflow gratuitas, aprenda como criar um.

Como montar um workflow?

Workflow, o que é, você já sabe. Mas como desenhar um workflow?

Ora, essa tarefa é fácil. Bem, pelo menos se você seguir corretamente as instruções que vamos passar.

Os elementos de um workflow

O primeiro passo para montar um workflow é identificar seus elementos.

Em nosso modelo de workflow, vamos usar como exemplo o fluxo de produção de uma agência de comunicação ao criar uma campanha.

Confira, então, quais seriam os elementos de um workflow de criação de campanha, seguindo a estrutura de uma agência de comunicação:

• Agentes: são pessoas, equipes, departamentos etc. Em uma agência, seriam o atendimento, o cliente (ele faz parte do fluxo, porque aprova as peças, por exemplo), os criativos, o diretor de criação, área de produção, entre outros.
• Tarefas: são as ações necessárias para que a entrega final se realize. Na agência, poderíamos citar: briefing, brainstorming da equipe criativa, aprovação da proposta, trabalho de criação etc.
• Evento inicial: é aquela ação que dá início a todo workflow, ao fluxo de trabalho em si. Assim, quando um cliente entra em contato com o atendimento da agência e solicita a criação de uma campanha, esse é o evento inicial: o pedido do cliente.
• Evento final: quando o fluxo de tarefas termina? Em nosso exemplo, quando a última peça for aprovada pelo cliente, o processo retratado no workflow termina.
• Entradas: são informações e recursos que o workflow necesita para poder ser executado. Uma entrada não é necessariamente o evento inicial. Em nosso exemplo, o briefing do cliente para a agência é uma das entradas importantes para que o fluxo de processos aconteça.
• Saídas: o resultado final do workflow é uma saída que pode, inclusive, ser o evento inicial de um outro processo. Mas nem sempre. Em nosso caso, a entrega das peças aprovadas ao cliente são excelentes exemplos de saídas.
• Bifurcações: o fluxo de tarefas pode tomar caminhos diferentes conforme alguns acontecimentos. Por exemplo: se o orçamento da campanha for aprovado pelo cliente, então a criação pode iniciar os trabalhos. Se não, um novo orçamento precisa ser realizado.

Depois de definir todos esses elementos, eles são ordenados em uma sequência cronológica. Setas indicativas mostram o fluxo das atividades, conforme são realizadas.

Veja um modelo de workflow pronto, para um processo de melhoria contínua:

5 Ferramentas para criar e gerenciar workflows

Agora que você viu como a criação de um workflow ajuda a organizar a empresa e a definir as etapas para automatizar processos, confira 5 ferramentas de workflow:

1- HEFLO

Uma startup brasileira que já está se expandindo internacionalmente, a vantagem do HEFLO é que ele é totalmente online.

Você cria sozinho ou colaborativamente seus fluxos de trabalho, compartilha com o cliente e até gera a documentação automaticamente, na versão gratuita.

E se migrar para a versão paga, esses fluxos de processos já estão prontinhos para a automatização.

Acesse: HEFLO

2- ARIS Express

A versão gratuita não usa a nuvem para salvar seus fluxos de processo. É preciso baixar o programa em seu computador e gravar os arquivos por lá.

Acesse: ARIS Express 

3- BPMN.io

Usando uma plataforma na nuvem, você pode criar workflows nas notações BPMN, DMN e CMMN.

Porém, não conta com recursos adicionais que permitam uma posterior automatização.

Acesse: BPMN.io

4- Draw.io 

O Draw.io tem uma particularidade: ele usa o Google Drive ou o DropBox para gravar seus workflows. Você também pode optar por salvar em seu próprio computador.

Além dos elementos formais da notação mais usada em BPM, a BPMN, ele inclui alguns elementos não oficiais. 

Acesse: Draw.io 

5- Operand

O Operand permite que você gerencie de forma completa um fluxo de trabalho de uma equipe ou empresa como um todo. É muito mais do que fazer desenhos de um fluxo, você cria as tarefas e processos para manter seu dia a dia organizado. Contar com um software que suporte os fluxos e processos e reúna todas as informações e tarefas é essencial. Priorizá-las, aumenta a performance da equipe e torna as funções e etapas do processo mais claras e eficazes. 

Veja aqui como adaptar o Operand ao seu fluxo de trabalho e como funciona o workflow de uma agência de comunicação, por exemplo. Lembrando que a ferramenta permite a gestão do fluxo de trabalho de vários tipos de equipes. 

Experimente Grátis por 7 dias: https://www.operand.com.br/

Agora que você já sabe o que é workflow e até como criá-los com ajuda de ferramentas gratuitas, não deixe de aplicar esse conceito em sua empresa.

Você verá sua produtividade decolar!

* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.