Como aperfeiçoar a gestão de projetos nas agências

Em um cenário que vive em constante transformação, um dos principais desafios dos gestores de agências é trabalhar de modo estratégico, investindo seu tempo e sua energia em atividades que criam valor para o seu negócio, como a otimização da gestão de projetos na agência.

Mesmo sabendo que o ideal é otimizar seu desempenho, com uma gestão de projetos na agência bem estruturada, muitos ainda desperdiçam tempo checando e respondendo centenas de e-mails, presos em longas reuniões ou focados na construção de relatórios complexos. Enquanto isso, há um universo de outras questões a serem gerenciadas: profissionais, equipe, processos criativos, trabalhos em andamento, ações de prospecção. Muita coisa acontece da porta da sala do gestor para fora.

Mas, então, como dar conta de tantas responsabilidades? Como acompanhar a performance da equipe e a satisfação dos clientes de perto? Primeiro, é preciso aprender a priorizar o mais importante, identificar o que vai causar mais impacto, e, principalmente, o que pode evitar gargalos no fluxo de produção da equipe. Quando falamos de gestão de projetos em agências, o essencial é definir o mais importante e o mais crítico. Feito isso, o processo tende a fluir com mais facilidade.

A seguir, elencamos alguns passos para ajudar você na gestão de projetos em agências, para garantir uma atuação mais estratégica, assertiva e com resultados mais expressivos.

# 1 Faça um raio-x dos da gestão de projetos na agência

Faça um levantamento de todos os projetos que estão em andamento na agência. Na sequência, divida-os em grandes tarefas e, depois, em pequenas. Assim, cada projeto terá um conjunto de tarefas sistematizado de acordo com a relevância destas: a partir da mais importante. Vale indicar também se os projetos já estão em andamento e definir os prazos para as entregas.

#2 Delegue as tarefas para as pessoas certas

Agora, é hora de alocar cada uma das tarefas já descritas para os profissionais do seu time. Tome cuidado para não sobrecarregar alguns colaboradores, deixando outros de lado. O ideal é se cercar de profissionais com diferentes perfis, para que você tenha condições de inclui-los nos projetos certos. Se preciso, invista na capacitação dos profissionais para que seja possível realocá-los para outras áreas quando a demanda exigir.

# 3 Defina as tarefas prioritárias

Com o levantamento feito e a atribuição de tarefas concluída, é fundamental definir as prioridades. Isso impacta diretamente no sucesso da gestão de projetos em agências.

Para tanto, considere e analise as variáveis envolvidas no fluxo de produção, tais como o tempo de realização das tarefas e o prazo para serem entregues. Se uma das tarefas exige mais tempo para conclusão, por exemplo, ela deve ser iniciada antes. Só assim, a equipe conseguirá concluir em tempo hábil.

Para facilitar o exercício de priorização, crie uma hierarquia de projetos e tarefas: aqueles que ocupam o topo são os mais importantes e os últimos os que têm menor relevância. Assim, a prioridade de cada tarefa fica clara tanto para você e, também, para sua equipe.

Lembre-se de incluir neste exercício as tarefas cotidianas, que se repetem na rotina independente dos projetos.

# 4 Armazene todas as informações de cada projeto

Muitas vezes, na ansiedade de fazer as entregas, muitos gestores priorizam a execução e os resultados. Mas, tão importante quanto ser pontual e assertivo com o cliente, é manter o histórico dos jobs desenvolvidos pela agência. Por isso, é essencial garantir o armazenamento estruturado e seguro dos dados relacionados a cada um dos projetos.

Tal organização protege a agência da perda do capital intelectual, caso se algum colaborador deixe o projeto. Além disso, o registro preciso das informações permite um maior controle do orçamento.  É possível, por exemplo, saber com precisão os serviços internos executados por outras áreas. E, assim, determinar com exatidão o preço a ser cobrado.

# 5 Revolucione a gestão de projetos na sua agência com o Operand

Ao investir em um sistema de gestão como o Operand, o gestor dá um salto em termos de organização de processos e garante assertividade nas tomadas de decisões.

Com a automação de processos proporcionada pelo sistema, o gestor pode, por exemplo, cronometrar o tempo investido em cada tarefa/projeto e ter uma previsão clara de quando os trabalhos serão concluídos. Desta forma, é possível saber qual o momento certo de lançar novas demandas para a equipe.

Para simplificar a gestão de projetos em agências, o sistema facilita a coordenação do fluxo de tarefas, a priorização de cada uma e a categorização destas por clientes e projetos.

Dentro do software, cada projeto ou job possui a sua própria “timeline” na qual constam as tarefas a serem desenvolvidas, atribuídas aos responsáveis, com os prazos devidamente definidos. Ou seja, tudo sobre aquele job – arquivos, documentos, comentários e interações – fica armazenado e acessível para todos os envolvidos.

Controle e transparência na gestão

Todos esses recursos conferem mais transparência ao processo de produção e, claro, exigem mais responsabilidade da equipe envolvida. Afinal, tudo fica registrado.

Outro ganho é o indicador de desempenho dos profissionais. Com o Timesheet, o gestor tem condições de checar o tempo médio de criação e entrega dos jobs e acompanhar o rendimento dos profissionais. O Operand confere mais transparência também à performance do time.

Descomplique os desafios de gestão

Desenvolver uma gestão de projetos em agências bem estruturada e eficiente é um grande desafio. Mas, o investimento em um software como o Operand descomplica e confere mais velocidade à conquista de uma gestão eficiente, de fato.