Tudo o que você precisa saber para fazer a gestão de projetos de forma eficiente

Certamente, você já se viu confuso ou até perdido em meio a execução de um projeto. Isso porque são tantas etapas, envolvidos e entregáveis que é preciso muita organização e um acompanhamento sistemático, para que você tenha a gestão de projetos em suas mãos. 

Acima de tudo, é fundamental conhecer a estrutura e as técnicas que podem otimizar o seu trabalho. Com as ferramentas certas, é possível tornar esse gerenciamento muito mais simples e assertivo. Assim, você evita dores de cabeça, retrabalho e desgaste com o time. 

Para viabilizar uma gestão de projetos otimizada, produzimos um post com todas as informações essenciais sobre o tema. Nossa ideia é orientar você, que precisa de ferramentas e técnicas adequadas para fazer a gestão de projetos para equipes de marketing, de agências ou, ainda, times com outros perfis.

Com conhecimento você pode descomplicar esse gerenciamento, ganhar mais produtividade e, claro, pontos com os clientes. 

Quer fazer uma gestão de projetos diferente? Continue lendo esse artigo e descubra como aperfeiçoar esse processo! 

#1 Conceito de projeto

Antes de começarmos a pensar em como fazer a gestão de projetos para agências e equipes de marketing de maneira adequada, vale estudarmos o conceito de projeto. 

Essencialmente, um projeto pode ser definido como um esforço temporário, diferente de qualquer outra atividade repetitiva,  que visa atingir um resultado único dentro de um prazo predeterminado. Tudo isso com um conjunto limitado de recursos (humanos, financeiros e materiais) que devem ser otimizados para viabilizar o alcance das metas definidas previamente. 

O PMI (Project Management Institute), associação para profissionais que trabalham com gerenciamento de projetos, apresenta uma das definições mais reconhecidas para o conceito:

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Cinco características que um bom projeto deve ter:

Único: sendo definido justamente pelo seu caráter individual que considera membros envolvidos, local de aplicação, relação com clientes, recursos disponíveis, entre outros aspectos próprios. 

Ter início e fim definidos: tanto a data de start do projeto como também o prazo de conclusão precisam estar bem claros. O projeto precisa ser executado neste intervalo de tempo. Portanto, é fundamental que o cronograma dele seja realista e viável.

Ser progressivo: com etapas de execução bem definidas e entregáveis definidos para cada uma delas. Assim que uma fase é concluída, os esforços se voltam para a seguinte, ou seja, o projeto possui execução progressiva, que orienta para o alcance do objetivo geral.

Ter verba delimitada: um projeto deve apresentar o levantamento de custos, investimentos e orçamentos. Com base nesse estudo prévio, uma verba limitada é destinada para sua execução.

Ter um objetivo claro, individual e pontual: aqui, o objetivo de um projeto é diferente de uma meta ou da visão da empresa. Ele precisa ser individual e viável. Na prática, por exemplo, se uma agência ou equipe de marketing tem a meta de criar 5 campanhas para comemorar os 10 anos de história da sua marca, terá que criar um projeto para cada campanha. Ou seja, os cinco projetos viabilizam o alcance da meta, mas cada um deles terá um objetivo individual.

Um projeto é diferente de uma tarefa: ele tem várias etapas, profissionais envolvidos e diversos entregáveis. Portanto, é mais complexo fazer a gestão de projetos para agências e equipes de marketing do que de tarefas. Um projeto é diferente de um processo: um projeto é temporário e progressivo, tendo objetivo e resultado únicos. Já um processo é contínuo, consolidado, com objetivos atualizados periodicamente e resultados padronizados.

#2 Como se tornar um bom gestor de projetos?

Na rotina de uma agência ou equipe de marketing, o gestor precisa focar na gestão de projetos e em outras tantas atividades. Por isso, é preciso ter muita clareza sobre as características, competências, habilidades e práticas que podem facilitar esse gerenciamento.

Afinal, neste contexto, o gestor do time tem o desafio de assumir também um papel estratégico na gestão de projetos. 

Então, como gerenciar essa demanda? Veja, a seguir, algumas orientações que podem ajudá-lo a se tornar expert no gerenciamento de projetos.

Um bom gerente de projetos é capaz de planejar, executar e supervisionar todas as etapas de um projeto para que ele seja desenvolvido sem qualquer tipo de problema ou dificuldade.  É ele que orienta os profissionais envolvidos a fim de garantir que as entregas sejam feitas com a qualidade e dentro do prazo estipulado no cronograma.

Aptidões para ser um bom gerente de projetos

A gestão de projetos para agências de publicidade e equipes de marketing é especialmente desafiadora. Isso porque, frequentemente, o time envolvido já trabalha em ritmo acelerado para dar conta dos jobs que estão em pauta. Em paralelo, os prazos e orçamentos para o desenvolvimento de um projeto podem exigir ainda mais dedicação, criatividade entrega. 

Afinal, no dia a dia, enquanto um projeto roda, os demais processos também requerem atenção do time. A questão é: como gerenciar o projeto com sucesso, mantendo o time engajado e mitigando possíveis desgastes com imprevistos e atrasos?   

Para começar, saiba que algumas habilidades podem lhe ajudar muito! Veja algumas delas: 

• Gestão adequada do tempo e de tarefas;
• Capacidade de trabalhar sob pressão;
• Conhecimento do projeto: funções, etapas, prazos e recursos;
• Controle da produtividade do time;
• Gestão dos profissionais que participam do projeto e mensuração do desempenho.

4 habilidades necessárias para todos os tipos de equipes que fazem gestão de projetos

Organização

Essa é uma habilidade indispensável, já que você precisa controlar uma série de etapas e entregas diferentes. Sem uma organização adequada, você corre o risco de se sentir perdido em meio a tantas informações. Faça uma correta gestão do tempo e das entregas e acompanhe o andamento do projeto de forma sistemática, para evitar qualquer tipo de falha e saber orientar o seu time com segurança.

Flexibilidade

Por mais que você seja organizado, imprevistos irão acontecer. Até mesmo porque as tomadas de decisões e ações dependem de uma série de variáveis que mudam o tempo todo. Por isso, se manter flexível é fundamental para fazer uma boa gestão de projetos para equipes de marketing, de agências e times criativos.

Assim, você conseguirá gerir e superar crises com agilidade e objetividade, evitando qualquer impacto maior ao andamento do projeto. 

Boa comunicação

Qualquer tipo de ruído na comunicação pode levar o seu projeto para outro rumo. Portanto, a comunicação é outra habilidade indispensável para orientar os times com clareza, fornecendo as instruções necessárias, e gerir os projetos com sucesso.

Além disso, ser um bom comunicador permite que você estreite o relacionamento com seus colegas e com os demais parceiros envolvidos no projeto. 

Liderança

Liderança é palavra-chave para uma gestão de projetos em qualquer tipo de equipe altamente assertiva. 

Coloque a empatia em ação, saiba ouvir e respeitar os envolvidos no projeto e se mantenha aberto para receber possíveis contribuições.

É importante que todos se sintam parte do projeto. Por isso, convidar o time a participar é fundamental. Somente com o incentivo do líder todos se sentirão à vontade para trabalhar em busca de resultados concretos.

#3 Passo a passo: como fazer uma boa gestão de projetos

Sabendo quais competências você precisa colocar em ação, o próximo passo é pensar como fazer a gestão de projetos para agências e equipes de marketing. Para ajudá-lo, elencamos algumas boas práticas que devem tornar o gerenciamento muito mais simples, assertivo, ágil e eficaz. Confira!

1. Desenhe objetivos claros

O critério que indica o sucesso de um projeto é o alcance do objetivo final. Contudo, vale lembrar que as entregas são os meios para atingi-lo. Daí a importância de definir metas intermediárias, que indiquem os entregáveis de cada etapa, bem como desenhar um objetivo principal. 

Feito isso, é preciso avaliar se os prazos são viáveis e os recursos elencados suficientes para viabilizar o alcance do objetivo final. 

Contudo, lembre-se de conferir se todos os membros do time têm clareza sobre os objetivos intermediários e principal. Esse entendimento é fundamental para um bom andamento do projeto.

2. Defina um escopo e tome-o como referência para execução

Pode parecer óbvio, mas não é. Frequentemente, a gestão de projetos se torna mais complexa por conta de mudanças no escopo: a execução atrasa, faltam recursos e alguns projetos são até abandonados pelos gestor e pelo seu time. Ou seja, a falta de um escopo claro pode boicotar seu projeto.

Portanto, vale tomar alguns cuidados na fase de definição de escopo:

• Faça reuniões de alinhamento com os envolvidos;
• Certifique-se de que todos têm clareza sobre cada etapa. Dependendo da complexidade do projeto, considere a possibilidade de fazer termos de aceite;
• Revise o escopo com atenção, para garantir que tudo o que é preciso para a execução está previsto ali.
• Se for preciso alterar o escopo, após a validação, faça-o somente em último caso e lembre-se de comunicar todos os envolvidos, destacando novos prazos e recursos necessários e solicitando o aceite de todos.
• Uma vez validado, siga à risca o escopo. Assim, tanto a execução quanto a avaliação dos resultados se tornam muito mais assertivas.

3. Gerencie os custos

Para fazer uma gestão de projetos para agências e equipes de marketing de sucesso, você não pode deixar de acompanhar os entregáveis e os custos. É preciso garantir que o orçamento previsto será, de fato, consolidado na prática. Até mesmo porque gastos superiores aos estimados inicialmente exigem que você faça uma revisão orçamentária para avaliar a viabilidade do projeto.

#4 Técnicas de gestão de projetos 

Agora que você já sabe quais aptidões e boas práticas são necessárias para colocar em ação e fazer uma gestão de projetos para agências de publicidade, equipes de marketing e outros tipos de equipes, é preciso ir além.

Logo, o próximo passo é incorporar técnicas e ferramentas que podem facilitar (e muito) o gerenciamento de um projeto. Outrossim, elas têm o potencial de otimizar a gestão de tarefas e orientar a definição de prioridades. Além disso, indicam maneiras de gerenciar possíveis problemas ao longo da execução.

Usando as técnicas, você também ganha condições de estabelecer processos mais claros, definindo um fluxo de trabalho que permite acompanhar e coordenar os profissionais envolvidos. 

Conheça a seguir as principais técnicas de gestão de projetos!

1. EAP

Derivada do inglês, Work breakdown structure (WBS), a Estrutura Analítica de Projeto é uma técnica focada em simplificar e apontar as principais fases do projeto, tornando-as mais fáceis de gerenciar. 

O ideal é aplicar essa ferramenta ainda no planejamento do projeto. Isso porque ela irá resultar em um documento visual, semelhante a um organograma de trabalho.

A EAP tem classes hierárquicas, estruturadas por pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Logo, com ações sequenciadas em formato de cascata, os processos ficam claros e o gerenciamento do escopo se torna mais simples.

A EAP pode ajudá-lo contribuindo para: 

• Planejamento e definição do escopo total do projeto e dos estágios;
• Identificação dos responsáveis por cada etapa e tarefa;
• Descrição dos pacotes de entrega;
• Estimativa de tempo, esforço e custo para execução.

2. Kanban

Pioneira no desenvolvimento desta técnica, a gigante Toyota desenvolveu o método Kanban — palavra japonesa para “cartão”. Logo, o método visa tornar a gestão de projetos mais simples e abrangente. Tudo isso com o objetivo de facilitar o gerenciamento de equipes e recursos para os gerentes.

O Kanban é formado por um quadro dividido em várias colunas, que representam os estágios de execução de uma tarefa. São status comuns: -Em planejamento; -Em produção; -Em revisão; -Entregue ao cliente Em cada coluna, são incluídos cartões (post-its, na maioria das vezes), com cores e tamanhos diferentes, que indicam as tarefas que precisam ser feitas e o status de cada uma delas. À medida que as entregas são feitas, os cartões são movidos para o próximo estágio, ou seja, para a coluna seguinte.

Na prática, essa ferramenta facilita a gestão de projetos para agências de publicidade e propaganda ou equipes de marketing por duas boas razões:

1. Todos os membros da equipe têm condições de acompanhar o status de cada tarefa do projeto;
2. É possível mapear possíveis gargalos, se antecipar aos problemas e buscar soluções, bem como mitigar riscos e atrasos, porque, afinal, o gestor tem uma visão completa de tudo o que está acontecendo (ou não) no projeto.

Dica bônus: o Operand tem a Pauta Kanban, que te permite fazer uma gestão das atividades/iniciativas de um projeto de forma simples e prática.

3. Curva S

Para acompanhar o ciclo de vida de um projeto de longo prazo e avaliar seu histórico, a Curva S é uma das técnicas mais indicadas para a gestão de projetos para agências, equipes de marketing e outros times. Isso porque ela pode indicar, por exemplo, se o projeto tem viabilidade econômica e rentabilidade, evitando possíveis prejuízos com a execução.

A Curva S permite comparar o que foi projetado e o que foi realizado em cada fase do projeto. Desse modo, é possível concluir se as estimativas foram realistas ou se outro problema impediu o avanço da equipe.

4. Pomodoro

Altamente indicada para medir a produtividade e facilitar a organização das tarefas, a técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 80, visa melhorar a gestão do tempo, recurso valioso para execução de qualquer projeto. 

Seguindo à risca a recomendação de Cirillo, a ideia é que os membros da sua equipe usem os Pomodoros –  uma sessão de trabalho de 25 minutos seguida de uma pausa. Assim, eles podem produzir com mais qualidade. Isso porque nesse intervalos nenhuma interrupção é permitida. Portanto, nada de telefones, redes sociais ou checagem de e-mails durante 25 minutos.

Usando o Pomodoro

Para adotar o Pomodoro como ciclo de trabalho, é importante seguir alguns passos:
1. Liste todas as tarefas pendentes;  
2. Marque 25 minutos e trabalhe focado, sem nenhum tipo de interrupção; 
3. Terminado o primeiro ciclo, faça uma pausa de 5 minutos, de preferência com algum movimento físico; 
4. Volte à tarefa que estava executando até que esteja concluída e risque-a da sua lista depois disso; 
5. Após o 4º pomodoro, faça uma pausa de 30 minutos;    6. Inicie um novo processo para a outra tarefa.

5. Cronograma/Gantt

Essa técnica de gestão de projetos de agências, equipes de marketing ou qualquer outro tipo de equipe é perfeita para distribuir as tarefas ao longo do tempo em linhas mais detalhadas, que formam um gráfico.

Como vimos, um projeto se destaca por ser progressivo e é por isso que o Gantt permite um gerenciamento adequado: ele mostra o avanço do time, de forma visual, em um projeto de longo prazo.

O Gráfico Gantt apresenta visualmente um painel com as tarefas que precisam ser realizadas, indicando: – a relação de precedência entre elas; – as previsões de início e término; – os responsáveis por cada iniciativa.

Dessa forma, todos os envolvidos têm condições de acompanhar o andamento das tarefas em um projeto.

O uso do Gráfico Gantt traz uma série de outros benefícios:

• Segmentação de tarefas;
• Distribuição de responsabilidades;
• Interdependência de atividades;
• Definição de prazos de entrega.

Com esse tipo de gráfico, fica bem mais fácil compreender as ações que devem ser executadas em cada dia, quais estão em andamento, etc. No Operand, temos a Pauta Timeline, que é baseada no Gráfico de Gantt e permite essa visão mais ampla.

#5 A contribuição da tecnologia para a gestão de projetos

Em um passado não muito distante, as empresas não contavam com a tecnologia como ferramenta de suporte aos processos. Por isso, muitas se dedicam à gestão de projetos para equipes de marketing, agências e outros times sem qualquer tipo de recurso ou método facilitador. A boa notícia é que o avanço da tecnologia trouxe alternativas que permitem fazer um gerenciamento de processos mais ágil e eficiente.

Com a adoção de softwares de gestão, por exemplo, é possível ter uma visibilidade muito mais clara sobre o desenvolvimento dos projetos. Além disso, o gestor pode identificar possíveis lacunas ou falhas, problemas na comunicação e na qualidade das entregas. O uso de um sistema também torna o fluxo mais claro e transparente para os profissionais. Todos saem ganhando. 

Veja abaixo três contribuições do uso da tecnologia, especialmente de um software, para a gestão de projetos. Pense em como você pode explorar cada uma delas! 

Segurança da informação com cloud computing  

Armazenar os dados referentes às atividades e projetos em máquinas e servidores locais deixou de ser uma boa estratégia. Agora, a melhor alternativa é usar a computação em nuvem para garantir a disponibilidade, integridade e a confidencialidade dos dados. Ao guardar todas as informações em um só lugar, você evita que elas fiquem vulneráveis, garantindo mais segurança da informação e, claro, otimiza a gestão.

Ganho de produtividade

A partir do momento que você centraliza o acesso a dados e informações em uma plataforma on-line, acessível a qualquer lugar e hora, você aumenta a produtividade do seu time. Afinal, eles podem trabalhar remotamente, executando projetos fora do escritório e otimizando as entregas. Além disso, como as informações ficam sempre visíveis para a equipe envolvida, os profissionais têm maior visibilidade do escopo, o que facilita o andamento das atividades e a coordenação do projeto.

Melhor comunicação

Os softwares para gestão de projetos de agências, equipes de marketing, ou outras equipes também simplificam e facilitam a comunicação entre os envolvidos. Isso porque todas as etapas podem ser gerenciadas pela plataforma, desde a definição de etapas e atribuição de tarefas até à possibilidade de interagir on-line com um colega, mencionando-o em um comentário online e notificando ele e os demais envolvidos, se preciso.

Acompanhamento em tempo real 

A implantação de um software de gestão de projetos permite que todos acompanham o andamento do projeto em tempo real. Normalmente, o gestor, que tem a visão 360° do projeto, pode visualizar a qualquer hora tudo o que já foi entregue, as tarefas realizadas dentro do projeto, os prazos de entrega e as próximas etapas. Desse modo, é possível otimizar a gestão de projetos e, com isso, conduzir o time, para que ele seja capaz de entregar dentro dos prazos indicados, com agilidade, eficiência e foco na geração de valor para o cliente. 

A tecnologia tem potencial para transformar a gestão de projetos. Basta você querer!

#6 Boas razões para usar um software de gestão de projetos

Até aqui, já deu para perceber que a tecnologia pode ser sua principal aliada na gestão de projetos para equipes de marketing, de agências e outros times. 

Afinal, você sabe que usar planilhas, documentos impressos, pastas com arquivos compartilhados e mensagens enviadas por e-mail, definitivamente, não é uma estratégia inteligente e eficaz para fazer o gerenciamento de projetos.

Qual seria, então, a melhor alternativa? Investir em um bom software de gestão de projetos! Veja, a seguir, boas razões para apostar nessa estratégia! 

1. Transparência e visibilidade 

Quando você decide implantar um software de gestão de projetos é porque você busca processos organizados e, claro, resultados mais positivos. E você não está enganado: é exatamente essa reorganização do fluxo de processos que um sistema deve proporcionar. 

A partir do seu uso, será possível conquistar mais transparência e visibilidade. Isso porque com as informações centralizadas, é possível documentar e rastrear todas as tarefas planejadas, executadas e entregues. Desse modo, os profissionais também terão acesso às informações sobre as demandas individuais de forma clara e precisa.

Além disso, com a maior visibilidade dos processos, torna-se mais fácil identificar rapidamente tarefas em atraso, mapear possíveis ameaças para o andamento do projeto, revisar a estratégia ou simplesmente consultá-lo para consultar o status naquele momento. Tudo isso contribui para tomadas de decisões mais assertivas e, claro, para uma entrega dentro do esperado.

2. Comunicação mais precisa e ágil 

Além de garantir maior transparência ao projeto, um bom sistema de gestão também pode otimizar a comunicação entre os envolvidos no projeto. Um sistema facilita a divisão de tarefas, agiliza a comunicação com seus respectivos responsáveis, simplifica a consulta a documentos básicos para a execução de trabalhos e permite que todos estejam cientes sobre prazos, custos, recursos e processos.

Enquanto em uma gestão de projetos mais antiquada, o gerente indica o que cada pessoa deve fazer, no gerenciamento que tem o suporte da tecnologia, ele consegue acompanhar vários projetos, simultaneamente, conferindo mais autonomia à equipe, com orientação do líder, identificando riscos de maneira proativa, revisando estratégias, se preciso.

3. Tomada de decisões objetiva

Foi-se o tempo que o processo decisório era subjetivo e baseado em uma série de informações aleatórias. Agora, com o uso de um software de gestão de projetos para equipes de marketing, agências ou outros times, o gerente tem condições de acessar indicadores de desempenho e de informações consolidadas. A partir desses dados, é possível fazer várias avaliações e análises relacionadas a vários aspectos como, por exemplo, em relação à produtividade do time. 

Conhecendo esses indicadores, o gestor ganha segurança para alocar os recursos de forma mais inteligente e eficaz os recursos, mitigando riscos como o atraso nas entregas ou uso de verba acima do previsto no orçamento.

4. Controle apurado de recursos

Ao longo de um projeto, você já se deparou com a falta de um material que deveria ter sido entregue para a execução de uma etapa, mas não chegou em tempo? Ou, então, dois funcionários trabalhando para resolver o mesmo problema, sem que um soubesse do envolvimento do outro? 

Pois é: não deveria, mas acontece especialmente quando não se tem um controle adequado de recursos. Além disso, muitas vezes, a comunicação entre os envolvidos também é falha e ineficiente. O fato é esse tipo de erro na gestão de recursos leva empresa a acumular prejuízos. 

Para evitá-los, você pode começar investindo em um bom software de gestão de projetos. Com uma série de funcionalidades diferentes, ele permite um uso e controle mais inteligente de recursos. Afinal, você pode, por exemplo, medir a produtividade do time e fazer uma previsão orçamentária fechada para a execução do projeto, dentro do módulo financeiro. Tudo isso leva à redução de custos e a um melhor aproveitamento do orçamento dos projetos.

5. Planejamento otimizado 

Quando você usa um sistema de gestão, tem a chance de registrar o histórico de um projeto com muitos detalhes. É possível, por exemplo, usar a plataforma para fazer o registro de lições aprendidas, que podem ser usadas para otimizar os projetos futuros.

Ou seja, você pode consultar com facilidade o que deu certo e o que pode ser melhorado quando for realizar o próximo planejamento de projeto.

#7 Como implantar um método de gestão de projetos para o seu time?

Para garantir sucesso nos processos desenvolvidos internamente, sem dúvida, é preciso investir em um método consistente de gestão de projetos para equipes de marketing, de agências e outros times. Ele será responsável por facilitar e otimizar o gerenciamento do negócio como um todo, reorganizando os fluxos de trabalho e levando o time a obter resultados ainda mais resultados promissores. 

Contudo, antes de começar a implantar uma metodologia, é preciso preparar os profissionais. Antecipadamente, preparamos algumas dicas para ajudá-lo nessa fase! 

Apresente as principais ferramentas e técnicas de gestão ao time 

Antes de implantar uma metodologia de gestão de projetos, saiba que o sucesso da nova ferramenta depende do conhecimento e da motivação do seu time. Portanto, esse é o momento de apresentar aos profissionais a nova cultura de gestão de projetos.

Logo, busque criar padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Além disso, adote o uso de um software de gestão de projetos, contudo, antes explique a eles qual o objetivo desse tipo de ferramenta.

Lembre eles que todas as informações sobre o andamento — como prazos, verba, pessoas envolvidas, atrasos, entre outros — de um projeto estarão disponíveis no sistema, facilitando o gerenciamento para todos.

Assim, além de ganhar produtividade e mitigar prejuízos, retrabalhos e atrasos, você ainda poderá contar com profissionais preparados e engajados. 

Capacite seu time

O aprendizado e o aprimoramento não param depois da fase de implementação do projeto. Pelo contrário, o time leva um tempo para se adaptar a uma rotina mais “técnica”, com atividades padronizadas e fluxos bem definidos. 

Por isso, vale a pena investir em um treinamento completo para apresentar aos profissionais as novas funcionalidades e recursos. Ademais, vale consultar se o fornecedor do sistema dispõe de uma equipe de suporte. Inevitavelmente, dúvidas devem surgir. Portanto, ter profissionais qualificados para responder para o time, de imediato, faz toda a diferença.

Com treinamento e suporte adequados, o seu time irá compreender com mais facilidade a importância dos processos e do método de gestão de projetos. Consequentemente, você obtém mais engajamento e qualidade no desenvolvimento de tarefas.

Adote somente uma metodologia

Escolha uma metodologia ou sistema de gestão de projetos e evite mudar a todo instante. Caso contrário, pode se tornar complicado acompanhar os efeitos de cada iniciativa e saber o que funciona, de fato. Você perde, por exemplo, a chance de registrar avanços e pontos positivos que sejam referência para produtos futuros. 

Além disso, há prejuízos nos recursos investidos na capacitação do time. Como se não bastasse, esse processo pode se tornar desgastante e desmotivante para os profissionais. Portanto, o ideal é selecionar solução a mais adequada para a gestão de cada projeto. Uma vez escolhida, use-a durante toda a execução.

Tenha clareza sobre os objetivos 

Para que um software de gestão de projetos realmente melhore o fluxo de processos e a qualidade das entregas, é preciso que seus objetivos sejam bem-definidos e claros desde o começo da sua implementação. 

São as metas que irão orientar a execução de todas as atividades. Assim também será possível nortear o time, evitando atrasos, desperdícios de recursos humanos e financeiros e baixa produtividade.

Além disso, essa “transparência” impacta na motivação da equipe. Ou seja, mantém os profissionais engajados e focados nas etapas necessárias para o alcance das metas.

Seja realista

Por mais que você deseje obter os benefícios da implantação de um sistema de projetos, é importante deixar de lado a ansiedade na hora de estabelecer os parâmetros de um projeto. 

Seja realista, por exemplo, ao estabelecer custos e prazos muito pequenos. Frequentemente, eles tendem a gerar desvios, dificultando a avaliação de  resultados.

Ao mesmo tempo, evite oferecer muita elasticidade, porque a equipe pode perder o foco no projeto. Ou então, como o projeto é desenvolvido em um intervalo de tempo mais espaçado, ele pode parecer ter sido mais eficiente do que foi.

Portanto, mantenha um olhar realista sobre o projeto, os seus objetivos, e parâmetros. Somente assim você pode garantir que ele seja, de fato, alcançável.

Permite que outros te ajudem 

A tendência dos gestores é tentar desenvolver todas as atividades sozinhos ou, ainda, manter o processo de tomada de decisão sob seu total controle. Contudo, quando você deixa de conferir mais autonomia ao time, acaba dificultando uma participação mais ativa dos profissionais. Com isso, frequentemente, a empresa sofre com atrasos frequentes nos processos e baixa produtividade.

Por isso, tão importante quanto avaliar e monitorar o andamento das atividades, é aprender a delegar tarefas e permitir que os profissionais também participem das tomadas de decisão.

Desse modo, você incentiva o time e fomenta o espírito colaborativo, facilitando a execução das atividades, bem como o alcance dos objetivos e metas. Afinal, assim, todos se mantêm focados no propósito do projeto.

Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado. Portanto, dê autonomia aos profissionais, mostrando que eles têm potencial para tomar decisões importantes que os envolvam diretamente.

#8 Como mensurar os resultados dos projetos?

Depois de planejar o projeto e manter o foco na sua execução por tanto tempo, um dos desafios do gestor é consolidar indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators). De antemão, eles que irão permitir uma comparação entre o objetivo final desenhado e o que já foi alcançado até então. Os indicadores podem ser agrupados em quatro grandes categorias:

1. Impacto;
2. Efetividade;
3. Desempenho;
4. Operacionais: podem ser subdivididos em diversas outras categorias, como qualidade, lucratividade, eficácia etc.

Conhecendo e estudando cada um deles é possível identificar os problemas do fluxo de processos e saber como eles surgiram. Posteriormente, você tem condições de evitar outros desvios na condução do projeto e ajustar o que havia sido planejado inicialmente.

Somente por meio de um gerenciamento de processos preciso, que analisa até mesmo os detalhes, é que o gestor tem condições extrair o melhor de cada indicador e obter resultados mais relevantes.

Por isso é fundamental não apenas conhecer os indicadores de desempenho, mas, principalmente, entender a proposta de cada um deles. Do mesmo modo, é preciso compreender o que cada índice revela sobre a situação atual e em longo prazo de um projeto.

Para ajudá-lo, na fase de mensuração de resultados, apresentamos a seguir alguns dos principais tipos de indicadores de desempenho de projetos.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

Esse é um dos indicadores-chave em gestão de projetos para equipes de marketing, de agências e outros times. Isso porque ele aponta a rentabilidade do projeto para o cliente. 

O cálculo do ROI é feito a partir da razão entre:

-a quantidade de dinheiro ganho como resultado de um investimento e

-a quantidade de dinheiro investido.

É um dos principais fatores a serem analisados quando o gestor quer identificar o índice de satisfação do cliente, após a entrega do projeto.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

O IDC é usado para medir exatamente quanto do orçamento já foi gasto e qual o avanço do projeto. Ele toma como base a comparação entre o que já foi realizado do cronograma e a quantidade de recursos prevista.

Desse modo, você pode identificar os gastos que não representam real progresso no desenvolvimento do projeto, bem como identificar o retorno de cada valor investido. 

O cálculo do IDC pode ser feito usando a seguinte fórmula: Valor agregado das entregas / custos calculados previamente

Sendo que o valor agregado é o que já foi realizado em valores monetários, ou seja, o quanto foi desembolsado para a execução das  das tarefas.

Para interpretar o resultado do cálculo, saiba que:

• Se o IDC for igual a 1, o desenvolvimento segue dentro do esperado; 
• Se maior do que 1, significa que há uma economia de recursos, que você pode analisar em profundidade (ou não). Tudo depende da proposta do projeto.
• Por fim, se o resultado for menor do que 1, acompanhe de perto o gasto de recursos, pois o orçamento já está comprometido.

Índice de Desenvolvimento do Prazo (IDP)

Semelhante ao IDC, esse indicador tem como foco o acompanhamento dos prazos estabelecidos. Logo depois, aponta o que já foi realizado contrapondo ao que foi programado.

Para calcular o IDP, use a seguinte expressão: Valor agregado das entregas / valor planejado para as entregas

No momento de analisar o indicador, saiba que:

• Se o valor obtido é igual a 1, o desenvolvimento das atividades está  dentro dos prazos estipulados. 
• Se o valor do IDCP é maior do que 1, o projeto está sendo realizado antes do esperado. 
• Já se o resultado for menor do que 1, o projeto está atraso e você precisa revisar o cronograma e as etapas assim que possível.

Taxa de tarefas realizadas

Como o nome sugere, esse é o indicador que demonstra o avanço da conclusão das tarefas previstas. Para calcular a taxa, basta dividir a quantidade de tarefas que já foram realizadas pelo número total de tarefas listadas no projeto.

Ademais, com um cálculo simples, você ganha uma noção real da evolução das entregas.

Desvios de esforço

Sabe quando você programa uma tarefa e ela leva o dobro do tempo previsto para ser concluída? Essa é uma diferença que precisa ser analisada.

É exatamente esse o objetivo dos desvios de esforços: mensurar a diferença entre os esforços planejados e o que foi, de fato, realizado no projeto. Para o cálculo, é possível usar o número de horas trabalhadas comparando-o com o número de horas previstas inicialmente, por exemplo.

Diante de grandes discrepâncias entre os dados comparados, o ideal é averiguar a origem da falha na estimativa de tempo. Ou seja, identificar se houve erro na previsão de horas de trabalho ou se a equipe está tendo dificuldade em realizar o projeto e manter-se produtiva.

Taxa de retrabalho

O retrabalho é um vilão dos times das empresas, porque consome recursos valiosos como o tempo e a energia do time. Logo, compromete a produtividade interna e, muitas vezes, o relacionamento com o cliente dinheiro.

Além disso, o retrabalho é um sintoma de que existe algum nó sério nos processos, que impede um fluxo de entregas assertivas.

O cálculo da taxa de retrabalho é dado por: Taxa de retrabalho = (Número de tarefas que precisaram ser refeitas / Número de tarefas realizadas) x 100%

Ou seja, quanto maior for a taxa, maior é a atenção que deve ser dada à execução do projeto.

Nível de satisfação do cliente

Por fim, todos os esforços e entregas feitos deixam de ter sentido, se esse indicador não for positivo. Ele é fundamental para medir o sucesso do produto ou serviço oferecido. Afinal, não adianta ter um projeto bem executado, dentro de todo o escopo previsto, se o resultado não agradou o cliente.

Portanto, pense em maneiras de entender a percepção do contratante sobre o desenvolvimento e os resultados do projeto. Para medir a satisfação do cliente, a ferramenta mais usada é a pesquisa por meio de formulário de satisfação. Mas, com o avanço das novas tecnologias, é possível usar outras que permitam a coleta das impressões dos clientes.

Mas, independentemente do modo, o essencial mesmo é dar espaço e ouvir o cliente.

#9 Gestão de projetos impulsiona o crescimento de todos

Como vimos até aqui, existe uma série de ferramentas, práticas e metodologias que podem ser incorporadas à gestão de projetos. Por consequência, será mais simples conduzir cada etapa, coordenar as atividades e compartilhar as orientações para o time.

Investir em um bom software de gestão de projetos é, de longe, a melhor maneira usar a tecnologia a favor de um gerenciamento mais inteligente. Isso porque a partir do uso de um conjunto de funcionalidades é possível otimizar os recursos, reduzir custos e conquistar resultados mais positivos.

Enfim, agora você já sabe que a tecnologia pode descomplicar e facilitar a gestão de projetos para equipes de marketing, de agências e outros times. Para entender o potencial transformador de um software no dia a dia da empresa, experimente o Operand! Uma gestão inteligente ao seu alcance, diferente de tudo o que você já viu antes.