Sem um software de gestão? Sua agência está correndo sérios riscos

O título é provocador, mas o questionamento é exatamente este: Quais riscos você está disposto a correr permanecendo sem um software de gestão? Varrer a sujeira para debaixo do tapete nem sempre é ruim, às vezes realmente precisamos adiar algumas decisões. Mas isso não significa que tudo se resolverá naturalmente. Acredite, se você adiar por muito tempo ou simplesmente esquecer, estará construindo uma montanha enorme de problemas e aí não terá ideia por onde deve começar.

Problemas que você pode evitar

Listamos abaixo os seis principais problemas que encontramos embaixo de alguns tapetes e que podem ser evitados.

1) Muitas planilhas e informações espalhadas

Não há problema em administrar trabalhos em planilhas. Elas são recursos importantes e necessários. Porém, o problema acontece quando você tem 5 ou mais planilhas. Ainda há empresas que administram todo o negócio em planilhas, sem um software de gestão. Considerando que há um volume de dados considerável, a necessidade de cruzamento de informações e uma certa “inteligência” na análise destes indicadores é essencial para um gestão estratégica. Ou seja, o tempo investido organizando tantos documentos, gerenciando a “conversa” destes dados através dos PROCVs da vida é infinito.

Solução: Um software como o Operand pode facilitar esse gerenciamento de um jeito simples e descomplicado, através da emissão de relatórios e informações inteligente em tempo real, proporcionando mais agilidade na mineração desses dados. Inclusive, o Operand conta com mais de 110 relatórios para acompanhamento dos indicadores.

2) Dificuldade em analisar de forma macro a performance da empresa/área

Essa questão acontece nas melhores “famílias”. Aqui no Operand temos como prática um onboarding de contato muito próximo. Nosso cliente recebe uma ligação da área de Customer Success que costuma complementar um briefing sobre a empresa. Quando perguntamos questões estratégicas para propor soluções adequadas, geralmente, as respostas são parecidas: “de cabeça não tenho essa informação”, “não tenho muita certeza”, “posso tentar fazer um levantamento, mas precisarei de tempo”, “é mais ou menos isso”.

Portanto, sem um software de gestão, dificilmente conseguimos obter respostas precisas para questões importantes da empresa como:

• Qual o percentual de retrabalhos?
• Qual é a média do valor hora/homem?
• Quais são os critérios de precificação?
• Como funciona o fluxo de trabalho da empresa?

Solução: Nestes casos, o Operand se torna um braço direito de gestores e equipes. Através dos relatórios é possível analisar várias questões estratégicas e de performance da empresa, tudo de forma fácil e rápida.

3) Problemas no gerenciamento da equipe

Muitas vezes a necessidade de um software de gestão é completamente clara para empresas maiores e grandes equipes. A decisão de buscar uma plataforma não gera dúvidas nem de longe. Porém, em empresas menores e equipes enxutas, há ainda um conceito estabelecido de que é perfeitamente possível administrar 4, 5 6 ou 7 pessoas sem o auxílio de um software de gestão.

E não há nada de errado nisso. Mas será que você está extraindo o melhor de produtividade que poderia ter? Normalmente o que encontramos neste perfil é um condicionamento cômodo de gerenciamento “está bom do jeito que trabalhamos” ou “em time que está ganhando não se mexe”.

Como diria John D. Rockefeller, empresário e fundador da Standard Oil Company “Não tenha medo de abrir mão do bom para almejar o ótimo”. Ou seja, a melhoria contínua é um desafio diário.

Solução: O Operand é especialista em gerenciamento de equipes. Através da pauta kanban, do timesheet, da melhora da comunicação através das interações e briefings, a equipe está sempre alinhada e organizada.

4) Muito esforço para analisar a rentabilidade de um projeto

Ter essa informação de maneira clara é fundamental para mapear o gerenciamento financeiro de um período e ter previsibilidade. Ou seja, analisando sob o ponto de vista financeiro, o significado da palavra previsibilidade é valioso quando o assunto é sucesso do negócio.

Quem nunca na hora de entregar um projeto, diante da correria: saiu do planejamento, investiu mais tempo que o previsto, envolveu mais pessoas, gastou mais tempo e mais recursos. Quando chega a hora de analisar a rentabilidade do projeto, sem um software de gestão a dificuldade é tão grande que no fim das contas a opção é deixar de lado este tipo de análise tão importante. Ou seja, saber quanto um projeto foi rentável ou não é fundamental.

Solução: No Operand você consegue mensurar de maneira adequada o tempo total investido dos colaboradores, permitindo ter visibilidade sobre o resultado financeiro deste projeto para sua empresa.

5) Muitas atividades para executar e dificuldade para organizar a rotina de trabalho

Gerenciar pessoas, processos e demandas não é uma tarefa tão simples, principalmente quando não há o apoio de uma ferramenta que possa contribuir. Sem um software de gestão, já vimos alguns clientes que usavam lousa, quadros, planilhas e até outros softwares de gerenciamento de atividades que não permitem a adaptação de um processo flexível.

Sem um software de gestão, a dificuldade na organização das atividades pode gerar falta de engajamento, problemas na comunicação interna, atividades com qualidade comprometida e assim por diante. Não enlouquecer acaba virando um mantra!

Solução: No módulo Jobs, o Operand permite total personalização das etapas do seu fluxo de trabalho. Ou seja, você adequa as etapas da maneira que a sua equipe precisa, envolve pessoas, determina líderes para cada atividade, define um prazo, filtra a pauta de atividades da maneira que achar conveniente para apresentar as respostas que você precisa.

6) Frequência na renegociação de prazos de entrega

Se os que planejam já precisam renegociar prazos, imagina aqueles que não possuem este hábito. De acordo com a pesquisa Censo Agências, o índice de retrabalho gira em torno de 50%, ou seja, a cada 10 trabalhos, 5 voltam para alterações não previstas. Este indicador representa uma realidade delicada que costuma comprometer bastante a produtividade de qualquer empresa.

Este índice pode ser nocivo quando não há um planejamento de como incorporar retrabalhos à rotina de trabalho, justamente porque não há como prever o número de trabalhos que exigirão alterações e a quantidade de vezes que pode voltar para alteração. Portanto, ter um processo bem definido e alinhado com a equipe é fundamental para reduzir este indicador de retrabalho e melhorar a produtividade.

Solução: O Operand tem recursos que contribuem para que a incidência de retrabalho diminua como briefings no job e histórico de interações.

A urgência e a prioridade da mudança é uma avaliação importante e criteriosa que você deve estabelecer. É só você quem sabe o limite de até onde consegue seguir da maneira como está. Ou até que ponto se permite permanecer assim. Ou seja, nenhum post de blog ou ebook o fará mudar de ideia se você mesmo não identificar essa necessidade.

Enfim, vale a pena refletir sobre as questões abaixo. Dos itens que apresentamos neste post:

Quantos estão presentes no seu dia-a-dia?
Você tenta administrá-los?
Há quanto tempo?
Quanto tempo sua empresa/você suportaria manter estes problemas?

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