Você já esteve em uma situação em que sentiu que sua cabeça estava cheia e que o fluxo de informações era tão intenso que ficava difícil processar o conteúdo que chega? Se você respondeu sim a essas perguntas, provavelmente já sentiu a sobrecarga cognitiva no ambiente de trabalho.

No meio publicitário, dinâmico e ágil, com demandas que surgem a todo momento, de todos os lados, os gestores de agências precisam ficar atentos aos sinais de sobrecarga de informações. Isso pode comprometer a qualidade e a pontualidade das entregas, além de prejudicar a saúde dos profissionais, impactando na produtividade e na eficiência. 

A verdade é que, atualmente, a sobrecarga cognitiva gera uma série de problemas que podem ser evitados. 

No Enterprise Technology Leadership Summit de 2024, pesquisadores abordaram uma descoberta recente: a capacidade de processamento do cérebro humano se tornou um gargalo oculto nas empresas. O estudo revela que, embora os gestores acompanhem métricas de desempenho, elas não avaliam os impactos da sobrecarga cognitiva que custa US$ 322 bilhões anualmente em perda de produtividade.

Neste artigo, abordamos o tema, apresentando o conceito, os impactos e caminhos possíveis para estabelecer um fluxo de trabalho saudável, livro da sobrecarga de informações.Continue a leitura! 

O que é sobrecarga cognitiva e quais seus impactos

A sobrecarga cognitiva é um estado de exaustão mental que ocorre quando as demandas colocadas na memória de trabalho excedem sua capacidade. A memória de trabalho é o componente do cérebro que armazena e manipula informações temporariamente durante a execução de tarefas cognitivas complexas. 

Dessa forma, quando a quantidade de informações recebida excede a capacidade da memória de trabalho, o colaborador tende a ter o desempenho reduzido, dificuldade de concentração, lapsos de memória, entre outros sintomas. Nos casos mais agudos, muitas pessoas desenvolvem ansiedade e depressão. 

Em um ambiente profissional, a sobrecarga cognitiva ocorre quando os colaboradores precisam gerenciar várias tarefas, responsabilidades ou projetos ao mesmo tempo. 

Neste contexto, o desafio dos líderes é identificar e gerenciar as principais causas para evitar a sobrecarga de informações, antes que ela ocorra.

As 4 causas principais da sobrecarga cognitiva

O fenômeno da sobrecarga cognitiva se tornou cada vez mais comum à medida que as agências enfrentam desafios como rápidas mudanças tecnológicas, ambientes de trabalho distribuídos e a necessidade constante de adaptação e aprendizado. 

Como já vimos, a causa primária da sobrecarga cognitiva é uma quantidade excessiva de informações ou demandas colocadas na memória de trabalho. Geralmente, o fenômeno acontece quando os profissionais precisam gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente, processar informações complexas ou trabalhar com várias soluções digitais diferentes. 

A sobrecarga também pode ocorrer quando os colaboradores precisam trabalhar por longos períodos sem pausas ou quando estão sob estresse ou pressão. Conheça as principais causas que levam à essa condição!

Ser multitarefa

Essa, definitivamente, não é uma maneira inteligente de trabalhar. Na verdade, é uma  das causas de sobrecarga cognitiva. Tentar concluir várias tarefas ao mesmo tempo pode levar à diminuição da produtividade, pois o cérebro luta para alternar entre as tarefas.

Receber sobrecarga de informações

Os colaboradores são continuamente bombardeados com grande volume de informações por meio de e-mails, mídias sociais e outros canais digitais. Tentar processar todas essas informações também leva à sobrecarga cognitiva.

Fazer má gestão do tempo

Quando as pessoas da equipe têm dificuldades com a gestão do tempo, elas podem procrastinar tarefas importantes, o que leva a uma situação em que elas têm muitas coisas para fazer em pouco tempo. Além disso, o índice de refação das atividades tende a aumentar, pois com pouco tempo disponível, as atividades vão perdendo a qualidade, o que gera um fluxo muito maior de ajustes no futuro.

Administrar tarefas complexas

Elas tendem a exigir muitos recursos cognitivos, podendo levar à sobrecarga cognitiva se os profissionais não forem adequadamente treinados para lidar com elas.

Sobrecarga cognitiva: 3 principais impactos 

Na realidade das agências, a sobrecarga cognitiva pode gerar vários efeitos negativos. A seguir, listamos os três principais:

Produtividade reduzida

Os colaboradores têm diferentes capacidades em relação à quantidade de processos e tarefas que podem executar, conduzir e gerenciar. Mas todos têm um ponto de ruptura em que sua produtividade cai devido ao volume excessivo de projetos e atividades. Em síntese, todos têm um limite saudável de produtividade, que deve ser respeitado. 

Burnout

A sobrecarga cognitiva contínua pode levar à Síndrome de Burnout, um estado de exaustão física, emocional e mental que pode resultar em diminuição da satisfação e motivação no trabalho. Além disso, nestes casos, o colaborador geralmente se afasta da empresa para tratamento de saúde e, algumas vezes, acaba se desligando.

Tomada de decisão ruim

Quando os colaboradores lidam com muitas atividades, possibilidades, tarefas, compromissos, objetivos, metas e pessoas em prazos apertados, é natural que eles acabem tomando decisões ruins, como resultado da sobrecarga cognitiva.

Como é a sobrecarga cognitiva?

Os sintomas de sobrecarga cognitiva podem variar dependendo do indivíduo e da situação. No entanto, alguns sinais comuns incluem:

Dificuldade de concentração
Os profissionais podem ter dificuldade de se concentrar em tarefas devido à quantidade de informações ou às demandas colocadas na memória de trabalho.

Esquecimento
Quando os colaboradores têm muitas coisas para lembrar simultaneamente, é inevitável que eles se esqueçam de detalhes ou prazos importantes.

Sentir-se sobrecarregado ou ansioso
O estresse é uma resposta natural à sobrecarga cognitiva. Por isso, é importante que os líderes ajudem os profissionais a gerenciar sua carga de trabalho para evitar problemas maiores, como atrasos nas entregas, insatisfação do cliente, doenças ocupacionais, afastamento dos colaboradores e rotatividade na empresa.

Como superar a sobrecarga cognitiva

Todo trabalho gera algum tipo de estresse e nas agências não seria diferente. Portanto, cabe aos gestores ter expectativas realistas sobre o andamento dos trabalhos e o fluxo de processos. Além disso, é fundamental criar processos que sejam executados da forma mais suave e eficiente possível. 

Os líderes têm a responsabilidade de eliminar obstáculos e dar suporte aos colaboradores no seu dia a dia. Eles podem ajudar a prevenir a sobrecarga cognitiva para suas equipes de várias maneiras. Veja só:

Priorize e simplifique tarefas

Ao atribuir tarefas aos envolvidos, os líderes devem definir as prioridades, bem como dividir as tarefas em etapas e marcos razoáveis. Ao fornecer objetivos menores e específicos, grandes projetos parecerão muito mais realizáveis ​​e menos assustadores. 

Permita intervalos regulares

Incentivar as pessoas a fazerem pequenos intervalos algumas vezes ao dia pode ajudar a reduzir drasticamente os níveis de estresse. Melhor ainda se atividades físicas ou técnicas de relaxamento forem incorporadas nesses intervalos. 

Seja cuidadoso ao orientar o time 

Quando você tiver novas informações para apresentar, considere adotar uma abordagem de microaprendizagem. Divida seu conteúdo em partes menores e mais fáceis de compreender e lembrar.

Forneça suporte e recursos

Criar um ambiente de trabalho saudável e de suporte ajuda muito a reduzir o estresse e a sobrecarga cognitiva. Considere oferecer ferramentas de gerenciamento de tempo e acesso a oportunidades de treinamento e desenvolvimento. Além disso, faça check-ins regulares para garantir que os colaboradores não fiquem sobrecarregados.

Como o Operand ajuda a evitar sobrecarga cognitiva

Para os gestores de agências que buscam organizar o trabalho da equipe e implementar um fluxo de trabalho produtivo e saudável, o sistema de gestão Operand é a ferramenta ideal.

O software traz uma série de funcionalidades e recursos que otimizam e simplificam os processos da agência. Com o módulo de Timesheet, o gestor pode acompanhar as horas trabalhadas por colaborador. A visibilidade sobre a entrega de cada membro do time indica o desempenho, ajudando a evitar demandas excessivas e sobrecarga cognitiva.

De maneira semelhante, o módulo Jobs é uma ferramenta importante porque fornece a gestão visual da pauta. Assim, o líder pode visualizar as tarefas e jobs que estão atribuídos para cada profissional. 

Dessa forma, fica mais fácil gerir o tempo e estabelecer um fluxo de trabalho mais organizado, com entregas melhores e profissionais mais produtivos e felizes. 

O resultado de uma gestão mais assertiva, facilitada pelo Operand, pode ser mensurado com o módulo de Relatórios do sistema. A partir de uma análise cuidadosa dos documentos gerados, o gestor tem condições de fazer um plano de ação para distribuir os jobs e demandas de maneira equilibrada, evitando a sobrecarga cognitiva do time. 

Gostou desse universo de possibilidades? Conheça o Operand! Experimente o sistema gratuitamente por 7 dias e diga adeus à sobrecarga cognitiva com uma solução de gestão completa para sua agência.

Ariadna Straliotto

Jornalista por formação e Especialista em Administração da Comunicação pela Sustentare Escola de Negócios. Apaixonada por pessoas e curiosa, tem a certeza que nasceu para comunicar. Há dez anos, trabalha na área, tendo ampla experiência em comunicação corporativa, inbound marketing e gestão de redes sociais.