Manual da produtividade saudável no trabalho: 16 dicas para colocar em prática

Na tentativa de manter um bom nível de produtividade no trabalho, algumas pessoas optam por registrar as tarefas em aplicativos, enquanto outras recorrem a blogs e livros que trazem técnicas para se manter produtivo. Independentemente de como você se organiza, o fato é que sempre é possível otimizar o aproveitamento do seu tempo. 

E se você acha que isso não se aplica a você, considere o seguinte: de acordo com pesquisa do Bureau of Labor Statistics, em um dia de trabalho de oito horas, o trabalhador médio é produtivo apenas por duas horas e 53 minutos. Ou seja, existe muito espaço para melhorias na sua rotina.

Por isso, preparamos este manual da produtividade no trabalho. Há um longo debate sobre se o sucesso se deve à sorte ou ao trabalho árduo. Contudo, uma coisa é fato: as pessoas mais bem-sucedidas conseguiram otimizar seus talentos, tempo e produtividade geral. 

Neste artigo, apresentamos a importância da produtividade no trabalho para o bem-estar, a saúde mental e a qualidade de vida dos profissionais. Além disso, destacamos uma série de boas práticas e dicas que podem ajudar você a superar seus desafios de produtividade, otimizar sua carga de trabalho e fazer as coisas com mais rapidez.

O desafio e a importância da saúde mental

A realidade do mercado de trabalho mudou drasticamente em 2020 após a chegada da pandemia. Aliás, o ciclo de mudanças não para. Com a ampla adoção do trabalho remoto, agora, muitas empresas estudam manter o modelo ou adotar uma abordagem híbrida. 

Independentemente da escolha, o fato é que essa série de novidades, incluindo o medo, as incertezas e as angústias trazidas pela pandemia, gerou impactos expressivos na rotina, na vida e na saúde mental das pessoas.

A pandemia de COVID-19 e a recessão econômica afetaram negativamente a saúde mental, criando novas barreiras para pessoas que já sofrem de doenças mentais e colocando novos pacientes no mapa da rede de atendimento. 

Durante a pandemia, cerca de 4 em cada 10 adultos nos Estados Unidos relataram sintomas de ansiedade ou transtorno depressivo. Segundo estudo da Singlecare sobre saúde mental e coronavírus, a pandemia COVID-19 afetou a saúde mental de 59% das pessoas nos Estados Unidos.

Aqui no Brasil, a realidade não é nada diferente. Conforme aponta pesquisa do Instituto Ipsos, encomendada pelo Fórum Econômico Mundial, 53% dos brasileiros notaram uma piora no estado mental entre abril de 2020 e abril de 2021.

Além desses indicadores, outros números – nacionais e globais – também reforçam a dimensão dos problemas de saúde mental, gerados por fatores como estresse e alta carga de trabalho:

  • 53% dos brasileiros relatam piora do bem-estar mental entre 2020 e 2021, segundo pesquisa do Instituto Ipsos para o Banco Mundial
  • Desde 2017, os brasileiros são o povo mais ansioso do mundo, de acordo com a OMS
  • Cerca de 800 mil pessoas morrem por suicídio todos os anos no mundo, segundo a OMS;
  • Cerca de 12% da população convive com algum transtorno mental, segundo a OMS

Em uma pesquisa de monitoramento de saúde da KFF, publicada em julho de 2020, muitos adultos relataram impactos negativos específicos sobre sua saúde mental e bem-estar, como:

  • Dificuldade para dormir (36%) ou comer (32%);
  • Aumento no consumo de álcool ou uso de substâncias (12%); e 
  • Agravamento das condições crônicas (12%) devido à preocupação e estresse com ameaça do coronavírus. 

Neste contexto, a produtividade no trabalho deve ser uma das prioridades dos gestores, líderes de projetos e profissionais. Todos devem estar alinhados, buscando organizar as demandas de maneira assertiva e eficaz, para tornar a gestão das tarefas diárias mais simples, prática e rápida.  

Tudo isso porque a saúde mental e a produtividade no trabalho estão diretamente conectadas. De tal modo, é fundamental pensar em iniciativas que possam promover o acesso a tratamentos e a melhoria da qualidade de vida das pessoas.

Às empresas, cabe o desafio de se manterem atentas a essa demanda. O suporte à saúde mental, com a oferta de terapia, por exemplo, é essencial para que os colaboradores consigam organizar seus sentimentos, reavaliar seus comportamentos e, assim, compreender como eles podem voltar a ter um equilíbrio entre corpo, mente e espírito. 

Além disso, outra forma de contribuir para a produtividade no trabalho é oferecer o acesso a terapias alternativas, como massagem e reiki, práticas de relaxamento, como meditação e mindfulness, e exercícios laborais diários. 

Produtividade no trabalho contribui para a saúde mental 

Assim como a boa forma física ajuda nosso corpo a permanecer forte, a clareza nos ajuda a alcançar e manter um estado de boa saúde mental. 

Quando estamos mentalmente saudáveis, aproveitamos nossa vida e o meio ambiente, bem como as pessoas que vivem nele. Em nosso estado de equilíbrio, podemos ser criativos, aprender, experimentar coisas novas e correr riscos. 

Além disso, a saúde mental nos fornece recursos para lidar com momentos difíceis em nossa vida pessoal e profissional. Ela nos capacita para sentir a tristeza e a raiva que podem vir com a morte de um ente querido, a perda do emprego, problemas de relacionamento e de outros acontecimentos difíceis. Assim, com o tempo, somos capazes de continuar e desfrutar de nossas vidas mais uma vez.

Na prática, nutrir nossa saúde mental também pode nos ajudar a combater ou prevenir os problemas de saúde ou a recaída de uma doença. Gerenciar bem o estresse, por exemplo, pode ter um impacto positivo nas doenças cardíacas.

Provavelmente, você já está tomando medidas para manter sua saúde mental, bem como sua saúde física – você só pode não perceber isso.

Três maneiras importantes de melhorar sua aptidão mental são exercitar-se, alimentar-se bem e controlar o estresse.

Produtividade no trabalho permite controle do estresse 

O estresse é um fato da vida. Não importa o quanto possamos desejar uma existência livre dele, em alguma medida, ele é realmente necessário. Porém, é o modo como respondemos ao estresse que pode afetar negativamente nossas vidas.

O estresse é definido como qualquer mudança à qual temos que nos adaptar. Isso inclui eventos de vida difíceis, como luto e doença, e eventos positivos. Conseguir um novo emprego ou sair de férias são certamente percebidos como ocorrências felizes, mas também são mudanças, conhecidas como estresse, que requerem algumas adaptações.

Neste contexto, o fato é que o estresse pode ser benéfico – com moderação. Isso porque episódios curtos de estresse desencadeiam substâncias químicas que melhoram a memória, aumentam os níveis de energia, estimulam o estado de alerta e potencializam a produtividade no trabalho

Contudo, o estresse crônico tem efeitos debilitantes em nossa saúde geral. Fisicamente, pode contribuir para enxaquecas, úlceras, tensão muscular e fadiga. Pesquisadores canadenses descobriram que o estresse crônico mais que dobrou o risco de ataques cardíacos.

O estresse persistente também nos afeta emocional e intelectualmente e pode causar:

  • Comprometimento da concentração e memória;
  • Confusão;
  • Perda do senso de humor;
  • Ansiedade;
  • Raiva;
  • Irritabilidade;
  • Medo.

Síndrome de Burnout: resultado da sobrecarga de trabalho e do alto nível de estresse

Embora tenha ganhado destaque recentemente, a Síndrome de Burnout é considerada uma importante doença relacionada ao trabalho nas sociedades de bem-estar e impacta a qualidade de vida dos profissionais há muito tempo.

As primeiras observações foram feitas por Herbert J. Freudenberger, psicólogo, em meados de 1960 quando ele fez descrições científicas de funcionários afetados por esse transtorno.

Contudo, somente na década de 1980 os critérios de avaliação para a síndrome se tornaram disponíveis por meio do projeto de um instrumento de medida padrão, o Maslach Burnout Inventory (MBI), que passou a considerar Burnout uma síndrome psicossocial.

Basicamente, a doença é caracterizada a partir de sentimentos de exaustão emocional, despersonalização e diminuição da realização pessoal no trabalho.

O esgotamento emocional é uma situação em que por falta de energia, o trabalhador percebe que não consegue mais participar no plano emocional.

A despersonalização acarreta no desenvolvimento de atitudes e sentimentos negativos em relação às pessoas para quem o trabalho é feito. Muitas vezes, o profissional afetado chega ao ponto de responsabilizar os outros pelos próprios problemas.

Diante da diminuição da realização pessoal, os profissionais com a Síndrome de Burnout têm a tendência dos profissionais de desacreditar da própria capacidade de realizar tarefas e interagir com as pessoas, sentindo-se infelizes ou insatisfeitos com os resultados obtidos.

Quer saber mais sobre o tema?
🎧 Confira o podcast  #113 Burnout empático: o que é meu e o que é do outro? Com Carolina Nalon

Mas, então, como controlar o estresse?

Agora que já conhecemos o impacto do estresse no dia a dia e na qualidade de vida dos profissionais, essa é a pergunta que não quer calar:

Como podemos controlar o estresse? 

O primeiro passo é identificar a(s) fonte (s) de seu estresse. É claro que alguns podem, sim, deixar uma pessoa estressada. O luto, o início de um novo emprego ou uma mudança de casa são gatilhos de preocupação e tensão.

Contudo, muito do nosso estresse vem da falta de um olhar mais acolhedor para nossos sentimentos. O desafio é olhar para dentro de si e entender de que maneira somos impactados pelas interações e eventos externos.

Para muitas pessoas, a maneira como elas interpretam as interações pode gerar estresse. Muitas vezes, uma conversa, uma avaliação de desempenho e até mesmo um olhar podem ser determinantes para que o profissional se sinta inseguro, preocupado e estressado. 

Vale destacar que esse tipo de interpretação e comportamento também é influenciado, em muitos casos, pela conversa interna negativa. 

As pessoas que se concentram na autocrítica e adotam uma perspectiva pessimista da vida tendem a transformar um comentário inocente em uma grande fonte de estresse.

Daí a importância de incentivar o autoconhecimento para os profissionais. Somente assim eles terão condições de mapear a fonte do seu estresse para, então, decidirem como reagir. É comum que as pessoas se deparem com dois tipos de gatilhos estressantes:

  • Gatilhos externos: como luto ou mudanças de carreira. Eles podem ser controlados com o suporte profissional, o apoio da família e dos amigos e também com a ação do tempo. 
  • Gatilhos internos: são gerados pelo viés da interpretação negativa que comentamos. Neste caso, a orientação profissional é igualmente importante, já que para gerenciar esse tipo de fonte de estresse é preciso começar com mudanças de atitude e comportamento.

O objetivo de controlar o estresse é indicar a “resposta de relaxamento”, que acalma o corpo – fisiológica e psicologicamente – quando percebemos que o perigo ou evento estressante passou.

No dia a dia, alguns hábitos saudáveis são capazes de acionar essa resposta de relaxamento. Veja só:

Respeite seu tempo e trabalhe com metas realistas: não queira abraçar o mundo. Aprenda a dizer não quando for preciso. Avalie sua programação de entregas semanal e considere o que você pode, de fato, entregar sem comprometer seu bem-estar. Antes de dizer sim ou não para uma determinada demanda, avalie se é possível, viável e saudável para você. 

Pratique a imaginação ativa: basicamente, a técnica consiste em visualizar os resultados que você deseja alcançar como se eles já fossem parte da sua realidade. Os atletas usam essa técnica para se imaginar no pódio. Faça o mesmo e visualize os resultados. Pode parecer simples, mas essa prática tem o poder de fortalecer e acalmar você.

Mantenha um estilo de vida saudável: ao combinar refeições equilibradas com a prática regular de atividade física, você coloca sua saúde em primeiro lugar e isso por si só já é uma atitude que acalma as tensões e sentimentos estressantes. Como se sabe, os exercícios físicos são vitais para uma saúde cardiovascular e funcionam como uma “válvula de escape” poderosa e eficaz. 

Abra seu coração sem medo: falar sobre as situações, sentimentos e problemas que você está enfrentando ajuda você a colocar as coisas em perspectiva Você pode conversar com um amigo, um colega ou, melhor ainda, com um terapeuta. Tenha em mente que você não está sozinho. 

Divirta-se: você tem um hobby? Pintar, dançar, ler, cozinhar, fazer artesanato. São muitas as possibilidades. Tire um tempo para o seu hobby favorito. Essa é uma das melhores maneiras de se conectar com sua essência, divertir-se e nutrir sua criatividade.

Aprenda técnicas de relaxamento: meditação e mindfulness são algumas das técnicas que podem ajudar você a se sentir mais leve. Isso porque a respiração consciente alivia o estresse crônico, contribuindo para o seu bem-estar físico e psicológico.     

Como maximizar a produtividade da sua equipe 

Além de adotar e compartilhar com o seu time as boas práticas que citamos até aqui, você também pode buscar alternativas para melhorar a produtividade no trabalho de maneira saudável, contribuindo para o bem-estar de todos. Assim, é possível estabelecer um outro nível de organização interna, diminuindo os episódios de estresse. Confira as dicas!

1. Aproveite as ferramentas de comunicação e colaboração.

A comunicação nunca foi tão importante como agora. Em tempos de interação física reduzida e trabalho remoto, enviar e-mails para frente e para trás não é suficiente.

A melhor maneira de coordenar uma equipe virtual é investindo em novas ferramentas digitais de colaboração que agora dominam o cenário de negócios. Isso pode facilitar a comunicação instantânea e eficaz por meio de telas visuais intuitivas, atualizações ao vivo e análises de desempenho que medem a produtividade individual dos funcionários.

Produtos de software como Operand e Trello e serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem, como Google Cloud e Microsoft OneDrive permitem que sua empresa agilize todas as comunicações por meio de um hub central, transfira arquivos facilmente e edite documentos ativos em tempo real. 

Dessa maneira, todos os usuários podem contribuir em um modelo de trabalho colaborativo. Vale destacar que muitos desses serviços indicam quais mudanças foram feitas por cada membro da equipe. Na prática, esses tipos de software aumentam a transparência e ajudam a manter todos responsáveis cientes das tarefas atribuídas.

2. Alcance metas realistas por meio da responsabilidade. 

Para empresas sem um escritório físico, a transparência é crítica. A produtividade é a medida do tempo bem gasto, e a carga horária não garante que esse período seja benéfico ou mesmo aproveitado. 

Por isso, usar um sistema de gestão, que ofereça o recurso de timesheet é tão importante. Dessa maneira, você pode gerenciar a produtividade no trabalho, garantindo que os funcionários, além de cumprir as horas de trabalho exigidas, estejam focados nas demandas realmente importantes naquele momento.

Depois de saber que os funcionários estão trabalhando nas horas que deveriam, ajude-os a aproveitar ao máximo o dia. Dar aos funcionários metas ou objetivos diários claros melhora a organização e a produtividade no trabalho. Isso porque as pessoas tendem a ser mais eficientes quando estão focadas em um objetivo claro e com um prazo predeterminado.

Como você define essa meta? Você a divide em sub-tarefas. Determine o resultado esperado, fazendo a engenharia reversa do processo para que você possa fornecer uma série de atividades que levarão o time até a meta final.

3. Crie condições de trabalho favoráveis

O Google e o Facebook gastam muito para oferecer espaços de trabalho excepcionais, porque as empresas entendem que a felicidade é fundamental para o desempenho dos funcionários. E realmente esse esforço traz resultados.

Mas, isso não significa que você precisa instalar uma academia totalmente equipada em seu escritório. Pequenos ajustes geralmente têm um efeito exagerado e aumentam a motivação e a satisfação dos colaboradores de maneira expressiva, contribuindo, claro, para a produtividade no trabalho

Se o seu time estiver trabalhando remotamente, considere criar iniciativas virtuais. O happy hour quinzenal no escritório costumava fazer um grande sucesso? Envie a seus funcionários um voucher para pedir o almoço e agende uma videochamada para que todos possam comer juntos uma tarde. 

Uma equipe que se sente valorizada terá motivação extra para ser produtiva e cumprir os objetivos que têm pela frente. 

4. Automatize o máximo de tarefas possível

Se você já está no mercado há algum tempo, sabe que muitos processos e atividades ainda são feitos manualmente. 

Mas e se essas tarefas pudessem ser automatizadas para que você e seus funcionários tivessem mais tempo para se dedicar a tarefas ou processos mais complexos?

Avalie as operações de sua empresa e invista em software que automatize o máximo possível desses processos. Assim, é possível ter mais eficiência nas demandas rotineiras e seus funcionários podem se concentrar em outras tarefas. 

Cada vez mais, o mercado dispõe de soluções que viabilizam a automatização de processos. Isso significa que este é um excelente momento para reavaliar quais funções de trabalho podem ser assumidas pela tecnologia. Assim, você pode alocar melhor o tempo para as necessidades mais urgentes que exigem pensamento crítico de um trabalhador humano. 

5. Crie um fluxo de trabalho eficiente e organizado

Uma longa lista de tarefas e prazos urgentes surgindo em meio ao que já é uma superabundância de mensagens e alertas digitais podem sobrecarregar você e seus funcionários. 

Portanto, busque avaliar e redefinir seu fluxo de trabalho para encontrar um equilíbrio que forneça um senso de prioridade e clareza entre tantas notificações de entrega. 

Avalie sua lista de tarefas diárias e classifique cada item de acordo com seu nível de importância. Reorganize a lista e decida quais projetos podem ser atrasados ​​ou pausados. Em seguida, ajude os funcionários a se concentrarem no que é mais importante. 

Em um espaço de trabalho virtual, cada alerta pode parecer urgente, portanto, uma reavaliação ocasional pode economizar tempo e energia de todos, contribuindo para a produtividade no trabalho.

6. Aprenda com sua equipe

Você está se esforçando para entender por que certas tarefas demoram tanto? Você tem pesquisado todas as partes do processo, mas simplesmente não consegue encontrar uma área problemática que possa ser ajustada? 

Uma maneira de identificar os nós de cada processo é perguntar a quem sabe melhor do que você: seus funcionários.

Eles trabalham com esses processos todos os dias, ou seja, estão familiarizados com os detalhes de cada função. Ao investigar áreas potenciais de melhoria, na conversa com os colaboradores, elabore perguntas com curiosidade genuína, deixando claro que você quer ajudar a melhorar o processo.

Se você teme que os funcionários relutem em responder com críticas honestas à empresa, faça uma pesquisa anônima para amenizar suas preocupações. Você pode preparar perguntas diferentes para cada departamento e fornecer campos para respostas abertas. O resultado pode revelar problemas que você nunca imaginou. 

Essa visão interna de seu negócio também permitirá que você avalie melhor outros fatores, como a cultura da empresa, a eficiência do departamento e o engajamento geral. Tudo isso impacta diretamente na produtividade no trabalho. Ou seja, são aspectos que precisam ser melhorados continuamente.

Produtividade no trabalho: uma questão de postura e bons hábitos

Afinal, qual seria o segredo de uma produtividade saudável no trabalho? De que modo, as pessoas conseguem fazer as entregas, sem comprometer seu bem-estar?

Na prática, as pessoas produtivas mostram que é possível conquistar produtividade no trabalho, ser eficiente e driblar uma série de desafios comuns, como:

  • Procrastinação nas tarefas: tanto as pequenas e chatas quanto as grandes e desafiadoras;
  • Manter-se motivado e com energia durante todo o dia de trabalho;
  • Desenvolver e finalizar os projetos mais importantes, respeitando o prazo.

Na tentativa de ajudar você a superar esses desafios e ter mais produtividade no trabalho, reunimos algumas dicas que podem orientá-lo. Confira! 

1. Priorize as tarefas mais importantes primeiro

A metodologia das tarefas mais importantes (MIT, Most Important Tasks) pode ajudá-lo a ser mais produtivo.

A teoria é que qualquer lista de tarefas a fazer possui algumas que são mais importantes do que outras. Se você se concentrar em simplesmente marcar os itens da lista de tarefas aleatoriamente, acabará com uma mistura de tarefas importantes e menos importantes concluídas.

Além disso, essa falta de classificação expõe você a um risco maior de procrastinação: é fácil passar o dia todo verificando tarefas fáceis e menos importantes, em vez de se empenhar nas coisas difíceis.

Em vez disso, gaste alguns minutos no início do dia para escolher de 1 a 3 MITs, ou seja, tarefas prioritárias que, não importa o que aconteça, você precisa terminar no final do dia.

Com um foco renovado no que é importante, é mais fácil criar uma lista de tarefas realmente significativa, sabendo que as coisas importantes devem ser feitas primeiro.

2. Cultive um trabalho profundo

Algumas tarefas são simplesmente difíceis e você precisa dedicar muito tempo e esforço mental para concluí-las. Essas tarefas são chamadas de “trabalho profundo”.

Cal Newport escreveu sobre esse tipo de trabalho em seu livro best-seller, Trabalho profundo: Regras para o sucesso focado em um mundo distraído . Newport argumenta que a habilidade de foco intenso é cada vez mais rara – e aqueles que podem dominá-la têm uma vantagem enorme.

Algumas das recomendações de Newport para cultivar um trabalho profundo são:

  • Programe um trabalho profundo: planeje um trabalho profundo em um horário semelhante todos os dias, preferencialmente pela manhã. Ter um horário regular para fazer um trabalho profundo ajuda a torná-lo um hábito.
  • Fique entediado: parece contra-intuitivo chamar o tédio de um hábito produtivo, mas sentir-se confortável com o tédio é importante. O trabalho profundo nem sempre é agradável, e o tédio ou a frustração nos leva a buscar distrações. Evite usar a mídia social para entretenimento tanto quanto possível e fique mais confortável sem fazer nada.
  • Seja mais difícil de entrar em contato: o e-mail e outras distrações podem ser reduzidos, se você pedir às pessoas que entram em contato com você para fazer os alinhamentos necessários em um dado momento do dia, por exemplo. Peça às pessoas para pesquisarem suas perguntas antes de chegar até você e forneça o máximo de informações possível em seus e-mails. Assim, você pode minimizar o vai e vem e as distrações.
  • Conheça seus hábitos de trabalho: você trabalha melhor isoladamente? Com pausas periódicas? Você está trabalhando com uma agenda cheia? Você não precisa revisar toda a sua programação – apenas reserve algum tempo para um trabalho profundo.

Para ter produtividade saudável, aprender a gerenciar a habilidade do trabalho profundo é importante.

3. Mantenha uma lista de distrações para ter mais produtividade no trabalho 

Com e-mails, mídias sociais e milhares de pequenas tarefas, é fácil se distrair quando você está tentando ser produtivo.

Não importa se você está tentando se concentrar em um trabalho profundo ou apenas fazendo tarefas menores, as distrações são as verdadeiras vilãs produtividade no trabalho. É desafiador ser eficiente com tantas distrações ao redor.

Um método poderoso para reduzir distrações é criar uma lista delas. Como assim? Mantenha um Documento Google ou um pedaço de papel físico por perto enquanto você trabalha. Sempre que um pensamento perturbador surgir, escreva-o na lista e volte ao trabalho.

Esta prática, um dos segredos da Técnica Pomodoro, é poderosa porque muitas vezes suas distrações legitimamente requerem atenção.

Se estou fazendo um trabalho profundo e, de repente, me lembro de uma conta que precisa ser paga ou tenho uma ideia para uma nova postagem no blog, esses são pensamentos que merecem atenção, mas não agora.

À medida que os pensamentos surgirem durante o trabalho, anote-os. Depois, você pode voltar para sua tarefa e resolvê-los mais tarde. 

4. Identifique as prioridades de longo prazo com a Matriz de Eisenhower 

Um dos perigos da produtividade é o foco no curto prazo. Como disse uma vez a lenda da administração Peter Drucker, “não há nada tão inútil quanto fazer com eficiência o que não deveria ser feito”.  Quando você estuda os hábitos de produtividade, é fácil cair nessa armadilha.

Em qualquer dia de trabalho, é fácil se envolver em coisas que parecem importantes no momento .

Criada por Dwight Eisenhower, para orientar suas decisões durante sua carreira como general, a matriz que leva o seu sobrenome se tornou uma ferramenta popular depois do livro de Stephen Covey: Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. Na prática, o método ajuda você a determinar rapidamente o que deve fazer e o que pode ser ignorado.

Mas e como usar a matriz de Eisenhower? É simples:

  1. Faça um quadrado 2 x 2;
  2. Em um eixo, escreva “importante” e “não importante”. Já no outro lado, “urgente” e “não urgente”.
  3. A partir daí, classifique suas tarefas dentro desses quadrantes. Assim, ficará mais fácil saber por onde começar suas entregas.

Organizar sua lista de tarefas com base na importância e urgência de cada tarefa pode ajudá-lo a identificar perdas de tempo que não valem a pena.

Você passa a maior parte do dia fazendo coisas urgentes, mas não importantes? Procure maneiras de delegar, automatizar ou eliminar.

Você está gastando tempo com coisas que não são importantes ou urgentes? Ignore essas coisas.

Você está reservando um tempo para trabalhar em coisas que são importantes, mas não urgentes? Se você for como a maioria das pessoas, pode passar mais tempo neste quadrante. A matriz de Eisenhower torna mais fácil ver o que é importante e o que não é.

5. Use a regra 80/20

Para aprender a priorizar as tarefas de forma assertiva, você pode usar o Princípio de Pareto. Criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto, a regra 80/20 estabelece que: em qualquer busca, 80% dos resultados virão de 20% dos esforços.

Sendo assim, o segredo é identificar os 20% mais importantes de seu trabalho e, na sequência, reduzir o impacto dos outros 80% na sua agenda. Assim, certamente você irá encontrar mais tempo para as atividades que causam maior impacto e geram mais valor para o negócio.

6. Divida cada atividade em sub-tarefas

Certamente, isso vai diminuir muito a procrastinação.

Muitas pessoas deixam atividades da sua lista de entregas para depois porque elas parecem assustadoras demais.

Por exemplo, se você tem a entrega de um projeto, com grande escopo e tarefas não muito específicas, lidar com essa demanda se torna um desafio. Você olha e pensa: “Eu nem sei por onde começar”.

Que tal dividir uma entrega em tarefas menores? Estabeleça pequenos objetivos para cada tarefa.

Se eu tiver um item da lista de tarefas rotulado “desenvolver um ebook com o tema: guia da produtividade para agências digitais”, é fácil adiar porque existem alguns lugares diferentes de onde eu poderia começar.

Mas, ao dividir a atividade em sub-tarefas tudo pode parecer mais simples. Em vez de “escrever material rico sobre produtividade para agências digitais”, um exemplo da minha lista de tarefas poderia ser:

  • Procurar palavras-chave relacionadas à produtividade nas empresas criativas;
  • Conferir 10 principais resultados do Google sobre produtividade;
  • Pesquisar boas práticas de produtividade no trabalho;
  • Organizar as ideias em um esboço do material rico, definindo conteúdo e os títulos de cada capítulos;
  • Reunir argumentos específicos sobre cada as boas práticas que serão apresentadas no material rico;
  • Redigir o conteúdo, tomando como base a estrutura de capítulos e sub-títulos já definida. 

Parece bem mais simples assim, não é mesmo? Isso porque a entrega do material rico foi quebrada em seis sub-tarefas. Embora a lista de tarefas seja mais longa, ela ajuda a fazer as coisas com mais entusiasmo e agilidade. Afinal, o passo a passo da entrega está definido: o colaborador não precisa pensar por onde começar.

Cada item da lista de tarefas é incrivelmente específico. Tudo o que o profissional precisa fazer é resolvê-los em ordem. O resultado é esse ebook incrível Guia de Produtividade da Agência Digital: o que fazer e o que evitar para crescer. Baixe agora e confira! 

7. Faça pausas

Pode parecer uma dica muito simples, mas é uma das mais poderosas para aumentar a produtividade no trabalho. Uma pequena pausa a cada 55 minutos é o ideal.

Ninguém consegue se concentrar por oito horas seguidas, sem fazer pequenos intervalos. Eles trazem fôlego novo, oxigenam a mente e ajudam você a se manter eficiente. 

Portanto, faça pausas. Estabeleça intervalos de alguns minutos. Alongue seu corpo. Tome água. Busque um café. Aproveite esse respiro da melhor maneira possível! Descubra o que funciona pra você.

Seja proativo nas pausas. Quando você faz pausas, tenha em mente que elas devem ser estruturadas e deliberadas. É fácil justificar distrações como “fazer uma pausa”. Mas se você não tem um intervalo programado, é possível que você esteja apenas se distraindo.

Neste sentido, a técnica Pomodoro pode ajudar. Esta abordagem sugere blocos de 25 minutos de trabalho, com intervalos curtos de 5 minutos. Você trabalha intensamente por um período específico de tempo, e deixa de trabalhar intencionalmente por um período mais curto. 

8. Tome decisões sobre o que é realmente relevante

Enquanto era presidente, Barack Obama disse uma vez à Vanity Fair que nunca toma uma decisão sobre o que vestir:

“Você verá que visto apenas ternos cinza ou azuis”, disse [Obama]. “Estou tentando diminuir as decisões. Não quero tomar decisões sobre o que como ou visto. Porque tenho muitas outras decisões a tomar.”

Algumas decisões são importantes, mas a maioria não é. Se você busca produtividade no trabalho, pense em como delegar, otimizar ou eliminar algumas decisões do dia a dia.

9. Elimine a comunicação ineficiente e agilize o fluxo de informações 

Uma das dicas básicas essenciais para manter a produtividade no trabalho é gastar menos tempo com e-mail colocando mais informações em seus e-mails, ou seja, reduzindo a troca de mensagens. 

O e-mail é frequentemente considerado um vilão da produtividade. Muitas pessoas passam o dia de trabalho com a caixa de entrada de e-mail claramente visível, respondendo a todas as notificações que chegam.

Contudo, esse é um hábito altamente nocivo para a produtividade que dificulta, inclusive, o trabalho profundo.

Uma maneira de reduzir a interferência deste tipo de distração é simplesmente minimizar sua caixa de entrada e verificá-la em horários específicos.

Outra prática importante é ser mais eficiente em suas comunicações por email. Em outras palavras: envie mensagens melhores e mais completas, minimizando o vai e vém.

Você já tentou agendar uma reunião e, em seguida, enviou outros cinco e-mails para definir um horário e local específicos? E se você pudesse reduzir o número de e-mails necessários para agendar reuniões simples? 

O segredo é tornar cada mensagem mais clara e valiosa. Você pode levar mais alguns minutos para escrever o e-mail, mas também vai economizar tempo ao evitar aquele vai e vém de respostas.

Desde agendar reuniões até dar tarefas ou fazer perguntas, prioriza a máxima precisão e clareza no conteúdo de cada e-mail. Isso exige um pouco mais de trabalho inicial, mas, em última análise, torna você mais eficiente e reduz o trabalho desnecessário.

10. Aprenda com os acertos e com os erros

Aprender e melhorar sempre é um dos segredos da produtividade no trabalho.  É tão importante aprender com os erros quanto com os acertos.

Se algo não sai exatamente como o planejado, busque avaliar as falhas e buscar maneiras de evitá-las.

Quando algo vai bem, por quê? Quando você é bem sucedido em um projeto, a tendência é focar na comemoração do resultado e ponto. Mas os sucessos merecem tanto análise quanto os fracassos.

A produtividade no trabalho exige essa análise dos acertos, para que você entenda como repeti-los. Pergunte-se:

  • O que deu certo e por quê? 
  • O que você deve tirar dessa experiência e usar novamente? 
  • Existem elementos de um projeto bem-sucedido que não foram tão eficazes e podem ser eliminados?

Fazer essas perguntas ajuda você a ir de um sucesso para sucessos repetidos. Além disso, ajuda o seu time a entender os segredos do êxito em um nível mais intuitivo, economizando tempo no desenvolvimento de um novo projeto.

11. Considere a falácia do planejamento e se ajuste quando as coisas derem errado

Acontece com todo mundo. Você tem grandes planos para hoje – será o seu dia mais produtivo ainda – mas então pequenos incêndios começam a surgir e exigir sua atenção. É inevitável: em algum momento, às vezes, as coisas dão errado.

Contudo, profissionais que se mantêm produtivos reconhecem um aspecto importante: a falácia do planejamento, ou seja, o fato de que todos subestimam quanto tempo realmente levam para concluir as tarefas.

Pesquisas sobre a falácia do planejamento mostram que grande parte da razão para essa estimativa errônea é que nos esquecemos de levar em conta tarefas ou responsabilidades que ainda não estão em nossos calendários.

Você já tentou agendar uma reunião e pensou: “Vamos fazer isso na semana que vem, que parece mais tranquila.” Mas, então, a próxima semana chega e é tão ocupada como sempre.

Profissionais que conseguem se manter produtivos percebem que a próxima semana só parece aberta porque você ainda não agendou. Sabendo disso, ao planejar interrupções e criar planos de contingência, eles podem se adaptar rapidamente quando problemas não planejados se apresentarem.

12. Comece o trabalho mesmo sem inspiração

Muitos profissionais que procuram mais produtividade no trabalho falam sobre a necessidade de se inspirar ou motivar. Mas, na prática, as pessoas produtivas dizem que o segredo é começar, com ou sem motivação.

Neste sentido, as subtarefas são verdadeiras aliadas. Afinal, elas confirmam que você não precisa lidar com tudo de uma vez. Quando está difícil se motivar, geralmente é porque você está olhando para o enorme escopo de um projeto. Isso é intimidante. É difícil começar quando se depara com a grandeza de uma tarefa.

Sendo assim, se você se sentir oprimido ou procrastinando, olhe através de um porta-retratos de 2,5 cm. Comece a fazer algo – como dividir a tarefa em pedaços menores – e você achará mais fácil continuar.

A técnica funciona porque a atitude leva à motivação, que, por sua vez, leva a mais ação. Comece a trabalhar e sinta-se motivado à medida que você avança no fluxo de entregas. 

13. Não seja multitarefa

Com tantas distrações e tarefas, é fácil cair na armadilha da multitarefa.

Porém, esse não é nem de longe um bom caminho para a produtividade no trabalho. A pesquisa sobre multitarefa é clara: as pessoas são ruins nisso.

A razão é que “multitarefa”, na verdade, é uma expressão incorreta. 

Quando o profissional tenta realizar várias tarefas ao mesmo tempo, na verdade, ele não executa nem uma nem outra. O que acontece é que ele alterna rapidamente seu foco entre duas ações diferentes.

E essa alternância entre uma tarefa e outra exige um custo de energia e de tempo que tornam a multitarefa desgastante e ineficiente.

Há momentos em que ser multitarefa está ok? Provavelmente.

Se você está limpando seu apartamento enquanto ouve um audiolivro, provavelmente vai se dar bem. Isso porque limpar e ouvir são tarefas que não usam os mesmos recursos mentais.

Porém, se você tentar redigir um e-mail enquanto ouve um podcast, ambas as tarefas irão exigir muito dos seus recursos de linguagem. Certamente, seu trabalho ficará lento e a qualidade do trabalho será prejudicada. Ele também retira sua energia e deixa seu cérebro mais cansado, o que significa que você também desacelera em tarefas futuras.

Mas como você interrompe a multitarefa?

É possível começar com mudanças simples, como fechar a guia com seu e-mail e silenciar notificações de apps como Whatsapp e Slack. Assim, você evita abrir um email no meio da elaboração de uma planilha. Fazer uma tarefa de cada vez é mais eficaz. 

14. Tenha um tempo para você e cuide de si mesmo

Todas as dicas de produtividade no trabalho que apresentamos até aqui são valiosas. Contudo, elas não irão ajudá-lo se você não cuidar de si mesmo.

É preciso direcionar um tempo para recarregar suas energias. Portanto, priorize seu bem-estar. Durma o suficiente todas as noites, faça exercícios físicos e coma de forma saudável. Saia para ver o dia e tome um pouco de sol.  

Descubra o que é essencial para você se sentir bem e ter disposição diariamente. Algumas pessoas dormem 6 horas e se sentem 100% para um novo dia, enquanto outras precisam de mais de 8 horas de descanso. 

Portanto, busque se conhecer para entender como o seu corpo funciona e como você pode gerenciar sua vida para ter maior produtividade no trabalho.

🎧 Sobre isso, ouça o episódio: #139 - Aquele sobre desacelerar, do podcast "Estamos bem"?

15. Mais do que o tempo, gerencie sua energia

A gestão do tempo é uma parte crucial da produtividade no trabalho. Igualmente importante e, muitas vezes, esquecido é o gerenciamento de energia.

Quando você está exausto e mal consegue pensar, não importa quantas horas você ainda tem no seu dia, você não conseguirá ser produtivo.

Por isso, é tão importante dar conta das tarefas difíceis no início do dia. Na prática, usando seus horários de pico com eficiência, você pode fazer mais em menos tempo antes de se cansar. Jason Fried, fundador e CEO da Basecamp, lembra que:

“Embora as pessoas sempre digam que não há tempo suficiente, lembre-se de que você sempre terá menos atenção do que tempo.”

Ou seja, não é suficiente ter tempo para fazer as coisas. Gerenciar sua energia para que você consiga entregar as tarefas mais complexas enquanto tem disposição para lidar com elas, é um dos segredos da produtividade no trabalho

16. Aprenda a dizer “não” e respeite seus limites 

Estamos acostumados a aceitar novos projetos e oportunidades sem pensar muito sobre isso. É fácil ficar animado com as possibilidades e, então, acabar com muitos compromissos. Além disso, o “sim” é o padrão afirmativo de aceitação.

Contudo, para ter produtividade no trabalho e qualidade de vida, é preciso aprender a dizer não, deixando algumas coisas de lado para ter tempo de trabalhar em suas prioridades. Mark Shead, do Productivity501, argumenta que:

“Pessoas eficientes são realmente boas em NÃO fazer as coisas. As pessoas mais produtivas e eficientes que conheço descobriram o que fazem de realmente valioso e se esforçaram para fazer isso da melhor maneira possível. Normalmente, isso significa que eles param de fazer algumas atividades ‘boas’ para se concentrar nas coisas que são mais importantes para eles e para seus objetivos. ”

Não somos treinados para dizer “não” e esse é um exercício difícil para muitas pessoas. 

🎧 Reflita sobre o tema com o episódio
S03EP96 - Você respeita o teu tempo? (ou sobre falar não),
do podcast "Para dar nome às coisas".

Conclusão: como ter mais produtividade no trabalho

A produtividade no trabalho pode parecer complexa, mas não é. Pessoas produtivas apenas conseguiram encontrar as estratégias certas para vencer a procrastinação e adotar um ritmo de trabalho intuitivo. 

Ao longo do artigo, listamos algumas boas práticas especiais para os gestores de projetos e de empresas. Além disso, apresentamos um conjunto de dicas simples, mas altamente eficazes, que podem ser adotadas por profissionais de qualquer segmento. 

Basicamente, nossas dicas de produtividade no trabalho podem ser concentradas em 5 pilares principais. Veja como ser mais produtivo:

  1. Gerencie bem o seu tempo;
  2. Faça listas de tarefas melhores;
  3. Se cuide;
  4. Seja proativo;
  5. Saiba quando pedir ajuda.

Pessoas inteligentes e produtivas admitem quando não sabem algo. Quando você pede ajuda em vez de tentar fazer alguma coisa sozinho, você economiza tempo (e frustração). Certifique-se de saber quem são e quais são seus recursos e, sempre que preciso, peça ajuda sem medo. 

Então, gostou do artigo e das nossas dicas sobre produtividade no trabalho? Um conteúdo completo para descomplicar o seu dia a dia e torná-lo muito mais simples, leve e saudável.

Para te ajudar ainda mais, vale conferir a nossa planilha de gestão de tempo. Faça o download aqui.

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