Formas de medir a produtividade da equipe na agência

Se você faz parte de uma empresa como colaborador ou até mesmo faz a gestão de um time, com certeza já deve ter ouvido repetidas vezes sobre como a produtividade é um dado relevante para medir o desempenho do negócio.

Só que nem tudo é tão simples quanto falar, medir a produtividade da equipe  na agência ou de um funcionário pode ter várias nuances, como cargo, tipo de negócio e fatores que indicariam ou não produtividade.

Se você quer saber dicas, considerações, ferramentas e formas de medir a produtividade, me acompanhe nesta leitura!

O que é a produtividade? É possível medir em todas as situações?

O óbvio precisa ser dito para ficar claro. Produtividade pode ser lida como a relação direta de entregas e/ou produções de um funcionário. Para algumas funções dentro da agência, o parâmetro para medir o desempenho pode ser mais claro, para outras, nem tanto.  

Mas, dentro de um contexto da agência, medir a produtividade da equipe na agência se baseando apenas na entrega pode ser perigoso. Afinal, quantidade nem sempre vai significar qualidade, não é mesmo?

Vamos imaginar um cenário dentro da agência! Você possui dois funcionários que executam a mesma função:

Funcionário A: sempre recebe as demandas e finaliza no mesmo dia.
Funcionário B: recebe as mesmas demandas, porém leva cerca de 2-3 dias para finalizar

Dentro desse cenário, você pode até considerar que o funcionário A é mais produtivo, correto? Mas e se funcionário A sempre tem refação recorrente por informações erradas enquanto o B dificilmente recebe alterações, você continuaria achando que o A é mais produtivo?

Percebe como podem existir várias nuances que vão muito além da entrega?

E por isso que queremos dar artifícios para não ser tão simplista assim quando for fazer seus relatórios de desempenho na agência.

Métricas de vaidade

Para começar a medir a produtividade da agência de forma correta, é preciso abandonar as métricas de vaidade e focar nos dados que realmente significam algo de valor para a sua agência.

Colocando em um contexto real para facilitar o entendimento:

Métricas de vaidade:
1. Número de entregas de layout;
2. Número de reuniões realizadas;
3. Número de clientes visitados;
4. Número de impressões.

Elas podem até parecer informações valiosas, mas a verdade é que dificilmente elas trazem resultados reais se as compararmos às métricas realmente importantes. Você pode medir a produtividade da equipe de outra forma, como:

Métricas importantes de produtividade:
1. Taxa de aprovação de cliente;
2. Satisfação do cliente;
3. Metas de vendas alcançadas
4. Retorno sobre o investimento

Em resumo, antes de começar a medir a produtividade da equipe na agência, é preciso considerar quais indicadores são realmente relevantes para a agência e para cada setor.

Faça reuniões e escute a opinião dos funcionários para montarem juntos indicadores que farão a diferença no acompanhamento.

Ferramentas que vão te ajudar com a produtividade

Existem inúmeras ferramentas que podem facilitar o acompanhamento do seu time, de timesheet a relatórios de produtividade que mostram entregas, taxa de retrabalho, tarefas realizadas e etc.

E vamos te mostrar como é possível fazer um acompanhamento mais profundo com relatórios e sem perder os dados. O Operand é uma ferramenta feita por uma agência e por isso que todas as funcionalidades se encaixam perfeitamente na rotina.

Metodologias de trabalho

Não abra mão das metodologias que funcionam para a equipe! As metodologias existem para facilitar o cotidiano. Você pode optar por baixar modelos já prontos, como planilha de Gantt, scrum e adotar métodos utilizados por grandes agências, como Agencia 10x e Mestre GP.

Mas, em grandes agências, é bom que a gestão seja centralizada e que dê liberdade e autonomia para a equipe na mesma proporção. Dentro do Operand, existem diferentes tipos de pautas para as pessoas utilizarem a da sua preferência.

Kanban: Cards que podem ser passados de um lado para o outro. Dentro do Operand, é possível mover os cards de um responsável para outro, ou para mudar o status da tarefa.
Listas: Lista de tarefas na vertical estilo “to do”. Dentro do Operand, essa metodologia aparece exibindo as demandas diárias e futuras, individuais e também da equipe.
Gantt: Pauta estilo calendário com as tarefas marcando os dias e meses.

Timesheet

Muito mais que um metrificador de tempo para as tarefas. Com o timesheet, é possível contabilizar as horas gastas no projeto, identificar se os apontamentos advêm de retrabalho e identificar o tempo médio para realizar cada tipo de atividade. 

Outras vantagens legais de usar o timesheet:
1. Gestão de prazos
2. Relatório de desempenho do projeto
3. Análise de clientes que mais consomem horas
4. Melhora a previsão no faturamento

Relatórios

Não adianta de nada estabelecer as métricas sem fazer o acompanhamento. 

Você pode estabelecer entre os líderes a frequência ideal para analisar o desempenho da agência de cada setor, respeitando os indicadores já separados.

Se a sua agência tiver um CRM, e trabalhar com funis, é uma ótima forma de medir o desempenho da equipe de atendimento. Também é possível adequar o Operand para trabalhar um funil de vendas estilo Kanban para equipes de vendas e/ou atendimento.

Para mídia, produção, redatores, designers, entre outros, os relatórios não ficam atrás. Dados como tempo de execução, entrega, cumprimento de prazos são apenas algumas das possibilidades de relatórios.

Feedback também é uma ferramenta 

Use os dados a favor da sua equipe! Assim como podemos projetar melhores resultados dentro de um planejamento estratégico, o feedback vem como uma forma de identificar melhorias em processos, pessoas e aperfeiçoar as metodologias de trabalho.

Gestão e informação andam juntos com a produtividade

Você viu que existem muitos fatores para se analisar na hora de medir a produtividade da equipe na agência. Mas também existem ferramentas incríveis pensadas para atender e facilitar o trabalho do gestor. Quer conhecer a Operand? Teste por 7 dias grátis!