5 regras antiestresse para lidar com seu e-mail

Você já tentou de tudo, música clássica nos fones de ouvido, cházinho de camomila, suco de maracujá, meditação e exercícios de respiração. Mas parece que nada, nada, absolutamente nada é capaz de fazer o e-mail te estressar menos. São pilhas de mensagens em cima de pilhas de mensagens. Desde aquele e-mail marketing que você não pediu para um e-commerce que você visitou te mandar, até a comunicação interna da sua empresa. E pior, aparentemente tudo que é enviado por e-mail é algo de vida ou morte. Neste post, confira como gerenciar seu e-mail de forma que o estresse vá embora.

Dentre as descrições e assuntos destas mensagens as palavras mais repetidas (e geralmente em ALL CAPS) são: “URGENTE”, “EM ATRASO”, “RESOLVER”. Não há quem aguente uma caixa de entrada lotada. Na verdade, ver o balãozinho vermelho com o número “67” acima do ícone de e-mail é desesperador. Parece que receber uma leva de mensagens automaticamente diminui sua produtividade, mas não é bem assim.

Vamos mostrar 5 regras para você adotar na sua relação com e-mails que irão diminuir seu estresse com seu correio eletrônico. Certamente, após ler esse texto, a tarefa de como gerenciar seu e-mail ficará muito mais fácil. Então, aperte o play aí e vamos ligar o zen mode.

1. Dê um basta nas “olhadinhas”

Nós já falamos aqui no Papo de Agência que multitasking é uma maldição para seu produtividade e o e-mail é campeão em te forçar a fazer mais de uma tarefa por vez. A cada “checadinha” para ver se não chegou uma nova mensagem você perde o foco. Destrói sua concentração e possivelmente perde o fio de meada para alguma outra tarefa que você deveria estar fazendo.

E mais, qual é a utilidade de checar seu e-mail? NENHUMA. Além disso, ler a última mensagem que chegou não é resolver algo, é simplesmente encarar uma tela. Sim, você pode estar se atualizando com alguma tarefa nova ou recebendo uma resposta sobre outra coisa que está em sua pauta. Porém, efetivamente, essa leitura não muda nada no que você deveria estar fazendo. E, certamente, seria muito mais eficaz visualizar esta mensagem quando fosse tratar daquele assunto.

2. Tenha um propósito para abrir seu e-mail

Seguindo a lógica de que “olhadinhas” são improdutivas, tente se organizar para checar seu e-mail apenas quando houver um propósito especial para tal. Busque vê-lo quando estiver disposto a agir e não simplesmente ler. Assim você consegue atuar em cima das novas informações e resolver um problema que poderia estar em sua caixa de entrada.

Desta forma, ao checar o e-mail, sempre haverá uma resposta rápida e imediata à mensagem em questão. O que permite manter o foco tanto na tarefa que foi concluída antes de abrir o e-mail, quanto na que será executada em função de uma mensagem vista após a conclusão da tarefa anterior.

3. Encare cada mensagem como uma tarefa

Se a ação de abrir o e-mail já é considerada uma tarefa, cada mensagem pode (e deve) ser tratada como uma tarefa. Afinal, você não lê 5 artigos online e diz que leu apenas um texto. Por mais que estivessem na mesma plataforma. O que embasa ainda melhor essa forma de pensar é a interpretação que temos sobre cada mensagem, é uma “notificação”, “algo para ver”, “deveria estar sendo visto”. Portanto, aquelas mensagens não lidas se tornam tarefas não concluídas. O que é extremamente estressante para nosso cérebro – inclusive, gerando sentimentos de ansiedade, desmotivação e improdutividade (efeito Zeigarnik).

Uma boa maneira de lidar com isso é utilizar 3 ações padrão para “completar a tarefa” que cada mensagem é. Estas ações são: Responder, Arquivar e Soneca. Ou seja, a ideia é simples, ao ver um e-mail, você tem estas três opções para levar em consideração:

• Responda caso seja algo que você possa resolver naquele momento;
• Arquive se você não tiver o que responder ou se tratar de uma conversa encerrada;
• Ative a Soneca caso se trate de uma tarefa para fazer mais tarde ou que depende de outros desenvolvimentos para receber uma resposta.

Desta forma você sente que resolveu cada problema pendente em seu e-mail para aquele momento, evitando o sentimento de improdutividade e garantindo que seu trabalho possa ser desenvolvido com tranquilidade.

4. Feche seu e-mail (e desligue as notificações)

 

E já que você agiu de acordo com cada mensagem, dando o feedback necessário para seu e-mail, agora é hora de fechá-lo. Sim, feche-o e desligue as notificações (inclusive, as do celular). Ou seja, como dissemos anteriormente, as “olhadinhas” no e-mail são grandes armas contra sua produtividade. E, manter o e-mail aberto e notificações ativadas são formas de garantir que os calls-to-action destas “olhadinhas” estejam sempre por perto.

Portanto, para evitar a perda de foco, desligue tudo que possa te encaminhar para o e-mail enquanto estiver executando outras tarefas. Fique tranquilo, quando você liberar sua pauta, poderá retomar as mensagens no e-mail de forma tranquila e organizada. Tendo assim mais foco para resolver eficientemente tudinho. 😉

5. Você pode flexibilizar seu horário para atender ao seu e-mail

Sim, dissemos para você se organizar em relação aos momentos de verificar seu e-mail. Mas isso não quer dizer que é preciso engessar seus horários. Certamente você, sua equipe e seu negócio dependem de comunicação rápida. Porém isso não quer dizer se manter no e-mail o dia todo. Há como conciliar suas tarefas com a comunicação de sua empresa e ainda se manter ágil. Basta utilizar os intervalos entre a execução de suas tarefas para responder e-mails e agir de acordo com suas últimas mensagens.

Dependendo de sua rotina, você conseguirá verificar seu e-mail tranquilamente mais de 2 ou 3 vezes por dia. O que é mais do que excelente. Lembre-se apenas de manter seu foco na pauta do dia e a tomar as atitudes certas quanto às suas mensagens.

Dica bônus sobre como gerenciar seu e-mail: faça uma boa faxina nas suas inscrições

Para aumentar ainda mais a qualidade de sua experiência com seu e-mail, fazer uma faxina nas inscrições pode ser uma ótima medida. Hoje, provavelmente, você deve receber mensagens de e-commerces que você visitou e já efetuou a compra que desejava. Também daquele site que você nem se lembra de ter se inscrito para receber mensagens. Talvez receba notificações do Facebook no e-mail. E, ocasionalmente recebe mensagens de blogs que você já não lê mais ou até mesmo de serviços e apps que você parou de usar há algum tempo.

Tudo isso se acumula em sua caixa de entrada e demanda energia e atenção para lidar. Mesmo que seja apenas para apertar o delete. Lembre-se do poder que uma notificação de não lido por ter. Portanto, tire um tempinho para se desinscrever dos recebimento de e-mails indesejados e dos infinitos spams que a internet proporciona.

Sabemos que isso pode ser uma dor de cabeça, além de ser uma tarefa tediosa e demorada, portanto, essa dica vem com outra dica embutida (dicaception): o app Unroll.me. Nele você consegue rapidamente se desfazer das inscrições indesejadas e manter seu e-mail mais limpo e fácil de utilizar. Confira aí na App Store.

Enfim, esperamos que assim você consiga lidar melhor com seu e-mail. E assim, diminuir (e muito) seu estresse com a caixa de entrada. 😀