Aprovação de campanhas em agências na prática

Em uma agência criativa com certeza em algum momento você deve ter passado por situações em que está envolvido com muitos clientes e processos diferentes entre eles, mesmo executando o mesmo serviço, não é mesmo?

Isso pode acontecer com aprovações de peças, com conversas em canais inadequados e até mesmo com ações que estavam fora do escopo previamente acordado. Se isso acontece com você, a resposta é clara: faltam processos! 

Por isso, hoje vamos guiar você no processo de aprovação de campanhas em agências e mostrar como evitar dores de cabeças e retrabalhos futuros. Vamos lá?

Onde tudo começa: o briefing

Pode parecer até um disco arranhado, mas é importante ter o briefing como processo básico antes da execução de qualquer projeto ou campanha. Aqui, é importante destacar que você pode ter dois tipos de briefings:

Briefing externo: será o escopo da campanha com o cliente, informações, escopo da campanha, objetivos, expectativas, etc.
Briefing interno: será a forma com que a sua equipe será pautada para as ações. Identidade visual, tom de voz, referências, prazos, etc.

E claro, um deve conversar com o outro. O Briefing interno é complementar do externo. Para facilitar os processos, você pode criar templates padronizados com as informações para facilitar o preenchimento e replicar em processos futuros.

Direção criativa, acordos e orçamento

Após definir todo o escopo do trabalho, é a hora de brilhar! Cada agência tem um processo para a etapa, um brainstorming prévio com toda a equipe, uma direção mais comedida para os designers e redatores… 

Mas, independente da forma que é feita, é preciso deixar claro na mente da equipe o orçamento, em caso de produção de materiais, e o acordo do contrato realizado para trabalhar com a direção certa.

Nessa etapa é importante se atentar a alguns critérios importantes para que a aprovação de campanhas em agências seja efetiva, como:

Consistência da marca: Seja consistente com a imagem, os valores e a personalidade da marca
Público-alvo: a campanha deve ressoar com o público-alvo específico do cliente, levando em consideração seus interesses, necessidades, valores e preferências
Histórico: Considere o histórico do que foi feito que deu resultados e o que não deu para quebrar/evitar o argumento de que essa ação não trará resultados
Criatividade: Ofereça uma abordagem original para atrair a atenção do público e diferenciar a marca do cliente das demais

Seguindo os critérios simples, você já tem maiores chances de sucesso na aprovação de campanhas em agências.

Aprovação parcial da campanha 

Faça reuniões estratégicas com a equipe para acordar os últimos pontos do que será proposto para o cliente. Com isso, monte uma apresentação com a prévia do que será feito para ter a aprovação parcial.

Essa etapa é importante para alinhar as expectativas e evitar entregar algo fora do que o seu cliente achou que seria feito.

Revisão, ajustes e aprovação interna

Com os criativos e copys prontos, é hora da revisão. Essa etapa é para correção de erros, validação do escopo e ajustes.

Dentro do Operand, esse processo é feito dentro do sistema de tarefas mesmo. Você pode anexar os arquivos e pedir a análise dos responsáveis pela revisão e aprovação das peças, como a diretoria e os revisores.

Essa aprovação é feita através da ação de pinar os anexos para pontuar ajustes diretamente onde é necessário, facilitando a visualização de onde é preciso ajustar. A aprovação interna só é concluída com a aprovação de todos os envolvidos. Veja mais desse recurso aqui.

Aprovação com o cliente

Foi preciso passar pelos processos anteriores, pois tudo isso vai facilitar uma aprovação mais rápida e com argumentos para possíveis objeções. Lembre-se que você, como profissional, pode argumentar sobre o porquê a campanha deve seguir da forma como foi estruturada.  

Canal de aprovação

Onde aprovar também é uma etapa fundamental. Hoje, 44,08% das agências realizam a aprovação das campanhas através do WhatsApp. Quando cruzamos esse dado com o percentual de refações na agência, é notável que é preciso se atentar com os processos em todas as etapas. 

Você pode ver o resultado do Censo aqui.

As aprovações feitas através de canais como WhatsApp, presencial ou online, podem dificultar futuras conversas por falta de histórico. Por isso, prefira e-mail para a confirmação da aprovação de campanhas em agências.

Dessa forma, você é assegurado pelo histórico de todas as tratativas que você e seu cliente realizaram.

Aprovação de peças com o cliente dentro do Operand

Dentro do Operand, você também tem a possibilidade de convidar usuários externos para participar do processo de aprovação com alguns outros recursos que vão além.

A aprovação com o cliente no Operand é bem personalizada para você escolher o nível de envolvimento que você quer ter com o seu cliente.

Por exemplo, você pode configurar os recursos:

• Do job completo, para ver e realizar comentários
• Ver apenas comentários onde foram mencionados
• Permitir a visualização dos Status, prazos, responsáveis
• Anexar imagens e arquivos

E várias outras configurações que vão permitir mais confiança na hora de solicitar a aprovação com o seu cliente.

Para o cliente da agência, o processo também é simples e intuitivo, já que ele poderá ter um acesso para ver todas as peças com a aprovação pendente e já aprovadas.

Outro recurso que o usuário externo pode ter dentro da sua agência, é a possibilidade de abrir demandas para a sua equipe diretamente do acesso dele. Essa funcionalidade você também pode escolher ativar ou não, assim como os colaboradores que o seu cliente terá acesso na hora de criar demandas. 

O mais adequado, é que seu cliente possa se relacionar mais com o gerente de contas, atendimento ou com quem faz contato e acompanhamento diretamente. O processo de aprovação das peças vai ser igual o da aprovação interna que comentamos acima.

Se você quiser ver em detalhes como funciona a aprovação tanto na visão do cliente quanto na visão da agência, recomendamos o artigo da central de ajuda.

Feedback e ajustes

Esteja disposto a ouvir o que o seu cliente tem a dizer. Ele pode trazer visões diferentes e acrescentar muito com a campanha que está sendo planejada. Porém, é preciso ressaltar que se você realizou todos os passos anteriores, como o briefing e a aprovação parcial, é difícil que o escopo saia muito da rota.

Caso essa situação aconteça, você precisa ter um acordo e um histórico que assegure você dos limites de ajustes. Com tudo aprovado, é hora de executar finalmente a campanha e começar a coletar e fazer o acompanhamento dos resultados.

E claro, por trás de grandes campanhas, existe uma ótima gestão de projetos, saiba como gerir sua agência com um sistema feito para ela. Crie uma conta teste e experimente o sistema por 7 dias grátis!