A meta de toda agência ou empresa que está iniciando é poder crescer e se desenvolver com organização, um time competente e com uma gestão eficiente de todos os setores.

Na Clima Comunicação, não foi diferente! Conversamos com Rafael Calia, Head de Novos Negócios da agência especializada em cultura organizacional, que é cliente da Operand aproximadamente desde 2013, uma das nossas histórias de sucesso mais duradouras.

Nesse case de sucesso da Clima Comunicação entenda como a agência conseguiu melhorar a organização e a gestão das pautas, além de integrar todos os processos em um só local e tornar a gestão financeira mais fácil e rápida no dia a dia. Confira!

Sobre a Clima Comunicação

Considerada uma das agências mais importantes de cultura organizacional, comunicação corporativa e endomarketing do Brasil, a Clima Comunicação é especializada no desenvolvimento de ações e iniciativas referentes à comunicação das empresas com seus colaboradores.

Fundada em 2010, surgiu com o propósito de entregar ao mercado uma visão estratégica sobre o tema, que ainda não era amplamente abordado no cenário nacional. Desde 2022 integra a holding GhFly Network e entre os clientes atendidos figuram nomes como Volvo do Brasil, Alpargatas, Aero, Positivo Tecnologia, Electrolux, Atento, Votorantim, Amway, Hospital Albert Einstein, Astellas Farma, Grupo Boticário e Renault do Brasil.

Os desafios e a escolha pelo sistema Operand

Com três anos de funcionamento, a Clima Comunicação percebeu que para continuar crescendo, precisava de organização e de uma gestão de pauta mais eficiente, um dos principais desafios. Além disso, integrar vários processos da agência, especialmente o financeiro, era essencial para que a empresa evoluísse no ritmo desejado e conseguisse entregar mais profissionalismo nas propostas.

Dentre várias ferramentas no mercado, a Clima Comunicação optou pelo sistema Operand, que na época ainda se chamava Agência Sys.

Quais os critérios adotados para a escolha da ferramenta de gestão?
Rafael Calia: A ferramenta tinha que ser simples, intuitiva, na nuvem e que cuidasse do máximo de processos possível. Na época, além dos job, a integração do módulo de propostas com financeiro era o que mais precisávamos.

Qual foi o objetivo principal ao utilizar o sistema Operand em seu negócio?
Rafael Calia: Aumentar o controle na parte financeira com contas a pagar e a receber e também controlar a produtividade do time e consecutivamente organizar o fluxo do job na agência.

A solução e os benefícios 

Cliente da Operand há mais de oito anos, a Clima Comunicação acompanhou cada evolução do produto de perto, por isso soube aproveitar cada funcionalidade a seu favor, entendendo o quanto uma ferramenta de gestão pode ser crucial para uma agência.

Como um dos principais desafios da empresa era ter maior controle sobre as demandas do setor financeiro e geri-las em um local organizado, a Clima encontrou a agilidade que procurava no sistema escolhido.

Como o sistema Operand ajudou a resolver os desafios da empresa?
Rafael Calia: Com facilidade de uso e rapidez no controle financeiro. Na parte de jobs quando o sistema evoluiu para Kanban nossa organização melhorou muito, ficou mais visual. Ajustar os cards do kanban é algo simples, assim como definir os responsáveis do projeto e os status.

Quais foram os recursos específicos do sistema Operand que você usou para resolver seus problemas?
Rafael Calia: Os mais importantes hoje são os módulos Proposta; Financeiro; Projetos e Jobs. Nossa agência é focada em comunicação interna, endomarketing e cultura, então para nós alguns módulos (como controle de produção) não são necessários, mas é muito bom saber que estão ali para quando houver necessidades como essa.

Quais áreas do negócio mais se beneficiaram com a utilização do sistema Operand?
Rafael Calia: A área de New Business da agência, inserindo todas as propostas abertas de novos clientes e concorrências, assim como a área de Procurement que é responsável por inserir as propostas de upsell dos nossos clientes, bem como controlar os custos de produção de terceiros. A área de contas a pagar e contas a receber também é diretamente beneficiada com a ferramenta, fazendo o controle do fluxo de caixa da agência. 

Implementação e engajamento da equipe

Toda ferramenta colaborativa e que tem como objetivo integrar todas as pessoas da empresa precisa de um processo de implementação e treinamento efetivo, para que não haja mau uso, subutilização ou mesmo falta de engajamento das equipes envolvidas.

O uso correto das funcionalidades pode contribuir para a obtenção de relatórios mais precisos, dados mais confiáveis e um fluxo de trabalho mais organizado no dia a dia. O case de sucesso da Clima Comunicação mostra que mesmo após alguns possíveis erros e problemas na implantação, é possível corrigir e tornar estratégica a utilização do sistema.

Como foi o processo de implementação do sistema Operand em sua empresa?
Rafael Calia: Tivemos dois momentos de implantação da ferramenta. A primeira, quando a Clima possuía no máximo 10 pessoas, foi bem instrutiva, abrangendo a ferramenta como um todo. Três anos mais tarde, quando estávamos maiores, tivemos uma boa consultoria com o nosso CS. Consertamos vícios de mau uso e otimizamos a ferramenta para Operações trabalhar do jeito correto. Eu inclusive considero esta segunda como a implantação definitiva.

Houve algum desafio específico durante o processo de implementação? Se sim, como você o superou?
Rafael Calia: Com certeza o maior desafio é a acuracidade das informações inseridas na ferramenta. Tivemos um longo aculturamento a respeito do uso do timesheet. O apontamento de horas é crucial no nosso tipo de negócio, vendemos no fim, hora de trabalho de um profissional e se esse apontamento não for feito corretamente nossos dados não ficam 100% confiáveis. Tivemos na implementação um longo processo até mostrar a importância do apontamento no timesheet.

Qual tem sido o feedback dos colaboradores em relação ao uso do software?
Rafael Calia: A Clima é uma agência que tem 3 pilares: Prazo, Qualidade e Relacionamento, esses pilares surgiram dentro de uma metodologia própria de atendimento a clientes que criamos há alguns anos atrás. Tenho certeza que esses pilares não seriam de fato cumpridos se não tivéssemos o apoio de uma ferramenta que garante que nossa execução seja feita da melhor forma possível. Hoje todos os colaboradores de Operações da Clima estão aculturados com a ferramenta e entendem que ela é uma das principais para garantir o nosso bom trabalho e entregas. Já tivemos propostas de outros sistemas, inclusive já testamos alguns, porém nenhum entrega a facilidade de uso e a versatilidade que o Operand entrega. 

Resultados obtidos com o sistema de gestão

Cada agência e cada empresa atua num formato diferente, com um foco específico e com um time estruturado com um objetivo próprio. Por isso, para medir os resultados e entender o quanto o sistema de gestão contribuiu para a melhora dos resultados da empresa, é preciso primeiro entender qual o objetivo da empresa com essa contratação.

Existem diversos objetivos e metas que podem ser alcançadas com a implementação de um sistema de gestão de projetos como o Operand, por exemplo. Nem sempre eles serão medidos por porcentagens ou números, apesar de a ferramenta oferecer esses dados. Porém, o impacto na gestão e organização da empresa ou agência pode ser facilmente percebido, caso esse seja o foco da contratação.

Houve algum ganho em termos de eficiência, redução de custos ou aumento de produtividade? Se sim, poderia descrever quais?
Rafael Calia: De fato, o uso correto da ferramenta faz todo o sentido na operação como um todo. Começamos com a proposta ao cliente e na sequência transformamos a proposta em um projeto e deste saem os jobs. Tudo é muito fluido, o que nos faz ganhar em controle do tempo, além é claro de ganhar na assertividade de entregas. Trabalhávamos antigamente com um modelo de gestor de pauta, essa função com o Operand não é mais necessária. No nosso atual modelo, o próprio atendimento controla a pauta do seu criativo, e graças ao sistema, isso é de fácil visualização. É simples entender quais as prioridades dos profissionais, dessa forma a gestão de pauta (ou tráfego) não se faz mais necessária em nossa agência. Demos autonomia para a equipe e ganhamos em tempo de produção.

Vale a pena contratar o Operand?

Considerar a contratação de um sistema de gestão para a empresa ou agência é sinal de que houve um crescimento e que surgiu a necessidade de organizar demandas e pautas em um lugar de fácil utilização, com funcionalidades que atendem as necessidades do dia a dia e que seja flexível e dinâmico como todas as empresas precisam.

Perguntamos ao Rafael Calia sobre recomendar o sistema Operand a outras empresas, pois nada vale mais do que a experiência de uma agência que utiliza o sistema há mais de oito anos.

Você recomendaria o sistema Operand para outras empresas? Se sim, por quê?
Rafael Calia: Com certeza recomendaríamos. A parceria entre a Clima e Operand existe há mais de oito anos. Nesse tempo saímos de 5 para mais de 80 colaboradores e assim como crescemos, o Operand também cresceu. É legítimo o esforço contínuo na melhoria da ferramenta e isso é o que nos atrai. Sabemos que o Operand, assim como nós, não se contenta com o que tem e sempre busca melhor. 

Se você leu o case de sucesso da Clima Comunicação até aqui e ficou interessado em saber mais sobre a ferramenta de gestão Operand, saiba que você pode criar uma conta teste de forma totalmente gratuita durante 7 dias e convidar o seu time para testar junto com você!

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Mayara Silva

Jornalista por formação, atuo com marketing e comunicação há mais de cinco anos e sou especialista em mídias digitais. Adoro explorar os diferentes formatos de conteúdo e estou sempre em busca de aprender coisas novas!