12 dicas para agências dos melhores experts do mercado

Já não é mais possível fazer a gestão da agência como há 10 anos atrás. A transformação digital vem impactando, cada vez mais, nos modelos de negócios, inclusive na estrutura e no modus operandi e as agências de comunicação e marketing. Pensando nisso, reunimos 12 dicas para agências sobre os mais variados temas de gestão.

Buscamos essas referências com os especialistas da Semana de Gestão das Agências. Nos webinars produzidos, eles mostraram os melhores caminhos e alternativas para que as agências consigam superar os desafios do futuro (e de hoje!). Agora, filtramos a essência de cada vídeo e apresentamos pra você. Boa leitura!

#1 A comunicação é cocriadora do futuro

Um movimento de transformação está acontecendo em nosso meio, assim como em tantos outros setores, embora, muitas vezes, em segundo plano. Sempre envolvidos em tantos projetos, tarefas e desafios, estamos fazendo ele acontecer sem se dar conta disso.

O fato é que, na prática, cada vez mais, desconstruímos conceitos, eliminamos paradoxos, desenvolvemos novas alternativas, inventamos soluções e, assim, quase como sem querer, deixamos que o velho dê lugar ao novo.  

Contudo, é importante que esse processo seja consciente, estratégico e que, acima de tudo, ele envolva uma nova visão sobre o seu modelo de negócio, com a incorporação de novas ferramentas digitais. Essa é uma das dicas para agências mais valiosas!

Como fazer a cocriação de futuros na agência?

Luiz Buono, CEO da Agência Fábrica, com 40 anos de experiência na área, afirma que o melhor caminho é pensar na comunicação como uma facilitadora para a cocriação de futuros.

“A cocriação abre o campo para que a agência tenha condições de desenvolver e implementar um modelo de negócio que esteja em linha com os novos tempos. Não dá mais pra ser estanque, engessado, focado somente na estrutura interna. É preciso ser um modernismo aberto, fluído, que constrói em um processo colaborativo.”

Pode parecer complexo, mas não é. Como assim? Pelo que já comentamos: estamos inovando no dia a dia, ainda que isso não seja parte de um processo estruturado. Agora é hora de fazer esse movimento formalmente. É preciso, por exemplo, buscar ferramentas disruptivas como BigData, Design Thinking e Business Intelligence.  

Mas, então, qual a melhor maneira de fazer a cocriação para uma marca, por exemplo? Buono indica algumas etapas:

1. Mergulhar no problema
2. Retirar-se do problema: desconectar-se dele é fundamental. Descanse, relaxe e faça outra coisa. Mantenha-se atento e observe.
3. Volte ao processo: quando você foca novamente, novas ideias, para solucionar o problema, começam a surgir.
4. Faça prototipação: teste essas ideias em escalas pequenas, para checar a viabilidade e os resultados.
5. Pense na distribuição: quais canais serão usados para transmitir as ideias.

Vale destacar um aspecto essencial: para que esse movimento de cocriação dê certo, a agência precisa estar em harmonia. Isso porque o sistema impacta o indivíduo e ele, por sua vez, ajuda a conduzir a cocriação na agência.

#2 Atendimento: é preciso se reinventar neste novo tempo

Hoje, mais do que nunca, a área de atendimento se depara com o desafio de entregar valor tanto para o cliente como também para a agência. Os profissionais da área têm potencial de contribuir para dois desafios do futuro: a geração de novos negócios e a fidelização de clientes.

Contudo, muitas mudanças estão em curso, de tal modo que sem adaptação, será impossível conquistar resultados positivos. Kátia Viola, da Atendimento e Gestão de Contas, lembra que novos modelos de negócio estão surgindo e, com isso, novas maneiras de se relacionar também.

“É preciso considerar as mudanças conceituais também. Se antes tínhamos o consumidor, hoje ele é co-criador. Enquanto as campanhas das marcas eram pontuais, agora elas são presença constante na rede. Tudo isso exige que o atendimento se reinvente”.

Para ajudar, como uma das dicas para agências, ela trouxe as principais habilidades do profissional do futuro, elencadas no The Future Jobs Report 2018, já que elas são indispensáveis também para quem atua no atendimento das agências. Confira:

1. Capacidade de resolver problemas
2. Pensamento crítico
3. Criatividade
4. Gestão de pessoas
5. Colaboração
6. Inteligência Emocional
7. Julgamento/ tomada de decisão
8. Orientação ao trabalho
9. Negociação
10. Flexibilidade cognitiva (aprender a aprender)

#3 Posicionamento das agências digitais

Como vimos até aqui, o momento é de reinvenção e ela se estende, inclusive, para empresas que já nasceram na era digital. Isso porque o modo como os processos eram feitos ontem deixa de fazer sentido, conforme novas técnicas, redes, ferramentas e tendências surgem.

Uma das dicas para agências , então, é descobrir qual a melhor maneira de atuar e se posicionar no mercado, entregando valor para o cliente. Rafael Rez, fundador da consultoria de marketing digital Web Estratégica e da Nova Escola de Marketing, afirma que o ideal é se apresentar não apenas como uma agência, mas, principalmente, como uma consultoria de negócios digitais.

É hora de buscar um modelo de atuação muito mais alinhado com as novas tendências, adotando ferramentas disruptivas como Business Intelligence.

Para repensar o posicionamento da agência, Rez sugere que o gestor comece se indagando a respeito de algumas questões centrais:

• Quem você quer ser no mercado?
• Qual é o seu mercado?
• Quais clientes você quer ter?

Vale lembrar que negócio de base digital tem um mercado global para explorar: a internet não tem fronteiras. Você pode atender um cliente sediado em Dubai. Porque não?

Além disso, não fique reticente em escolher clientes: essa é parte da estratégia. Se você não o fizer, será escolhido por qualquer cliente de qualquer área com qualquer potencial.

E como se posicionar, afinal? Mostre o que você faz, como, para quem e com qual finalidade. Veja um exemplo:

“Nós criamos conteúdo online para marcas líderes que querem vender mais”.

Perceba que o seu cliente e o problema dele estão inseridos no seu posicionamento. Essa é a estratégia: uma das nossas principais dicas para agências!

#4 Muito além de planejar: como executar para conquistar resultados?

Sempre que abordamos o tema gestão, o planejamento estratégico aparece como pauta recorrente. Afinal, uma vez elaborado, ele se torna uma ferramenta norteadora para o gestor, já que estabelece um panorama completo, incluindo o passo a passo, de como chegar onde se deseja. Sem dúvida, essa é uma das dicas para agências.

Contudo, nem mesmo o melhor planejamento estratégico resiste às dificuldades de execução. Tainah Subtil, que  atua como Consultora de Implementação para Parceiros na Resultados Digitais, aprendeu a colocar as metas em prática com sucesso.

Por isso, ela sugere que o gestor mantenha o foco no que é crucialmente importante. E como fazer isso? Veja alguns passos sugeridos por ela.

De olho na execução

1. Mapeie o que você deseja mudar na agência: a partir daí, defina de 2 a 3 metas para executar. Use a estrutura SMART para ajudá-lo.

1. Envolva a equipe: convide os profissionais para participar desse processos. Eles podem ajudá-lo a identificar os principais gargalos e lacunas. Além disso, na sequência, estarão mais dispostos a ajudar na conquista das metas.
2. Acompanhe a execução: para manter o engajamento do time, vale fazer a manutenção de um placar envolvente, mostrando como os profissionais estão se saindo. Reuniões diárias e semanais são bem-vindas para que todos saibam exatamente o que, quando e como fazer.
3. Monitore os resultados: uma vez definidas as metas, pense em quais indicadores você pode adotar. Por exemplo, se a meta é “Conseguir 70% de aprovação em layouts sem alteração”, considere acompanhar o número de alterações por cliente e por colaborador no mês e o número de briefings completos por peça/campanha;

Para fechar, mais uma das dicas para agências: Tainah recomenda o livro “As 4 disciplina da execução”, de Sean Covey, como leitura obrigatória para quem quer fazer acontecer.

#5 Como precificar marketing de conteúdo?

Essa, sem dúvida, é uma dificuldade comum entre os gestores de agências e não deveria, não é mesmo? Afinal, a precificação tem tudo a ver com rentabilidade dos jobs e dos clientes e com a saúde e a sustentabilidade financeira da empresa.

Tiago Otani, Co-fundador da IlhadoSilicio.com, afirma que é possível entender o valor do trabalho que você entrega e definir preço com inteligência e coerência.

Para começar, é preciso lembrar que os clientes buscam ROI e querem resultados comprovados. A boa notícia é que hoje já é possível entregar isso com o marketing de conteúdo.

Contudo, para que o cliente sinta a segurança de que você sabe o que a agência está entregando Tiago sugere um passo a passo. Veja só:

1. Busque entender o negócio do cliente: e identifique a jornada de compra de cada persona;
2. Identifique a relação entre dois conceitos essenciais: saiba qual o CAC – Custo de Aquisição do Cliente – e o LTV – Life Time Value – do negócio do cliente. A partir daí, você irá entender qual o valor você pode entregar para ele e quanto cobrar para que seja um preço justo.

Se você acha difícil que o cliente compartilhe esses números com você, Tiago indica um caminho inteligente.

“Aproveite e faça o mesmo movimento: mostre para ele todos os aspectos envolvidos nas produções. Por exemplo: Quantas pessoas e recursos são mobilizados para que um e-book seja produzido? Apresente todos os processos pra ele e forneça uma noção real da dimensão do trabalho”.

Valor como ponto de partida para proposta comercial

A melhor estratégia é elaborar uma proposta pensando no valor que o projeto irá agregar para o negócio do cliente. Na sequência, alinhar etapas e entregas e, depois, para cada fase do funil, apresentar métricas. “No início do projeto, apresente indicadores referentes ao topo como aumento do número de visitantes do site”, recomenda Tiago.

Acima de tudo, faça o cliente entender que o marketing de conteúdo é um investimento de médio a longo prazo e não deixe jamais de fazer o acompanhamento das entregas junto ao cliente.

#6 Previsibilidade nas vendas com outbound

Embora o principal objetivo da agência seja crescer, essa jornada nem sempre é simples. É preciso elaborar uma estratégia completa que fortaleça a empresa para que ela se destaque no mercado. Ainda bem que hoje existem várias técnicas, ferramentas e caminhos possíveis.

Hugo Oliveira, Growth Specialist na Ramper, diz que o primeiro passo é fundamental para o sucesso. “Para começar, você precisa definir produto com potencial escalável de crescimento. A partir daí, é necessário desenvolver uma estratégia para  explorar um mercado e oferecer diferencial para se destacar”, orienta Oliveira.

Case Dropbox A Dropbox, por exemplo, é um case icônico de produto escalável. De acordo com Drew Houston, co-fundador e CEO da Dropbox, o uso da estratégia de marketing de referência aumentou os cadastros no Dropbox em 60%. De que maneira? Usando uma técnica para aumentar assinaturas geradas por referências. Primeiro, os usuários foram incentivados a compartilharlinks com os seus amigos, depois eles recebiam um incentivo: Se um cliente atual enviasse o link do serviço para alguém, depois do convidado assinar o serviço, ambos ganhavam 500MB a mais de espaço em suas contas.

Growth Hack Marketing na prática

Usando as técnicas de Growth Hack Marketing o desafio é: oferecer o produto certo para a pessoa certa e promover a mensagem certa no canal certo.

Ou seja, para ter sucesso é preciso ser altamente assertivo. Com vasta experiência na área, Oliveira sugere um passo a passo que pode ajudá-lo. Veja só:

1. Invista em pesquisa para identificar a dor do cliente e saber como aumentar o engajamento / conversão;
2. Busque o encaixe perfeito entre a sua solução e o que o mercado quer;
3. Fazer teste de validação em landing page;
4. Elabore pesquisas, entrevistas e agendas de experimentos para sondar o interesse do mercado no seu produto;
5. Identifique valores da marca na pirâmide de valor;
6. Faça validações de canais;
7. Resolva o elo mais fraco: faça uma agenda de experimentos para ele.

Dentre todas as técnicas de Growth Hack Marketing, Oliveira diz que, com base na sua experiência, uma das dicas para agências é priorizar o uso de vendas diretas e coldmails: são elas que trazem resultados mais positivos.

Como usar cold mailing?

Para conduzir a estratégia de cold mailing, por exemplo, o ideal é que os profissionais envolvidos sigam algumas etapas:

1. Definir um público;
2. Construir listas, usando plataformas como Ramper, Linkedin e Prospect.io;
3. Elaborar mensagem;
4. Fazer follow-up;
5. Criar e conduzir experimentos;
6. Medir resultados e ter previsibilidade.

Não se assuste: esse processo não é simples, nem complexo, mas, sim, estratégico e desafiador. Tente!  

#7 Pré-venda em agências dá resultado?

Uma das prioridades do gestor de agência, dentre tantas outras, é construir um processo de prospecção claro, constante e que traga resultados. Contudo, na prática, nem sempre ele consegue construir uma política comercial e dar atenção merecida a ela. Como, então, conduzir esse processo de maneira mais inteligente e assertiva?

Investir na pré-venda é uma ótima alternativa. De acordo Felipe Almeida, Gerente de sucesso do cliente na Exact Sales, priorizar essa fase é essencial para “colocar todos os leads na mesma régua e entregar ao vendedor as melhores oportunidades”.

Renan Caixeiro, Diretor Administrativo e Comercial na Edialog Comunicação Digital, afirma que a performance da agência melhorou muito depois da estruturação da área de pré-venda. “Com um sistema que nos facilita a atração e a qualificação de leads, estabelecemos filtros, diminuímos muito o nosso custo de aquisição, de modo que a pré-venda nos fornece previsibilidade financeira”, conta Renan.

Bônus: Confira o Webinar que fizemos em parceria com a Exact Sales, onde a Juliana Lobo, Analista de Sucesso do Cliente da Exact Sales bate um papo descontraído com a Thais Jorge, nossa gerente comercial sobre Como a prospecção de leads em agências pode gerar mais resultados?

Investimento em pré-venda gera retorno

Vale destacar que a implementação de um processo de pré-venda traz outro ganho: o autoconhecimento da agência. O time faz uma pausa, analisa o cenário e as forças e fraquezas internas e passa a entender, de verdade, o negócio.

Por tudo isso, vale muito a pena investir em pré-venda para ter resultados mais positivos. Economia em pré-venda é perda de dinheiro!

#8 Modelo de negócio impacta na produtividade

Sempre abordamos aqui a produtividade das agências, relacionando-a diretamente à otimização do uso de recursos como o tempo da equipe. Contudo, é possível analisá-la a partir de outra perspectiva.

Rodrigo Maciel, Acelerador de Agência Digital, sugere que você faça uma revisão do seu modelo de negócio.

“ Muitas vezes, o empreendedor já escolheu um nicho de mercado, sem se dar conta. O essencial é que o negócio dele esteja alinhado à essência de quem ele é. Isso torna o trabalho mais prazeroso, mais criativo e coloca em ação as principais habilidade dele, levando a entregas incríveis. Logo, ele se torna um especialista e pode cobrar como tal”.

Mas, na prática, como identificar quais os nichos com resultados mais positivos? Os números podem ajudá-lo. Se você já está com a agência rodando, que tal usar os materiais já entregues para os clientes – posts, peças e campanhas – e fazer essa análise baseando-se na performance de cada um?

“Pode ser que você descubra que as ações criadas para as academias que você atende geram muito mais impacto em relação a clientes de outras áreas”, exemplifica Maciel.

Crie um produto e se destaque

Sabendo disso, é hora de criar um produto de entrada para o setor que a agência melhor performa e deseja se consagrar como especialista. Você pode, por exemplo, fazer um plano de três posts, três anúncios e três impulsionamentos mensais para conquistar novas academias.

Ao atender clientes de um nicho, a agência ganha título de especialista, amplia sua margem de cobrança/lucro e, claro, se torna mais produtiva. Afinal, o repertório do time é exclusivo para aquele segmento.

#9 Quanto vale o seu serviço? Precificação além do custo

Eduardo Fonseca, CMO & Co-founder DIWE,  tem experiência no assunto. Ele participou do processo que levou a WCK e a NX, antes agências low price, ao patamar de premium price da DIWE.

Antes de começar a pensar em precificação, de fato, Fonseca sugere que o gestor reflita sobre algumas questões, tais como:

• Onde você quer ir como empresa?
• Quanto custa ir até lá?
• Quais iniciativas te conduzem até lá?
• Com quem você vai?
• Quem são os clientes que você busca?

Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para definir preço com coerência. Falando nisso, Eduardo indica três estratégias de precificação.

Qual a precificação mais inteligente?

1. Cost-plus Pricing: basicamente composto pelos seus custos mais a margem de lucro desejada. É insuficiente porque o preço fica estável,  os custos sobem, mas a margem de lucro não.
2. Competitor Based- Pricing: você assume que o seu bench está certo, ou seja, que esse é o seu valor. Contudo, é arriscado se basear em um preço de mercado, desconsiderando a realidade da sua agência.
3. Value-based Pricing: consiste em entender no detalhe o quanto o seu cliente acredita que você pode mudar a situação dele. Ou seja, você conhece o seu valor e sabe como entregá-lo. Desse modo, o custo tende a descolar do preço e a margem consegue acompanhá-lo. Portanto, esse seria o ideal. Veja no gráfico:

#10 Comece um controle financeiro

Depois de pensar em precificação, é hora de otimizar a gestão financeira. Esse é um cuidado essencial para que o gestor consiga manter a agência lucrativa e rentável, mesmo diante de situações adversas como em um cenário de crise econômica.

Leandra Costa, Coordenadora Financeira e Administrativa da Agência Audaz, lembra que o “financeiro é como se fosse o coração da empresa, por isso é fundamental cuidar das finanças e fazer um bom controle, garantindo o equilíbrio, a competitividade e a viabilidade do seu negócio”.

Por onde começar?

Para ajudar, ela fornece algumas dicas para agências, a fim de orientar o gestor. Assim, você pode começar a fazer um controle inteligente, que o ajude no planejamento financeiro. Veja os principais passos:

1. Tome consciência da real situação financeira da sua agência: faça um levantamento das informações, começando pelas despesas fixas e receitas;
2. Crie formas de controle: e identifique como as despesas e receitas chegam até o financeiro;
3. Desenhe os processos e rotinas financeiras: tais como análise do fluxo de caixa; cobrança de atrasados e conciliação bancária diariamente;
4. Separe a pessoa jurídica da pessoa financeira: pode parecer óbvio, mas não é. Muitas agências ainda mantém as movimentações em uma única conta. Se é o seu caso, defina um pró-labore para os sócios e faça essa separação na sequência.

Porque todas estas etapas são tão importantes? Elas trazem informações valiosas para você como:

• Valor total da folha de pagamento;
• Gasto mensal com despesas fixas;
• Se a empresa está tendo lucro ou prejuízo;
• Disponibilidade ou não de capital para investir.

Viu, só? Com algumas ações é possível começar a jornada em busca de uma administração financeira muito mais transparente, estratégica e assertiva. Não deixe para depois! O crescimento da agência depende disso!

#11 Desafios do futuro: como sobreviver no mercado até 2020 e além

Nem de longe temos uma fórmula pronta. Ainda assim, é possível identificar algumas iniciativas indispensáveis para que a empresa se mantenha forte e competitiva em um mercado que não pára de evoluir. Essa é mais uma das dicas para agências.

Os desafios do futuro se multiplicam rapidamente e é preciso estar pronto. Estêvão Soares, consultor, professor e palestrante especializado em Marketing Digital, afirma que a primeira coisa que precisa mudar é a mentalidade das agências.

“O mercado está muito mais maduro. Agora, as agências precisam aprender a vender e entregar mais do que um pacote de posts: é hora de mostrar como o serviço vai impactar no negócio do cliente, isto é, o benefício para ele.”

Além disso, para sobreviver, é preciso compreender qual é a saúde da sua empresa. Qual é o momento que a agência está vivendo? Esse é o ponto central!

Evite se comparar ou equiparar com a concorrência por duas razões principais:

1. O mercado de comunicação não é regulado: não há como estabelecer um preço mínimo para os serviços, por exemplo.
2. A estrutura e a história da sua agência são únicas: portanto, você precisa se centrar nela e no mercado.

Sabendo exatamente qual o momento a empresa está vivendo, será possível alinhar a sua prospecção para satisfazer as principais necessidades do seu negócio.

#12 Qual a melhor maneira de alavancar resultados?

Neste cenário, uma das dicas para agências é desenvolver uma estratégia completa para aumentar a produtividade, a rentabilidade e manter um ritmo de crescimento constante.

Mas, como conquistar uma performance superior se, agora, mais do que antes, as agência têm mais trabalho e menos faturamento?

Thaís Jorge, Gerente Comercial da Operand, comenta que muitos gestores não conhecem o perfil da empresa que lideram. “A agência cresce, a equipe aumenta, o número de clientes triplica, mas os processos continuam os mesmos ou eles não existem. Com isso, o líder não consegue acompanhar o desempenho da agência”, destaca Thaís.

Definindo ou reorganizando o fluxo de processos

Por isso, o primeiro passo é justamente definir e organizar um fluxo de processos. Isso porque a falta deles traz uma série de problemas recorrentes, tais como:

• Briefing incompleto;
• Desencontro de informações;
• Alto índice de refação;
• Sobrecarga de trabalho;
• Profissionais desmotivados;
• Prazos perdidos e não cumpridos;
• Perda de clientes por insatisfação.

Dentre tantas, uma das dicas para agências mais importantes: o gestor precisa assumir ter foco e assumir a responsabilidade pelas atribuições da administração. De acordo com o Censo Agências 2019, 67% dos líderes não se dedicam “muito” à gestão à gestão do próprio negócio. É urgente fazer diferente! Mas como?

Passo a passo para alavancar resultados

1. Coloque a casa em ordem: analise o cenário atual e identifique os principais gargalos. Entenda o que precisa ser melhorado e, na sequência, mapeie os principais KPIs que precisam ser acompanhados.
2. Escolha as ferramentas e reveja seu processo: a partir da análise feita, revise o processo e pense em como seria o ideal, bem como em quais ferramentas podem ajudá-lo. Contratar um software de gestão completo é uma ótima alternativa para melhorar o gerenciamento e impulsionar os resultados.
3. Defina o processo ideal e configure dentro da ferramenta de gestão: conte com a ajuda da equipe de suporte do sistema para isso e ajuste o seu processo à ferramenta. Esse é o momento de incluir todos os dados e processos necessários na plataforma;
4. Engaje os colaboradores: mostre o benefício da plataforma e seja firme no momento da implantação da ferramenta. As pessoas costumam ser resistente à mudanças. Por isso, cabe ao líder coordenar o momento de implantação e adaptação.
5. Estabeleça um sistema de melhoria: a partir da implementação de uma ideia ou processo, você mensura os resultados e define melhorias, fomentando esse ciclo continuamente.

1. Comemore e bonifique: sempre que a equipe conquistar bons resultados, busque, de alguma forma, reconhecer. Quando possível, oferte também um bônus: pode até ser um happy-hour em uma sexta-feira.

Quer conhecer novas tendências e estratégias de gestão inovadoras e receber novas dicas para agências? Acompanhe o blog da Operand! Elaboramos conteúdos para ajudar o gestor e seu time na no dia a dia da agência.