Conheça as principais funcionalidades do Operand

Ao disponibilizar uma ferramenta para a equipe, o que um gestor espera é que faça a diferença na busca pelos objetivos do negócio e melhore significativamente a produtividade. Por isso, é muito importante conhecer todos os recursos disponíveis para então entender como podem ser melhor utilizados de acordo com a realidade de cada negócio. Pensando nisso, decidimos falar sobre como funcionam as principais funcionalidades do Operand. Ou seja, neste texto será possível encontrar as primeiras informações para começar a usá-lo. E se você já é uma das mais de 6.000 pessoas que organizam seu fluxo de trabalho com o Operand, confira se pode otimizar ainda mais o seu processo 😉

A primeira coisa que você precisa saber é que o Operand é composto atualmente por 8 módulos. Entretanto, mesmo sendo complementares, os módulos são completamente independentes! Ou seja, caso você não tenha um setor de mídia e produção dentro da sua agência ou empresa, não tem problema. É só desativar, personalizar o sistema para as suas necessidades, de acordo com aquilo que você realmente irá utilizar no seu dia a dia. Aliás, todos os outros módulos continuarão funcionando normalmente e é possível ativar quando for necessário.

Veja um resumo sobre os 8 módulos do Operand

# Projetos

Os projetos no Operand podem ser alguma entrega importante que você tenha que fazer. De uma campanha de lançamento de um produto, por exemplo. Geralmente eles agrupam propostas, jobs, equipe envolvida, gasto de horas do projeto, lançamento de notas, etc. Ou seja, neles colocamos tudo que é referente a uma entrega ou job mais complexo. Você pode criar um projeto e nele lançar todas as atividades, propostas e faturas relacionadas. Desta forma, fica mais simples acompanhar o andamento e mensurar a produtividade da equipe para uma demanda importante da agência/empresa. Além disso, é possível ter uma visão completa de cada uma das demandas.

# Jobs

Aqui é onde a mágica acontece, onde o fluxo de trabalho é organizado através da metodologia Kanban, cadastrando tarefas e subtarefas! Na área de jobs é possível:

  • Lançar atividades na pauta para uma ou mais pessoas;
  • Definir as etapas e o fluxo de jobs;
  • Apontar horas pelo Timesheet;
  • Organizar as etapas criando tarefas em cada Job, entre outros.

Neste módulo você acessa a minha pauta, a pauta geral, a pauta por status e a pauta por responsável com agilidade. Fica muito fácil encontrar as informações que precisa no sistema e também editá-las. Saiba mais sobre cada uma das visualizações de pauta e as principais mudanças no Operand em 2018.


# Proposta

Aqui é possível criar propostas formatadas com a sua marca e itens pré-cadastrados com preços definidos previamente, fazendo com que esse processo se torne mais rápido e fácil. Apresentar as possibilidades comerciais para o cliente é muito simples, mais organizado e profissional. Além disso, no Operand você pode criar facilmente propostas e exportar no formato PDF para enviar para ele como desejar. Quando aprovados, estes documentos já são enviados para o financeiro para seu controle. Assim fica muito simples gerenciar jobs e pagamentos recorrentes. Além disso, uma proposta aprovada pode também ser lançada diretamente na pauta de jobs.

# Produção

Este recurso ajuda na organização e controle de serviços realizados por terceiros mas que a agência faz a intermediação, como serviços de impressão, produtoras, etc. É possível fazer cotações de materiais com diversos fornecedores e deixar tudo registrado no sistema. Depois disso, você pode montar estimativas de custos para apresentar ao cliente e gerar pedidos de produção e autorizações de faturamento.

# Mídia

Geralmente esse módulo é mais utilizado por agências de comunicação. Ele gera os Pedidos de Inserção de mídia em veículos de comunicação e ajuda a manter o controle e acompanhamento. Nesta área é possível criar autorizações para mídias online e offline. Além disso, o profissional de mídia pode gerenciar os produtos e serviços dos fornecedores e veículos. Bem como, exportar as planilhas de veiculação na mídia.

# Pessoas

Esta área é ideal para manter as informações de cadastro de colaboradores, fornecedores e clientes organizadas. Além disso, é possível analisar o desempenho de cada contato registrado, com gráficos.

# Financeiro

Um dos maiores desafios das empresas é manter um fluxo financeiro realmente organizado. Com o Operand é muito fácil organizar seu fluxo de caixa de forma simples e dinâmica. É possível gerar boletos, recibos e fazer conciliações bancárias com agilidade. Além de controlar as receitas e despesas de suas campanhas.

# Relatórios

O módulo de relatórios do Operand permite uma visão estratégica e analítica do seu negócio, ganhando agilidade e assertividade na tomada de decisão. Assim, você pode ter maior previsibilidade e segurança em momentos de instabilidade. Avaliar o desempenho nunca foi tão fácil. Além dos clientes, você poderá avaliar o desempenho dos seus fornecedores e colaboradores. Também, poderá acompanhar a quantidade de documentos em aberto, receitas geradas e as horas utilizadas nas atividades. O Operand oferece mais de 110 relatórios com as possíveis combinações pré-definidas de filtros. E possibilita que você faça infinitas combinações, de acordo com as suas necessidades de análise.

# Outros recursos

# Dashboard:

Através do Dashboard o gestor ou colaborador pode avaliar a situação das atividades em que está envolvido. Também é possível acompanhar o feed com as interações de todos e conferir as novas atividades criadas para cada um.

# Arquivos:

Com esta função você pode anexar arquivos nas atividades onde está envolvido e compartilhar arquivos e layouts entre todos os membros da equipe.

# Notificações:

Este recurso pode ser um grande aliado para te ajudar a se organizar quando você está focado em alguma atividade. Além do recurso de notificações dentro do Operand, é possível configurar para receber notificações diretamente na área de trabalho. Cada usuário pode configurar os tipos de notificações que deseja receber. As mais comuns são ao: envolver o usuário em uma atividade, registrar comentários (interações) em atividades que o usuário está envolvido, reabrir uma atividade que o usuário está envolvido. É possível também ativar as notificações financeiras, confira aqui.

# Central de Ajuda:

Ao acessar a central de ajuda você encontra webinars gravados dos treinamentos online sobre o sistema, vídeos rápidos sobre as funcionalidades mais importantes e muitos artigos com dicas sobre cada uma das demais funcionalidades. Além disso, no link da Central de Ajuda é possível entrar em contato com a nossa equipe de suporte via chat.

# Timesheet:

Esta funcionalidade permite que você aponte horas ou simplesmente inicie o timesheet para registrar o tempo de cada tarefa. É um recurso muito importante para mensurar o tempo necessário quando você vai lançar uma nova tarefa, o desempenho do time e a produtividade geral do negócio.

Enfim, quer fazer um teste e conhecer todos os recursos do Operand gratuitamente por 7 dias? Não se preocupe, qualquer informação/configuração que você inserir será mantida quando contratar a ferramenta. Então, você já pode começar a usar e contar com a nossa equipe para te auxiliar na implantação para utilizar o sistema da melhor forma possível.


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