Como organizar as tarefas diárias usando a pauta timeline do Operand
O dia a dia nas agências pode ser muito agitado e, mesmo com planejamento e atribuições prévias para cada membro da equipe, sempre há jobs chegando a todo momento e os prazos curtos podem desafiar a gestão e a organização das tarefas diárias.
Além disso, nem sempre é tão simples para quem exerce o cargo de gestão verificar a pauta de todo o time para poder incluir novas demandas. Há quem esteja com mais tarefas e há quem esteja com a pauta mais livre, seja num período do dia ou em algum horário específico.
Para organizar essas atividades e evitar a sobrecarga da sua equipe, é preciso contar com um sistema de gestão de tarefas flexível e que se adapte à realidade das agências. Para isso, sugerimos o uso da pauta timeline diária do sistema Operand.
O que é a pauta timeline e como ela ajuda nas tarefas diárias?
A pauta timeline pode ser utilizada tanto na visão mensal quanto na visão diária, vai depender de como o time e a sua liderança desejam organizar o trabalho. Ambos podem contribuir muito com a gestão de tarefas. A plataforma é flexível e permite o uso personalizado, por isso a escolha vai depender de cada equipe.
Inspirada no Gráfico de Gantt, é dividida por colunas que correspondem aos dias do mês e por linhas que exibem os usuários. Na visão diária, as colunas mostram os horários do dia. Quando há a necessidade de encaixar novas atividades, como aqueles jobs que “caem de paraquedas” na pauta, recomendamos que seja utilizada a função de timeline diária.
O seu uso precisa ser alinhado com o registro de novas tarefas. No momento de inserção do prazo, é preciso indicar sempre a data e o horário de execução e de entrega, para que a atividade seja exibida na visão da timeline diária.
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Com essas informações inseridas nas atividades de cada colaborador, é possível acompanhar o andamento do trabalho de forma fácil, tornando mais viável o ajuste de tarefas diárias, seja na hora de realocar, cancelar, transferir ou inserir novas demandas.
Como usar a timeline diária
A timeline diária exibe o andamento em tempo real das atividades do time. O dia é dividido pelo horário da jornada de trabalho e uma barra laranja indica o horário atual e acompanha a timeline até o fim do dia. Os momentos de ausência ou de descanso, como a hora do almoço, por exemplo, são exibidos em uma tonalidade de fundo diferente, facilitando a visualização.
É possível também incluir novas tarefas sem sair da visão diária da timeline. Basta ir até a linha da pessoa que vai receber a atividade e clicar no espaço referente ao horário que deve ser executado. Irá aparecer um símbolo de mais (+) na cor azul e, ao clicar nele, vai abrir o cadastro de novo job, possibilitando a inclusão.
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Por meio da timeline diária, a coordenação da equipe, ou o profissional responsável pela gestão de projetos, vai conseguir gerir o dia a dia com mais agilidade, flexibilidade e organização.
Contar com o suporte de um sistema de gestão integrado, e que une todas as funções necessárias para que o negócio caminhe sem obstáculos e com muito mais fluidez é muito importante para o seu crescimento e sucesso.
Como ativar a timeline diária no Operand
Para quem ainda não conhece a pauta timeline, ou quer saber mais sobre como funciona a sua visão diária, recomendamos o acesso à nossa Central de Ajuda, que sempre traz conteúdos muito práticos e úteis sobre o uso do Operand.
Para quem já utiliza a pauta timeline como um dos recursos contratados e ainda não sabe como começar a usar a visão diária, basta começar a incluir o horário junto com os prazos das tarefas. Dessa forma, elas começarão a ser exibidas na visão diária da timeline.
E para quem ficou interessado em conhecer o Operand e melhorar a gestão das tarefas diárias, nossa equipe de atendimento está sempre à disposição para esclarecer dúvidas ou realizar treinamentos quando necessário. Entre em contato pelo chat aqui ao lado e potencialize o uso da plataforma a seu favor!
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Jornalista por formação, atuo com marketing e comunicação há mais de cinco anos e sou especialista em mídias digitais. Adoro explorar os diferentes formatos de conteúdo e estou sempre em busca de aprender coisas novas!
- Por Mayara Silva em 19/10/2021
- Categoria: Universo Operand