Tenho um freelancer permanente. E agora?

Depois de um tempo buscando alternativas, pensando em contratar alguém e usando os serviços de alguns freelas, você chega à conclusão de que não há espaço ou orçamento para um novo funcionário. E isso não é nada para que deva gerar preocupação, afinal, nem sempre estamos preparados para passos como estes e freelancers podem ajudar (e muito), como já notamos neste outro post. Mas, como sua demanda é alta, os trabalhos para os freelancers já não podem ser tão esporádicos. Então você estabelece um acordo de constância com o profissional que melhor o atende. Mas, afinal, como gerenciar trabalhos com um freelancer?

Até aí, tudo parece bem. Quando de repente surge a dúvida. Como vou incluir este profissional à distância na realidade da minha empresa? Antes, era um job por semana ou até menos. Agora, você já depende de uma frequência de entregas muito maior e uma comunicação muito mais próxima. Mas este profissional não está dentro do escritório e, para quem vai ter vários jobs? Isso pode dificultar a visão do todo – então, como solucionar isso? Como passar os jobs, esquematizar entregas e manter uma interação constante?

Vamos pontuar algumas formas de lidar com as dificuldades do trabalho com freelancers. Para transformá-las em oportunidades para aproveitar ao máximo a visão que um profissional externo pode trazer para o seu negócio.

Atribuição de jobs

Certamente esta é uma parte complicada do trabalho com freelas. Pois, mesmo com um acordo previamente estabelecido quanto ao número de jobs, é preciso levar em conta a profundidade e quanto tempo é necessário para desenvolvê-los.

Uma estratégia interessante para atribuir jobs aos freelancers é trabalhar com entregáveis (ou jobs pequenos), assim, você pode designar a estes profissionais tarefas pontuais e que são facilmente identificadas.

Por exemplo, se seu profissional é um redator, você pode indicar para ele 2 posts de blog ou 5 textos para redes sociais. São trabalhos quantitativos, praticamente táteis. Ou seja, ele conseguirá focar mais facilmente na entrega deste material – ao invés de processos que demandam mais tempo, como planejamento de conteúdo.

A mesma tática pode ser aproveitada para freelas de direção de arte e design. Onde você pode atribuir ao profissional uma tarefa entregável como o desenvolvimento de um cartaz ou um outdoor (ou qualquer peça pontual). Enquanto a estratégia e a lógica da peça já tenha sido pensada e repassada para o freelancer.

Desta forma, o profissional consegue se direcionar a partir do volume de jobs que entra e a complexidade das tarefas é diminuída. Fazendo com que o seu trabalho possa ser muito mais dinâmico. Claro que isso não significa que jobs estratégicos não possam ser encaminhados para a responsabilidade do seu freelancer. Apenas tenha em mente que nestes casos o prazo precisa ser maior e mais flexível. E, provavelmente, vocês precisarão ter um contato maior e mais frequente para alinhar os direcionamentos.

Aproveite nosso post sobre como o nosso cérebro funciona ao longo da semana de produção e a visão do Google sobre a jornada de trabalho para guiar seu calendário de entregas.

Frequência de entregas

Se você optar por trabalhar com entregáveis e tarefas pontuais, um acordo entre o freelancer e a empresa quanto ao ritmo das entregas poderá ser muito proveitoso. Buscando cumprir prazos e manter o dinamismo. Por direcionar entregáveis especificamente pensados para o freela, vocês podem esquematizar um calendário de entregas recorrentes que se ajuste a demanda e prazo da empresa e à agenda do freelancer.

Indicamos levar em conta os dias da semana com maior produção do profissional. Reservando-os para executar as tarefas, enquanto os outros espaços dedicados à sua empresa na agenda do profissional. Aqueles cuja produção é menor, podem ser utilizados para fazer uma reunião (ou uma conferência por internet), planejar futuras ações, trabalhar em entregáveis com prazos distantes ou livres e etc.

Além disso, escopos de entrega semanais fazem com que a pauta fique mais flexível. Podendo entrar novas demandas que surgirem (e como surgem!). Além de garantir que o gestor da empresa ou o responsável pelo trabalho do freelancer sempre saiba o que está para entrega e em desenvolvimento.

Contato constante

Assim como internamente a equipe depende de uma comunicação eficiente, freelancers também têm esta necessidade.Talvez, até de uma forma mais acentuada por não estarem no mesmo ambiente que o restante dos colegas.

Portanto, juntamente ao seu calendário de entregas, desenvolva uma rotina para tornar constante a conversa entre o gestor, a equipe e o freelancer. Experimente utilizar os dias de menor produção, que citamos anteriormente, para reuniões (físicas, se houver a oportunidade) ou conferências via internet.

Desta forma, o tempo do freelancer é utilizado de uma maneira produtiva. E, vocês podem o manter atualizado com as novidades sobre o trabalho ou alguma alteração que surgiu. Até mesmo planejar em conjunto o próximo escopo de entregas.

 

Organização e disciplina

Isso tudo pode parecer um mar de informações e novidades. Mas, na verdade, ao começar a desenvolver os trabalhos com o freelancer, tudo isso se tornará natural. E, será a base para uma relação saudável entre a empresa e o profissional.

Claramente será necessário manter a organização e a disciplina. Portanto, recomendamos sempre manter tudo documentado e compartilhado entre a equipe e seu profissional à distância. Organize o calendário de forma que tudo se torne muito visível para todos. E que seja evidente as datas de entrega do freelancer e da equipe. No Operand, você consegue esquematizar as entregas e responsabilidades de cada um através do software. Também sendo possível deixar evidente a data de entrega de cada job.

Além disso, também organize sua rotina de reuniões com o profissional externo. Reserve algumas horas em alguns dias específicos, semanalmente ou a cada 15 dias, para bater um papo e alinhar os últimos trabalhos, dar feedbacks e etc (o Google Calendar pode ser útil para isso).

E por último, mas não menos importante, é preciso muita disciplina. Tanto do gestor e da empresa, para não sobrecarregar o profissional externo e sempre mantê-lo próximo da realidade da empresa. Também do freelancer, para se comunicar eficientemente com a equipe e desenvolver as tarefas designadas dentro dos prazos estipulados.

Enfim…

Agora que você já viu como gerenciar trabalhos com um freelancer saiba que o Operand pode ajudá-lo. Podemos contribuir para organizar esta relação com funcionários externos. Através de funcionalidades como a pauta com entregáveis específicos para cada usuário. Ou interações em jobs para deixar todos a par das novidades. Além disso, as notificações para não perder novos jobs ou dados e acessibilidade de qualquer lugar.

Faça um teste e veja como o Operand pode ajudar nas suas relações entre freelas e empresa. 🙂