Como determinar as horas de trabalho para um job de forma eficiente

Uma das maiores dificuldades para quem trabalha com criatividade ou resolução de problemas é determinar as horas de trabalho para uma tarefa. Para tarefas mecânicas tudo é muito prático. Sabe-se de pronto o que precisa e irá ser feito, rapidamente conseguimos quantificar o tempo que esta ação levará. Mas quando dependemos de inspiração e criatividade, tudo fica mais difícil. Não se sabe se a ideia virá instantaneamente ou se irá demorar. Até mesmo a execução dela pode ser mais difícil dependendo do caso, atrapalhando todo o cronograma. Como determinar as horas de trabalho para um job de maneira correta?

Sendo assim, a dúvida que assola equipes criativas em todo o mundo é: “Quando sei que gastei todo o meu tempo ou passei tempo demais em um job?”. E para discutir isso e tentar ajudá-lo, vamos trazer aqui algumas táticas que nós estudamos e até mesmo algumas que já incluímos em nosso fluxo de trabalho.

Avalie o histórico

Para entender como determinar as horas de trabalho para um job você precisa analisar qual foi o histórico. Da mesma forma que um criativo busca referências para desenvolver seu trabalho, determinar o tempo que deverá ser utilizado para executar uma tarefa também depende de referências, sejam suas ou de colegas. Portanto, um bom primeiro passo para começar a padronizar o tempo gasto em cada job é buscar o histórico dos seus trabalhos passados. E quanto tempo cada um levou e como foram as reações com cada prazo.

Para quem trabalha com um software de gestão, o histórico dos jobs é facilmente encontrado e quantificado, deixando mais claro e preciso este controle de horas.

Converse com a equipe

Além disso, pedir o feedback de toda a equipe pode ser um diferencial neste momento. Primeiramente porque mostra o quanto você se importa com a opinião de todos e também com o bem estar coletivo. Pergunte como o time se sentiu com o prazo dado para os últimos jobs. Quais dificuldades tiveram e quais são os melhores deadlines para cada tarefa.

Seu time pode dar insights importantes sobre o gerenciamento do tempo dentro da agência. Pois são eles quem executam os trabalhos em sua maior parte.

Sempre dê aquela assistência para todo o time a partir do que você recebe de feedback.

Qualifique e priorize para saber como determinar as horas de trabalho para um job

Uma outra tática importante, e que complementa seu histórico de tempo por job, é qualificar cada trabalho e cada tarefa. Formulando um ranking com os jobs mais trabalhosos e que demandam mais tempo. Assim como os projetos mais importantes e as tarefas mais rápidas de completar.

Assim você pode criar uma tabela que determina onde você está gastando mais tempo e onde deveria estar seu foco. Esta tabela pode servir de termômetro para entender quais jobs estão recebendo horas demais para sua execução. A lógica é: quanto mais importante é o job, mais tempo deve ser alocado para ele.

A partir disso, encontre os pontos fracos da sua pauta. Em seguida reestruture as horas do time para que todos se dediquem mais aos trabalhos relevantes.

Saiba quanto tempo está sendo improdutivo

Através estratégias anteriores você já pode ter uma noção mais palpável de quanto tempo deve ser utilizado para suas tarefas. Mas é preciso saber quando este tempo alocado está sendo improdutivo. Também o que pode gerar atrasos, alterações e outros problemas que irão desestabilizar seu cronograma.

Como fazemos aqui na Operand

Aqui na Operand, nós percebemos que, mesmo priorizando os trabalhos mais importantes e dividindo as tarefas dentro de blocos de tempo que combinassem com suas importâncias, o tempo ainda poderia ser mal utilizado. Então, como determinar as horas de trabalho para um job sem que houvesse literalmente perda de tempo?

Isso acontece principalmente para quem está tentando resolver problemas complexos (como os que enfrentamos no nosso dia a dia de desenvolvimento de softwares) ou buscando criatividade para gerar peças inovadoras. Isso porque dependemos de “estalos” mentais, inspirações e até mesmo da busca de referências e novos conhecimentos.

Nossa tática

Sendo assim, criamos uma tática para evitar que o tempo seja mal aproveitado. A ideia é a seguinte, ao começar um trabalho, ajuste e inicie um timer para 30 minutos. Durante este tempo você deverá focar única e exclusivamente na tarefa em mãos.

Ao final dos 30 minutos, você deve fazer uma pausa de pelo menos 5 minutos para respirar, tomar um café e dar um descanso para sua mente (aproveite para sair da mesa e dar uma volta). Quando retornar para seu trabalho, avalie se você conseguiu sair da estaca zero. Se encontrou uma solução para aquele problema ou uma linha criativa para seguir.

Caso você tenha conseguido progredir na tarefa em questão, parabéns! Continue no caminho em que você estava e finalize seu job. Mas se você ainda possui dúvidas e o trabalho não evoluiu durante aqueles 30 minutos, peça ajuda! Não tenha vergonha ou se sinta impotente por não ter atingido um resultado satisfatório. É infinitamente melhor solicitar a visão de um colega de trabalho e uma mãozinha para começar a mover o trabalho do que mantê-lo estacionado durante muito tempo.

E a última dica…

Por fim, aqui listamos algumas dicas que irão te ajudar a entender como determinar as horas de trabalho para um job. A última dica/estratégia que podemos indicar é buscar tornar a equipe mais produtiva. Caso o tempo, por mais que bem alocado, não esteja rendendo e os jobs estão se acumulando na pauta, tente encontrar onde estão os problemas de produtividade e como contorná-los. Já escrevemos um artigo sobre este assunto, quem sabe possa ajudá-lo a aumentar a produtividade e evitar o mal uso do tempo.