Como utilizar o Operand para gerenciar projetos de criação de um site

Muitas vezes, a missão de gerenciar o projeto de criação de um site pode ser vista como um desafio. Isso por que, cada empresa tem as suas necessidades específicas e um projeto nunca é igual ao outro.

 As agências que desempenham bem essa tarefa certamente se diferenciam no mercado e fazem com que o resultado seja visto pelo cliente como algo que realmente irá agregar valor ao negócio. 

Por isso, ter o fluxo de trabalho de cada etapa da criação de um site bem definido é o primeiro passo para que a sua agência comece a entregar projetos cada vez melhores. 

O Operand pode te ajudar a gerenciar qualquer tipo de projeto, a criação de um site é um deles. E o melhor, vamos te mostrar o passo a passo completo de como fazer. Preparado? Vamos lá!

Como começar? Qual será a estrutura do meu projeto?

São muitas etapas né? Calma que vamos te dizer exatamente por onde começar. Mas antes, queremos compartilhar contigo um desenho de como seriam as etapas do seu projeto de criação do site para o cliente da agência. Veja:

Agora que você já tem uma ideia do escopo geral do projeto, podemos partir para as etapas seguintes e começar a entender como será o desenrolar dele dentro do Operand. Que por sinal, irá otimizar muito o seu fluxo de trabalho e tornar a entrega bem mais ágil! 

Como sabemos, a criação de um site é complexa e pode demorar um pouco. Com o Operand você minimiza essa demora e não deixa o cliente com aquela sensação de que nunca ficará pronto, pois, tem a possibilidade de fazer uma gestão completa do cronograma e ir informando ele sobre o status de execução de cada fase. 

As etapas de desenvolvimento do site podem ser acompanhadas cuidadosamente de forma cronológica e todos os itens do projeto ficam interligados entre si.

Criando um projeto no Operand

Oba! É aqui que as coisas começarão a acontecer e de forma organizada! Para criar um projeto no Operand é muito fácil. O melhor caminho é acessar o módulo de PROJETOS > Adicionar > nomear o projeto, selecionar o cliente e inserir o briefing (que pode até ser pré-cadastrado) > e finalizar clicando em Salvar, Salvar e editar ou Salvar e adicionar novo.

É nesse mesmo projeto que você irá lançar, como um job, cada uma das etapas do escopo que vimos acima. Você precisará dar atenção a cada uma delas em momentos específicos e distribuir as responsabilidades para diferentes colaboradores na agência. 

Por exemplo, o atendimento pode começar o pré-briefing e a equipe de criação já pode ir fazendo uma pesquisa de referências visuais em paralelo. Assim o projeto anda mais rápido. Tudo vai depender das datas que você estipular.

Lançando cada etapa como um job

Agora que você já tem o projeto geral criado, é a hora de criar cada job dentro dele, representando cada uma das etapas: 

Job 1 – Pré-briefing

Job 2 –  Briefing

Job 3 –  Conteúdo

Job 4 –  Design

Job 5 –  Desenvolvimento

Job 6 –  Publicação e Acompanhamento

Ou seja, você deverá criar um job para cada uma delas, para exemplificar, iremos criar para a primeira etapa: pré-briefing. É bem simples, é só clicar em Adicionar > Job e colocar o título e outras informações do job conforme abaixo. Ao criar o job, você já pode ir adicionando as tarefas dentro dele.

É claro que essa é apenas uma sugestão, pode ser que você identifique a necessidade e criar algum outro tipo de job dentro do mesmo projeto, ou até mesmo separar os jobs de desenvolvimento front-end e back-end devido à dinâmica de funcionamento aí na sua agência.

Fique à vontade, pois com o Operand tudo é possível. É só registrar os jobs como achar melhor, ok? Vamos continuar com as dicas…

Com as informações em mãos, você estará pronto para fazer uma proposta ao cliente. Já saberá certinho quais recursos poderá precisar e estimar o tempo de desenvolvimento.  

Então, a seguir,  vamos entender como criar a proposta dentro do Operand.

A etapa da Proposta Comercial pode ser criada dentro do projeto também, direto como Proposta no Operand

É isso mesmo, essa é a única etapa que não precisa ser um job, pois o Operand tem esse recurso com várias opções para facilitar a negociação com o cliente. Veja como criar uma proposta dentro do projeto, clicando em Adicionar > Proposta.

Inclusive você pode exportá-la para fazer a apresentação ao cliente e formalizar a negociação. O melhor é que não é necessário imprimir para colocar a sua assinatura na proposta, você pode adicionar uma assinatura digital. Não é o máximo? 

1# Pré-briefing

Nós já vimos acima como criar o job para organização do pré-briefing. Agora vamos detalhar um pouco mais por qual motivo ele é necessário. Não há dúvidas de que um dos principais fatores de sucesso de qualquer projeto é ter uma boa comunicação. Com certeza, ela também é crucial para que um site seja bem feito e represente bem a imagem de uma empresa ou marca. 

Portanto, deve ficar muito claro entre a agência e o cliente qual o objetivo por trás do site, qual a história da empresa, os seus principais desafios, quais são os concorrentes, referências e todo um conjunto de informações, que quanto mais completas, mais eficiente farão a entrega final do site.

Aqui é o momento de você coletar todas as informações que precisa para a elaboração de uma proposta bem detalhada, sem esquecer de nenhum detalhe que possa influenciar no valor final da proposta. 

É essencial que aja uma conversa entre as partes. Além de, é claro, que você peça ao seu cliente (solicitante do serviço) que preencha um documento de briefing. O documento é essencial para formalização e registro, mas às vezes é numa conversa informal que você vai ajudar o seu cliente a entender se o que ele deseja faz sentido com o que ele precisa e, ainda, se o budget será suficiente. 

Aqui, nesta etapa, você entenderá, por exemplo, se precisará do serviço de algum terceiro para fazer o que foi acordado com o cliente.

2# Proposta Comercial 

Agora que você já sabe tudo que vai influenciar no custo final do projeto, é hora de formalizar uma proposta para enviar ao cliente, gerar o PDF dela no Operand e acompanhar se irá ter aprovação e/ou necessidade de ajustes.

Após essa fase de trabalho mais comercial da agência, como você já sabe, quando o cliente aprovar os valores é que você vai começar a colocar a mão na massa. 

É importante que dentro da proposta você pense em incluir todos os itens críticos como se fosse um contrato de criação de site, onde tudo sobre a negociação com o cliente esteja descrito.

Afinal, a proposta pode servir tanto como um documento de fechamento, quanto como um contrato de serviço devidamente assinado.

Saiba mais sobre como cadastrar uma proposta e exportá-la para apresentar ao cliente.

3# Briefing e Planejamento 

Proposta aprovada com sucesso! Agora o projeto vai começar a rodar!

Sabe aquele briefing inicial que você fez junto com o cliente? Agora é hora do atendimento da agência dar aquele toque e transformar em um briefing que toda a equipe que irá trabalhar nesse projeto entenda perfeitamente. 

Nessa etapa, você começará a planejar como tudo vai ser feito, pode fazer um cronograma para passar uma visão geral ao cliente e para a equipe, fazer um mapa geral das páginas do site, a definição dos itens necessários, a coleta de referências com o cliente, o levantamento de requisitos de design e o levantamento de requisitos de desenvolvimento, etc.

Aqui você pode mapear todas as minúcias que podem e não podem ter no site, com base no olhar do cliente e no seu olhar. 

Agora, vejamos como criar o job dessa fase dentro do Operand, da mesma forma como você criou o primeiro job, dentro do projeto, clicando em Adicionar > Job.

4# Definição de Conteúdo do Site

Se fosse só começar a escrever sobre a empresa, ok, estaria tudo resolvido. Mas criar conteúdo para um site não é simplesmente sentar e escrever sobre a história do cliente e seus produtos ou serviço que oferece. Já vamos te contar o porquê.

Para que o site tenha boa competitividade e seja mais facilmente encontrado nos mecanismos de busca, é muito importante que seja feita uma análise de concorrência, uma pesquisa de mercado e a aplicação de técnicas de SEO.

Através da pesquisa de mercado e do briefing o conteúdo é inicialmente criado, e depois otimizado por meio de técnicas e ferramentas, que ajudarão com que o site possa ser encontrado através das palavras-chave identificadas como relevantes para o negócio em questão.

Nessa etapa você terá que ter ou desenvolver para o cliente – no caso de uma nova marca – o logotipo e identidade dele, imagens, animações, vídeos e outros. Também é o momento de mapear os textos básicos e desenvolvê-los. Qual tipo de informação poderá ser necessária? 

Os itens do conteúdo determinarão praticamente todo o projeto; como será o design, os textos, a organização, a diagramação e a programação.

Aqui você também poderá começar a ver questões como domínio e hospedagem. O ideal é que você faça uma lista das opções para ajudar o cliente a decidir pelo melhor fornecedor. 

Depois de todo esse conteúdo prévio definido e os textos básicos criados, você poderá fazer uma revisão e em seguida uma aprovação com o cliente. 

5# Definição do Design

Agora os criativos começam a colocar a mente para funcionar. Após criado o conteúdo, é criado o mapa do site, também conhecido como wireframe. Neste momento deve ser feita uma pesquisa de referência e utilizadas todas as referências coletadas previamente com o cliente. O wireframe é uma espécie de “esqueleto” virtual do site, ou seja, é um rascunho que desenha onde cada imagem, texto e botão deverá ser inserido. 

Esta etapa é importante, pois baseado neste wireframe o designer vai seguir com suas criações. Por isso, sugerimos que você aprove esse “esqueleto” com o cliente antes do profissional começar a trabalhar no visual do site. Assim não precisará mudar tanta coisa que influencie na estrutura básica do site depois. 

Depois de aprovado o wireframe, o designer pode começar a sua imersão criativa no layout. Em seguida, ele irá passar para uma aprovação interna e apresentar as telas para o cliente.

IMPORTANTE: certamente, o cliente poderá solicitar ajustes e ser agendada uma nova apresentação com as telas já ajustadas. Tudo isso você deve considerar no momento de gerar a proposta, não se esqueça das horas que deverão ser contabilizadas para possíveis ajustes. É importante ficar de olho nas horas dedicadas ao retrabalho. 

6# Mãos na Massa: Desenvolvimento

É agora que a “casa” começará de fato a ser construída. Após a aprovação do design, você poderá iniciar o desenvolvimento propriamente dito do site em HTML ou demais linguagens de programação e usar toda a tecnologia necessária para a construção.

Após a conclusão da estrutura do site o conteúdo poderá ser inserido. Aqueles textos, imagens e vídeos que você fez em uma etapa anterior e já aprovou todos com o cliente, já estão prontos para serem adicionados!

Além disso, nessa etapa também é importante prestar atenção e aplicar ações de SEO e de Bug Fixing. 

Outra etapa super importante é a validação das funcionalidades e do wireframe com o cliente. Aqui ele já começa a ver o site quase pronto e a poder clicar nele e te ajudar a encontrar bugs. Além da revisão interna, é crucial que ele possa testar tudo, checar a usabilidade e sugerir ajustes. 

7# Publicação: oba, o projeto vai para o ar!

Você já revisou o site todinho? Nessa etapa vale aquela revisão completa.

Conteúdo, layout, design, programação e funcionalidades tudo ok? O cliente aprovou tudo? É chegada a hora de publicar, o que envolve a oficialização da contratação do domínio que você selecionou antes com ele. 

Mas calma, o job de publicação do site envolve uma série de atividades que devem ser realizadas antes de colocá-lo no ar. Uma delas é fazer todos os testes possíveis, além da aprovação final com o cliente sobre a data e horário que o site ficará ativo pela primeira vez. 

Outro passo importante é fazer um acompanhamento por algumas horas e nos dias seguintes para saber se está tudo ok com o site. Também é importante solicitar um feedback ao cliente para saber o que foi bom e o que não foi no processo. Não pule essa etapa, assim você saberá o que ajustar no processo de criação de um site para proporcionar uma melhor experiência aos próximos clientes. 

E ai, gostou das nossas dicas? Esse post faz parte de uma série do blog dedicada a casos de uso do Operand. Se você tiver alguma sugestão para fazer para a gente, fique à vontade para comentar neste post! 🙂