Boas práticas de Home Office para agências

Estamos vivendo um momento digital. É evidente, a rotina da maioria das empresas do mundo todo mudou. E, com uma mudança tão brusca, é natural que surjam dúvidas e preocupações. 

Enquanto algumas agências sentem confiança para dar uma liberdade maior para seus funcionários, outras sofrem pela dependência de um líder e pela dificuldade de adaptar seus processos nessa nova rotina.

Em meio a tantas incertezas e inseguranças, podemos ter certeza de uma coisa: a  agência precisa saber como se adaptar diante dessa nova realidade.

E claro, além de adequar a rotina, precisa garantir uma estrutura, técnicas e ferramentas para que seus funcionários consigam realizar todas as suas demandas da melhor forma.

Quer conferir como a sua agência pode adaptar sua estrutura ao trabalho remoto e ainda conhecer boas práticas de home office e ferramentas essenciais para esse novo modelo?

Me acompanhe na leitura! 🙂

Vamos entender as particularidades do Home Office?

Desmistificando o Home Office

Primeiro mito que devemos quebrar é a interpretação dessa modalidade. Apesar do nome “Home Office”, obviamente esse modo de trabalho não é executado apenas na casa do colaborador. O teletrabalho, na verdade, consiste na execução do trabalho fora da empresa.

Outros pontos que precisamos deixar bem claro:

1. Trabalhar remoto não é um mar de rosas;
2. Não é improdutivo;
3. Não é 24h;
4. Não afeta a cultura da empresa;

Dito isso, vamos conhecer as boas práticas do Home Office?

Adapte a sua rotina

Para que a agência tenha sucesso no trabalho remoto, é preciso ajustar seus processos. Nesse momento, você pode tratar os setores da agência de modo isolado. 

Isso é importante porque cada setor possui suas particularidades, e a necessidade de um pode ser diferente de outro setor.

Descrevendo os processos da agência e do setor

Se você está se perguntando qual o propósito desse passo em uma situação tão emergencial, saiba que é um processo importante para prever quais situações seu time pode enfrentar. 

Além disso, deixar tudo descrito vai ajudar que a agência não perca produtividade e que seu time fique bem alinhado aos propósitos da empresa.

Para esse passo, o melhor é fazer uma reunião com cada líder ou equipe de cada setor e deixar todos os processos alinhados. Lembrando que nem todas as pessoas se sentirão confortáveis com essa mudança. Por isso, é ideal saber quais as necessidades o seu time e cada indivíduo precisa.

Vamos ver um exemplo?

Criação

Sendo um dos setores mais corridos, é crucial ter um método bem desenhado para a rotina remota. 

Trace uma rota: de onde vem a demanda? Para quem precisa voltar? Quem aprova? 

Além disso, pense em quais ferramentas o seu time de criação utiliza e como a equipe irá organizar todos os arquivos. Através de um servidor? Drive? 

Seja como for, o setor precisa ter um local específico para armazenar toda a sua demanda para evitar problemas futuros. O ideal é que tenha um local de armazenamento onde toda a equipe possa ter acesso. 

Lembre-se de ressaltar a importância da organização nesse momento.

Aqui você pode conferir um material sobre o Fluxo de Produção de uma Agência, poderá te ajudar com isso. 

Recursos da Agência

Agora, chegamos na parte estrutural. Como bem sabemos, é difícil ter a mesma estrutura da agência em nossa casa. Por isso, mais do que importante, é necessário saber as exigências de todos os funcionários. Repito, todos.

• Comercial: Sua equipe comercial possui todos os recursos para continuar a prospecção?
• Criação: Sabemos que para a criação, é necessário ter equipamentos potentes. O seu time está equipado com eles?
• Gestão: E para fazer a gestão? Quais ferramentas ou metodologias os gestores estão utilizando nesse momento?

É fundamental que antes de qualquer trabalho remoto, a agência forneça uma estrutura. 

Ferramentas para o trabalho remoto

Primeiro de tudo, em qualquer modalidade de trabalho, a agência precisa estar munida de ferramentas para a execução das tarefas. 

Vamos para as dicas?

Gestão de times e Jobs

Não é porque você não está com o seu time presencialmente, que você deixará de acompanhar as atividades da sua equipe.

É importante que você tenha uma ferramenta de gestão para organizar todo o fluxo de trabalho do seu time. Certo, isso provavelmente você já está cansado de ouvir. Mas qual o real motivo para isso? 

Através de um sistema de gestão, você consegue proporcionar autonomia para o seu time. Além disso, você consegue delegar as tarefas para os responsáveis e acompanhar o andamento de cada tarefa. 

O que torna o trabalho remoto muito mais fácil, né?

Comunicação interna da agência

Tão importante quanto manter a demanda do seu time em dia, é manter a comunicação afiada. Muitas agências ainda utilizam apenas o e-mail e planilhas.

O que sabemos que não é ideal, muitas vezes precisamos resolver problemas mais imediatistas, com mais agilidade e um e-mail não nos proporciona isso.

Ferramentas de comunicação interna

Slack

Sem dúvidas, o Slack é uma ferramenta fácil e intuitiva para a comunicação da agência. Permite a criação de canais (grupos) onde você pode escolher os participantes. Ou seja, cada setor pode ter o seu grupo, e a empresa também. Isso torna a comunicação interna bem mais ágil e centralizada em apenas um lugar.

Comentários no Operand

Outra ferramenta legal para a comunicação são os comentários da Operand.

Em cada projeto, possui um espaço para comentários. Onde é possível marcar pessoas e discutir sobre os processos de cada projeto.

Reuniões com os clientes

Outro fator extremamente importante: as agências possuem o hábito de fazer reuniões pessoalmente para os seus clientes. Porém, é preciso se  adaptar para essa realidade de trabalho remoto.

Ferramentas para reuniões com clientes:

1. Zoom
2. Skype
3. Whereby
4. GoToMeeting

Armazenamento de arquivos

Acredito que aqui nem é preciso ressaltar a importância, né? Como agência, você precisa ter um local específico para armazenar todos os seus arquivos.

Por sorte, existe uma vária gama de opções para isso, pagos e gratuitos. Vamos conferir?

Ferramentas de armazenamento de arquivos

• Drive
• Dropbox
• Office 365

Dia a dia do Home Office

Depois de uma série de dicas sobre estruturação, chegou a hora de aplicar no cotidiano. Vamos lá?

Escolha um local

Primeiro passo para realizar o seu trabalho remoto é escolher um local ideal para isso. Mas, calma! Vamos salientar que não existe um padrão para isso. Enquanto algumas pessoas se sentem confortáveis em apenas um lugar, outras preferem explorar mais lugares para ativar a criatividade.

Mas, o que importa mesmo é que o local da sua escolha tenha a estrutura ideal para que você consiga trabalhar. E o que é necessário para isso?

1. Que seja confortável: o que é mais improdutivo que realizar suas tarefas em um ambiente que você não se sente bem?
2. Que não tenha barulhos e distrações: sabemos que manter a concentração por muito tempo é difícil, e em um ambiente barulhento e cheio de empecilhos piora, e muito! Por isso, escolha um ambiente tranquilo para realizar suas atividades.
3. Previna acidentes: tenha cautela com objetos que podem estar ao redor do seu equipamento de trabalho. Derrubar objetos ou líquidos no seu material não seria muito legal, né?

Horários de trabalho

Aqui é um tópico onde não é tão fácil comparar. Algumas agências permitem que seus colaboradores escolham seus horários de trabalho, enquanto outras preferem que exista um horário fechado, para que todos atuem juntos.

E tudo bem! Cada gestor escolhe o que achar melhor para a produtividade da sua equipe. O que vamos salientar aqui é que respeitar os horários de trabalho é fundamental para a produtividade e saúde mental de todos.

Por isso, é importante fazer a separação do horário do trabalho e do lazer, mesmo que remotamente. Sobrecarga ou muitas horas extras podem causar queda de produtividade, estresse e até mesmo Burnout.

Por isso, preze pela sua saúde mental quando estiver remotamente.

Trabalho é trabalho, casa é casa

Sabemos, ás vezes é difícil fazer a separação dos problemas de casa e do trabalho. E, acabamos resolvendo coisas que são de casa no horário de trabalho, vice e versa. 

Além da perda de produtividade, você também perde o foco. Ou seja, seu tempo foi gasto para realizar outras atividades que não era a importância central do momento. 

Como se vestir no Home Office?

A resposta mais correta para isso é: depende. Por que depende? A justificativa é que existem funções, pessoas e ocasiões. Para alguns que não realizam reuniões frequentes, por exemplo, porque não usar a roupa que se sentir mais confortável?

Agora, para quem trabalha com atendimento e necessita de uma imagem profissional, é claro que o mais apropriado, é se vestir da mesma forma que iria trabalhar.

Além desses fatores, existem pessoas que acreditam que não se vestir apropriadamente faz com que a sua produtividade caia. Já outras, preferem trabalhar com o seu pijaminha.

Se a sua agência não exige um dress code, o ideal que é que você, como funcionário, saiba a maneira que irá se sentir melhor para realizar suas atividades. E é claro, estar sempre pronto para aquela reunião com a câmera ligada.

Organização pessoal

É necessário prestar bastante atenção nesse tópico. Como nem todos estão acostumados com essa modalidade, é natural que nos primeiros dias demore para pegar o mesmo ritmo.

Mas, o importante é que você utilize metodologias que podem auxiliar nesse processo de organização.

E claro, não existe uma padronização. Alguns profissionais se sentem super produtivos só usando uma agenda. Dito isso, vamos conhecer as metodologias ágeis e ferramentas?

1. Kanban: É um mural com etapas de desenvolvimento (to do, doing e done) onde facilita a gestão visual das suas tarefas.
2. Pomodoro: é uma técnica onde consiste em delegar a atividade que precisa ser feita, estipular um tempo para trabalhar apenas nela, e quando o tempo terminar, realizar pausas e voltar para a atividade.
3. Minha pauta Operand: aqui, você consegue ver toda a sua demanda diária. Assim como o que está pendente e atividades futuras.

Cuide do emocional da equipe

Neste momento, é preciso fortalecer ainda mais os valores que a agência carrega e também cuidar da saúde emocional dos colaboradores da agência. Cada membro do seu time encara a situação à sua própria maneira, pode ser que alguns precisem de um cuidado mais de perto, de sentir mais segurança e sentir a proximidade com o restante da equipe.

Fique de olho em como está o sentimento da sua equipe. Que tal aplicar uma pesquisa de clima para entender como estão encarando o momento? 

Sabemos que geralmente o perfil de quem trabalha em agências é inquieto, sempre em movimento. Então, este momento de isolamento pode estar sendo mais difícil para alguns. Ficar de olho na inteligência emocional da equipe é fundamental.

Ufa! Essas foram todas as nossas dicas para você conhecer as boas práticas de Home Office.