Gestão financeira na prática: como organizar as despesas da agência em 6 passos

Ninguém nasce gestor ou gestora. Essa é uma daquelas formações que adquirimos na vida com as lições práticas, aprendidas entre tentativas, acertos e erros. Especialmente para profissionais de uma área mais criativa e dinâmica, conduzir uma gestão financeira eficaz com ótimos resultados é desafiador.

Entre os gestores de agências de publicidade e propaganda é consenso: lidar com demandas mais densas, como a gestão financeira, é necessário para manter a organização e a competitividade da empresa. A questão é: como fazer isso?

Buscamos a resposta para essa pergunta. Como resultado, apresentamos neste artigo, 6 dicas para ajudar você a gerenciar as receitas e despesas da sua agência. 

A falta de organização nesse setor pode fazer todo o seu trabalho ir por água abaixo e prejudicar o rendimento do seu negócio. Confira a importância de ter esse controle e o passo a passo para manter a gestão financeira da sua agência em dia! 

Gestão financeira: o que é e por que aplicar na sua agência?

A criatividade e o bom atendimento são peças-chave para a sua agência, mas não são só elas que irão garantir o seu sucesso. É preciso dar atenção a outros fatores, como a gestão financeira na prática e a contabilidade.

A gestão financeira é uma área às vezes esquecida pelas agências, e isso pode ser um erro, já que é um ponto estratégico que irá garantir a sustentabilidade e o sucesso do seu negócio.

A gestão financeira consiste em uma série de métodos e ações que permitem que sua agência consiga controlar, analisar e planejar suas atividades financeiras futuras. 

Para que o gestor consiga ter sucesso nas suas estratégias, é essencial que ele saiba como funciona a dinâmica da gestão financeira na prática. Assim, irá aprender a identificar gastos desnecessários e “gargalos” que possam prejudicar o seu negócio. 

Além disso, a gestão financeira na prática também o ajuda a entender em quais aspectos você deve investir para tornar seu trabalho e da sua equipe mais produtivo. 

Isso irá garantir o bom funcionamento do da agência, a lucratividade e a sustentabilidade do negócio.

Gestão financeira na prática: como organizar as despesas da sua agência em 6 passos

Como vimos, a gestão financeira na prática é primordial para manter sua agência nos trilhos em um ritmo de crescimento constante. Mas, afinal, como fazer isso?  Confira, agora, dicas de como organizar suas despesas em 6 passos:

Passo 1 – Planejamento financeiro

Ter as contas na ponta do lápis é importante para qualquer setor. O planejamento financeiro traz diversas vantagens, como controle de custos, previsibilidade orçamentária e acompanhamento de lucratividade. 

Sabendo disso, o primeiro passo é coletar e organizar todos os dados e despesas. Evite misturar as suas despesas pessoais com as da agência.

1. Pontue os custos fixos (aluguel, luz, internet, salário dos funcionários, etc) e os variáveis não planejados pelas agências, como a contratação temporária de freelancers, horas extras pagas aos funcionários, manutenções emergenciais e fornecedores.
2. Identifique os gastos desnecessários, como a compra de materiais em excesso e monte uma estratégia para evitar esses “gargalos”.
3. Defina seus objetivos. Até o fim do ano qual é a meta do faturamento? Ter essa clareza irá orientar a entrega da agência ao longo do tempo.
4. Com os objetivos definidos, é hora de ir além. Pergunte-se: “O que eu preciso fazer para bater essas metas?” e mais: “Estou disposto a tomar as decisões necessárias para isso?” É importante ter clareza do nível de esforço necessário para confirmar a viabilidade das metas.
5. Saiba mensurar o alcance das metas e objetivos da agência. Para tanto, na gestão financeira na prática, você pode ter como base os critérios do método S.M.A.R.T, definindo indicadores:

S – Específico (Specific)
M – Mensurável (Measurable)
A – Atingível (Attainable)
R – Realista (Realistic)
T – Temporizável (Time-bond)

Passo 2 – Mantenha as contas em dia

Depois de fazer um bom planejamento financeiro, você precisa ter controle sobre os gastos, receitas, entendendo como a gestão financeira na prática funciona na agência. É importante que você conheça o seu fluxo de caixa da empresa, e saiba os valores que entram e saem com qual periodicidade. 

Além disso, acompanhe de perto os custos de cada projeto desenvolvido para os clientes e as receitas obtidas. 

A confiança entre a agência e o cliente é fundamental, mas nem sempre todos vão honrar com esses compromissos. Por isso, acompanhe cada projeto e analise a receita trazida pelo seu cliente, confirmando se ele é um bom pagador. Pode não parecer, mas esse é um ponto importante para evitar a inadimplência da sua agência.

Passo 3 –  Saiba precificar o seu trabalho

Saber o valor certo a se cobrar por um trabalho que sua agência produziu para um cliente nem sempre é fácil. Às vezes, você pode praticar um preço abaixo do mercado na expectativa de conquistar novos clientes. Contudo, esse pode acabar sendo “um tiro no pé”.

Isso porque os gastos para a produção desse projeto podem estar sendo maiores que o seu lucro, ou seja, a agência está acumulando prejuízo, e isso é tudo o que você não quer. Então, para evitar operar no vermelho coloque no papel os gastos previstos para o desenvolvimento de cada projeto. Melhor ainda: faça isso dentro de um sistema de gestão que permita controlar todas as áreas da agência em um só lugar, inclusive o financeiro.  

Na precificação, considere todos os recursos que serão usados para desenvolver aquele projeto, como o uso de internet, material para as campanhas e as horas que serão dedicadas àquele cliente. Esses pontos sempre devem ser levados em consideração na hora de fazer o seu preço.

É fundamental também se atentar aos KPIs financeiros, indicadores de performance e desempenho. Os KPIs representam os dados que sua agência deve analisar e acompanhar para uma maior segurança econômica e financeira agora e no futuro.

O Censo Agência 2022 apontou que a principal forma de precificação usada por 38,63% das empresas do setor é pelo número de horas trabalhadas. Contudo, 22,84% dos gestores ainda não sabem como garantir que um job terá o melhor resultado possível financeiramente.

Passo 4 – Invista em tecnologia

A transformação digital ganha cada vez mais força, e sua agência não pode ficar de fora desse movimento. O uso de ferramentas tecnológicas facilita o seu dia a dia e pode até gerar economia e redução de gastos em alguns materiais, como o papel, por exemplo. 

Além disso, ferramentas de automação e softwares permitem que tarefas manuais passem a ser feitas de forma automática graças ao suporte da tecnologia. Assim, a produtividade da equipe aumenta. Os colaboradores têm mais tempo e energia para se dedicarem às tarefas mais estratégicas, que geram resultados mais positivos. 

Passo 5 – Acompanhe o rendimento da sua equipe

Sua equipe é uma extensão sua, por isso é importante acompanhar a entrega deles. A confiança entre vocês é essencial para o trabalho dar certo.

Vale lembrar que acompanhar é diferente de microgerenciar. A ideia com essa proximidade do time aqui é mostrar que você está à disposição para orientá-los, identificar as possíveis dificuldades e ajudá-los da melhor forma possível.

Além disso, esse acompanhamento permite entender se os recursos humanos estão sendo bem aplicados no desenvolvimento dos projetos ou não. E é claro que esse aproveitamento interfere na lucratividade e na gestão financeira na prática.

Passo 6 – Reserva financeira

Nos últimos anos, a economia está ficando cada vez mais inconstante. Crises financeiras e o aumento de preços em produtos geram insegurança e dúvidas sobre como será o amanhã.

Por isso, é importante que você estabeleça uma reserva financeira e separe todo mês um valor que irá ficar reservado. Assim, você pode garantir uma estabilidade financeira para o futuro, e poderá usar também para possíveis gastos emergenciais. 

Bom, agora você já sabe a importância da gestão financeira na prática e conhece o passo a passo.

Então, que tal colocar se aprofundar um pouco mais? Faça o download do material “Mão na massa: organize as despesas da agência” e descubra os principais erros que você deve evitar na gestão de finanças da agência. Dê o start para a organização financeira do seu negócio!