Metodologia ágil em agências de publicidade, como aplicar?

Que tal outra pergunta: por que é importante o uso da metodologia ágil em agências de publicidade?

• Para entregar os meus trabalhos no prazo
• Atender às expectativas de qualidade de meus clientes
• Ter profissionais felizes, motivados e engajados com o que fazem.

Bom, é justamente neste contexto que a metodologia ágil pode contribuir (e muito!) em uma agência de publicidade. Das metodologias ágeis existentes vamos abordar o Scrum, que não dita regras rígidas a serem seguidas. Embora seja como normalmente os processos mais tradicionais de projetos de software fazem.

Quando usar o scrum faz sentido

O Scrum é como um grande leque de possibilidades, uma caixa de ferramentas, que pode ser utilizada por completo ou em partes. Utiliza-se o que faz sentido, e com o passar do tempo, as necessidades vão mudando e outros obstáculos surgem no caminho, nos levando a revisar essa caixa de ferramentas para ver como ela pode nos ajudar a endireitar e melhorar as coisas.

Aqui na Operand utilizamos o Scrum há quase 5 anos. Iniciamos seguindo exatamente cada ponto como o Scrum define, cada cerimônia, cada etapa. Além disso, ao longo do tempo, com o nosso amadurecimento e melhor entendimento do Scrum, foi possível decidir o que continuaríamos utilizando da metodologia e o que podíamos modificar segundo a nossa necessidade, no nosso cenário.

Saímos de entregas mensais ou até mesmo de alguns meses para entregas semanais. Portanto, definimos pequenos times, envolvemos a área de qualidade no início, na etapa de planejamento, e também durante o desenvolvimento.

A mudança faz parte do jogo

Uma coisa ficou clara para nós: a mudança é a constante. Até hoje não passamos de um ano na mesma definição de processo. Ou seja, as mudanças ocorrem e exigem que o processo também evolua para as novas necessidades.

Outro ponto importante: identificamos que o envolvimento do time na opinião do que está dando certo e a contribuição sobre o que precisa e pode ser melhorado tem sido fundamental para a evolução e para o aumento da qualidade em todo o âmbito do desenvolvimento. Inclusive desde o planejamento até a entrega final ao cliente.

Então, vamos entender o que compõem essa caixa de ferramentas (metodologia de desenvolvimento), chamada Scrum.

Conheça as três divisões principais do scrum

Basicamente, temos três divisões: cerimônias, artefatos e papéis. Ou seja:

• Cerimônias: são reuniões feitas em determinados momentos do projeto;
• Artefatos: são as listas do que temos para fazer e o seu acompanhamento;
• Papéis: temos então os responsáveis de cada etapa.

E quais são os papéis?

Dentre os diferentes papéis no Scrum, temos o PO e o SM.

O PO (Product Owner, em português, “Dono do Produto”) é a ponte entre o cliente e a empresa. Ele é responsável por estudar as necessidades do cliente e repassar aos demais na empresa. Ou seja, ele representa a figura do cliente dentro da empresa. Com isso, ele define as ações prioritárias a serem feitas, para quando deve ser feito e o que se espera que seja feito. No cenário da agência, a equipe de Atendimento pode desempenhar este papel.

Já o SM (Scrum Master, em português, “Mestre Scrum”) é um papel importante para que o processo e a forma de trabalhar estejam sempre em evolução. Ao Mestre Scrum, cabe a tarefa de conduzir todos na empresa a adotar as práticas definidas. Ou seja, com isso, a área de criação poderá ficar 100% focada no que eles mais gostam de fazer: criar! O Scrum Master dá todo o apoio necessário para essa equipe. Dentro da agência, podemos considerar o Tráfego ou até mesmo o Diretor de Criação para este papel.

Ok. Agora que já entendemos esses dois papéis, podemos passar para a etapa seguinte. Concordamos que todo trabalho tem um começo, um meio e um fim, certo? Legal!

Em cada uma dessas partes, o Scrum nos coloca reuniões de alinhamentos, conhecidas por cerimônias, sendo elas:

1. Início (o começo)

Sprint Planning: nesse momento, discutimos o que teremos para fazer, quais as prioridades, quais os objetivos a serem alcançados. Portanto, nesta etapa, avalia-se o artefato Product Backlog (tudo o que se deseja para o projeto/campanha) para definir em tamanho menor o Sprint Backlog (pequena entrega);

Sprint Poker: com o planejamento claro, precisamos estimar o tempo necessário para fazer o trabalho.

2. Durante (o meio)

Daily Meeting: agora, com a mão na massa, realizamos pequenas reuniões diárias, com duração média de 15 minutos, e todos os participantes em pé. O objetivo é fazer um acompanhamento do trabalho e eliminar possíveis obstáculos como: dúvidas, problemas ou dificuldades. Nesse momento, cada integrante do time procura responder a três perguntas:

1) O que fiz ontem?

2) O que vou fazer hoje?

3) Existe algo que impeça o que tenho pra fazer hoje?

Nesta etapa, pode-se utilizar o artefato Kanban para fazer o acompanhamento do que se tem para fazer. Inclusive o que se está fazendo e o que está feito.

3. Fim (a conclusão)

Sprint Review: este é o momento do time apresentar para a empresa o que foi feito. Principalmente ao PO ou Atendimento;

Sprint Retrospective: esta é a etapa final. Juntos, o time e o Scrum Master devem revisar, de tempos em tempos, por exemplo, a cada duas semanas ou uma vez por mês, o que foi feito. A retrospectiva é muito importante para a melhoria contínua do processo e do trabalho executado e entregue ao cliente. Aliás, nesse momento, buscamos responder a duas perguntas:

1) O que fizemos de muito bom nessa sprint? Comemorar é importante.

2) O que precisamos melhorar? E evoluir também!

Para facilitar a compreensão, a imagem a seguir mostra um “de > para” do Scrum aplicado ao desenvolvimento de software versus uma sugestão de aplicação do Scrum em uma agência.

 

Defina pequenas entregas para focar e evitar o retrabalho

A definição de pequenas entregas permite que o cliente já possa ter uma avaliação do que se está construindo. Ou seja, caso seja necessário mudar algo, o tempo da área de criação investido é menor. Dessa forma, evita-se o retrabalho de todo um projeto ao final.

Determine um framework

O uso de um framework de metodologia de desenvolvimento ou criação nos oportuniza organização. Além disso, possibilita o aumento da qualidade e entregas mais rápidas. Ou seja, é um guia que ajuda a nortear o trabalho, as demandas e a comunicação entre todos os envolvidos em um projeto ou campanha na empresa.

Conclusão

Aqui na Operand, a aplicação da metodologia deu muito certo e elevou os nossos indicadores e o nosso desempenho. Acreditamos que compartilhar nossa experiência pode ser um ponto de partida, para que você comece a investir seu tempo no entendimento e uso do Scrum. Ou seja, na certa, o uso da metodologia ágil em agências de publicidade resulta em menos retrabalhos e mais entregas, com a qualidade esperada e a satisfação de seu cliente. Enfim, que tal começar hoje mesmo? Com foco e determinação de todos, logo você verá os resultados.